Sipariş Alma Süreci

UZEL Parça bünyesinde siparişlerin alımından tedarikçiye aktarılmasına, parçaların bayiye sevk edilmesine kadarki tüm süreç elektronik ortam züerinden yürütülmektedir.

Bayiler sipariş girişeri için www.uzelparca.com web adresinden faydalanmaktadır.

Bayi sistemde parça numarası arama, parça fiyatını arama işlemlerini yapabilir, tüm parçalara her sipariş türlerinde kendisi direkt olarak SAP sisteminde sipariş yaratabilir.

Kendi sistematiğini kurmak ve takip etmek üzere raporlamalarını direkt SAP sistemine bağlanarak görüntüleyebilir ve kendi bilgisayarına kaydedebilir. Şifre, e-mail gibi kişisel bilgilerini görüntüleyebilir ve değiştirebilir.

SC5 tedarik zinciri içerisinde yer alan Parça şirketinin Sipariş Alma Süreci iş akışı aşağıdaki gibidir:

Şekil 3.11 UZEL Parça Sipariş Alma Süreci İş Akışı

Sisteme giriş (Login)

Şekil 3.12 www.uzelparca.com Sisteme Giriş

Bayi SAP sisteminde tanımlı olan bayi numarası ve şifresi ile “bayi girişi’’

bölümünü kullanarak giriş yapabilir.

Duyurular

Bayi kredi durumu ve güncel duyurular otomatik olarak görüntülenir. Güncel duyurularüç başlık altında toplanmıştır.

• Kredi Durumunuz başlığı altında sisteme giriş yapılan andaki SAP sisteminde mevcut bulunan kredi sistematiği ile ilgili rapor görüntülenir.

• Size Özel bölümü sadece Bayiye özel duyuruları kapsar.

• Kampanyalarımız güncel kampanyalarımızın duyurularını kapsar.

• Diğer Duyurularımız güncel genel duyurularımızı kapsamaktadır.

Şekil 3.13 www.uzelparca.com Duyuruların Görüntülenmesi

2.7.1.1. Kişisel Bilgiler

Bayi bu ekranda kişisel bilgilerini görüntüleyebilir, değişiklik yapabilir. Bayi kullanıcı atayabilir, atadığı kullanıcıların yetkilerini değiştirebilir veya iptal edebilir. Bu bölümde aşağıdaki değişiklikler yapılabilir:

Şifre değiştirme

E-mail değiştirme

Bayi bilgileri

Kullanıcı listesi

2.7.1.2. Duyurular

Bayi sisteme giriş yaptığı andaki ekran görüntülenir.

2.7.1.3. Kampanyalarımız

Bayi güncel kampanyaları görüntülemek ve sipariş girebilmek için bu ekrandan işlem yapabilir. Kampanyalar bölümlere göre gruplandırılarak gösterilir.

Bayi görüntülenen kampanya bilgilerini bilgisayarına kaydedebilir. Gelen sayfada

“ödeme türü“ seçilir. İstenilen parçaların yanına adet yazılır “ekle“ butonuna basılarak parçalar sipariş listesine aktarılır. Siparişini oluşturduğunda nihai siparişini “siparişi tamamla“ butonuna basarak SAP sisteminde siparişini tamamlamış olur.

Şekil 3.14 www.uzelparca.com Kampanyalar

Bayinin tamamladığı sipariş bilgileri yukarıdaki gibi görüntülenir.Bayi sipariş bilgilerini bilgisayarına kaydedebilir.

2.7.1.4. Parça arama

Bayi aramak istediği parçanın bölümünü seçer.“Parça numarası“ kısmına numarayı yazar veya “parça adı“ kısmına parça adı yazarak arama yapar.

Şekil 3.15 www.uzelparca.com Parça Arama

3.7.1.5 Sipariş giriş

Bayi bu sayfada ürün araması yaparak sipariş verebilir.

Bayi, bölüm ve sipariş türü seçer. Sipariş türüne bağlı olarak sipariş iskontosu ve ödeme şekilleri gösterilir. Sipariş türü seçildikten sonra ödeme şekli seçilir, yine buna bağlı olarak ödeme iskontosu görüntülenir. Arama ile ilgili kısımlar “Parça Arama” kısmında anlatılanla aynıdır.

Şekil 3.17 www.uzelparca.com Sipariş Girişi

Parça bilgilerinin yanında “Miktar” kutucuğu bulunur. Buraya istenen miktar girilebilir. Ürünlerle ilgili miktar girişleri yapıldıktan sonra “Ekle” butonuna basılır.

Şekil 3.18 www.uzelparca.com Sipariş Girişi

Bayi isterse “Taslak sipariş olarak kaydet” butonuna basarak seçilen liste daha sonra sipariş verilebilmesi için veritabanında saklanabilir.“Fiyatlandır” butonuna basıldığında ürünler sistemden fiyatlarını, kdv ve iskonto değerlerini alarak aşağıdaki ekrana yansıtılır.

Şekil 3.19 www.uzelparca.com Taslak Sipariş Girişi

• Acil siparişleri,

• Garanti siparişleri,

• Yağ siparişleri,

Bayi kendisine veya müşterisine yağ sevkiyatı yaptırabilmek için ilgili kişi telefon, adres ve il/ilçe bilgisi doldurulmalıdır.Yağ siparişlerinde” sevk adresi” kısmı doldurulması zorunlu alandır.

• Yp (Stok) siparişleri için ;

Ödeme şekli seçilmelidir.Bayi 60 gün veya 10 gün vadeli stok siparişlerini bu bölümden sisteme girebilir.

• Blok siparişleri için ;

Blok sipariş girebilmek için sipariş türünden “Blok sipariş” seçilir. Yine parça seçmek için yukarıda yapılan işlemler yapılır. Seçim işleminden sonra “Fiyatlandır”

butonuna basıldığında seçilen parçalar için fiyat girişlerinin ve ödeme türünün seçilebileceği aşağıdaki gibi teklif düzenleme ekranı açılır.

Şekil 3.20www.uzelparca.com Teklif Girişi

Bayi sistemde yaratacağı teklif için ödeme türü seçmelidir. Bayi seçtiği kalemlerin liste fiyatlarının yanında bulunan ”talep edilen fiyat” bölümüne satın almak istediği fiyatı yazabilir, miktar bölümündeki bilgiyi değiştirebilir. İstenirse Bayi karar verdiğinde “Yeni teklif talebi yarat” butonuna basarak Uzel Parça Tic. tarafından onaylanmak üzere yeni bir teklif talebi yaratır.

Aşağıdaki gibi yaratılan teklif görüntülenir. Ekranın üst tarafında SAP tarafından yaratılan teklif numarası görüntülenir.Yaratılan teklif Bayi’nin ilgili Bölge sorumlusu’na e-mail ile bildirilir.

Şekil 3.21 www.uzelparca.com Teklif Düzenleme

Direkt giriş

Bu sayfanın Sorgulamalı Giriş‘ten tek farkı ürünlerin aranarak değil, ürün numaraları yazılarak sipariş yaratılabilmesidir.

Taslak siparişler

Bayi sipariş sayfasında seçtiği kalemleri isterse daha sonra siparişe dönüştürmek için Taslak sipariş olarak kaydedebilir. Bu sayfada daha önce kaydettiği sipariş listesini

“Sipariş sayfasına aktar” butonuna tıklayarak sipariş sayfasına aktarabilir, sipariş listesine yeni parçalar ilave edebilir veya tekrar taslak sipariş olarak kaydedebilir.

Blok sipariş listeleme

Sistemde yaratılan Blok siparişlerin takibi bu sayfadan yapılabilinir. Bayi tarafından yaratılan teklifler “Uzelden onay bekleyenler”başlığı altında, Uzel Parça tarafından cevaplanan teklifler “Onayınızı bekleyenler” başlığı altında, sistemde yaratılan blok siparişler ise “Siparişler” başlığı alında listelenmektedir.

3.7.1.6 Bayi Raporları Sipariş Takip

Bayinin verdiği tüm siparişler bu ekrandan takip edilebilir. Sipariş bilgileri bir çok kritere göre alınabilir.

Şekil 3.22 www.uzelparca.com Raporlama Sistemi

Bayi bir bölüm seçer, isterse teslimat ve sipariş tarih aralıklarını girer. Sipariş türünü seçmezse tüm sipariş türleri ile ilgili siparişler listelenir. Eğer belli bir parça numarasının yer aldığı siparişleri aramak istiyorsa, parça numarası yazıp “Ekle” butonuna basmalı. Yine aynı şekilde sadece belli sipariş numaraları ile ilgili siparişleri listelemek isterse sipariş numaralarını yazıp “Ekle” butonuna basarak sağdaki büyük kutuyu doldurmalıdır. İsterse sipariş no’ya basarak sipariş ile ilgili fatura detay bilgilerini alabilir.

Cari hesap dökümanı

Şekil 3.23 www.uzelparca.com Cari Hesapların Kontrolü

Bayi hesap dökümanın bu sayfadan görüntüleyebilir. Girilen tarihler arasında sistem hesap dökümünü yapar ve toplam değerini ekrana yansıtır.

Bayi parça alışları

Bayinin belli tarihler arasında ve bölümlere göre toplam parça alış işlemlerini listeler. Ayrıca bu işlemler ile ilgili toplam değerleri gösterir. Bayi isterse bilgileri bilgisayarına kaydedebilir.

Şekil 3.24 www.uzelparca.com Parça Alış Bilgileri

Devre dışı / değişen parça bilgileri

Devre dışı / değişen parçalar ile ilgili bilgileri gösterilir. Bayi isterse parça kodu ve parça adı alanlarını doldurararak arama işlemini başlatabilir.Parça kodu ve parça adı yazmadan ‘’ara’’ butonuna basarak sistemde bulunan bütün devredışı / değişen parça bilgileri görüntülenir.

Şekil 3.25 www.uzelparca.com Değişen Parçaların Takibi

Sevkiyat listesi

Bayi bölüm seçerek ve tarih aralığı vererek, depoda faturalanmak üzere teslimat yaratılmış malzeme listesini görüntüleyebilir.

Şekil 3.26 www.uzelparca.com Sevkiyat Listelerinin Görüntülenmesi

Bekleyen siparişler

Bayi bölüm seçerek ve tarih aralığı vererek bekleyen siparişlerine ve bunların kümülatif değerlerine bu ekrandan ulaşabilir. Eğer bölüm ve tarih aralığı girilmez ise sistemde bulunan bütün bekleyenleri görüntülenir.

Şekil 3.27 www.uzelparca.com Bekleyen Siparişlerin Görüntülenmesi

3.7.1.8.1. Çıkış

Bayi işlemlerini bitirdikten sonra bu menüye tıklayarak sistemden güvenli bir şekilde çıkabilir. Gelen ekrandan isterse tekrar giriş yapabilir.Bayinin sistemde hiç işlem yapmadan kalma süresi güvenlik sebebi ile 30 dk. ile sınırlıdır.