Performans değerlendirme süreci işletmeler açısından son derece önemli bir süreçtir. Değerlendirme süreci işletme kültürüne uygun olarak düzenlenmeli ve konusunda uzman kişiler tarafından uygulanmalıdır. Sonuçlar hem çalışanlar, hem yöneticiler, hem de işletme açısından dikkatle değerlendirilmelidir.
Performans değerlendirme süreci yöneticilere, işletmenin amaçlarının, stratejilerinin, politikalarının ve planlarının doğru olarak hazırlanması, hazırlanan bu planlara ne kadar uyulduğunun izlenmesi yani performans değerlendirmesinin yapılması, ortaya çıkan sonuçlar sayesinde, cezalandırıcı olmayan ve özendirici bir şekilde yönetime ve çalışanlara aktarılması için destek veren bir süreçtir.81
80 Ebru Satır, “Örgütlerde Performans Değerlendirmesi ve Kamu İktisadi Teşebbüslerinde Bir Uygulama”, (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi), T.C. Gazi Üniversitesi, SBE, 2011, s.11.
81 Ahmet Dilsiz, “Kamu Yönetiminde Performans Değerlendirme ve 360 Derece Geri Bildirim Yöntemiyle Bir Uygulama”, (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi), T.C. Kırıkkale Üniversitesi, SBE, 2010, s.18.
49
Performans değerlendirme sürecini özet olarak aşağıdaki şekilde görmek mümkündür:82
Performans değerlendirme sürecini daha detaylı olarak incelemek gerekirse, değerlendirme süreci altı aşama halinde sıralanabilmektedir. Bu aşamaları aşağıdaki şekilde görmek mümkündür:83
82
Robert N. Lussier and John R. Hendon, Human Resource Management Functions, Applications, Skill
Development, Sage Publications, USA, 2012, p.286. 83
David A. Decenzo and Stephen P. Robbins, Human Resource Management, 7th Edition, John Wiley & Sons Inc., USA, 2002, p.272.
Şekil 1: Performans Değerlendirme Süreci
Şekil 2: Performans Değerlendirme Aşamaları
50
Değerlendirme neticesinde elde edilecek sonuçların, doğru ve güvenilir olması için yukarıda sıralanan aşamaların takip edilmesi gerekmektedir. Bu aşamaların detaylı olarak açıklaması aşağıdaki biçimdedir.
1. Çalışanlar ile Performans Standartlarının Belirlenmesi
Performans değerlendirme sürecinin ilk aşaması olan performans standartlarının belirlenmesi, personelin ölçülen performansının kıyaslanması için gerekli olan verileri sağlar. Belirlenen bu standartlar sayesinde personelin neye göre değerlendirileceği ve personelden neyin beklendiği belirlenmiş olur.84Belirlenecek olan standartlar işletmenin stratejik amaçları
ile uyum içinde olmalıdır. Performans standartları açık ve anlaşılır bir şekilde belirlenmelidir. Belirlenen bu standartlar, ölçüm sırasında her hangi bir şüpheye ya da çekinceye yer
vermemelidir. Değerlendirme sonrasında çalışana değerlendirme sonucu hakkında bilgi verilirken performans bu standartlar çerçevesinde kıyaslanmaktadır.85 Sürecin ikinci aşaması, işgören ve işverenin ölçülebilir hedefler belirlemesidir.
2. Karşılıklı Olarak Ölçülebilir Hedefler Belirlemek
Performans standartları bir kez belirlendikten sonra, çalışanlara bu standartlar hakkında bilgi verilmeli ve çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini bilmelidirler. Değerlendirme sırasında, işverenlerin kendilerinden ne beklediğini tahmin etmek çalışanların işinin bir parçası olmamalıdır. Pek çok işte performans standartları belirsizdir ve çalışanlar dâhil edilmeden hazırlanmıştır. Standartlar belirlenirken dikkat edilmesi gereken başlıca husus yöneticiler ve çalışanlar arasındaki iletişimdir. Eğer yöneticiler standartları tek başlarına belirleyerek çalışana bilgi vermezlerse, bu durumda aralarında bir iletişim olmayacaktır.86 Bu nedenle standartlar belirlenirken çalışanlar da süreci dâhil edilmelidir. Bu standartlardan hareketle de çalışanlara ölçülebilir hedefler belirlenmelidir.
3. Mevcut Performansın Ölçülmesi
Performans değerlendirme sürecinin üçüncü aşaması performansın ölçülmesidir. Ölçüm sayesinde mevcut performansın ne olduğu belirlenir. Yöneticiler performans hakkında bilgi alırlarken dört yaygın kaynaktan faydalanmaktadırlar. Bunlar, kişisel gözlemler, istatistikî raporlar, sözlü ve yazılı raporlardır. Her birinin güçlü ve zayıf yönleri olmasına rağmen,
84 Semih Altun, “Örgütlerde Performans Değerlendirme ve Polis Meslek Yüksek Okullarında Bir Uygulama”, (Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi), T.C. Beykent Üniversitesi, SBE, 2007, s.15.
85
Decenzo and Robbins, a.g.e., p.272. 86
Ibid, p.273.
51
hepsinin koordineli bir şekilde kullanılması sonucunda ortaya çıkacak olan bilgi çok daha güvenilir olacaktır. Performans değerlendirme sürecinde asıl önemli olan, nasıl ölçüldüğünden ziyade neyin ölçüldüğüdür. Yanlış seçilecek olan ölçüm kriteri, gayri ciddi ve fonksiyonel olmayan sonuçların meydana gelmesine neden olur. Ölçüm kriteri ve değerlendirmenin sonuçları organizasyonda ki çalışanların da pozisyonlarının doğru ya da yanlış belirlenmesine sebep olacaktır.87Yanlış yapılacak bir ölçüm neticesinde, başarılı ve yüksek performanslı bir
çalışanın terfi etmesi engellenebilmektedir. Bu nedenle kriterlerin doğru şekilde belirlenmesi ve ölçümün bu doğrultuda yapılması son derece önemlidir.
4. Ölçülen Performansla Standartların Karşılaştırılması
Değerlendirme sürecinin dördüncü aşaması performans standartları ile ölçülen performansın karşılaştırılmasıdır. Bu aşamada önceden belirlenmiş performans standartları dışında ortaya çıkan performans sonuçları belirlenir ve not alınır. Bu aşamada alınacak notlar beşinci aşamaya bir hazırlık niteliğindedir. Sonuçlar çalışanlarla beraber tartışılır.88 Çalışanın
gelişim ya da eğitim ihtiyacının olup olmadığı bu aşamada belirlenir. 5. Değerlendirme Sonuçları Hakkında Çalışana Bilgi Verilmesi
Performans değerlendirme sürecinin en zorlu aşaması, çalışanlara değerlendirme sonuçları hakkında bilgi verilen aşamadır. Sonuçlar, çalışanların kendilerine olan saygıları ve gelecekteki performansları için son derece önemlidir. Elbette değerlendirme neticesinde olumlu sonuçların çıkması hem değerlendiren hem de değerlendirilen açısından bu sıkıntılı sürecin çok daha kolay geçmesini sağlayacaktır. Sonuç iyi ya da kötü olsun, performans değerlendirme sonuçlarının çalışanlara aktarılması neticesinde, çalışanlarda duygusal bakımdan olumlu ya da olumsuz sonuçların meydana gelebileceği gözden kaçırılmamalıdır.89
Bu nedenle çalışanlarla sonuçlar hakkında konuşurken, kullanılacak konuşma şeklide sonucun algılanmasında etki edecektir. Daha sakin ve kibar bir şekilde yapılacak olan konuşma, eğer sonuç olumsuzsa etkisini bir nebze olsun azaltabilecektir. Bu süreç genel olarak geribildirimde bulunma diye de adlandırılmaktadır.
87 Ibid. 88 Ibid. 89 Ibid. 52
6. Eğer Gerekli ise, Düzeltici Faaliyetlerin Başlatılması
Performans değerlendirme sürecinin son aşaması ise gerekli görülmesi halinde uygulanacak olan düzeltici faaliyetlerdir. Değerlendirme neticesinde çalışanlarda ki eksikliklerin giderilmesi bu aşamada yapılmaktadır. Düzeltici faaliyetler iki şekilde sınıflanmaktadır. Bunlardan ilki, acil olarak ve belirtileri belli olan, diğeri ise, temel ve nedenleri derinlemesine araştırılacak olandır.90Belirtileri belli olan diye adlandırılan düzeltici
faaliyet, değerlendirme sonuçlarına göre çalışandaki eksikliğin belli olduğu durumlarda başvurulacak yöntemdir.
90 Ibid.
53
III. PERFORMANS DEĞERLEME KRİTERLERİ VE YÖNTEMLERİ