A Dimensão 4 do OKA é referente às comunidades de práticas e times do conhecimento e obteve uma pontuação média (18,9) no grupo da gestão intermediária e alta (25,2) no grupo dos gestores pertencentes à alta gestão.
Dentre as principais temáticas abordadas pela dimensão comunidades de práticas e times de conhecimento, tanto o grupo de gestores pertencentes à alta gestão como o grupo dos gestores pertencentes à gestão intermediária possuem percepção semelhantes quando questionados sobre os tipos de equipes existentes na Progep. Foram citados a comunidade de prática, grupos de trabalho, rede de pessoas por processos ou funções e equipes centradas nos clientes (cidadãos-usuários), essa última somente o grupo da alta gestão, pois entenderam que a Central de Atendimento ao Servidor (CAS) realiza esse tipo de atividade.
Apesar das comunidades de práticas terem sido reconhecidas como existentes na Progep, o conceito da temática gerou dissensos entre os gestores, pois alguns gestores conseguiam perceber somente a rede de pessoas por processos ou funções. No entanto, os gestores caracterizaram as comunidades de práticas existentes como sendo criadas informalmente pelos servidores e que as mesmas não eram apoiadas formalmente pela gestão da Progep, mas somente os grupos de trabalho. A rede de pessoas por processos ou funções foi indicada pela gestão intermediária e as equipes centradas nos clientes, como, por exemplo a CAS, foi indicada somente pela alta gestão. Os autores Fresneda et al. (2008), Choo (2006)
e Rodriguez e Rodriguez (2002) mencionam das barreiras geradas pela baixa utilizção do trabalho em grupo, que impedem a criatividade e inovação.
Nesse mesmo sentido, com relação aos incentivos ou recursos que a organização provê para possibilitar a existência de grupos informais, os gestores da gestão intermediária indicaram somente a disponibilização de espaço/sala de reuniões. Já o grupo da alta gestão indicou, além da disponibilização de espaço/salas de reuniões, suporte tecnológico, como a utilização das mensagens instantâneas (Spark), ferramenta de comunicação (ex: espaços virtuais de trabalho e ferramentas colaborativas) e reconhecimento gerencial, como por exemplo, o apoio dos gestores da Progep, para que a pesquisa do Diagnóstico da Gestão do Conhecimento (OKA) acontecesse.
Os gestores pertencentes à gestão intermediária indicaram que as comunidades de práticas existentes na Progep são do tipo para resolver problemas específicos. Já o grupo da alta gestão além de indicar essa finalidade, também indicou as comunidades de prática organizada por processos ou atividades organizacionais, pois consideraram os setores da Progep, que tratam de demandas específicas como comunidades de prática para tal fim.
Como resultados usuais dessas comunidades de práticas, os gestores da alta gestão reconheceram a criação de conteúdos ou bases de conhecimentos, conteúdos ou aconselhamentos relativos a temas estratégicos, conteúdos ou aconselhamentos relativos a temas operacionais, conteúdos ou aconselhamentos relativos a serviços da organização e conteúdos ou aconselhamentos que levem à inovação. Já os gestores da gestão intermediária reconheceram o treinamento (criação ou execução), criação de conteúdos ou bases de conhecimentos, conteúdos ou aconselhamentos relativos a temas operacionais, conteúdos ou aconselhamentos relativos a temas nicho.
Os gestores afirmaram que essas comunidades de prática também possuem conexões com grupos externos, como ocorre com as interações formais com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) por causa dos sistemas integrados de gestão (SIGs), com a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), com a Pró-Reitoria de Graduação e Pós-Graduação para elaboração do plano de capacitação e qualificação.
No que diz respeito às percepções divergentes entre os dois grupos de gestores podemos destacar que o grupo de gestores pertencentes à alta gestão entenderam que a Progep utiliza equipes ou comitês regularmente para resolver problemas, por exemplo, nos casos de acúmulo de processos. Já o grupo da gestão intermediária entendeu que a Progep não faz uso regularmente e que quando ocorriam não eram em períodos regulares, sendo anual, por exemplo.
No que diz respeito à quantidade de comunidades de práticas existentes, o grupo da alta gestão indocou entre 6 e 20, pois considerou a estrutura das equipes de trabalho. Já o grupo da gestão intermediária identificou somente de 1 a 5, apesar de discutir que havia comunidades de práticas em todos os setores da Progep, involuntariamente.
Por fim, certos gestores apontaram alguns motivos que geraram o percentual obtido pela dimensão, a saber: na Progep a temática desta dimensão é incipiente; retrata a existência da influência das comunidades de práticas na solução de problemas referente aos processos de trabalho. Apesar do desconhecimento do termo “comunidade de prática”, após o preenchimento do questionário constatou-se a existências de algumas comunidades na Progep, acionadas para atender situações conhecidas como para “apagar incêndio”. Nesse ponto de vista o gestor considerou que a dimensão foi super “inflacionada” tanto na análise dos gestores intermediários como no radar apontado pela alta gestão. Na percepção do gestor, essa dimensão na Progep está um pouco aquém do que os radares apontaram.
Também foram mencionadas propostas de oportunidades de melhorias e obstáculos enfrentados para implementá-las, tais como: trabalhar a temática das comunidades de prática e outras áreas importantes para a gestão de pessoas, como, por exemplo, a gestão por competências; como obstáculo tem-se a falta de familiaridade com a temática; intensificar o uso da página eletrônica da Progep para divulgar informações, além de capacitar e descentralizar operações utilizando-se dos Agentes de Gestão de Pessoas - AGPs como parceiros; reforço para criação de novas comunidades de práticas com o objetivo de dar suporte a criação de grupos de conhecimento nas diversas áreas de atuação da organização, com vistas a sua efetividade diante da resolução de inconsistências encontradas nos processos de trabalho; como obstáculo identifica-se a resistência no desenvolvimento de um trabalho de forma integrada com outras comunidades de práticas presentes na organização; institucionalizar as comunidades de prática na Progep, como obstáculo foi apontado a visão mais otimista da alta gestão quanto às comunidades de práticas na Progep estarem além de muitas outras instituições, como um obstáculo para a implantação do sistema de gestão do conhecimento.
A seguir, serão detalhados os argumentos da Dimensão 5 – Conhecimento e Aprendizagem.