Performans değerlendirme sistemi

Performans değerlendirme sistemi, şirket genel hedeflerinin bölümlere, birimlere, takımlara ve bireylere indirgenmesi yönündedir. Kurumun ulaşmak istediği stratejik hedeflerine erişememesi durumunda da bireylerin bağlı oldukları en küçük organizasyon ünitesinin (bölüm, birim, takım vb.) hedefini gerçekleştirmiş olmaları dikkate alınmaktadır. Kurgulanan bireysel performans sistemi, hedef gerçekleşme ve yetkinlik değerlendirme bölümlerinden oluşmaktadır (Bkz. Şekil 4.6).

Şekil 4.6: Performans değerlendirme sistemi.

Stratejik yönelimler doğrultusunda belirlenen stratejik amaçlara ulaşmak için aksiyonlar ve bu aksiyonların (alt hedefler) gerçekleşmeleri ölçmek için de performans kriterleri (göstergeleri) ve ölçüm dönemi (periyotları) belirlenmiştir. Hedeflerin gerçekleşmeleri aylık, 3 aylık, 6 aylık, yıllık veya yılda 2 kere şeklinde belirlenmiştir.

82

Şekil 4.7: Performans değerlendirme sistemi bileşenleri. 4.6.2.1 Performans değerlendirme sistemi hesaplama metodolojisi

Hedef Ölçüm Kriteri: Hedefler belirlenirken; SMART olmasına dikkat edilmeli, yani kesin, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve süreli hedefler belirlenmelidir. Sayısal hedefler için, azalan veya artan iyileşme yönüne bağlı olarak en fazla ve en az şeklinde değerler tanımlanırken, sözel hedefler için tamamlanma durumları dikkate alınmaktadır.

Hedeften Alınan Pay: Stratejik yönelimlere bağlı olarak bölüm bazında hedefler tanımlanmış olup, üst yönetimin görüşleri doğrultusunda her bir hedeften bölümlerin aldıkları paylar belirlenmiştir. Bir hedef birden fazla bölüme verilebildiği gibi, bölümlerin aynı hedeften aldıkları paylar da farklı olabilmektedir. Alınan payların toplamının %100 olması gerekmemektedir.

Önem Derecesi: Stratejik yönelimler kapsamında tanımlanan hedeflerin öncelik ve önem dereceleri 1 ile 3 arasındaki bir skala ile tanımlanmaktadır. Buna göre, 1: Az önemli, 2: Orta Derecede önemli ve 3: Kritik öneme sahip hedeflerin önceliklendirilmesinde kullanılmaktadır. Karlılığın ve pazar payının arttırılması gibi yüksek önceliğe sahip olan hedeflerin ağırlıkları (önem dereceleri) 3 iken, orta önem derecesine sahip hedefler 2, diğerlerine göre daha az önceliğe sahip olan hedefler ise 1 önem derecesine sahiptir.

Aksiyonların ağırlıkları bağlı bulundukları stratejik hedeflerin ağırlıklarına eşittir. Örneğin, orta önem derecesine sahip “Verimliliğin Arttırılması” stratejik hedefine bağlı olan “Genel gider/prim oranının %7'nin üzerine çıkmaması” ve “Birim başına verimlilik artırıcı öneri sayısı ve başarılı uygulamaların ödüllendirilmesi” hedeflerinin de ağırlıkları 2 olarak belirlenmiştir (Bkz. Çizelge 4.8).

83

Hedef Gerçekleştirme Kriteri: Kurumsal performans sisteminin kurum genelinde benimsenerek, katılımın arttırılması ve sistemin oturması için hedef gerçekleştirme oranı %90 olarak belirlenmiştir. Hedefin gerçekleşme oranının %90‟ın altında kalması durumunda kişi ve birimler başarısız olarak kabul edilir. Departmanların ve bireylerin alabilecekleri en yüksek puan 110‟dur (puanlar 110 üzerinden değerlendirilir). Bu puanın üzerindeki puanlar için performans puanı 110 olarak kabul edilir.

Performans Puan Hesabı: Gerçekleştirilmesi beklenen hedeflerin ağırlıkları da göz önünde bulundurularak, her birey ve birimin hedeflerine ilişkin gerçekleştirme puanları elde edilir. Hedef gerçekleştirme puanının %65‟i ile yetkinlik değerlendirme puanının %35‟i alınıp, toplanarak performans puanı elde edilir.

Hedef Performans Ağırlığı = (Gerçekleşen / Planlanan) * Departmanın Hedeften Aldığı Pay * Hedefin Ağırlığı

Hedef Gerçekleştirme Puanı = (∑ Hedef Performans Ağırlığı / ∑ (Hedeften Alınan Pay * Hedefin Ağırlığı)) * 100

Yetkinlik Puanı = Yetkinlik bazında önem derecesi * Değerlendirme Puanı

Performans Puanı = (Hedef Gerçekleştirme Puanı * 0,65) + (Yetkinlik Puanı * 0,35)

4.6.2.2 Hedef gerçekleşme bilgisinin takibinde izlenen metodoloji

Stratejik plan kapsamında belirlenerek, kurumun tüm birimlerine bildirilmiş olan hedefler ölçüm dönemlerinde birimden gelen geribildirimler ve talep edilen gerçekleşme durumları ve periodik raporlar dikkate alınarak aylık olarak hazırlanan kurumsal karne sonuçları tüm çalışanlarla paylaşılmaktadır.

Hedeflerden pay alan tüm birimler için Çizelge 4.9‟daki şablona yerleştirilen hedeflerden oluşan karne formatları oluşturulmuş olup, gerçekleşme değerleri ölçüm dönemlerine göre karnelere işlenmektedir. Stratejik hedeflere ulaşmak için konumlandırılan aksiyon ve projelerin gerçekleştirilmesi veya tamamlanması gibi sözel hedeflerin gerçekleştirilmesi durumunda gerçekleşen / planlanan değeri %100 olarak belirlenmektedir, aksi halde hedefin gerçekleştirilememesine dair geçerli bir nedenin sunulamaması durumunda ilgili hedeften puan alınamamaktadır. Maliyet, hasar/prim oranı, genel gider/prim oranı gibi en aza indirilmesi hedeflenen hedefler için planlanan değerlerin gerçekleşen değerlere oranına bakılırken, üretim artış oranı

84

ve pazar payı gibi maksimize edilmesi öngörülen hedeflerde ise gerçekleşen değerin planlanan değere oranı dikkate alınır.

Çizelge 4.8: Stratejik hedef önem dereceleri (2009 yılı).

Hedef Ağırlığı Stratejik Hedefler

3

• Teknik karlılığın artırılması

• Mali karlılığın arttırılması

• 2010 yılı sonuna kadar sektörde ilk 3'e girmek

• Bölge ve il bazında yaygınlığın artırılması, il bazında pazar payının artırılması

• Özel sigortacılık yazılım programının acente ve bölgeler dahil etkin olarak kullanılmaya başlamış olması

• Kurumsal karne uygulamasının hayata geçirilmesi

2

• Kar merkezli çalışma yapısının kurulması

• Müşteri odaklı yaklaşımın kurum bünyesinde yagınlaştırılması

• Kurumsal yapılanma doğrultusunda oluşturulmuş prosedür ve süreçlerin etkin uygulanması

• Verimliliğin arttırılması

• Pazarlama ve satış organizasyonunun etkinleştirilmesi ve acente sahipliğinin oluşturulması

• 2010 yılı sonuna kadar müşteri segmentasyonunun tamamlanması

• Memnuniyet anketinin gerçekleştirilmesi ve müşteri bağlılığının sağlanması

• Raporlama sisteminin standartlaştırılması ve yalınlaştırılması

1

• Çok branşlı uzmanlaşmanın sağlanması

• Yetkinlik değerlendirmesine bağlı olarak kişisel gelişim planlamasının yapılması

• Yetenek havuzunun oluşturulması

• İnsan kaynakları yönetim sistem uygulamalarının çalışan bazında sahipliğinin artırılması

• Veri portalı oluşturulması

• Çalışanların dahil olduğu sosyal projelerin gerçekleştirilmesi

Ölçüm dönemine bağlı olarak dikkate alınan hedeflerin gerçekleşen / planlanan değerleri hedeften alınan paylar ve hedef performans ağırlıklıkları ile çarpılarak ağırlıklandırılmaktadır. Örneğin, Hedef 1‟in ağırlığı 2, gerçekleşen / planlanan değeri %90, hedeften alınan pay %60, Hedef 2‟nin ise ağırlığı 3, gerçekleşen / planlanan değeri %85, hedeften alınan pay %80 olsun. Bu durumda;

85

Hedef 1 için Hedef Performans Ağırlığı = (%90 x %60) x 2 = 108 Hedef 2 için Hedef Performans Ağırlığı = (%85 x %80) x 3 = 204

Hedef Gerçekleştirme Puanı = (108 + 204) / (%60 x 2+ %80 x 3) = 312 / 360 = %86,67 olur.

Çizelge 4.9: Hedef gösterim şablonu. Stratejik Yönelim

No Stratejik Yönelim

Stratejik Hedef No Stratejik Hedef

Stratejik Hedef

Ağırlığı Alt Hedef/Faaliyet/Proje

Performans

Göstergesi Ölçüm Periyodu

Hedeften Alınan Pay

Diğer Departmanların Hedeften Aldıkları Paylar

Ölçüm Dönemi Planlanan Gerçekleşen Gerçekleşen /

Planlanan Sapma Nedeni

Mart Haziran Eylül Aralık

4.6.2.3 Performans ödül sistemi

Kurum stratejileri ile insan kaynakları, performans ve ödül sistemlerinin bağlantısı kurulmuş olup, 2009 yılı sonu itibariyle ödül sistemi uygulamaya alınmıştır.