Proje Yönetim Sisteminin Kurulma Çalışmaları

Bu bölümde anlatılanlar özetlenmek istenirse, inşaat işletmeleri fabrikalar gibi seri üretim yapmamakta, gezici bir işyerine sahip inşaat projeleri merkez idari ofislerine uzak olabilmektedir. Bu nedenle kararlar inşaat yerinde anlık alınan kararlara dönüşmektedir. İnşaatta sermaye sabit olmadığından, yapılan işin miktarına göre alınan hak edişlerle finanse edildiğinden, iş gücünün sabit olmaması ve iş gücü kalitesinin diğer işletmelere göre daha düşük olması, üretimin dış etkenlere maruz kalması, her yapılan projenin bir önceki projeyle aynı olmaması ve yeni işi öğrenme sürecinin daha uzun sürmesi gibi etmenler inşaat işletmelerini diğer işletmelerden daha riskli bir konuma getirmektedir. 5 S modelinin uygulanması üretim yeri sabit olan işletmelerde tercih edilebilir, fakat inşaat işletmelerine uymamaktadır. Organizasyon şemaları her projede istihdamın farklı olmasından ötürü her proje için revize edilmelidir. Bu gibi nedenlerden dolayı inşaat şirketlerinde kendine has

özellikleri dikkate alan proje yönetim sistematiği önerilmektedir. Sistem kurulmasında izlenecek yol şu şekildedir:

4.3.1. Üst Yönetim ve Çalışanların Yönetim Kültürünün Belirlenmesi

Üst yönetim, üst düzey ve alt kademe çalışanlara organizasyon kültürünü belirlemeye yönelik kurum kültür çalışması yapılır. Kurum kültür değerlendirme çalışması sonuçları Charles Handy’nin yönetim modeline göre organizasyonların değişik kültürlerini tanrılarla eşleştirerek onların bulunduğu yer, bölge ve ortama göre yönetim biçimleri şeklinde açıklanmaktadır.

Organizasyonlar, kabileler ve aileler gibi problemlerin çözümlerinde kendilerine has yöntemler kullanmaktadırlar. Ayrıca çeşitli kademelerdeki insan ve grupların korunması ve geliştirilmesi gereken bazı duygu ve davranışları olduğu gerçektir. Yönetimin, birbirine hiç benzemeyen insan davranışları ve sorunların çözümünde dikkate alması gerekmektedir. Birbirine benzer organizasyonlarda benzer özellikler bulunmasına karşın, çözüm yolları değişik olabilmektedir.

Her kültür, güç ve etkinin temeline, motivasyon türüne ve değişikliklerin nasıl yapılacağına göre, farklı davranışlar sergilemektedir. Böylece her kültür kendi anlayış ve varsayımlarını ortaya koymakta; “İnsanlar nasıl düşünüyor ve öğreniyor?”,Nasıl etkilenebilir, nasıl değişirler ve motive edilebilirler?” sorularına yanıt aramaktadırlar. [61]

Üst Yönetim ve Çalışanların Yönetim Kültürünün Belirlenmesi

İnşaat Proje Yönetim Sistemine Geçilmesi

Yönetsel Kültür değişiminin benimsenmesi Planlama Departmanının Kurulması

Charles Handy dört yönetim biçimini dört değişik kültür ile bütünleştirmektedir. (Ek–2)

• Patron kültürü(ZEUS)

• Bürokratik(klasik)kültürü(APOLLO) • Proje (ekip ) kültürü(ATHENA) • Bireysel kültür (DIONYSUS)

Organizasyon kültürünü belirlemeye yönelik kurumsal kültür değerlendirme çalışması üst yönetim, üst düzey ve alt kademe çalışanlara yapılır.

Değerlendirme çalışmaları aşağıdaki sıraya göre yürütülür:

• İlgili organizasyonun tamamı değerlendirme çalışma konusu yapılır. Tipik özelliklerin tanımlanabilmesi için hangi değerler, prensipler ve davranış biçimleri göz önüne alınmalıdır? Dokuz başlık altında standart dörder şıktan oluşan ankette her başlığın altındaki şıklar arasında anketi dolduran kişi, organizasyonu en iyi tanımladığını düşündüğü şıkka 1 ve diğerlerine de sırasıyla 2, 3, 4 değerleri vererek tablonun tümü (organizasyon kolonu içinde kalarak)doldurulur.(Ek–3)

• Aynı yöntem kişisel kolonda da uygulanır. Yalnız burada yukarıdaki değerlendirmenin etkisinde kalmadan kişisel tercihler ortaya koyulur. • Bundan sonra örgütsel ve kişisel değerlendirmelerde her bir şıkka verilen

puanlar toplanarak tabloya yazılır.

• Değerlendirme sonuçları, aynı şıklarda bulunan değerlerin toplanması ve sonucun tabloya incelenmesiyle elde edilir.

Buna göre;

• (a) şıkları Patron kültürünü, • (b) Şıkları bürokratik kültürü • (c ) şıkları Proje (ekip) kültürünü

Toplamı değeri en düşük olan şık, ilgili kültürün organizasyon veya bireydeki ağırlığını yansıtmaktadır. Diğer şıklardaki değerler ise yan kültür özelliklerini göstermektedir. Bir şıkta en düşük toplam değerin 9 olması halinde saf kültür özelliği ortaya çıkacaktır. [61]

4.2.2. Proje Yönetim Sistemine Geçilmesi

Proje yönetim sistemi ve ekip kültürünün özellikleri • Her aşamada ekip çalışması vardır.

• Organizasyon, proje hedefleri doğrultusunda çalışmaktadır.

• Güç, organizasyon bölümlerinin kesişme noktalarında odaklanmaktadır. • Yeni fikirler, teknikler ve yaklaşımlar üretilirken ön tasarım ve tasarım

aşamalarında yaratıcılık çok ağır basmaktadır.

• Çözüm için kaynaklar, proje çalışanları arasında paylaştırılmaktadır.

• Tasarım ve karar verilen tasarım alternatifi doğrultusunda kaynaklar sağlanmakta, veri analizleri ve stratejiler belirlenerek uygulanmakta ve sonuçlar üzerinde verim analizleri yapılmaktadır.

• Sistemin ihtiyacı, deneyimli ve bilgili ekip elemanları ile ileri teknoloji ekipmanları olduğundan, sistem pahalı, hatta lüks niteliktedir.

• Sorun çözümü yaratıcı düşünce ve optimum sonuçlara ulaşmayı gerektirmektedir.

• Organizasyon kademelerinde, üst yönetim, astların düşünce ve çözüm önerilerine açıktır.

• Kurallar, uyulması gereken zorunluluklar değil, çözüme ulaşmak için karşılıklı anlaşma sağlayan düzenlemelerdir.

• Proje hedeflerine ulaşmak için önce projenin ve proje evrelerinin tanımlanması gerekmektedir. [1]

• Proje çözümleri ile ilgili alternatifler, projenin her evresinde güncellenmekte ve karşılaştırmalı analizler yapılmaktadır.

• Projede çözüm seçenekleri kullanılmasının amacı, hedefe ulaşmayı karmaşıklaştırmak değil, optimum çözümü bulmaktır.

• Çalışanların sabit görevleri yoktur. Görevler, proje özelliklerine, çözüm yollarına ve hedeflere göre tanımlanmaktadır.

4.2.3. Planlama Departmanının Kurulması

İşletmeleri geleneksel alışkanlıklardan kurtarmak ve kendilerine çağdaş proje yönetim anlayışını kazandırmak amacıyla, uzun vadeli, ancak basit çalışma programlarının hazırlanması gerekmektedir. Örgüt içinde kurulan planlama departmanı, örgüt çalışanları açısından önce yararsız ve gereksiz görülürken, departmanın bilgi toplama, arşivleme ve rapor düzeneklerinin etkin biçiminde oluşturulup çalıştırılması, onu bir anda kuruluşun vazgeçilmez bir parçası sayılmasına neden olmaktadır. [1]

Planlama departmanı; tüm şantiyelerde teknik kadroyla görüşerek istenilen süreye bağlı olarak şantiye hedeflerini ve organizasyonun nasıl olacağını belirler. İstenilen süreye ve imalat sürelerine bağlı olarak iş programını hazırlar. Bundan sonraki çalışmalarında sürekli olarak işin akışını, verimliliklerini, imalat miktarlarını, maliyetlerini, programın akışındaki değişiklikleri, iş programındaki sapmaları, takip ederek periyodik aralıklar ile sorumlulara raporlar. İş Programındaki sapmaları mümkün olduğunca erken ve nedenleriyle birlikte belirleyerek, gerekli önlemlerin alınması için öneriler getirir.

Planlama departmanının firmada kurulmasıyla birlikte;[1]

• Firma şantiye arşiv sistemi oluşturulur. Şantiyelerde imalatlarla ilgili olarak üretilen bilgiler dosyalanır. Raporlar arşivlenerek firmanın daha sonraki yapacağı üretimlerin süresel ve maliyet tahminleri için bilgiler üretilmeye başlanır.

• İşveren, daire sahipleri ve yüklenici arasında bilgi alışverişini sağlayacak iletişim sistemleri kurulur.

• İşverenin bütçesini, performansını ve süresel gereksinimini göz önüne alarak mevcut projenin optimal bir şekilde gerçekleşmesinin sağlanması için gerekleri hedefler belirlenebilir.

• İmalatların; süresel, durum ve maliyet takipleri yapılır ve bu doğrultuda raporlar hazırlanır.

• İş programlarının işin gelişimini yansıtacak şekilde güncellenir, revizyonları yapılır.

• İş programı güncellemeleri sonrasında yeni durumun ana iş programına uyumunun denetlenmesi,

• Süre uzatımı ve revizyon yapılması yönündeki talepler değerlendirilir ve bu doğrultuda iş programı revizyonun yapılır.

• İşverenin kapsam, maliyet kalite ve zaman konusundaki isteklerinin göz önüne alınarak profesyonel planlama ve proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi yoluyla yapım sürecinin etkinliği artar ve sürecin çabuklaştırılması sağlanır.

• İmalat Analizleri hazırlanır. Hazırlanan imalat analizlerine göre imalatların birim maliyetleri oluşturularak imalat zayiatları takip altında tutulmaya başlanır.

• Firma Adam-Saat verileri oluşturulur.

Şekil 4.1– Planlama Departmanı Bilgi Akışı Şeması (Kuruoğlu,2002)

4.2.4. Yönetsel Kültür Değişimi

Proje yönetiminin ekip kültürü işi olması, işletmenin bu çerçevede değişimini de kaçınılmaz kılmaktadır. Proje yönetim sisteminin benimsenmesiyle yapısı gereği patron kültürü özelliği taşıyan inşaat işletmelerinin bu özelliklerine göre önce bürokratik kültüre, sonra proje kültürüne dönüştürmeleri gerekmektedir.

TEKNİK İŞLER GRUP BAŞKANI YÖNETİM KURULU DANIŞMANI TEKNİK MÜDÜR

SATIN ALMA FİNANSMAN

SATIŞ SONRASI HİZMETLER MUHASEBE ŞANTİYELER PAZARLAMA PROJE ETÜT PLANLAMA

5. ÖRNEK BİR İNŞAAT AİLE ŞİRKETİNDE YAPILAN