Alt Sigma projelerini gerçekletirmek için, ana organizasyon yapsnda, her biri Alt Sigma metodolojisinin bilgi birikimi ve uygulamas boyutlarnn farkl seviyede yeterliliine sahip sponsor, uzman kara kuak, kara kuak ve yeil kuak gibi isimlendirilen Alt Sigma uzmanlarndan oluan bir Alt Sigma organizasyonu oluturulmaldr. Bu yapda görev alan tüm Alt Sigma uzmanlar kendi rolünü benimsemeli ve bu ekilde Alt Sigma programnn uzun vadeli hedeflere doru ilerlemesini salayan projelerin sürekliliini salayacak ekilde üstten alta doru olan doal bir yaylm gerçekletirilmelidir (Torok, 2004: 46).
ekil 27: Alt Sigmada Roller
Alt Sigmay uygulayan organizasyonlarda; kuak sistemindeki kritik roller Alt Sigma metodolojisinin irketin tamamna yaylmasn salayacak deiim ajanlardr. Fakat organizasyon içinde eitim alanlar, Alt Sigma sorumlular olarak sadece bu kiiler deildir. Kendi süreçlerini bakasna kyasla en iyi bilen operatörler, ürün ve servisin kalitesine katkda bulunan asl kiiler olduklarndan, Alt Sigma ile tantrlmalar ve bu çalmalarn içerisinde yer almaldr (Coronado ve Antony, 2002: 92).
Alt Sigma’nn baars herkesin oynayaca rolün çok iyi belirlenmesine baldr. Bu denklemin insan gücü tarafdr. Örnein bir futbol takmnda görev yapan sucu çocuktan, takm kaptanna kadar herkesin açkça tanmlanm bir görevi vardr. Alt Sigma’nn uyguland organizasyonun yaps, uygulamann kapsam ve projelerin türüne bal olarak farkllk gösterebilir. Baz irketler genel kabul gören unvanlara sar, mavi vb. kuaklar eklerken, bazlar ise birkaç kuakla yetinmektedir. (www.procen.com, 18.10.2010). Alt Sigma organizasyonu içerisinde yer alan ekiplerin rolleri özetle Tablo 11’de gösterilmitir.
Tablo 11: Alt Sigma Organizasyonunda Roller ve Sorumluluklar
Sponsor Uzman Kara Kuak Kara Kuak Yeil Kuak
irketin Alt Sigma vizyonunu oluturmak Kara Kuaklarn eitimine ve sertifikalandrlmasna yardmc olmak Proje engellerini belirlemek Günlük ilerin yannda, Yeil Kuak fonksiyonlarn yerine getirmek Alt Sigma uygulama yolunu tanmlamak ampiyonlarla ibirlii kurmak Proje gerçekletirilmesinde ekipleri yönlendirmek ve yönetmek Kara Kuaklarn projelerine katlarak, sorumluluklarn yerine getirmek Stratejiyi uygulamak için eitim plan gelitirmek Örgütün birçok seviyesindeki personeline eitim vermek Liderlere gelimeleri rapor etmek Projelerin uygulanmasnda Alt Sigma metodlarn örenmek
projeleri belirlemek
yardmc olmak yardm talep etmek sonra da Alt Sigma metod ve araçlar örenimini sürdürmek statistiksel düünce sistemini gelitirmek Proje çalmalarnda Kara Kuaklar desteklemek Uygulamada kullanlacak en etkin araçlar belirlemek Kara Kuaklar denetlemek Gerekli olduunda teknik danmanlk verebilmek üzere proje incelemelerine katlmak
Kaynak: Harry ve Schroeder, 2000: 198.
Tablo 12’de Alt Sigma Organizasyon yapsndaki genel roller ve kuaklar bir bütün içerisinde gösterilmitir.
Tablo 12: Genel Roller ve Kuaklar
Genel Roller Kuak ya da Dier Ünvanlar
Liderlik Konseyi Kalite Konseyi, Alt Sigma Yönetim Komitesi,
Sponsor ampiyon, Süreç Sahibi
Uygulama Lideri Alt Sigma Müdürü, Kalite Lideri, Uzman Kara Kuak
Rehber Uzman Kara Kuak ya da Kara Kuak
Ekip Lideri Kara Kuak ya da Yeil Kuak
Ekip Üyesi Ekip Üyesi ya da Yeil Kuak
Süreç Sahibi Sponsor ya da ampiyon
1.5.1. Liderlik Konseyi
Liderlik Konseyi, iletmedeki üst düzey yöneticilerden oluan bir forum eklindedir. Konsey Alt Sigma uygulama planlarn yapar ve uygular. Liderlik Alt Sigma giriimini sahiplenmeli, finanse etmeli, açklk tutarllk, ballkla yönetmeli ve deiime önderlik etmelidir (Gürsakal, 2005:131). Bu nedenle büyük çapl iletmelerde bir liderlik konseyinin (Yürütme Komitesi) oluturulmas yararl olacaktr. Bu konseyin balca görevleri aadaki gibidir (Ba, 2005: 25),
x Alt Sigma uygulamalarnn kapsamn belirlemek,
x Alt Sigma organizasyonunu ve bu organizasyonda yer alan kiilerin yetki, sorumluluk ve görevlerini belirlemek,
x Alt Sigma uygulamalarnn kapsamn deien ihtiyaçlara ve iletmenin Alt Sigma konusunda ulat olgunluk düzeyine göre geniletmek ve organizasyon yapsnda buna uygun düzenlemeler yapmak,
x Alt Sigma projeleri için gerekli kaynaklar salamak, proje takmlarnn karlatklar büyük problemleri çözümlemek,
x Alt Sigma projelerini takip etmek ve gerektii durumlarda müdahalelerde bulunmak,
x Elde edilen olumlu sonuçlar ve iyi uygulamalarn tüm irkette yaygnlamasn salamak eklinde özetlenebilir.
1.5.2. Yönetim Temsilcisi
Alt Sigmada projeler üst yönetimden etkili bir lider tarafndan yönetilmedii sürece baarszlk ans yüksektir. Bu nedenle kurulan bu unvan, üst yönetim adna konsey toplantlarn beklemeden karar verebilmekte ve ileyii hzlandrmaktadr. Yönetim Temsilcisinin balca görevleri aadaki gibidir (http://isletmemuhendisi. blogspot.com, 20.10.2010),
x Gerektiinde Alt Sigma konusunda yardm almak ve istendiinde yardm etmek,
x Proje seçiminde sponsora yardmc olmak, proje ve proje takmlarn onamak, x Takmlarn ihtiyaçlarn deerlendirip, yetkisi dâhilinde olanlar temin etmek, x Sponsora destek olup, proje sonuçlarn üst kalite konseyine raporlamak
eklinde özetlenebilir.
1.5.3. Sponsor
Sponsorlar, Alt Sigma uygulanacak projelere kaynak bulurlar, aksaklklar çözümleyerek, projelerin baarya ulamasn engelleyen unsurlar ortadan kaldrrlar. Çalmalara ve projelere stratejik yön verip deiikliklerin, gelimelerin veya sonuçlarn uygulandndan emin olurlar. Tüm belgeler ve ekip çalmalar tamamlandnda, resmi olarak duyururlar ve üst yönetime sunu talebini iletirler. Sponsorlar, iletme liderlerine dorudan bal olan kiilerden oluur. Sponsorlar, iletmede ihtiyaç duyulan teknik ve idari ilerle ilgili gelime hedeflerini lidere yanstmaldrlar. Zamanlarnn tümünü bu ie ayrmalar gerekmemekle birlikte, projelerin baarya ulamas için gereken zaman bu ise ayrmalar beklenir (Wilson, 1999:266).
Sponsor aktif bir ekip eleman deildir ve ekibin etkinliklerinde aktif rol almazlar. Organizasyonun farkl düzeylerindeki yöneticilerdir ve projeleri tanmlarlar. Fonksiyonlar arasnda, bilgi alarak ekibin geliimini izlemek ve üst yönetimin ekip elemanlarnn baars için destek olmalarn salamaktr. Sponsor projeler için stratejik yön salar ve çözümlerin uygulanmasn garantiler. Sponsor, Liderlik Konseyine kar projenin baarsndan sorumlu olan kiidir. Ancak, ekibe bir çözümü dikte etmekten kaçnr (Gürsakal, 2005: 131).
Sponsor’un veya tarafndan görevlendirilen Proje Sahibi’nin ana sorumluluklar balklar halinde aadaki gibidir (Byrne ve Norris, 2005: 14),
x Alt Sigma vizyonunu oluturmak, kaynaklar belirlemek ve yaylm plann onaylamak,
x Alt Sigma uygulamasnn beklentilerini ve makro hedeflerini oluturmak, x Alt Sigma yaylmnn firmann vizyonuna uygun olarak ve tüm kademeleri
kapsayacak ekilde uygulanmasn desteklemek ve yönetmek,
x Alt Sigma vizyonuna ve hedeflerine ilikin sürekli bir iletiim salamak, x Alt Sigma’nn planlanan programn etkileyebilecek tüm hususlarda
karlaabilecek problem, endie ve çelikileri gidermek,
x Alt Sigma katlmclar için ödüllendirme ve terfi programn onaylamak ve/veya oluturmak,
x Alt Sigma uygulamalarnn gidiatn, durumunu ve problemleri deerlendirmek için periyodik gözden geçirme toplantlar yapmak,
x Kara Kuak ve Yeil Kuak proje gözden geçirme toplantlarna katlmak, x Alt Sigma uygulamasnn baaryla gerçekleebilmesi için stratejik karar
noktalarndaki yöneticilerin programa inançlarn ve taahhütlerini salamak, x Alt Sigma’y “Çalma Kültürü” haline dönütürme ve hedeflenen sonuçlara
ulamada ampiyona rehberlik etmek, desteklemek,
x Projelerin müteri ihtiyaçlarna ve firma hedeflerine entegrasyonunu salamak,
1.5.4. Uzman Kara Kuak
Uzman Kara Kuak, Alt Sigma ekibi için tekniksel olarak bir kaynaktr. Uzman Kara Kuakn sahip olduu özellikler aadaki gibidir (Pries, 2006: 15),
x statistiksel uzmandr,
x Kara Kuaklarn antrenörüdür, x Büyük ölçekli projelerin uzmandr.
Alt Sigma projeleri oldukça zaman ve emek gerektiren projelerdir. Günlük ak düzenlemek ve rehberlik etmek için görevlendirilen kiiler Uzman Kara Kuaklardr. Bunlarn görevleri aadaki gibidir (Karagöz, 2006: 16),
x yiletirme takmlarna bata istatistik yöntemlerin seçimi ve kullanm olmak üzere her konuda teknik destek salamak,
x Sponsorlara, projelerin tamamlanma sürelerinin belirlenmesinde yardmc olmak,
x yiletirme projelerinden elde edilen sonuçlar yönetim temsilcisi için bir araya getirmek ve özetlemek,
x Alt Sigma konusunda eitim vermek,
x Çalanlar bilgilendirmek suretiyle Alt Sigma’nn organizasyon çapnda benimsenmesine katk salamak, eklinde özetlenebilir.
1.5.5. Kara Kuak
yiletirme Takmnn lideridir. yiletirme projelerinin seçimi, yürütülmesi ve elde edilecek sonuçlardan birinci derecede sorumludur. Kara Kuak görevini yürüten kii asli görevini proje tamamlanncaya kadar bir bakasna devreder. Proje bitiminde ise ayn göreve devam edebilecei gibi daha üst bir göreve terfi edebilir. Kara Kuaklar, Alt Sigma araçlarn etkin bir ekilde kullanarak, iletme sorunlarna hzl ve kalc çözümler getirebilecek yeterlilikte olmaldrlar (Kansoy ve Dirgar, 2008:21). Kara Kuaklarn balca görevleri aadaki gibidir (Patr, 2008: 75),
x yiletirme projesini belirleyerek Sponsora teklif etmek,
x yiletirme projelerinin konu ve kapsam deiliklerini Sponsora teklif etmek, x Takm üyelerini belirlemek ya da belirlenmesinde Sponsora yardmc olmak, x Takm üyeleri arasnda i/görev dalmn yapmak,
x yiletirme projesini yönetmek ve projenin zamannda tamamlanmasn salamak,
x Bilgi ve kaynak ihtiyaçlarn belirlemek ve bu talepleri Sponsora bildirmek, x Takm üyelerine Alt Sigma araçlarn kullanm ve proje görevlerinin yerine
getirilmesi srasnda teknik destek salamak, eklinde özetlenebilir.
Kara Kuak adaylar deiik disiplinlerden gelebilir ve formel bir istatistik veya mühendislik eitimi alm olmas zorunlu deildir. Bununla birlikte, nispeten ksa dönemde geni bir teknik araç grubunda uzmanlamas beklendiinden, teknik
lider adaylar muhtemelen yüksekokul düzeyinde bir matematik bilgisine ve basit kantitatif analiz yeteneine sahip olacaktr. statistiksel metotlarda yüksek okul düzeyinde eitim alma bir ön art olmaldr. Baarl adaylar bir veya daha fazla ilem sisteminden, elektronik çizelgeden, veri taban yöneticisinden ve sunum programndan anlamaldr. Eitimlerinin bir parças olarak, Siyah Kuaklar bir veya daha fazla istatistiksel analiz yazlm program paketleri kullanmnda yeterli olmak zorundadr (Pyzdek, 2000: 22).
Kara Kuak adaynn, Alt Sigma metodolojisinin, istatistiksel tekniklerin, temel finansal tekniklerin, yönetimsel deiimin, risk deerlendirmesinin, proje yönetiminin kiisel olarak eitimini alm olmas ve Kara Kuak projelerini yönetebilme deneyimi olmaldr. Tam zamanl bir çalma durumu vardr (Munro ve dierleri, 2007: 82).
Tablo 13: Kara Kuak Seçimi
GEREKL ÖZELLK PUAN
Süreç ve ürün bilgisi Temel istatistik bilgisi
Sahip olduu organizasyon bilgisi letiim yetenei
Kendine güveni ve motivasyonu Açk görülülüü
Yeni bir konu örenirken, gösterdii isteklilik Deiime olan arzusu
Takm oyunculuu Saygl ve itibarl
Bu zamana kadarki performans
TOPLAM
Puanlama: 5 = Mükemmel, 4 = Ortalama üstünde, 3 = Ortalama, 2 = Ortalamann altnda, 1 = Kabul edilemez.
Kara Kuak olmak isteyen bir kiinin, Tablo 13’te belirlenen özelliklere sahip olmas gereklidir. Adaylara 1 ile 5 arasnda puan verilir ve en az 38 puan alan aday Kara Kuak seçilebilir (Brue ve Launsby, 2003: 90).
Ayrca Kara Kuak adaylarnn sahip olmalar gereken özellikleri aadaki gibidir (Pyzdek, 2003: 47),
x Eitim Üniversite Mezunu (minimum).
x Deneyimi En azndan 3 yllk i veya yönetim deneyimine sahip olmaldr. Ayrca Alt Sigma takmnn bir üyesi veya lideri olarak çalm olmaldr.
x Teknik Yeterlilik Proje yönetim deneyimine mutlaka sahip olmaldr. Süreç yönetiminin temel ilkelerini bilmelidir. Temel cebir yeteneine sahip olmaldr.
x Bilgisayar Bilgisi MS Office Yazlm Paketini kullana bilmelidir. x letiim Mükemmel bir ekilde konuarak ve yazarak iletiim
kurabilme yeteneine sahip olmaldr.
x Takm Yetkinlikleri Toplant yürütme, küçük gruplara yardmc olma, çelimeleri baarl ekilde çözme, insanlara akl hocal yapma ve onlar motive etme yeterliliine sahip olmaldr.
1.5.6. Yeil Kuak
Yeil Kuak, iyiletirme takm üyelerine verilen addr. yiletirme faaliyetlerini bizzat yürüten icrac personelden oluur. Takm Üyeleri Alt Sigma projesindeki ihtiyaca göre çalmalara destekvermek üzere takma alnm kiilerdir. Projede tam-zamanl çalmak durumunda deillerdir, sadece sorumlu olduu i paketini tamamlamakla yükümlüdürler. Sürecin iyiletirilmesi için gerekli ve sorumluluklar altndaki konularda yeteri kadar bilgi vedeneyim sahibidirler. Takm Üyeleri genellikleYeil Kuak (Green Belt) sertifikasna sahiptirler. Yeil Kuaklar,
kendi konularnda küçük ölçekli bir projeye uygulama yetkinlii kazanm kiilerdir (Genç, 2009: 32).
Yeil kuaklar, DMAIC in problem çözme süreci içinde eitimlerini alrlar fakat bu eitimleri, Kara Kuaklarn aldklar eitimden daha azdr. Birçok Yeil Kuan eitim program 1 ya da 2 hafta sürmektedir. Yeil Kuaklar eitimlerden sonra part-time problem çözücüler durumuna gelirler. Kara Kuaklarn aksine, Yeil Kuaklar projeden sonra önceki i ve sorumluluklarn sürdürürler. Sponsor, Yeil Kuaklardan problem çözme takmna bazen liderlik etmesini ve örendii Alt Sigma tekniklerini yapt ite kullanmasn ister (Sleeper, 2006: 10).
Yeil Kuak, Siyah Kuaklara proje gerçekletirirken ihtiyaç duyduklar destei salamaktadr. Yeil Kuaklar içi arlara benzetilmektedir. Onlar çok iyi eitildiklerinden, organizasyon içindeki herkes ayn dili konumakta ve benzer hedeflere ulamak için çalmaktadrlar (Chowdhury, 2001: 11).
KNC BÖLÜM
ALTI SGMA UYGULAMASINDA PROJE SEÇM YÖNTEMLER
Alt Sigma ve dier süreç iyiletirme giriimlerinde rol alm kiiler arasnda bir ortak görü vardr. Herkes, proje seçimini Alt Sigmann balangç aamasnn en yaamsal, buna karn çounlukla yanl uygulanan adm olarak tanmlamtr. Doru seçilmi ve iyi tanmlanm projeler, daha iyi ve daha hzl sonuç almay salar. Bunun tersi olan, kötü seçilmi ve gerektii gibi tanmlanmam iyiletirme projeleri gecikmeli sonuçlar ve honutsuzluk meydana getirir (Pande, Neuman, Cavanagh, 2003: 171).
2.1. PROJE KAVRAMI
Proje, belirli bir iin tamamlanabilmesi için yaplmas gereken ilikili aktiviteler kombinasyonu olarak tanmlanr. Aktiviteler, mantksal bir sra içinde birbiriyle ilikilidir. Aktivitelerin bazlar, ayn zamanda gerçekletirilebilir; bunlar paralel aktivitelerdir. Baz aktivitelerin ise biri tamamlanmadan dierine balanamaz; bu tip aktivietelere seri aktiviteler ad verilir (Gümüolu ve Tütek, 2008: 311).
Baka bir tanmda ise proje, belli bir amaca ulamak için, uygun kaynaklar kullanarak, belirli süre ve maliyet snrlar içinde tamamlanmas gereken faaliyetler dizisidir (Monks, 1996: 352). Bir projenin temel özellikleri özetle aadaki gibidir (Taha, 1976: 354),
x Her proje sonludur; proje bir hedefin belirlenip açkça tanmlanmasyla balar. Hedef, yeni bir ürün gelitirmek, bir iletmenin yeniden organizasyonunu yaparak modernize etmek gibi çeitli ekillerde açklanabilir. Hedefin gerçekletirilmesiyle proje tamamlanm olur.
x Proje özgürdür; bir projenin özgürlüü, o projenin daha önce yaplmam olmas ya da daha önce yaplm olsa bile ayn koullarn bire bir oluturulmasnn olanaksz olmas gerektiidir.
x Proje tekrar edilebilir; bir proje gerek uygulama aamasnda gerekse uygulamaya balamadan önce projenin dahilin de ve haricindeki etkenlerin gerektirdii dorultuda yeniden yaplanmaya, yeniden düzenlenmeye uygun esnek bir oluumdur.
x Proje faaliyetler bütünüdür; proje önceden belirlenmi çok sayda faaliyetin yaplmasyla gerçekleir. Faaliyetler projenin yaptalardr.
x Proje karmaktr; faaliyetler arasnda mantksal ilikiler mevcuttur. Bu ilikiler projenin balangc ile sonu arasndaki ak yapsn oluturur.
Yukarda sözü edilen özelliklerden baka bir projenin, yönetim açsndan da baz ortak özellikleri mevcuttur. Her proje için geçerli olan bu özellikler aadaki gibi özetlene bilir (Barutçugil, 1984: 121),
x Projeler belli bir bütçe ile belli bir zaman içinde istenen amaca ulamay hedeflediklerinden, önemli kaynaklarn kullanmn gerektirirler ve örgütsel yaplar deitirirler,
x Proje ilerledikçe, özelliklerinde bir takm deiiklikler görülebilir. Her aamada kaynaklarn harcama hz deiebilir. Projeye katkda bulunan insanlar, örgütler ve gereksinim duyulan bilgi ve becerilerin nitelii her aamada farkllar. Bu nedenle örgütlerin, bu farkllamaya uygun olarak ve esnek bir yapda oluturulmalar gerekmektedir,
x Projenin biti noktalarna doru maliyet, zaman ve teknik koullarla ilgili belirsizlikler giderek azalr, proje tamamlandnda ise bu belirsizlikler tamamen ortadan kalkar. Her faktördeki belirsizlik, bir birine bal aamalarn tamamlanmasyla giderek kaybolur,
x Proje hzlandrma faaliyetlerinin maliyeti, sonuca yaklatkça daha çok artmaktadr. Kaybedilen zamann kazanlmas aamalarda ilerleme kaydedildikçe daha pahalya mal olmaktadr. Projedeki aamalar birbirine bal olduundan, proje yöneticilerinin balangç kararlarnda oldukça dikkatli davranmalar gerekmektedir.