Raporlar menüsüne tıklandığında, sistemden alınabilecek raporlar listelenir. Alınmak istenen rapor seçilerek “Çalıştır” butonuna tıklanır.
PERSONEL MODÜLÜ
KULLANIM KILAVUZU
1. Giriş ... 88 2. Başlangıç Bilgileri ... 88 3. Personel Bilgileri ... 90
Personel Sorgulama ... 90 2.1.
Personel Ekleme ... 91 2.2.
Kadro Cetveli... 94 2.3.
2.2.1 Çalışma Hareket ... 94 2.3.1. Vekalet İşlemleri ... 97 2.3.2. İzin Giriş ... 98 2.3.3. Geçici Görevlendirme ... 102 2.3.4. Görevlendirme ... 103 Görevlendirme Talep ... 104 Görevlendirme Masraf Girişi ... 105 Masraf Giriş alanları: ... 106 Görevlendirme Sonuç ... 106 Görevlendirme Muhasebe ... 107 2.3.5. İletişim Bilgisi ... 108 2.3.6. Eğitim Bilgileri ... 109 2.3.7. Aile Üyeleri ... 110 2.3.8. İş Deneyimi ... 112 2.3.9. Kurs/Sertifika İşlemleri ... 113 2.3.10. Yabancı Dil İşlemleri ...114 2.3.11. Cezalandırma İşlemleri ... 115 2.3.12. Mesai Takip İşlemleri ... 116 2.3.13. Fazla Mesai İşlemleri... 117 2.3.14. Ceza İşlemleri ... 118 2.3.15. Sağlık Raporu İşlemleri ... 119 2.2.16 Akademik Yayınlar... 120
4. İzin Talep/Onay İşlemleri ... 120 5. Görevlendirme Talep/Onay İşlemleri ... 124
Görevlendirme Talep ... 126 Masraf Giriş alanları: ... 127 Görevlendirme Sonuç ... 127 Görevlendirme Muhasebe ... 128
6. Fazla Mesai Talep/Onay İşlemleri... 130
7. Mesai Takip İşlemleri ... 132
8. İkramiye Listesi Oluşturma ... 132
9. Personel Değerlendirmeleri ... 134
10. İşten Ayrılma ... 137
11. Tanımlar ... 139
Bölüm Tanımlamaları ... 142 6.3.
Unvan Tanımlamaları ... 143 6.4.
Kadro Unvan Tanımlamaları ... 144 6.5.
Değerlendirme Soru Tanımlamaları ... 145 6.6.
1. Giriş
Bu kılavuz; TZOB Personel Bilgi Sisteminin kullanımını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Personel Bilgi Sistemi, merkez birliği ve odalarda çalışan tüm personelin, dış kaynak personelinin ve yönetim kurulu üyelerinin takibini yapar. Personele ait tüm bilgilerin tutulmasının ve takibinin yanı sıra toplu olarak yapılan ikramiye ve personel değerlendirme işlemlerine de olanak sağlar.
Personel Bilgi Sistemindeki işlemler aşağıdaki başlıklar altında detaylı olarak anlatılacaktır.
Personel Bilgileri
İzin Talep/Onay İşlemleri
Görevlendirme Talep/Onay İşlemleri
Fazla Mesai Talep /Onay İşlemleri
Mesai Takip İşlemleri
İkramiye İşlemleri
Personel Değerlendirme
Tanımlar
Raporlar
2. Başlangıç Bilgileri
Personel Bilgi Sisteminin kullanılması için önceden bazı verilerin tanımlanmış olması gerekmektedir. Bu veriler personel modülünde olduğu gibi bir kısmıda bordro modülünden tanımlanmış ve kontrol edilmesi gerekmektedir. Bunlar aşağıda detaylıca listelenmiştir.
7- Durum Değişiklik Tanımlamaları: Çalışma hareket kaydı oluşturulurken işlem ve işlem bitiş tanımları yapılmaktadır..”Personel-> Tanımlar-> Durum Değişiklik Tanımlamaları”
menüsünden yapılmaktadır.
8- Sgk İş Yeri Bilgisi: Çalışma hareket kaydı oluşturulurken personeller için tanımlanır. İş yerinin SGK’daki tanımıdır. “Bordro-> Tanımlar -> Sgk iş Yeri Bilgileri “ menüsünden sgk işyeri tanımlanmaktadır.
9- Yasala Kesinti Tanımları: “Bordro-> Tanımlar -> Yasal Kesinti Tanımlama” menüsünden
12- Bölüm Tanımları: Çalışma kaydı oluşturulurken personel için seçilir.”Personel-> Tanımlar->
Bölüm Tanımlama” menüsünden tanımlamalar yapılır.
13- Unvan Tanımları: Çalışma kaydı oluşturulurken personel için seçilir.”Personel-> Tanımlar->
Unvan Tanımlama” menüsünden tanımlamalar yapılır.
14- Kadro Tanımları: Personeller için çalışma hareket kaydının oluşturulması için Bölüm ve Ünvan seçilerek kota tanımlaması yapılması gerekmektedir. .”Personel-> Tanımlar-> Kadro Ünvan Tanımlamaları” menüsünden tanımlamalar yapılır.
15- İzin Tanımları: İzin girişte seçilen izin tanımları “Personel-> Tanımlar-> İzin Tanımlamaları”
ekranından yapılır.
16- Maaş Sabitleri: Kadrolu çalışanlar için çalışma hareket kaydı oluşturulurken otomatik olarak maaş girişinin yapılması için “Bordro modülünden” ”Bordro-> Tanımlar -> Maaş Sabitleri” menüsünden maaş sabitleri tanımı kontrol edilip tanımlanmalı.
17- Gösterge Tanımları: Kadrolu çalışanların maaşlarının sistemde otomatik olarak oluşturulması için gösterge değerleri “Bordro modülünden” ”Bordro-> Tanımlar->
Gösterge Tanımları” menüsünden girişinin tamamlanmış olması gerekmektedir.
18- Harcırah Sabitleri: Personellere görevlendirme kaydı muhasebeye gönderilebilmesi için
”Bordro-> Tanımlar > Harcırah Sabitleri” menüsünden çalışanların gündelik ücretleri çalışan tipine göre yapılmış olan tanımlar kontrol edilmeli.
19- Harcırah Muafiyetleri: Personellere görevlendirme kaydı muhasebeye gönderilebilmesi için
”Bordro-> Tanımlar > Harcırah Muafiyetleri” menüsünden çalışanların gündelik ücretleri çalışan tipine göre yapılmış olan tanımlar kontrol edilmeli.
20- Maaş Girişleri: Personellere görevlendirme kaydı muhasebeye gönderilebilmesi için
”Bordro-> Personel İşlemleri > Maaş Girişleri” menüsünden çalışanların maaş girişleri kontrol edilmeli. Gündelik huzur hakkı ve ikame gündeliği alan yönetim kurulu üyeleri için maaş girişine gerek yoktur.
3. Personel Bilgileri
Personel Bilgileri menüsüne tıklandığında , merkezde/odada kayıtlı personellerin sorgulanabileceği sorgulama ekranı açılır.
Bu sayfada yapılabilecek İşlemler:
4- Sorgulama
5- Personel Ekleme/Silme 6- Kadro Cetveli
Personel Sorgulama 2.1.
Aşağıdaki alanlar ile personel sorgulaması yapılabilir.
Çalışma Kategorisi
Kadrolu,Sözleşmeli,Emekli Sözleşmeli,Kısmi İstihdam, Geçici,Mevsimlik Çalışan Tipi Genel Hizmetler,Teknik Hizmetler,Müfettiş ,Yönetim Kurulu Üyesi,Meclis
Üyesi Çalışan Adı
Soyadı
Çalışan Adı/Soyadı girilerek sorgulama yapılabilir Sicil Numarası Çalışan Sicil Numarası girilerek sorgulama yapılabilir
Yeni kayıt yapılacak personel için öncelikle “Ekle” butonuna tıklanır. Yukarıdaki sayfa açılır.
Buradan aşağıdaki bilgiler girilerek üyelik bilgileri oluşturulur. Personele ait tüm bilgiler Kimlik Bilgileri , Personel Bilgileri,Çalışma Bilgileri ve Diğer olarak gruplanmıştır.
Genel-Kimlik Bilgileri
Kimlik No Personelin kimlik numarası. Sistemde daha önce tanımlanmış bir kimlik girilirse; Genel Bilgiler ve Kimlik Bilgileri alanındaki bilgiler otomatik olarak doldurulur.
Adı Kişinin adı girilir.
2. Adı Kişinin var ise 2.Adı girilir.
Soyadı Kişinin soyadı girilir.
Önceki Soyadı Kişinin evlenmeden önceki soyadı girilir.
Uyruğu Kişinin uyruk bilgisi girilir.
Cinsiyeti Kişi için BAY/BAYAN cinsiyet seçimi yapılır.
Doğum Yeri Kişinin kimlikteki doğum yeri girilir.
Doğum Tarihi Kişinin kimlikteki doğum tarihi girilir. Girişi zorunludur.
Medeni Durumu Kişinin kimlikteki medeni durum(EVLI/BEKAR) bilgisi girilir. Girişi zorunludur.
Baba Adı Kişinin kimlikteki anne adı girilir.
Anne adı Kişinin kimlikteki baba adı girilir.
Kan Grubu Kişinin kan grubu bilgisi seçimi yapılır. Seçenekler(0(-) ,0(+), A Rh+ ,A Rh-, B Rh+,B Rh-, AB Rh+ , AB Rh-)
Vergi Dairesi Vergi Dairesi bilgisi girilir.
Seri Kişinin kimlikteki Seri alanındaki bilgi girilir.
Seri No Kişinin kimlikteki Seri No alanındaki bilgi girilir.
İl Kişinin kimlikteki İl alanındaki bilgi seçilir.
İlçe Kişinin kimlikteki İlçe alanındaki bilgi seçilir.
Köy/Mahalle Kişinin kimlikteki Köy/Mahalle alanındaki bilgi seçilir Cilt No Kişinin kimlikteki Cilt No alanındaki bilgi girilir.
Aile Sıra No Kişinin kimlikteki Aile sıra No alanındaki bilgi girilir.
Sıra No Kişinin kimlikteki Sıra No alanındaki bilgi girilir
Verildiği Yer Kişinin kimlikteki verildiği Yer bilgisi girilir.
Veriliş Nedeni Kişinin kimlikteki veriliş nedeni girilir.
Veriliş Tarihi Kişinin kimlikteki veriliş tarihi bilgisi girilir.
Personel Bilgileri
Sicil Numarası Bir kişinin sadece bir sicil numarası olabilir, bir sicil numarasını sadece bir kişi kullanabilir. Girilmesi zorunlu bir bilgidir.Sicil numarası
mevcuttaki en büyük sicil numarasından 1 artırılarak otomatik getirilir.
Sosyal Güvenlik No Sgk ya bildirimde kullanılan numara.
Asalet Tastik Tarihi Çalışan tipi memur olanlarda girilir. Zorunlu değil
PDKS numarası Kurumda kullanılan bir pdks yapısı varsa bilgi amaçlı girilebilir. Zorunlu değil
Askerlik Durumu Seçenekler: Yapı, yapmadı, tecil, muaf. Zorunlu değil.
Askerlik YapmaTipi Askerlik yapıldıysa girilir. Zorunlu değil. Seçenekler: Uzun dönem, kısa dönem, bedelli.
Askerlik bitiş tarihi Askerlik yapıldıysa girilir .Zorunlu değil Askerlik Son tecil tarihi Zorunlu değil.
Ehliyet sınıfı Ehliyet varsa. Zorunlu değil.Seçenekler(A
1
,A2
,B,C,D,E,F,G,H) Ehliyet tarihi Ehliyet varsa. Zorunlu değil.Seyehat engeli var mı? Zorunlu değil.
Çalışma Bilgileri
Çalışma Bilgileri alanında personel için sistemde çalışma durumunda yapılan değişikliklerde otomatik olarak değişen bilgiler görüntülenmektedir.Ayrıca bu alanda maaşı etkileyen AGI ve Çocuk/Aile Yardımı seçimleri yapılır.
Çalışma Durumu Çalışanın o anki çalışma durumunu getirir. Güncellemeye izin verilmez. Yeni personel eklemede “Çalışıyor” olarak getirilir. İzinde olduğunda “izinde”, işten ayrılma işlemi gerçekleştiğinde “işten ayrıldı” olarak sistem tarafından otomatik olarak güncellenir.
Çalışma Kategorisi
Çalışma bilgilerinde getirilir. Güncellemeye izin verilmez. Yeni bir çalışma kaydı girildikçe ve güncelleme olduğunda otomatik olarak
güncellenir.Kadrolu,Sözleşmeli,Emekli Sözleşmeli,Kısmi İstihdam, Geçici,Mevsimlik
Çalışan Tipi Çalışma bilgilerinde getirilir. Güncellemeye izin verilmez. Yeni bir çalışma kaydı girildikçe ve güncelleme olduğunda otomatik olarak güncellenir.Genel Hizmetler,Teknik Hizmetler,Müfettiş ,Yönetim Kurulu Üyesi,Meclis Üyesi Agi den
Faydalansın Mı
Çalışan için maaş hesaplamada asgari geçim indirimi uygulamasının yapılıp yapılmayacağı seçilir.
Aile Yardımı Çalışan için maaş hesaplamada Aile yardımı yapılıp yapılmayacağı seçilir Çocuk Yardımı Çalışan için maaş hesaplamada Çocuk yardımı yapılıp yapılmayacağı seçilir
Diğer Bilgiler
Personele ait diğer bilgiler bu bölümde girilir.
Kaydet butonuna tıklandığında, personel kaydı sistemde oluşturulur ve aşağıdaki işlemlerin girişine izin verilir .
Çalışma Hareket
Vekalet İşlemleri
İzin Giriş
Geçici Görevlendirme
Görevlendirme
İletişim Bilgisi
Eğitim Bilgileri
Aile Üyeleri
İş Deneyimi
Kurs/Sertifika
Yabancı Dil
Kadro Cetveli butonuna tıklandığın oda/birim deki tüm kadro cetvelinin çıktısı alınır.
2.2.1 Çalışma Hareket
Sistemde personel bilgileri ekranında çalışma hareket sekmesi tıklandığında personel için geçmiş çalışma hareket listesi görüntülenir. Çalışma hareket ekleme /güncelleme ve silme işlemleri buradan yapılır.
Sisteme kaydedilmiş bir personel için “Çalışma Hareket” sekmesinden “Ekle” butonuna tıklanır. “Çalışma Hareketi” sayfası açılır. Buradan aşağıdaki bilgiler girilerek çalışma kaydı oluşturulur.
Çalışan Tipi Seçenekler : Genel Hizmetler,Teknik Hizmetler,Müfettiş ,Yönetim Kurulu Üyesi, Meclis Üyesi . Çalışan tipi Yönetim Kurulu Üyesi veya Meclis Üyesi seçildiğinde çalışma ile ilgili bazı alanlar gizlenir.
İşlem Sebebi daha önceden sistemde tanımlı olan durum değişiklik tanımlarından seçim yapılır. (Seçenekler :İşe başlama, işten ayrılma/ara verme,Terfi,Unvan Değişikliği)
Başlama Tarihi Çalışma kaydının başlangıç tarihi. Puantaj hesaplamada baz alınacak tarihtir.
Birim Daha önce sistemde tanımlanmış olan birim listesinden birim seçilir.
Ünvan Daha önce sistemde tanımlanmış olan unvan listesinden birim seçilir.
Eğitim Durumu Seçenekler: Yüksek Lisans,Üniversite, Yüksek okul ,Lise, Orta Okul ,ilk öğretim, ilk okul
Bitiş Tarihi Çalışma Kaydının sonlanma tarihidir.
İşlem bitiş sebebi Seçimi kullanıcı tarafından yapılmaz . Bilgi amaçlı olarak gösterilir.İş akdinin sona erdirilirken yada bir sonraki çalışma hareketi girildiğinde sistem tarafından otomatik olarak günceller. (işten ayrılma/ara verme,Terfi,Unvan Değişikliği , Emeklilik vb.)
Karar No Zorunlu değil. Çalışma hareketi ile ilgili alınmış resmi bir karar var ise girilir.
Karar Tarihi Zorunlu değil. Çalışma hareketi ile ilgili alınmış resmi bir karar var ise karar tarihi girilir.
Açıklama Çalışma hareketiyle ilgili not girilebilir.
Sgk İşyeri Daha önceden tanımlanmış olan sgk işyeri listesinden seçilir.
Çalışma Çalışma bilgilerinde getirilir. Güncellemeye izin verilmez. Yeni bir çalışma kaydı
Kategorisi girildikçe ve güncelleme olduğunda otomatik olarak güncellenir.(Seçenekler :Kadrolu,Sözleşmeli,Emekli Sözleşmeli,Kısmi İstihdam, Geçici,Mevsimlik) Çalışma Şekli Seçenekler: Tam Zamanlı ,Yarı zamanlı , Freelance
Çalışan Tipi Genel Kadrolu çalışanlar için maaş hesaplamada kullanılacak gösterge değerini etkiler .( Seçenekler :Memur,Hizmetli. )
Sosyal Güvence Türü
Seçenekler :Tüm Sigorta Kolları,çırak,Sosyal Güvenlik destekleme primi Sgk Belge No Daha önce tanımlanmış olan sgk belge listesinden seçilir . (1 nolu belge,2 nolu
belge, 3 nolu belge)
Sgk İşyeri Daha önceden tanımlanmış olan sgk işyeri listesinden seçilir.
İkramiye Alınacak
Çalışanın ikramiye alıp almayacağı bilgisidir. Seçilmezse ikramiye listesi oluşturma sırasında personel gelmeyecektir.
Tabi olduğu Kanun
Personelin varsa tabi olduğu kanun bilgisi girilir.
Sözleşme Başlangıç Tarihi
Çalışma Kategorisi Sözleşmeli , Emekli Sözleşmeli, Ksımi İstihdam seçilen çalışanlarda zorunlu olarak girilir.
Sözleşme Bitiş Tarihi
Çalışma Kategorisi Sözleşmeli , Emekli Sözleşmeli, Ksımi İstihdam seçilen çalışanlarda zorunlu olarak girilir.
Derece Kadrolu çalışanlar için zorunlu olarak girilir.
Kademe Kadrolu çalışanlar için zorunlu olarak girilir.
Terfi Dönemi Kodrolu çalışanlar için zorunlu olarak girilir.
Kaydet butonuna tıklandığında, çalışma kaydı sistemde oluşturulur .Kadrolu çalışanlar için aile bilgileri, maaş sabitleri ve derece kademe değerlerine göre maaş kaydı ototmatik olarak oluşturulur. Bordro işlemleri >maaş girişi menüsünden maaş kaydını inceleyebilirsiniz.
Çalışan tipi Yönetim Kurulu Üyesi veya Meclis üyesi seçildiğinde ekran görüntüsü aşağıdaki gibi olur. Birlik/oda personeli için geçerli olabilecek bilgi girişleri sistem tarafından gizlenir.
2.3.1. Vekalet İşlemleri
Sistemde personel bilgileri ekranında “vekalet” sekmesi tıklandığında personel için geçmiş vekalet listesi görüntülenir. Vekalet ekleme /güncelleme ve silme işlemleri yapılır.
“Vekalet” sekmesinden “Ekle” butonuna tıklanır. “Vekalet Güncelleme” sayfası açılır.
Buradan aşağıdaki bilgiler girilerek vekalet kaydı oluşturulur. Vekalet işlemleri vekalet edilen bölüm , unvan ,kişi seçilerek yapılabilir. Sistem vekalet bitiş tarihi geldiğinde uyarı mesajı verecektir.
Vekalet Edilen Kadro Organizasyon yapısından bölüm seçilir.
Vekalet Edilen Unvan Organizasyon yapısından unvan seçilir.
Vekalet Edilen Kişi Tüm Çalışanlar listesinden kişi seçilir.
Vekalet Başlama Tarihi Vekaletin başlangıç tarihi girilir Vekalet Bitiş Tarihi Vekaletin bitiş tarihi girişir.
Karar Numarası Vekalet işlemi için varsa yönetim kurulu karar numarası girilir.
2.3.2. İzin Giriş
Sistemde personel bilgileri ekranında “izin giriş” sekmesi tıklandığında personel için geçmiş izin listesi görüntülenir. İzin ekleme /güncelleme ve silme işlemleri aşağıdaki ekrandaki butonlarla yapılır.
Kayıt esnasında izin tanım listesinden seçilen izin tanımı “yıllık izinden düşsün” olarak tanımlanmış ise kişinin kalan ve kullanılan izinleri toplamda ve içinde bulunulan dönem için
“Toplam Hakedilen Yıllık İzin”, “Toplam Kullanılmış Yıllık İzin”, “Toplam Kalan Yıllık İzin” ,” Dönem Hakedilen Yıllık İzin”, “Dönem Kullanılmış Yıllık İzin”, Dönem Kalan Yıllık İzin” alanları okunabilir olarak bilgi amaçlı gösteriliyor.
İzin Tanımı Sistemde daha önce tanımlanmış olan izin tanımı seçilir.
Başlama Tarihi İzin Başlama Tarihi ve saati seçilir.
Bitiş Tarihi İzin Bitiş Tarihi ve saati seçilir.
Dönüş Tarihi Takrar işe başlangıç tarihidir.
Toplam İzin Süresi (Gün) Seçilmiş olan izin tanımı Günlük olarak tanımlanmış ise başlama ve bitiş tarihi arasındaki gün sayısıdır.
Toplam İzin Süresi (Saat) Seçilmiş olan izin tanımı Saatlik olarak tanımlanmış ise başlama ve bitiş tarihi arasındaki gün sayısıdır
İzin İletişim Adresi İzinde iken bulunulacak adres bilgisi girilir Ulaşılabilecek Telefon İzinde iken ulaşılabilecek telefon numarası girilir.
Açıklama İzin için açıklama girilebilir. Zorunlu değil.
Vekalet Edilecek Personel
İzinde iken personel kendi yerine vekalet edecek çalışanı seçer.
Durumu Yeni izin eklerken izin “Onay Bekliyor” olarak oluşturulur. İzin yetkili bölüm amiri tarafından “Onaylandı” durum koduna getirildiğinde puantaj oluşturmada geçerli olacaktır. (Durum Kodları: Onay Bekliyor /Onaylandı/Reddedildi/İptal Edildi)
Toplam Hakedilen Yıllık İzin
Seçilmiş olan izin tanımı “yıllık izinden düşer” olarak tanımlanmış ise bilgi amaçlı gösterilir.
Toplam Kullanılmış Yıllık İzin
Seçilmiş olan izin tanımı “yıllık izinden düşer” olarak tanımlanmış ise bilgi amaçlı gösterilir.
Toplam Kalan Yıllık İzin Seçilmiş olan izin tanımı “yıllık izinden düşer” olarak tanımlanmış ise bilgi amaçlı gösterilir.
Dönem Hakedilen Yıllık İzin
Seçilmiş olan izin tanımı “yıllık izinden düşer” olarak tanımlanmış ise bilgi amaçlı gösterilir.
Dönem Kullanılmış Yıllık Seçilmiş olan izin tanımı “yıllık izinden düşer” olarak tanımlanmış ise
göre saatlik/günlük talep formu çıktısı oluşturulur.Aşağıdaki izin talep formu izin girişteki değerlere göre oluşturulmuştur.
2.3.3. Geçici Görevlendirme
Sistemde personel bilgileri ekranında “Geçici Görev” sekmesi tıklandığında personel için geçmiş görevlendirme kayıtları görüntülenir. Görevlendirme ekleme /güncelleme ve silme işlemleri yapılır.
Sisteme kaydedilmiş bir personel için “Geçici Görev ” sekmesinden “Ekle” butonuna tıklanır. “Geçici Görev Tanım /Güncelleme” sayfası açılır. Buradan aşağıdaki bilgiler girilerek görev kaydı oluşturulur.
Görev Yeri Daha önceden tanımlanmış olan görev yeri listesinden seçilir.
Görev Birimi Görevin organizasyon yapısındaki bölümü.
Görev Ünvanı Görevin organizasyon yapısındaki ünvanı.
Başlama Tarihi Görev Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi Görev Bitiş Tarihi
Karar No Görevle alakalı yönetim kurulu karar numarası tutulabilir
“Muhasebeye Gönder” butonu ile “Onaylandı” durumundaki görevlendirme personel yada sicil amiri tarafından muhasebe bölümüne iletilir. Bu aşamadan sonra görevlendirme kaydı harcırah ve yolluk ödemeleri için muhasebe bölümünde işlem görecektir.
“Görevlendirme Formu” butonu tıklandığında görevlendirme talep formu çıktısı alınır.
Görevlendirme talebi onayda bekliyor durumdayken görevlendirme çıktısı alınır.
“Ödeme Emri Belgesi” butonu tıklandığında “Muhasebeye Gönderildi” durumundaki görevlendirme işlemi için çıktı alınabilir.
“Görev Yolluk Belgesi” butonu tıklandığında “Muhasebeye Gönderildi” durumundaki görevlendirme işlemine ait masraf ve gündelik ücretler için çıktı alınabilir.
Sisteme kaydedilmiş bir personel için “Görevlendirme ” sekmesinden “Ekle” butonuna tıklanır. “Görevlendirme Talep/Güncelleme” sayfası açılır. Buradan aşağıdaki bilgiler girilerek görevlendirme talep kaydı oluşturulur.”Kaydet “ butonuyla görevlendirme kaydı oluşturulduktan sonra görevlendirmeye ait masraf girişleri yapılmasına izin verilir.
Görevlendirme bilgileri 4 grupta gösterilmektedir.
Görevlendirme Talep : Görevlendime talep anında girilen bilgiler
Görevlendirme Masraf: Görevlendirme masraf girişinin yapıldığı bölümdür.
Görevlendirme Sonuç:Görevlendirme tamamlandıktan sonra nihai gidiş / dönüş tarih ve saati yolculuk açılmasıyla girilir.
Görevlendirme Muhasebe: Görevlendirmeye ait harcırah,avans ,masraf ,yasal kesintiler detayları ile görüntülenir.
Görevlendirme Talep
Görevlendirme Talep bölümünde girilen bilgiler ile Görevlendirme Talep Formu çıktı olarak alınabilir. Görevlendirme Talep formununun sicil amiri tarafından onaylanmasıyla muhasebe tarafından avans tutarı ödenebilir duruma gelir.
Görevlendirme talep bilgileri :
Görevlendirme Tarihi
Talep görev başlangıç tarihi Dönüş Tarihi Talep görev bitiş tarihi.
Görevlendirme Numarası
Görev için yönetim kurulu karar numarası tutulabilir
Tanımı Görev Tanımı
Görev Mahiyeti Görevi tanımlayan özet açıklama. Harcırah yolluk talebinde görev mahiyeti bölümünde görünecektir.
Avans Tutarı Göreve giderken muhasebeden talep edilen avans tutarı.
Açıklama Görevlendirme talep formunda talep yazısı bölümünde görünecektir.
Ulaşım Tipi Görev talep yazısında görünecektir. (Seçenekler: Uçak-Otobüs-Kendi Aracı-Tren-Hizmet Araçları -Diğer )
Görevlendirme Masraf Girişi
Ekle” ve “Sil” butonlarıyla masraf ekleme /güncelleme ve silme işlemleri yapılır.
Ekle butonuna tıklandığında “Görevlendirme Masraf Bildirimi” ekranı açılır. Aşağıdaki alanlar girilir ve Kaydet e basıldığında “Görevlendirme Muhasebe” sekmesinde Diğer Giderler Toplamı otomatik olarak güncellenmektedir.
Masraf Giriş alanları:
Masraf Tipi Görevlendirme Masraf Tipi (Seçenekler: Gidiş , Dönüş,Diğer) masrafın hangi aşamada yapıldığı belirtilir.
Masraf Türü Görevlendirme Masraf Türü (Seçenekler: Uçak-Taksi-Otobüs-Otel)
Tutar Masraf Tutarı
Açıklama Masraf Açıklaması Görevlendirme Sonuç
Görevlendirme sonucu bölümünde personel gerçekleşen görev başlangıç ve bitiş tarihleri girilir. Gerçekleşen gidiş ve dönüş tarihleri girilmeden görevlendirme kaydı muhasebe bölümüne gönderilemez. Görevlendirme muhasebeye gönderilirken avans , masraf , harcırah , yasal kesintileri ve personele ödenecek tutar hesaplanır.
Gerçekleşen Dönüş Tarihi
Görevlendirme bittikten sonra gerçekleşen dönüş tarihi saatiyle beraber girişi personel yada sicil amiri tarafından girilir.
Yolculuk Açıklama
Görevlendirme yolculuk özet açıklama
Görevlendirme Muhasebe
Görevlendirme muhasebe bölümünde hesaplanan avans , masraf , harcırah , yasal kesintiler ve personele ödenecek tutar detaylı olarak gösterilmektedir. Harcırah ödeme emri formunda bu değerler detaylı olarak çıktı olarak alınmaktadır.
Görevlendirme muhasebe sekmesinde gösterilen değerlerin hesaplanma şekli :
Toplam Yevmiye Miktarı
(Harcırah günlüğü *görev gün) olarak hesaplanır Toplam Vergili
Yevmiye Miktarı
Toplam harcırah değerinden vergiden muaf değerinin düşmesiyle hesaplanır.
Toplam Vergisiz Yevmiye Miktarı
Harcırah miktarının vergiden muaf tutarı.
Diğer Giderler Masraf giderlerinin toplamı.
Toplamı
Giderler Toplamı Diğer Giderler Toplamı + Toplam Yevmiye Miktarı Gelir Vergisi
Toplamı
Toplamı