Operasyon Destek Sistemleri

Seyahat acentaları turistlere sunduğu ulaştırma, konaklama, gezi, spor ve eğlence, vize takip, araç kiralama gibi günlük rutin faaliyetleri ile ilgili verilerin elde edilmesi, değerlen- dirilmesi, hesaplanması, sınıflandırılması, kontrol edilmesi ve istenildiği zaman ulaşılabil- mesi için operasyon destek sistemlerinden yararlanır. En düşük seviyedeki enformasyon sistemleri (Çizel, 2005, s. 55) olarak kabul edilen bu sistemler iş faaliyetlerini kolaylaş- tırırken, yönetim enformasyon sistemleri ve karar destek sistemleri için temel oluştururlar. Piyasada seyahat acetası yazılımlarının hepsi temelde seyahat acentalığı için yazılmış olsa da, acentanın örgüt yapısına, temel anlamda yaptığı işe, getirdiği yolcu sayısına, bazen çalıştığı pazara göre yazılımlar farklılıklar gösterebilmektedir. Öğüt ve arkadaşlarına (2003) göre seyahat işletmeleri enformasyon sistemlerinde “Incoming”, “Outgoing ve Ingoing”, “Günlük turlar“, “Biletleme”, “Muhasebe” modüllerine yer verilmektedir. Bu modüllerden kontrat, rezervasyon, günlük tur ve operasyon işlemlerini içerenler ön ofis

bilgi sistemleri, fatura, ön muhasebe ve muhasebe işlemlerini içerenler de muhasebe (back ofis) sistemleri olarak iki farklı paket halinde acentaların kullanımına sunulmuşlardır. Newage programı gibi yeni geliştirilen yazılımlarda ise tüm modüller tek paket program olarak satılmaktadır.

Sektörde kullanılan operasyon destek sistemleri, işletmenin amaçlarına ve yönetici- lerin isteğine, organizasyon yapılarına, büyüklüklerine, yönetim, finans ve pazar özellik- lerine, getirdikleri yolcu sayısına, operasyon gücüne göre değişik modüllerden oluşmak- tadır. Programların hepsinin seyahat acentacılığı fonksiyonlarını yerine getirmek için aşağı yukarı aynı modüllerden oluştuğu ve her bir modülün aslında seyahat acentasında bir departmanı oluşturduğu ya da seyahat acentası örgüt yapısında bulunan departmanların görevlerine göre modüllere bölündüğü görülmektedir.

Her modül, kendi alanı ile ilgili bilgi girişi ve işlemlerin yapılmasını sağlamakla birlikte yazılımlar, seyahat acentelerinin ihtiyaç duyabileceği tüm işlemleri entegre olarak aynı program çatısı altında barındırmaktadır. Bunun sonucunda bir bölümden diğer bölümlerdeki bilgilere ulaşılabilmekte ve sonuçta acentelerin vermiş olduğu rezervasyon, günlük tur rezervasyonu, operasyon, faturalama gibi farklı servisler arasında koordinasyon sağlanmaktadır (Akgün, 2011).

Acenta yazılımlarında aynı süreçlerin takibi ile sistemler kullanılır ve Şekil 1.5‘de görüldüğü gibi ilk önce seyahat acentasının çalıştığı tüm işletmeler ve sattığı tüm ürün ve Şekil 1.4 Seyahat Acentalarında Paket Programların Kullanımı

Fiyat ve Kontratlar Otel Rezervasyonu Tur Rezervasyonu Operasyon Fatura Muhasebe

hizmetler sisteme tanıtılır. Bundan sonra işletmelerle yapılan kontratlar ya da verilen hizmetlere ait fiyatlar sisteme girilir. Tanımlama ve fiyatlandırmanın ardından bu ürünlere ait işlemlerin kaydı yapılır. Đşlemler genellikle rezervasyon girişi, bilet girişi, uçuş ve araç operasyon bilgilerinin girişi, fatura girme, faturaların muhasebeleştirilmesi işleri ile acentanın faaliyetleri kayıt altına alınır. Son aşama ise girilen tüm kayıtlara ait liste ve raporların alınmasıdır.

Seyahat acentaları üretici ile alıcı arasında aracılık yapan işletmelerdir. Aracılık işlemini yaparken de satıcı /üretici firmalarla sözleşmeler imzalarlar. Bu sözleşmelerde ürünün satış fiyatı ve satış şekilleri ayrıntılı şekilde yer alır. Acenta yazılımları da sözleşme koşullarını sistemlerine işleyerek istenen bir ürünün fiyatına, özelliklerine anında ve doğru olarak ulaşılmasını sağlarlar. Alınan rezervasyonlarda ve rezervasyon içindeki operasyon ve tur kayıtlarında sisteme girilen fiyatlar kullanılarak otel ve diğer tedarikçilerle hesaplaşma işleminde farklılıklar ortadan kaldırılmış olur. Kontratların internetten bir web server üzerinden son kullanıcılara ve tur operatörlerine ulaştırılması seyahat acentasının daha çok satış yapmasını sağlayacaktır.

Şekil 1.5 Acenta ODS’lerinde Đşlem Süreci

Otele Geliş, Dönüş, Tur ve Transfer Listeleri Kontratlar, Alış, Satış, Tur ve Transfer Fiyatları Otel, Tur, Ürün Rezervasyon u Uçuş ve Araç Operasyonu Otel, Tur, Uçuş,

Operatör, Kullanıcı, Rehber

Şekil 1.7’dan da görüldüğü gibi rezervasyon modülü sistemin belkemiğini oluştur- maktadır. Rezervasyonda girilen müşteri bilgileri, uçuş ve transfer bilgileri, tur bilgileri anında diğer modüllere aktarılmaktadır. Burada yapılan girişlerin hatasız olması çok önemlidir, çünkü hatalı bir giriş operasyon, fatura ve tur kayıtlarında kullanıcının karşısına tekrar gelir. Burada girilen bilgilere göre transfer ve fatura bilgileri oluşturulmaktadır (Akgün, 2011).

Şekil 1.6 Fiyat ve Kontratlar Modülü

Satış Fiyatları Transfer Satış Fiyatları Kontenjan Tur Hizmetleri Tur Operatörü Yazılımları Otel Yazılımları Kontenjan Aksiyonlar Aksiyonlar Müşteri Web Server Tedarikçiler Transfer Bilgileri Satın Alınan Turlar Müşteri Bilgileri Geliş, Dönüş Transferleri Tur Bilgileri Uçuş Bilgileri Otel ve Konaklama Bilgileri Otel Fatura İşlemleri Tur Operatörü

Münferit rezervasyon, grup rezervasyon, ürün ve Anadolu turları rezervasyonları, eğer acenta sadece transfer yapıyorsa girişleri rezervasyon modülünden yapılmaktadır. Yapılan bir rezervasyon için otelden konfirme almak koşulu vardır. Rezervasyon modülünden müşterinin satın aldığı tüm turistik ürünlerin rezervesi yapılır.

Şekil 1.7’da görüldüğü gibi rezervasyon tur operatörü, otel ve tedarikçilerle bağ kurarken, girilen kayıtlar, operasyon, fatura ve bazen de tur kayıtları için temel teşkil etmektedir. Özellikle operasyon ve fatura kayıtlarının temeli rezervasyona girilen kayıt- lardan oluşturulur.

Turlar özellikle incoming iş yapan seyahat acentalarının en vazgeçilmez gelir kaynak- larından birisidir. Günlük tur kayıtları tur paketleri içindeki günlük turlardan aktarılan kayıtlar ile otel rehberlerinin otellerde misafirlere sattığı günlük tur bilet kayıtlarından elde edilir. Günlük tur kayıtlarında, günlük tur çıkış günleri, tura çıkacak misafir ve konakla- dıkları otel bilgileri, tur esnasında alacakları hizmet ve ekstralara ait veriler bulunmaktadır. Rezervasyonda girilen müşteri ve transfer bilgilerine göre operasyon bölümünde yolcuların geliş ve dönüş transferleri için araç, rehber, transferman bilgilerinin girişi yapılır. Burada atanan araçların transfer esnasındaki masrafları ve şoför ve rehber maliyet- leri girilerek transfer maliyetleri çıkartılabilir.

Konaklama, transfer, günlük tur gibi gelir getiren her acenta faaliyeti için fatura girişi yapılır. Konaklama faturaları için otelden gelen faturanın yanında sisteme aynı misafirler için konaklama ve diğer giderler için tur operatörüne fatura girişleri yapılır. Günlük tur ve operasyonlar esnasında seyahat acentasının hizmet ve ürün satın aldığı işletmelerden gelen fatura kayıtları modül aracılığıyla takip edilir.

Girilen fatura ve makbuz kayıtları son olarak muhasebe modülünde ele alınır. Piyasada kullanılan bazı programlar içinde muhasebe modülü bulunmamaktadır. Bu programlar piyasada satılan muhasebe programlarına entegre çalışarak kullanıcının acenta programında girdiği bir fatura için muhasebe programında tekrar kayıt girmesinin önüne geçilmektedir. Girilen tüm fatura ve makbuzların mahsup işlemleri programlar tarafından otomatik olarak yapılmaktadır. Dolayısıyla faturalar için tekrar muhasebe fişi girmeye gerek kalmamaktadır. Günlük mahsuplar ve yapılan tahsilatlar için tahsil fişi ve yapılan ödemeler için tediye fişi girişleri muhasebe modülünde yapılır. Muhasebe modülü kullanıcı ve yöneticiler için bilanço, mizan, günlük ve büyük defter için raporları otomatik olarak oluşturur.