Planlama

Planlama ile ilgili çok sayıda tanım vardır. Ancak, öncelikle planın tanımını yapmakta fayda vardır. Çünkü plan ve planlama çoğu kez birbiriyle karıştırılmaktadır. Plan, bir karar veya kararlar topluluğudur (Ülgen ve Mirze, 2004:

33). Bu kararların özelliği, gelecek zaman dilimleri içinde ulaşılmak veya gerçekleştirilmek istenen belli nokta veya durumlara işaret ediyor olmalarıdır.

Dolayısıyla plan; bugünden, gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır (Koçel, 2003: 123).

Planlama, işletmenin amaçlarının belirlenmesi ve bu amaçlara erişebilmek için gerekli yol ve araçların belirlenmesi olarak tanımlanmaktadır. Bilindiği gibi planlama bir süreçtir. Bu süreç içerisinde neyi, nasıl, nerede yapmamız gerektiğini bildiren, bunlara uygun şekilde yerine getirildiği takdirde arzu edilen sonuçlara veya amaçlara ulaşılabileceğini açıklayan, kabul ettiğimiz kararlar yollar ve araçlardır (Koçel, 1998: 10).

Planlama işletmeyi bir bütün olarak değerleyerek, en üst yönetim seviyelerinde sistematik olarak işletmenin ulaşmayı düşündüğü ana amaçlarının ürün-pazar yeteneklerinin ve bu amaçlara ulaşmak için işletme kaynaklarının elde edilmesi ve geliştirilmesine ilişkin yazılı değerlemelerdir. Stratejik planlama işletmede uzun dönem amaçların belirlenmesi ve bu amaçlara ulaşmak için gerekli planların hazırlanmasıdır.

Planlamanın Tanımı

Yönetimin en önemli işlevlerinden birisi olan planlama, amaçların ve bu amaçların elde edilmesi için gerekli olan etkinliklerin belirlenmesi sürecidir.

Planlama, planı ortaya çıkarmak için sarf edilen gayretleri ve bir süreci ifade eder.

Yönetimin en temel işlevi olmakla birlikte üzerinde en az durulan işlevlerden birisi olan planlama, ne, ne zaman, nasıl, nerede, kim tarafından, neden, hangi maliyetle ve hangi sürede sorularına cevap vermeyi amaçlar (Can, 2002: 67).

Geleceğe bakarak izlenecek yolu belirleme veya bir amacı gerçekleştirmek için en iyi hareket tarzını seçme şeklinde de tanımlanacak olan planlama, yapılacakların ayrıntılı olarak yazılı hale getirilmesidir ve ortak amaçlara ulaşmak için birlikte çalışan örgüt üyelerine rehber hizmeti görür (Akyüz, 2001: 101).

Planlama farklı şekillerde tanımlanan bir kavramdır. Planlama ulaşılmak istenen hedeflerin belirlenerek bu hedeflere en iyi şekilde ulaşmanın yolunu belirleme işlemidir (Çoban, 1997: 79).

Planlama belirlenen amaçlara ulaşmak için, gerekli araçların ve yolların kararlaştırılması, neyin nasıl yapılacağını önceden saptanması olarak ifade edilebilir.

Planlama, önceden belirlenmiş amaçları gerçekleştirmek için yapılması gereken

işlerin saptanması ve izlenecek yolların seçilmesidir. Bu özelliği ile planlama, geleceğe bakma ve olası seçenekleri saptama sürecidir. Planlama sahip olunan sınırlı kaynakların en rasyonel kullanımını sağlamaya yönelik bir süreçtir. Bu sürecin temelinde amaçlı, bilinçli ve sistemli bir eylem yatmaktadır (Çalık, 2003: 252).

Planlama örgüt amaçlarının önceden belirlenmesini ve tanımlanmasını sağlar.

Böylece varılacak amaçlar ve onlara ulaşmak için kullanılacak yöntemler belirlenerek, bilinçli ve kontrollü olarak hedeflere doğru yol alınabilir. Planlama geçmiş bilgilerin analiz edilip buradan elde edilen sonuçların incelenmesi; bu incelemenin sonucunda elde edilen verilerin ışığı altında mevcut durumun değerlendirilerek karar verilmesini ve gelecekle ilgili değişimleri göz önüne alarak geleceğe dönük değerlendirmeler yapmayı kapsar. Planlama, amaçlar gerçekleştirmek için kuruluşun elindeki imkan ve kaynakların tahsisi, yapılacak işlerin zaman içinde programlanması, bu işleri yapacak personele görevlerin dağıtılması ile ilgilidir (Eren, 2000: 37).

Planlamanın Önemi

Planlama akılcı bir yönetim biçimidir. Örgütler planlama sayesinde ne yapacaklarını ve neler yapmak istediklerini önceden belirleme imkânını elde etmektedirler. Planlama bu günü ve geleceği önceden görme ve analiz etme aracıdır.

Planlama örgütlere, doğru kararları alma ve karşılaşılabilecek sorunlar karşısında, alternatifleri değerlendirme imkânı sunan, zaman kazandırıcı bir yönetsel uygulamadır.

Planlama gidilecek noktanın önceden kestirilmesini sağlar.

“Nereye gideceğinizi bilmiyorsanız, hiçbir yol sizi gideceğiniz yere götürmez” deyişi, planlamanın anlatıldığı hemen her yerde klasik olarak dile getirilen bir örnektir. Örgütler ne yapacaklarını önceden düşünmek imkânını ancak planlama etkinlikleri sayesinde bulabilirler. Yani, en önemli özelliği geleceğe yönelmek olan planlama etkinliğiyle yapılacak işin niçin, hangi koşullarda, nasıl yapılacağına ve o işi yapmak için nelere gerek duyulacağına önceden karar verilebilir. Bunun

sonucunda da varılması muhtemel yere ulaşılabilir ya da neden ulaşılamadığı ile ilgili değerlendirmelerin yapılmasına zemin hazırlanmış olur (Akyüz, 2001: 102).

Bir örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için geleceğini planlaması çok önemlidir (Torun, 2004: 42). Planlama zaman kaybını ve gereksiz işlemleri azaltır, talimatlar verir ve kontrolü kolaylaştırmak için standartları belirler. Planlama ile hedefler belirlendiğinden hedeflere nasıl ulaşılabileceği belirlendiği gibi, hedeflerin kontrolünü yapmak da mümkündür (Çoban, 1997: 80).

Planlama, en uygun strateji seçimi ve kaynakların bu strateji etrafında orta düzeyde dağılımını sağlar. İşgücünün, personelin malzeme, para ve yerin en etkili ve en ekonomik biçimde kullanılmasını sağlar. Gelecekteki ihtiyaçların önceden bilinmesi çözümlerin önceden bulunmasına yardımcı olur (Tortop, İşbir ve Aykaç, 1993: 51).

Etkili Bir Planlamanın Özellikleri

Planlama gelecekle ilgili bir kavramdır. Ancak gelecek için karar almaz tam tersine gelecekteki olaylar üzerine şu andaki kararlar ile ilgilidir. Bu yüzden planlama gelecekle ilgili olmasına rağmen geleceğin kararları şu anda alınır (Çoban, 1997: 81).

Plan bir nevi karar almadır. Ancak plan tek bir kararı değil birden çok kararı içinde barındırır. Karar almada en iyi kararı almak için, pek çok bilgi göz önünde bulundurulmalı ve seçenekler arasından en iyisinin seçilebilmesi sağlanmalıdır. Bu bakımdan plan hazırlanırken, iyi bir plan oluşturulması için, bazı temel ilkelerin göz önünde bulundurulması gerekir.

Planlamanın etkili ve başarılı olması için çeşitli faktörler ortaya konmuştur.

Üst yönetim tarafından planlar net bir şekilde düzenlenir ve diğer kademelerin de katılımı sağlanırsa planın başarı şansının artacağı ifade edilmektedir. Üst yönetim tarafından yapılan planlar yön göstericidir, diğer planlara rehberlik eder. Bu yüzden de planlamanın etkili olabilmesi için de bazı özellikleri olması gerekir. Bu özellikler özetle (Özdemir, 1999: 2-27);

 Üst yönetimin planlama etkinliğini desteklemesi ve planlamaya katılması gerekir.

 Plan iyi bir şekilde tanımlanmalı ve örgüt amaçlarına hizmet etmelidir.

Planlama değişik etkinlikler gösteren birimler arasında iyi bir iletişim ve eşgüdümleme sağlayabilmelidir.

 Planlama değişen şartlara uyum sağlayacak şekilde esnek olmalıdır.

 Örgütün üst kademesinin ve diğer kademelerin yaptığı planlar arasında uyum olmalıdır.

 Planlama gelecek açısından bir vizyon oluşturmalıdır.

 Planlamada alınan kararlar kişilere ve birimlere görev olarak verilebilmelidir.

 Planlar gerçekçi olmalıdır. Planlamada ortaya konulan amaçlar ile eldeki güç arasında denge olmalıdır.

 Planlama yapılırken alt kademelerin de katılımı sağlanmalıdır.

 Planlama yapılırken mevcut durum, gelişmeler ve olması muhtemel değişimler iyi belirlenmelidir.