Gündem maddelerinin tek tek oylanarak nihai kararların alınmasının ardından dilek ve temenniler bölümüne geçilmektedir. Bu aşamanın da sonlandırılması ile birlikte EGKS’de yer alan “oturumu bitir” butonundan yararlanarak toplantı, başkan tarafından sonlandırılabilmektedir. Toplantıya elektronik ortam yerine fiziki olarak katılmayı tercih edilen katılımcılar içinse toplantının yine toplantı başkanı tarafından sona erdirildiğinin beyan edilmesi gerekmektedir. Sonlandırma işlemi de diğer birçok işlemde olduğu gibi fiziki ve elektronik ortamda eş zamanlı olarak gerçekleştirilmelidir. Sistem üzerine bakanlık temsilcisi ve toplantıya başkanlık eden kişinin kimliği girilip başka bir bilgisayarda hazırlanmış olan toplantı tutanağı imzalanır. İmzalanan bu tutanak taranarak EGKS’ye yüklenmelidir. EGKS, genel kurul toplantısını kamera kayıtları ile birlikte arşivlemektedir. EGKS üzerinden tescile gönderme işlemi için MERSİS sisteminden yararlanılmaktadır.
98
Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS), T.C. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından yürütülmektedir. Temel olarak tüzel kişilere ait bilgilerin kamu kurum ve kuruluşlarınca rahat ve erişilebilir olmasını amaçlayan MERSİS, sistemde yer alan tüzel kişilere ait bilgilerin, uluslararası standartlara uygun hale getirilmesine yönelik çeşitli çalışmalarda bulunmaktadır.
“ MERSİS” ile birçok işlem çevrimiçi olarak gerçekleştirilebilmektedir. Örneğin yeni bir şirketin kurulması, şirketlerin birleştirilmesi, şirketlerde unvan değişikliği, iflas başvuruları, çeşitli lisans başvuruları ve genel kurul bildirimlerinin MERSİS üzerinden yapılması mümkündür. Söz konusu proje ile sermaye şirketlerinin yaptıkları genel kurul işlemlerinin güvenli e-imza yoluyla çevrimiçi olarak yapılması mümkün kılınmıştır.
Günümüzde internet kullanımı hayatın her alanında etkisini gösterir hale gelmiş, bu durum çeşitli hukuksal düzenlemelerin de yeniden ele alınması gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. Ticaret sicilinin elektronik ortamda tutulmasıyla beraber sicilin temel işlevlerinden birisi olan aleniyet işlevi sağlamlaşmıştır. Bu sayede ticari birtakım gelişmelerle ilgili olarak Ticaret Sicil Gazetesi incelenmeden de bilgi sahibi olunması mümkün hale getirilmiştir. Sicilin elektronik ortamda tutulmasıyla birlikte bürokratik birtakım işlemler azalmış, arşivler çok daha sağlıklı hale gelmiştir.
Kırtasiyecilik masraflarında yaşanan azalma da önemli bir tasarruf unsuru olarak dikkat çekmektedir.
Söz konusu sistem, yabancı yatırımcılar açısından da birçok kolaylığı bünyesinde barındırmaktadır. Teknolojik gelişmelere uygun olan bu sistem ile bilgiye ulaşım çok daha hızlı ve kolay hale gelmiştir. Bu durumdan yabancı yatırımcıların yapacakları yatırımlar da olumlu olarak etkilenmektedir.
Ticaret siciline yapılmış olan bir kayıt ve bu kaydın ilanı, üçüncü kişilerin korunması ile ilgili olarak önemli görevler üstlenmektedir. Ticaret siciline tescil ve ilan edilen bir hususu üçüncü kişilerin bilmediklerini ileri sürmeleri mümkün değildir. Bu durum, “sicilin olumlu etkisi” olarak da adlandırılmaktadır. Ayrıca sicile kaydı gerekli olmasına rağmen tescil edilmeyen bir hususun üçüncü kişilerce
99
bilinemeyeceği kabul edilmektedir. Bu da “sicilin olumsuz etkisi” olarak adlandırılmaktadır.
Tescil ve ilanın üçüncü kişilere etkisi başlığını taşıyan TTK'nın md.36,f.3 ve f.4 hükümlerinde sicilin dış etkilerine ilişkin çeşitli düzenlemeler yer almaktadır. Bu düzenlemeler ele alındığında üçüncü kişilerin kendilerine karşı sonuç doğurmaya başlayan sicil kayıtlarını bilmediklerine ilişkin iddialarının dinlenemeyeceği görülmektedir Tescili zorunlu olmasına rağmen tescil edilmeyen ya da ilanı zorunlu olmasına rağmen ilan edilmeyen bir husus, üçüncü kişilere karşı bunu bildikleri ya da bilmeleri gerektiği ispat edildiği müddetçe ileri sürülebilecektir.
MERSİS üzerinden işlem yapılabilmesi için işlem yapacak kişinin elektronik imzaya sahip olması gerekmektedir. Toplantının sona ermesiyle birlikte toplantı tutanağı, hazirun cetveli ve gündem, bakanlık komiseri tarafından teslim alınır. Bu belgelerin bir nüshası ise SPK’ya sunulmalıdır.
Genel kurulun devredilmesi mümkün olmayan çeşitli görev ve yetkileri bulunmaktadır. Genel kurul kararlarının icrası da bu kapsamda devredilmesi mümkün olmayan bir görev niteliği taşımaktadır. Genel kurul kararlarının icrası ile yönetim kurulunun alınan kararları bizzat icra etmesi ifade edilmemektedir. Yönetim kurulu, bu kararların icrasının sağlanmasında sorumludur. Buna göre yönetim kurulunun gerekli talimatları vererek ve denetim faaliyetlerinde bulunarak alınan kararların icra edilmesini sağlaması gerekmektedir. Genel kurul toplantısının ardından tescil ve ilana tabi olan hususlar yönetim kurulu tarafından tescil ve ilan ettirilir. Moroğlu’na göre gerekli bir ilanın yapılmaması, askıda hükümsüzlük halidir.
Kaydileştirilen Sermaye Piyasası Araçlarına İlişkin Kayıtların Tutulmasının Usul ve Esasları Hakkında Tebliğin (II-13.1) “Hak Sahiplerinin Bilgilendirilmesi” başlıklı 33 üncü maddesinde; “hak sahiplerine, ilgili üye ve/veya MKK tarafından, MKK’da kendileri adına tutulan kayıtlara ilişkin bilgi verilebilir” hükmü yer almaktadır.
“Merkezi Kayıt Kuruluşu’nun Kuruluş, Faaliyet, Çalışma ve Denetim Esasları Hakkında Yönetmelik”in “Hak Sahiplerinin İhraççılar Tarafından Bilgilendirilmesi”
başlıklı 36’ncı maddesinde de “MKK’nın belirleyeceği usul ve esaslar çerçevesinde,
100
hak sahiplerine ihraççılar tarafından ihraççının kendisi veya ihraç ettiği sermaye piyasası araçlarına ilişkin olarak bilgi verilebilir.” denilerek benzer bir hükme yer verilmiştir. Genel kurul hakkındaki bilgi taleplerinin de bu kapsamda değerlendirilmesi gerekmektedir231.