ÇOCUK HASTALIKLARI HASTANESİNDE YAPILAN DÜZENLEMELER
4.2.1 Süreç İyileştirme Çalışmalarına Başlama Kararı Alınması
Aydın Zübeyde Hanım Kadın Doğum ve Çocuk Hastalıkları Hastanesi’nde hizmet veren birimlerin birbirleriyle etkileşim ve ilişki içinde bulundukları süreçlerde birçok karışıklık yaşanmakta ve çalışanların görev tanımları net olarak belirtilmediği için hizmette zaman zaman aksamalar meydana gelmekte olduğu yapılan süreç iyileştirme çalışmaları öncesinde saptanmıştır.
Süreçler tam olarak tanımlanmamış olduğundan, hizmeti yerine getirmesi gereken çalışan yerine zaman zaman başka bir çalışanın görevi yerine getirdiği durumlar tespit edilmiştir. Örneğin hekimin yerine hemşirenin orderı yazması, hemşire yerine hizmetli personelin hastanın ilacını vermesi, tetkik için alınan numunenin üstüne hizmetli personelin yazması, hastayı temizlik personelinin ameliyathaneye teslim etmesi ve yine hizmetli personelin hastayı teslim alması gibi tıbbi ve hukuki sonuçlara sebep olunan durumlar yaşanmıştır.
Sürekli iyileştirme çalışmalarına başlanmadan önce; tıbbi cihazların kalibrasyonları düzenli olmadığı gibi çalışma ve bakım talimatları ve kimlerin kullanacağı net olarak belli olmadığı tespit edilmiştir. Hizmetli personele düzenli olarak eğitimler verilmemekteydi. Solüsyon hazırlama, yer ve yüzey temizliği gibi yazılı olması gereken talimatlar yazılı olarak mevcut olmadığı gözlenmiştir.
88 Çalışanlarda (Hemşire, doktor, memur ve hizmetli personel vs hasta ile iletişim kuran tüm çalışanlar) hasta, çalışan güvenliği, hasta ve yakınları memnuniyeti, görev sorumlulukları ilgili bilinç yeterli düzeyde olmadığı saptanmıştır. Bu konuda hasta ve yakınlarından şikayetler gelmiş ve uygulamada karışıklıklar, sorun çıktığında kimin veya neden olduğuna dair belirsizlikler ortaya çıkmıştır.
Malzeme temini konusunda da planlama yapılmadığından; çalışanlar zamanında malzeme isteği yapamıyor, çoğu zaman malzeme istendiğinde depoda olmadığı fark ediliyordu. Düzensiz istemler, niteliği net olarak belirtilmemiş malzemelerin alım sürecinde de problemler yaşanıyor, kabul ve muayene aşamasında sorunlar çıkıyor, değiştirmeler yapılıyor, bazen de alındığından altı ay sonra alınan malzemenin istenen malzeme olmadığı anlaşılıyordu. Taleplerdeki belirsizlik bazen malzememin hemen bitmesine, bazen de kullanım tarihi geçtiğinden kullanılmayarak imhasına neden olabiliyordu.
Sağlık Bakanlığı’na bağlı hastaneler “Sağlık Bakanlığı Hizmet Kalite Standartları Rehberi” (EK -1)’de yer alan kriterlere göre değerlendirilerek hastanelere hizmet kalite puanı verilmektedir. Verilen bu puanlara göre verimlilikleri tespit edilmekte ve hesaplanan bu oranlar hastanelerin personele yaptıkları ek ödemeleri olumlu veya olumsuz yönde etkilemektedir.
Aydın Zübeyde Hanım Kadın Doğum ve Çocuk Hastalıkları Hastanesi bu kriterlere göre bir çok fiziki, hizmete yönelik ve eğitim eksikliği bulunduğundan dolayı kalite puanı ve verimlilik oranları diğer hastanelere göre düşük çıkmaktaydı. Bu durum hem yönetimi hem de hastane personelini olumsuz etkilediğinden ve aynı zamanda hizmette kaliteyi dolayısıyla hem hasta memnuniyetini artırmak, hem de Sağlık Bakanlığı Hizmet Kalite Standartlarına göre Hizmet Kalite Katsayısı ve verimlilik oranını artırmak amacıyla “Kalite Eğitim Danışmanlığı” hizmeti alımına karar verilmiştir.
4.2.2 Kalite Eğitim Danışmanlığı Hizmeti Satın Alınması
Aydın Zübeyde Hanım Kadın Doğum ve Çocuk Hastalıkları Hastanesi Kalite Eğitim hizmeti ve danışmanlığı veren profesyonel şirketlerden 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında hizmet alım ihalesi açarak “Kalite Eğitim Danışmanlığı” hizmeti almaya karar
89 vermiştir. Açılan ihale sonucu, ihale şartlarını yerine getiren istekli danışmanlık firmalarından ihale komisyonunca ihale birincisi olarak ilan edilen firma ile sözleşme imzalanmıştır. Eğitim ve Danışmanlık hizmeti işinin süresi imzalan sözleşmede ihaleye uygun olarak 6 ay olarak belirlenmiş ve Kalite Eğitimi Danışmalığı hizmeti alınmaya başlanmıştır.
4.2.3 Kalite Eğitim Çalışmaları Kapsamında Yapılan Faaliyetler
Alınan Kalite Eğitimi Danışmanlığı kapsamında, Aydın Zübeyde Hanım Kadın Doğum ve Çocuk Hastalıkları Hastanesi bünyesinde ilk olarak bir Kalite Yönetim Birimi ve komisyonu oluşturulmuştur. Kadın doğum hastalıkları uzmanı hekim, hastane müdürü, pratisyen hekim, hastane müdür yardımcısı, başhemşire yardımcısı, tıbbi sekreter’ den meydana gelen bu ekip gerçekleştirilen tüm toplantılara katılmış ve kalite çalışmanın tüm dokümanlarını düzenlemiş ve sorumluğunu yürütmüştür.
Yapılan tüm toplantılara kalite komisyonuna ilaveten ilgili birimin sorumlusu da bizzat katılmıştır. Böylece yasal mevzuat doğrultusunda tüm birimlerin süreç haritaları çıkarılmıştır. Çıkarılan süreç haritalarına uygun olacak şekilde, birimlerde kullanılan tıbbi cihazların kullanım talimatları, çalışanların görev tanımları, prosedürler ilgililerin kolayca ulaşabileceği yerlere konulmuştur.
Kullanılan tüm tıbbi cihazların kalibrasyonu yetkili firmalara yaptırılmış, kullanıcılara takip sorumluluğu verilmiştir. Ayrıca ISO 9001:2000 Temel Bilgilendirme Eğitimi, ISO 19011 İç Denetçi Eğitimi, Basınç Kalibrasyonu, Genel Metroloji ve Kalibrasyon Eğitimi, Isı Kalibrasyonu eğitimleri ilgililere sertifikalı olarak verilmesi sağlanmıştır.
Yapılan bu çalışmalar süresince bir kez İç Denetim gerçekleştirilmiş. Yapılan bu iç denetim sonucu, düzeltici/önleyici faaliyetler gerçekleştirilmiş ve gerekli düzenlemeler yapılarak, aksaklıkların ortadan kaldırılmaya çalışılmıştır.
Yapılan fiziki düzenlemeler sonucunda birimler daha rahat işler hale gelmiş, çalışanlar rahatlatılmıştır. Danışma ve dinlenme bölümleri açılarak hasta ve yakınların memnuniyeti sağlanmıştır. Tetkik için numune nakillerinde ve kabullerinde getirilen standartlar sonucunda
90 hatalar en aza inmiş, bu konuda oluşan sorunlarda direkt sorumluların haberdar olması sağlanmıştır.
Tüm bu çalışmalarla beraber hastane bilgi sistemi otomasyonu programına kalite modülünün eklenmesi sağlanmıştır. Bu sayede kalite politikası tüm birimlerin ekranında yer almıştır. Ayrıca tüm birimlerin dokümanları bu modülden ulaşılabilir hale getirilmiştir. Tetkik istemleri, malzeme talepleri, duyurular da hastane bilgi sistemi otomasyonu programı modülünden yapılabildiği için kırtasiye işlemleri ortadan kalkmıştır.
Malzeme istemleri acil ve haftalık olmak üzere düzenlendiğinden işlemler daha düzenli olarak takip edilmektedir. Genel duyuru ve mesajlar personele hızlı bir şekilde ulaştırılabilmektedir.