Çağımızda telefonla iletişim resmî ve sosyal yaşamda zorunlu bir gereksinimdir. Ancak telefonda konuşmak yüz yüze konuşmaktan daha zordur. Çünkü yüz yüze konuşmada göz teması, mimik ve jestler vardır. Yüz yüze konuşmada bir hata yapıldığında onu telafi etme imkânı vardır.
Telefonda konuşmada kullanılan yalnızca sestir. Sesi doğru kullanmak, konuşurken doğal ve içten olmak gereklidir.
2.9. Telefonda Konuşma
Resmî olsun, özel olsun telefona cevap verirken “efendim” ya da “şube müdürü Ahmet Yıldız” veya “personel şefi Ali Akın, buyurun efendim” gibi ifadeler kullanılmalıdır. İş yerinde santral telefonunu açan görevli, önce kurum/kuruluş/işletme adını söylemeli, birden fazla görevli varsa adını da belirtmelidir. Örneğin “Çağdaş Otel, iyi günler, ben Ayşe, size nasıl yardımcı olabilirim?” demelidir.
2.9. Telefonda Konuşma
Telefon açan kişi kendisini tanıtmamışsa “kimsiniz?” sorusu yerine, “kiminle görüşüyorum?” veya “sizi tanıyabilir miyim lütfen?” ya da arayan kişi tahmin ediliyorsa “Ali Beyle mi görüşüyorum?” ifadeleri kullanılabilir. Arayan kişi adını söylememişse ve bulunulan yerde başka birisi ile görüşmek istiyor da ilgili kişi yoksa telefona cevap veren kişi “kim aradı diyeyim?”, “kimin aradığını sorabilir miyim?” veya “not bırakmak ister misiniz?” ifadelerinden uygun olanını kullanabilir.
2.9. Telefonda Konuşma
Eşit konumdaki kişiler arasındaki telefon konuşmasında; telefonla arayan kişinin telefonu önce kapatması gerekir. Arayan kişiden önce mazeretsiz ve izinsiz olarak görüşmeyi sonlandırmak ve telefonu kapatmak saygısızlık olarak nitelendirilir. Ancak çalışma yaşamında üst veya işveren, sosyal ortamda yaşça büyük biri veya bir hanım arandığında telefonu iş hayatında üst olan; sosyal hayatta, yaşça büyük veya hanım olan önce kapatır. Özel ve sosyal ortamda, iki hanım ya da iki erkek telefonla konuşurken yaşça büyük olan önce kapatır.
2.9. Telefonda Konuşma
İş hayatında, üst odadayken telefon gelmesi hâlinde, “özür dilerim” ya da
“izninizle” deyip telefona cevap verilmeli ancak görüşme kısa tutulmalı veya arayan kişiye o anda müsait olunmadığı, daha sonra aranacağı kendisine ifade edilmelidir. Odada misafir varken ortak tanıdık birisi arıyorsa “yanımda kim var, biliyor musun?”, “görüşmek ister misin?” gibi sözler sarf edilmemelidir. Kişi böyle bir durumda zorda kalabilir, mahcup duruma düşebilir.
2.9. Telefonda Konuşma
Telefon konuşmalarında ses tonu çok önemlidir. Bu nedenle, ses tonuna canlılık, tatlılık ve kibarlık katılmalıdır. Konuşma esnasında öksürmekten veya hapşırmaktan kaçınılmalı ve böyle bir şey olduğunda özür dilenmeli veya mümkünse “affedersiniz”
deyip ahize elle kapatılmalıdır. Telefon görüşmeleri esnasında açık olan TV vb. sesli cihazlar kapatılmalı veya sesi kısılmalı; telefonda bağırarak konuşulmamalı; aranılan yerin uzaklığına göre ses tonu yükseltilmemelidir. Ev telefonu hafta içinde sabah 09.00 - 22.00 arası aranmalıdır. Hafta sonlarında zorunluluk dışında 12.00 -22.30 arası ideal arama saatleridir. Yemek saatlerinde kimse telefonla aranmamalıdır.
2.9. Telefonda Konuşma
Üst ve astlar arasında yapılan telefon görüşmelerinde dikkatle dinlediğini göstermek için “evet” veya “evet efendim” ifadeleri kullanılmalıdır.
Başkasının evinde veya iş yerinde bir başka yere telefon açmak istenildiğinde mutlaka izin istenmeli ve konuşma kısa tutulmalıdır. Acil ve çok önemli durumlar dışında misafir olunan ev veya iş yerinden telefonla yurt içi ve yurt dışı görüşme yapılmamalıdır.
2.9. Telefonda Konuşma
Cep telefonunun zil tonu başkalarını rahatsız etmemelidir. Cep telefonunun zil tonu kişiliği, zevki ve ilgiyi yansıtır. Başkasının odasındayken veya yanındayken cep telefonu çaldığında, cevaplamadan önce özür dilenmeli ve izin alınmalıdır. Yöneticinin yanında veya odasında iken sadece daha üst makamlardan telefon geldiğinde, önce makamında bulunulan yöneticiden izin alınmalı ve “özür dilerim, genel müdürlükten/valilikten arıyorlar, müsaadenizle” gibi ifadelerle telefon açılmalı ve kısa konuşma yapılmalıdır.
2.9. Telefonda Konuşma
Cep telefonuyla mesaj gönderildiğinde, kişinin telefonunda gönderen adı kayıtlı olsa da, mesajın altına ad ve soyad mutlaka yazılmalıdır. Yeni yıl, bayram gibi özel günlerde çoklu mesaj yerine kişilere özel mesaj gönderilmesi daha doğru, saygılı ve nazik bir davranıştır.
2.9. Telefonda Konuşma
Konferans, seminer veya ders salonlarında, sinema, tiyatro ve balolarda, her türlü toplantıda, ibadethanelerde, cenaze törenlerinde ve doktor vb.
bekleme salonlarında telefon kapatılmalı veya sessiz konuma alınmalıdır.
Kapatma unutulmuşsa çalar çalmaz kimin aradığına bakmaksızın telefon hemen kapatılmalı ve çevredekilerden özür dilenmeli ve daha sonra durum arayana açıklanmalıdır.
2.9. Telefonda Konuşma
Sık sık çalan mobil telefonlara cevap vererek birlikte olunan kişi ikinci plana atılmamalıdır. Bu konuda öncelikler belirlenmelidir. Önemli olmayan telefonlara cevap vermemek birlikte olduğunuz kişiye verilen değerin bir göstergesidir. İzin alınmadan hiç kimsenin ev ve cep telefon numarası başkasına verilmemelidir.
2.9. Telefonda Konuşma
Sabit telefonlarda olduğu gibi mobil telefonlarda da arayan kişi kendisini tanıttıktan sonra veya cevaplayan kişi telefonunda adını veya numarasını gördüğü için arayan kişiye ismiyle hitap ettikten sonra, arayan kişi aranan kişiye önce müsait olup olmadığını sormalıdır. Şayet kişi müsait değilse gerekçesini arayan kişiye uygun bir dille söylemeli ancak daha sonra arayan kişiyi kendisi aramalıdır.
2.9. Telefonda Konuşma
Çok zorunlu olmadıkça araç kullanırken telefon görüşmesi yapılmamalı;
mümkünse araç kiti kullanılmalı ya da araç kenara çekilerek konuşulmalıdır.
Uçaklara, yüksek donanımlı ve özellikli elektronik fren sistemli araçlara binerken telefon kapatılmalıdır. Eğer araçta zararı önleyici sistem varsa, diğer yolcuları rahatsız etmemek kaydıyla telefon görüşmesi kısa yapılmalıdır.
2.9. Telefonda Konuşma
Aranan telefon üç defa çaldırılmalı; 10 dakika geçmeden ikinci kez aranmamalıdır. Cep telefonlarının beyin ve kalp üzerindeki zararları konusundaki uyarılar dikkate alınarak görüşmeler uzun tutulmamalı, mümkünse kulaklık kullanılmalıdır. Gerek sabit gerekse mobil telefon görüşmelerinde “tekrar dönmek” gibi ifadeler kullanılmamalı; bunun yerine
“seni tekrar arayacağım” veya “sizi ararım” gibi ifadeler tercih edilmelidir.