Ön Tasarım Evresi Yükümlülükleri

Ön sözleşme ile ilgili yüklenicinin mevzuat veya ön sözleşmeye dayalı olası yükümlülüklerine yukarıda temas edilmiş olup bunlara ek olmak üzere bu evrede, mesleki teamüller içinde yer alan “İnşaat Proje Yönetim Uygulama ve Hizmet Standardı” çerçevesinde, yüklenicinin iş sahibine karşı olan yükümlülükleri özelliklerine göre gruplandırılarak sunulmaya çalışılacaktır.

4.3.1 Taslak sözleĢme evresinde inĢaat proje yönetim planı oluĢturulması yükümlülüğü

Sözleşme taslağının hazırlandığı bu evrede, yüklenici bir inşaat proje yönetim planı oluşturmakla yükümlüdür. İnşaat proje yönetim planı, tipik biçimde proje kapsamını, bütçeyi, iş programını, çevresel koşulları, kullanılacak ana sistemleri, izlenecek metot ve prosedürleri içermelidir. Ayrıca bu plan, gelecekte yükleniciye karşı proje çerçevesinde ortaya çıkabilecek bazı haksız talepleri önleme imkânı da verecektir. Bu projede, iş sahibinin zaman, maliyet ve performans gereksinim ve beklentilerini karşılayacak pek çok konsept tasarımı ve keşif iterasyonları yapılmalıdır. Gereksinim ve beklentiler belirlendikten ve iş sahibince onaylandıktan sonra, proje ekibi bunları gerçekleştirmeye yönelmelidir. Başarılı bir proje, iyi bir inşaat proje yönetim planı ve görevlilerin kendilerini bu planı gerçekleştirmeye adamaları ile hayata geçirilebilir [6].

Bir projenin esas kapsamını konsept çizimleri, metinler, performans kriterleri ve iş sahibinin o proje için ayırdığı bütçe oluşturur. Bunların niteliği ve ayrıntısı, proje tipine bağlı olarak çok değişik olabilir. Proje ekibinin çeşitli üyelerinin katkılarıyla, toplam maliyet ve proje süresinin belirlenmesi sağlamak, yüklenicinin öncelikli yükümlülüğüdür. Yüklenici tarafından oluşturulacak ana sistem ve prosedürler, yapım yönetim planındaki görev ve uygulamaları birbirine bağlayacaktır [6].

Ayrıca yüklenici, tasarım öncesi proje konferansları düzenleyerek iş sahibi, tasarımcı ve diğer yükleniciler ile varsa alt yükleniciler tarafından projenin hedeflerinin anlaşılmasını ve benimsenmesini sağlamalıdır.

4.3.2 Ön tasarım evresinde projenin organizasyonu ile ilgili yükümlülükler

Yüklenicinin bu aşamadaki yükümlülükleri şöylece özetlenebilir:

Yüklenici, ön tasarım evresinde iş sahibinin de katılımı ile tasarım ve yönetim uzmanlarından oluşan bir ekibin kurulmasını öncelikle sağlamalıdır. Özellikle projenin zaman, maliyet ve kaliteden oluşan performans parametreleri bu ekip tarafından mümkün olduğunca detaylı belirlenmeli ve iş sahibinin tüm hedefleri net bir şekilde ortaya konulmalıdır.

sorumluluklarını öğrenmiş olmalıdırlar. Bunun en iyi yolu, iş sahibi, yüklenici ve tasarımcının ön sözleşmeleri incelemeleri, yapacakları çalışmalarla ilgili belgeleri hazırlamaları ve sorumluluk matrisindeki görevleri birlikte belirleyerek, bunlar üzerinde anlaşmalarıdır [6].

4.3.3 Ön tasarım evresinde maliyet yönetimi ile ilgili yükümlülükler

Bu evrede yüklenici iş sahibinin onayına sunulmak üzere bir maliyet yönetim planı oluşturulmakla yükümlüdür. Böylece takip edecek dönemde, bu maliyet yönetim planı ile tasarım ve yapım süreçlerinde maliyetin kontrol edilebilirliği sağlanabilir. Maliyet tahmini yapılabilecek bir proje oluşturulduğunda yüklenici ön tasarım evresinde maliyet için gerekli verileri oluşturarak projenin yerini incelemek suretiyle gerekli fizibilite çalışmalarını gerçekleştirmelidir [6].

Yine yüklenici projenin yapılacağı bölgede, iş gücü, malzeme, ekipman maliyetleri ile projenin ihtiyaçları için gerekli tesislerin kapasiteleri hakkında da bilgi toplamakla yükümlüdür. Bunların dışında yüklenici, projenin maliyetini etkileyebilecek iklim koşulları gibi çevresel faktörleri de yerinde incelemeli ve gerekli bilgileri almalıdır [6].

İnşaat proje yönetim planına işlenmek üzere bu evrede yüklenici, iş sahibinin bütçe, kalite ve zaman hedeflerini göz önüne alarak projenin keşfini de hazırlamakla yükümlüdür. Yüklenici geçmişte yaptığı proje keşiflerinin veritabanını kullanarak ilgili projenin tasarım riski için % 15 ila % 25 arası artırımı bu keşfe eklemelidir. Tabiidir ki yüklenici, bu keşfin varsayılan bilgilerle oluşturulan bir ön tasarım keşfi olduğunu ve bu keşfin yapıyla ilgili gerçek kalite ve büyüklükler tanımlandıktan sonra değişebileceğini iş sahibine bildirmelidir [6].

Yapım ve proje keşiflerine dayanılarak yüklenici tarafından yapım ve proje bütçeleri oluşturulmak suretiyle, bunların kapsamları, tutarlılıkları ve iş sahibinin mali sınırlarına uygunluğu denetlenmelidir. Yüklenici bütçedeki kabulleri ve ihmal ettiği kalemler ile ilgili bilgileri iş sahibiyle mutlaka paylaşmalı ve bütçede yapılması gereken düzeltmeleri iş sahibinin katılımı ile gerçekleştirmelidir [6].

Ayrıca iş sahibi aynı proje için yükleniciden farklı yerler veya işlevlere göre konseptler talep ettiği takdirde yüklenici hazırlayacağı alternatif keşifleri gerekli ise uzman danışmanlardan yardım alarak incelettirmelidir. Yüklenici, bu gibi

durumlarda farklı altyapı, topografya, zemin şartları, ulaşım, yerleşim ve piyasa koşulları ve işgücü ve benzeri verilerden kaynaklanabilecek maliyet farklarını tam anlamı ile incelemeli ve bütçeye yansıtmalıdır [6].

4.3.4 Ön tasarım evresinde süre yönetimi ile ilgili yükümlülükler

Yüklenici ön tasarım evresinde tasarım, tedarik ve yapım için iş sahibine çeşitli öneriler ve alternatifler göstermelidir. Bunların yanında projenin master (esas) iş programını hazırlayarak iş sahibinin onayına sunması gerekmektedir. Ayrıca yükleniciden, iş programının detayı istenirse ara terminler için tekrar detaylı bir master iş programı hazırlaması gerekecektir. Bu programda, proje dönem ve evrelerinin tamamlanma tarihleri, tahmini maliyet analizleri vb. her işlemin en geç ne zaman sonlandırılması gerektiği ve yükümlülerinin kimler olduğu belli edilmelidir [6].

4.3.5 Ön tasarım evresinde kalite yönetimi ile ilgili yükümlülükler

Yüklenici bu evrede iş sahibi ile birlikte proje süresince uygulanacak bir kalite yönetim planını, hedef ve amaçları netleştirilmiş olarak hazırlamalıdır. Yüklenici, kalite kontrol ve kalite güvence uygulamalarından sorumlu personelini belirlemeli ve bu yetkin sorumlular yardımıyla, iş sahibinin ve uzman danışmanların yorumları ve istekleri doğrultusunda bir kalite yönetim planı oluşturulmalıdır. Kalite yönetim planının güncelliği ve etkinliği için değişiklik prosedürü belirlenmeli ve değişlikler bu prosedürlere göre yapılmalıdır [6].

Diğer yandan yüklenici, iş sahibinin onayı için sunulan dokümanları kaydetme ve denetleme konusunda bir iletişim sistem ve prosedürleri oluşturarak bu sayede taraflar arasında sağlıklı bilgi alış verişini sağlanmalıdır.

4.3.6 Ön tasarım evresinde iĢ güvenliği yönetimi ile ilgili yükümlülükler

Şantiyede iş güvenliği programı çerçevesinde iş sahibinin neleri üstlendiği saptanmalıdır. Yüklenicinin iş güvenliği programı kabul edilirse, bu hizmetlerin kapsamı iş sahibiyle yapılacak sözleşmede detayı ile belirtilmelidir. Tedbirli bir yüklenici sağlayacağı iş güvenliği hizmeti için iş sahibinden, sigortalama ile ilgili ek maliyetleri de ekleyerek ayrı bir bedel istemelidir. Aksi halde bunların tümünü karşılama yükümlülüğü altına gireceği unutulmamalıdır [6].

Yüklenicinin iş güvenliği çalışmalarını etkin bir biçimde koordine etmek ve izlemek amacıyla, inşaat proje ekibi içinde ayrı bir iş güvenliği grubu oluşturularak bu grupta deneyimli ve bilgili personel görevlendirilmelidir. Böylece yüklenicinin yükümlülük ve sorumluluk riski azaltılmış olacaktır [6].

Ayrıca yüklenicinin iş güvenliği ile ilgili yükümlülüklerini ihmal etmesi durumunda gelişebilecek olaylar sebebiyle tazminat ve sigorta ihtilaf veya davaları ortaya çıkabilir. Bunların da proje maliyetini artıracağı unutulmamalıdır.