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Nos pontos anteriores foram apresentadas as necessidades e os instrumentos existentes na unidade operacional aquando da realização da monitorização do desempenho.

Na tabela 3 é apresentada a hipótese de trabalho, ou seja, o desenvolvimento de um instrumento de gestão que, tendo em conta os instrumentos existentes e as necessidades identificadas, permita resolver os problemas e as dificuldades encontradas na gestão diária da unidade operacional – optou-se pelo Dashboard - dos instrumentos apresentados no capítulo II (ponto 2.5), é aquele que melhor se ajusta às necessidades de controlo da unidade operacional. O desenvolvimento deste instrumento não invalida a utilização dos instrumentos existentes na organização. De referir que alguns dos indicadores possuem um nível de monitorização satisfatórios, não sendo necessário, para já, qualquer alteração (Tabela 2). Este instrumento será ainda utilizado para aprofundar os níveis de monitorização e intensificar a sua periodicidade.

Fonte: Elaboração própria

Indicadores / Instrumentos

Existentes Necessidade Existente

Hipótese de

trabalho Necessidade Existente

Hipótese de

trabalho Necessidade Existente

Hipótese de trabalho

Recolha da informação Local Central Local Local Central Local Central Central Local

Tratamento da informação Local Central Local Local Central Local Central Central Local

Periodicidade Diária a) Mensal b) Diária Diária Mensal b) Diária Mensal Mensal b) Diária

Suporte Ficheiros excel/ Representação gráfica Ficheiros excel Ficheiros excel/ Representação gráfica Ficheiros excel/ Representação gráfica Ficheiros excel Ficheiros excel/ Representação gráfica

Ficheiros excel Ficheiros excel

Ficheiros excel/ Representação

gráfica Comunicação Intranet/NAVE E-mail c) Intranet/NAVE Intranet/NAVE E-mail c) Intranet/NAVE Intranet/NAVE E-mail c) Intranet/NAVE

SNC SNC SNC SNC SNC SNC SNC SNC SNC

GSC GSC GSC GSC GSC GSC GSC GSC GSC

RSC RSC RSC RSC RSC RSC RSC RSC RSC

Loja Loja Loja Loja Loja Loja Loja Loja Loja

TCN TCN TCN TCN TCN TCN TCN

Periodicidade da análise Diária Mensal Diária Diária Mensal Diária Mensal Mensal Diária

Níveis de monitorização

Indicadores / Instrumentos

Existentes Necessidade Existente

Hipótese de

trabalho Necessidade Existente

Hipotese de

trabalho Necessidade Existente

Hipotese de trabalho

Recolha da informação Local Central Local Local Central/local Local Local Central Local

Tratamento da informação Local Central Local Local Central/local Local Local Central Local

Periodicidade Diária Mensal/

Quinzenal Diária Diária

Mensal/ semanal/

diário Tempo real Tempo real d) Semanal c) Tempo real

Suporte NAVE SIAC

Ficheiros excel/ Representação

gráfica

Nave Ficheiros excel/ _NAVE Nave

Ficheiros excel/ Representação gráfica Ficheiros excel Ficheiros excel/ Representação gráfica

Comunicação NAVE E-mail c) Intranet/NAVE Intranet/NAVE E-mail/NAVE c) Intranet/NAVE Intranet/NAVE E-mail c) Intranet/ NAVE

SNC SNC SNC SNC SNC SNC SNC SNC SNC

GSC GSC GSC GSC GSC GSC GSC GSC GSC

RSC RSC RSC RSC RSC RSC RSC RSC RSC

Loja Loja Loja Loja Loja Loja Loja Loja Loja

TCN TCN TCN TCN TCN

Periodicidade da análise Diária Quinzenal/ _mensal Diária Diária Diário / semanal / _mensal Diária Diário Semanal Diário Gestão de campanhas

Níveis de monitorização

Reclamações Tempo médio de espera

a) O apuramento da receita só pode ser efetuado ao final do dia, quando o trabalhador confirma o modelo (dia de atividade). b) Desfasamento temporal entre a ocorrência e a divulgação (por exemplo: em abril é analisada a informação de março) c) A informação enviada via e-mail ou disponível apenas no sistema do gestor, só é acedida pelo gestor local;

d) Sempre que se efetua uma venda dos produtos em campanha esta informação fica disponível de imediato a nível central; Fonte: Elaboração própria

Como referido anteriormente, o responsável da loja depara-se diariamente com diversos problemas e dificuldades, associados a vários aspetos, tais como:

 definição e comunicação dos objetivos individuais e da unidade operacional;

 monitorização dos resultados, individuais e da unidade operacional, de uma forma rápida e prática;

 verificação do contributo individual nos resultados totais da unidade operacional;  visualização eficiente e dinâmica dos resultados;

 registo dos desempenhos - por trabalhador e do conjunto da unidade operacional;  responsabilização pelos resultados obtidos;

 motivação do trabalho em equipa.

Atendendo a esta situação, identifica-se a necessidade de a loja poder dispor de um instrumento que permita eliminar as dificuldades existentes, possibilitando a monitorização, quer da unidade operacional, quer do desempenho dos trabalhadores, de forma a solucionar os problemas acima listados. Esta monitorização deverá ocorrer, preferencialmente, em tempo real, utilizando o mínimo de recursos, não carecendo da intervenção diária dos trabalhadores para obtenção da informação, nem do gestor para tratamento dessa mesma informação, libertando-os para tarefas como a definição de ações para correção de eventuais desvios.

Considerando a informação disponível, oriunda do NAVE, e o seu formato, pretende-se a criação de um instrumento, baseado numa aplicação informática, idealmente que permita a ligação ao sistema NAVE, e que conjuntamente possam disponibilizar informação crucial, que possibilite que todos os trabalhadores conheçam os seus objetivos e, preferencialmente em tempo real, possam visualizar o seu desempenho, comparando-o com os objetivos definidos73.

No desenvolvimento deste instrumento há que ter em consideração o plano de redução e controlo de custos74, bem como os vários departamentos envolvidos.

73 _{Conforme Figura 26 – Esquema representativo do funcionamento do sistema de controlo.}

74 _{“As empresas do SEE deverão seguir as seguintes orientações estratégicas explicitadas no ofício circular nº 8 784, de 15 de Novembro de}

2010, da Direcção-Geral do Tesouro e Finanças (DGTF): A política de optimização da estrutura de custos operacionais a promover em 2011 com vista à sua redução em, pelo menos 15% face aos custos registados em 2009, deve concretizar-se por via da adopção, designadamente, de uma política salarial restritiva, da promoção de estruturas de gestão simplificadas e da limitação dos custos com fornecimentos e serviços externos;” Extraído do Relatório e Contas 1º Semestre 2011.

Figura 26 – Esquema representativo do funcionamento do sistema de controlo

Inputs*

Outputs**

*Listagem de Vendas, diário de lançamentos, controlo de vendas:

** Gestão de campanhas (desempenho diário unidade e individual); Receita (Valores globais, segmentados, desvios e acumulados da unidade operacional e individual); Produtividade (unidade operacional e individual); Filas de Espera e Reclamações.

Fonte: Elaboração própria NAVE

Aplicação informática – instrumento de

controlo

Dados não tratados

Definição dos objetivos (metas quantitativas)

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