Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumunun 2017-2021 Stratejik Planlama Çalışmaları aşağıda yer alan stratejik yönetim modeli (Şekil 1) çerçevesinde yürütülecektir. Buna göre, 2017-2021 Stratejik Plan Çalışmaları, stratejik plan hazırlık süreci ile başlayıp izleme ve değerlendirme bolümü ile sona erecektir. Çalışmalar bu programın içerisinde bulunan iş takvimine göre devam edecektir.
3 Şekil 1: Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Stratejik Yönetim Modeli
· Faaliyet Raporları
· Stratejik Plan Gerçekleşme Raporları
· İç ve Dış Denetim
· İç Kontrol
İzleme ve
Değerlendirme
4 V. TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU 2017-2021 STRATEJİK PLANI
ÇALIŞMALARI
A. Yöntem ve Süreç
Kurumumuz 2017-2021 Stratejik Planı çalışmaları esas olarak beş aşamalı olarak yürütülecektir. Bu aşamalar; Stratejik Plan Hazırlık Süreci, Durum Analizi, Geleceğe Bakış, Strateji Geliştirme ile İzleme ve Değerlendirme aşamalarından oluşur. Bu aşamalar program ekinde yer alan zaman planı çerçevesinde gerçekleştirilecektir. Her bir aşamada yapılacak olan çalışmalar aşağıda ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
1. Stratejik Plan Hazırlık Süreci
Stratejik planlama, farklı görevlere ve donanımlara sahip birçok kişiyi bir araya getiren, başta üst yönetici olmak üzere Kurum genelinde sahiplenmeyi gerektiren zaman alıcı bir süreçtir. Stratejik planlama çalışmalarının başarısı büyük ölçüde plan öncesi hazırlıkların yeterli düzeyde yapılmasına bağlıdır. Bu nedenle, hazırlık programına bağlı olarak kurulacak kurul ve ekiplerin çalışmalarda aktif rol almaları çok büyük önem arz etmektedir.
Hazırlık sürecinde yapılacak çalışmalar, Strateji Planlama Ekibi tarafından hazırlanan bu Hazırlık Programında ayrıntılı olarak belirtilmekte ve aşağıdaki başlıkları kapsamaktadır.
İç Genelge İle Çalışmaların Başlatıldığının Duyurulması (Genelge 1)
Stratejik Planlama Ekibi ve Stratejik Planlama Yönlendirme Kurulunun Oluşturulması
Stratejik Planlama Ekibine ve İdarecilere Bilgilendirme Toplantılarının Yapılması
Eğitim ve Danışmanlık İhtiyacının Analizi
Zaman Planı
Hazırlık Programının Hazırlanması ve Onaylanması
Hazırlık Programını İçeren Genelge 2'nin Yayımlanması
5 a. İç Genelge İle Çalışmaların Başlatıldığının Duyurulması
Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu 2017-2021 yıllarını kapsayacak Stratejik Planın hazırlanma sürecine başlanıldığının bir Genelge ile tüm merkez ve taşra teşkilatına duyurulur. Bu kapsamda, stratejik plan hazırlık çalışmalarının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinasyonunda ve İç Denetim Birimi Başkanlığının danışmanlığında yürütüleceğine yayımlanacak olan Genelge’de yer verilir. Konu ile ilgili olarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yapılacak bilgilendirmelerin önemle takip edilmesi ve çalışmalara aktif katılımın sağlanması istenir.
b. Stratejik Planlama Ekibi ve Stratejik Planlama Yönlendirme Kurulunun Oluşturulması
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinasyonunda, harcama birimlerinin temsilcilerinden oluşur. Taşra teşkilatından gerekli görülen durumlarda, stratejik planlama ekibine personel dâhil edilebilir.
Ekip, stratejik planlama sürecinin hazırlık programına uygun olarak yürütülmesi, gerekli faaliyetlerin koordine edilmesi ve yönlendirme kurulunun uygun görüşüne ve üst yöneticinin onayına sunulacak belgelerin hazırlanmasından sorumludur. Ekip başkanı; ekibin oluşturulması, çalışmaların planlanması, ekip içi görevlendirmelerin yapılması, ekip üyelerinin motivasyonu ile ekip ve yönetim arasında eşgüdümün sağlanması görevlerini yerine getirir. Bu ekip 21.06.2016 tarihli ve 13421922-602.04.01.01-809 sayılı Makam Onayı ile oluşturulmuştur. Stratejik Planlama Ekibi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinasyonunda stratejik plan çalışmalarını yürütür ve aşağıdaki isimlerden oluşur.
6
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU 2017-2021 STRATEJİK PLANLAMA EKİBİ
SIRA AD/SOYAD UNVAN SIRA AD/SOYAD UNVAN
1 Kamil TÜRKMEN Daire Başkanı 33 Fatma İSPİR NAMLIKAYA Hemşire
2 Kemal KUL Mali Hizmetler Uzmanı 34 Hüsniye ONUR Hemşire
3 Gülgün DEMİRCİ Mali Hizmetler Uzmanı 35 Tuna Aybike BİLKAY Sağlık Uzman Yrd.
4 Levent ŞAHAN Mali Hizmetler Uzm. Yrd. 36 Fatma ŞAHİN Hemşire
10 Fatma YEĞEN Tıbbi Sekreter 42 Mustafa SEVİNDİK Ayniyat Saymanı
11 Durak YILDIRIM VHKİ 43 Metin KARACA Sağlık Teknikeri
12 Mehmet Deniz SÜER Sağlık Memuru 44 Muzaffer Ali ZENGİNALP Sağlık Uzman Yrd.
13 Süleyman ERCAN Sağlık Teknikeri 45 Uğur KARAAĞAÇ Elektrik Teknikeri
14 Canan KAHRAMAN Hemşire 46 Mehmet Akif OSMANOĞLU Tıbbi Sekreter
15 Rabiya KONUKOĞLU Hemşire 47 Murat KOCABAŞ VHKİ
21 Süleyman AYDIN Sağlık Memuru 53 Ali Onur KUBİLAY Makine Mühendisi
22 Sevinç GÜNAY VHKİ 54 Volkan BEDER İnşaat Mühendisi
23 Ayşegül İnce AKDEMİR Tıbbi Teknolog 55 Abdullah KARADAĞ Röntgen Teknikeri
24 Leman İÇLİ Bilgisayar İşletmeni 56 Oğuzhan KAYA Sağlık Memuru
25 Hülya ALTINTAŞ Hemşire 57 Filiz ÜNAL Hemşire
26 Aslıhan SOLAK Şef 58 Metin KARABİBER Sağlık Memuru
27 Gökhan ABAY Sağlık Teknikeri 59 Seher ÇINAR Hemşire
28 Metin Yüksel TOPŞİR Sağlık Teknikeri 60 Şerife ERGÜDEN Hemşire
29 Aladdin AĞAÇ Bilgisayar İşletmeni 61 Emine GÜRKAN (Asil) Hemşire
30 İsmail KUŞ Tıbbi Sekreter 62 Sibel TOPUZ (Yedek) Ebe
31 Eser ÖZDEMİR Bilgisayar Programcısı 63 Behçet ALTINLI Bilgisayar
İşletmeni
32 Filiz ÖLMEZ Bilgisayar İşletmeni
7 Yönlendirme kurulu ise, Kurum Başkanının başkanlığında Kurumun harcama yetkililerinden oluşur. Yönlendirme kurulu, sürecin ana aşamalarını ve çıktılarını kontrol eder, sorumlu oldukları harcama birimlerinin stratejik planlama sürecine aktif katılımını sağlar ve tartışmalı hususları görüşüp karara bağlar.
Alternatif misyon ve vizyon taslaklarını uygun görüşle üst yöneticinin onayına sunar. Taslak amaçlar ile hedef kartlarını değerlendirir ve uygun görüşle üst yöneticinin onayına sunar. Gerekli durumlarda tartışmalı hususları üst yöneticinin onayına sunar.
Stratejik Planlama Yönlendirme Kurulu, stratejik planlama çalışmalarını takip etmek ve ekiplerden bilgi alarak çalışmaları yönlendirmek üzere 21.06.2016 tarihli ve 13421922-602.04.01.01-808 sayılı İç Genelge (Genelge 1) ile kurulmuştur. Stratejik Planlama Yönlendirme Kurulu, Kurum Başkanının başkanlığında tüm harcama yetkililerinden oluşmaktadır. Kurulun, çalışmaları yönlendirebilecek şekilde belirli aralıklarla toplanması gerekmektedir.
c. Stratejik Planlama Ekibine ve İdarecilere Bilgilendirme Toplantılarının Yapılması
Stratejik planlama çalışmalarında görev alacak veya katılım sağlayacak ekip ve yöneticilerin, belirli bir düzeyde stratejik planlama konusuna hâkim olmaları beklenmektedir. Bu nedenle, Stratejik Planlama Ekibine ve Yöneticilere stratejik planlama ile ilgili bilgilendirme toplantıları yapılacaktır.
d. Eğitim ve Danışmanlık İhtiyacının Analizi
Stratejik Planlama Ekibinin ve stratejik planlama çalışmalarına katkı verecek diğer çalışanların stratejik planlama konusundaki eğitim ihtiyacı tespit edilir. Bu çerçevede eğitimin içeriği, süresi ve katılacak personel belirlenir. Bu eğitimlerin organizasyonu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yapılacaktır.
Stratejik planlama sürecinde danışmanlık hizmetine ihtiyaç varsa alınacak danışmanlık hizmeti eğitim, yöntem ve süreç danışmanlığı ile sınırlıdır. Alınacak danışmanlık hizmetinin maliyeti makul bir seviyede tutulur. Danışmanlar, stratejik planlama ekibiyle koordinasyon içerisinde çalışır; planın içeriğine müdahale etmez, sadece yol gösterici bir rol oynar.
8 e. Zaman Planı
Stratejik Planlama Ekibi tarafından stratejik planlama sürecine ilişkin bir iş adımları takvimi hazırlanarak zaman planı yapılır. Çalışmalar bu zaman planına uygun olarak yürütülür. Hazırlanan zaman planı bu programın ekine konularak duyurulur.
f. Hazırlık Programının Hazırlanması ve Onaylanması
Stratejik Planlama Ekibi tarafından hazırlanan bu program Yönlendirme Kurulunun uygun görüşü ile Makam onayına sunulur ve bir Genelge ile Kurum web sitesinde yayımlanarak duyurulur.
g. Hazırlık Programını İçeren Genelge 2'nin Yayımlanması
Bu Hazırlık Programı ile iş adımlarını gösteren zaman planı bir Genelge ile yayımlanır. Bu Genelge Stratejik Planlama Ekibi tarafından hazırlanır ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca Kurum Başkanının Onayına sunulur.
2. Durum Analizi
Durum analizinde, kuruluşun yasal yükümlülükleri çerçevesinde yürüttüğü faaliyetler ve sunduğu hizmetler ortaya konulur. Kurumun yerine getirmekle yükümlü bulunduğu üst politika belgeleri hedefleri ile mevzuatının irdelendiği; paydaşların beklenti ve önerilerinin değerlendirildiği ve son olarak kurumun gelişim alanlarının (sorun alanları) belirlendiği aşama olan durum analizi bölümü; stratejik yönetim sisteminin dört temel sorusundan biri olan “Neredeyiz?” sorusunu yanıtlamaktadır.
Adeta Kurumun fotoğrafı çekilmektedir. Durum analizi aşamasında aşağıdaki çalışmalar yapılacaktır;
Kurumsal Tarihçe
Uygulanmakta Olan Stratejik Planın Değerlendirilmesi
Mevzuat Analizi
Üst Politika Belgelerinin Analizi
Faaliyet Alanları İle ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi
Paydaş Analizi
9
Paydaş Belirleme Çalışmaları
Paydaş Etki-Önem Matrisi
Paydaş Görüşlerinin Alınması
Paydaş Görüşlerinin Değerlendirilmesi
Kuruluş İçi Analiz
Teşkilat ve Organizasyon Yapısının Belirlenmesi
İnsan Kaynakları Yetkinlik Analizi
Kurum Kültürü Analizi
Fiziksel Kaynak Analizi
Teknoloji ve Bilişim Alt Yapısı Analizi
Mali Kaynaklar Analizi
PESTLE Analizi (Politik, Ekonomik, Sosyal, Teknolojik, Yasal ve Çevresel)
GZFT analizi (Güçlü, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler)
Tespit ve İhtiyaçların Belirlenmesi
Durum Analizi Raporlarının Hazırlanması
Bu aşama katılımcılığın en üst düzeyde gerçekleşmesi hedeflenen aşamadır. Bu nedenle ihtiyaç duyulan ölçüde çalıştaylar, eğitimler ve toplantılar yapılır. Aynı zamanda geniş kitlelerin görüş ve önerilerinin alınabilmesi için iç ve dış paydaşlarla ayrı ayrı olmak üzere toplantılar yapılır, anketler düzenlenir.
Durum analizi aşamasının sonucunda tüm çalışmaları içeren bir durum analizi raporunun hazırlanması ve raporda yer alan analizlerin sonuçlarına stratejik planda yer verilir.
3. Geleceğe Bakış
Geleceğe bakış sürecine Kurumun misyon, vizyon ve temel değerler bildirimini ifade etmekle başlanır. Misyon, vizyon ve temel değerler, Kurumun uzun vadede idealleri doğrultusunda ilerleyebilmesi için yönlendiricilik işlevi görür. Kurumun değişen çevre koşullarına sürekli uyum sağlamaktan ziyade gelecek perspektifleri açısından çevre koşullarını değerlendirerek idealine yaklaşmaya çalışmalıdır.
Geleceğe bakış, Kurumun uzun vadede neyi, hangi temel değerler temelinde başarmak istediğini ifade etmekte olup şu sorulara cevap verir:
Hangi misyonu (ana görev ve sorumlulukları) yerine getirmek için varız?
10
Uzun vadede başarmak istediğimiz vizyonumuz (idealimiz) nedir?
Misyonumuzu yerine getirip vizyonumuza ulaşmaya çalışırken ne tür bir çalışma felsefesi ve değerlerini esas almalıyız?
Geleceğe bakış aşamasında aşağıdaki çalışmalar yapılacaktır;
Misyon
Vizyon
Temel değerler
4. Strateji Geliştirme
Strateji geliştirme aşaması, Kurumun geleceğe yönelik “ideal” ve “ortak” bakışını yansıtır. İdarenin vizyonuna ulaşmak için durum analizi çalışmasının sonucunda ortaya çıkan ihtiyaçlar çerçevesinde amaçlar ve bu amaçları gerçekleştirmeye yönelik hedefler ile stratejik performans göstergeleri belirlenir.
Amaç ve hedeflere ilişkin taslak çalışmalar stratejik planlama ekibinin koordinasyonunda harcama birimlerinin katılımıyla yürütülür. Bu çalışmalar çerçevesinde harcama birimlerince sorumlu oldukları her bir hedef için Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu (Taslak) 3. Sürüm’de yer alan hedef kartları oluşturulur.
Hazırlanan taslak hedef kartları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından konsolide edilerek yönlendirme kurulunun uygun görüşüyle Kurum Başkanının onayına sunulur.
Bu aşamada aşağıdaki çalışmalar yapılacaktır;
Amaçlar
Hedefler
Stratejiler
Stratejik Performans Göstergeleri
Faaliyet ve Projeler
Maliyetlendirme ve Bütçeleme
5. İzleme ve Değerlendirme
İzleme ve değerlendirme süreci, kurumsal öğrenmeyi ve buna bağlı olarak faaliyetlerin sürekli olarak iyileştirilmesini sağlar. İzleme ve değerlendirme faaliyetleri sonucunda elde edilen bilgiler kullanılarak stratejik plan gözden geçirilir; hedeflenen ve
11 ulaşılan sonuçlar karşılaştırılır. Bu karşılaştırma sonucunda gerekli görülen durumlarda stratejik planın güncellenmesi kararı verilebilir. Stratejik planın izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması gerek planın başarılı olarak uygulanması gerekse hesap verme sorumluluğu ilkesinin tesis edilmesi açısından vazgeçilmez bir husustur.
Değerlendirme ise amaç, hedef ve stratejik performans göstergelerine ilişkin gerçekleşme sonuçlarının amaç, hedef ve stratejik performans göstergelerine kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç, hedef ve stratejik performans göstergelerinin ilgililik, etkililik, etkinlik, etki ve sürdürülebilirliğinin analizidir. İzleme ve değerlendirme süreçlerinde eylem planında ve performans programında detaylandırılan faaliyet ve projeler de dikkate alınır.
Bu aşamada stratejik planın izlenmesi ve değerlendirmesi amacıyla genel bir çerçeve sunulacaktır. İzleme ve değerlendirmenin önemine yer verilecektir.
B. Stratejik Planlama (2017-2021) Süreci
Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu, 2017-2021 yıllarını kapsayan Stratejik Plan döneminin hazırlık çalışmalarını başlatmış ve planlama takvimini belirlemiştir. Buna göre, 2017-2021 yıllarını kapsayacak olan stratejik plana ilişkin iş adımları ayrıntılı olarak Hazırlık Programı ekinde yer alan stratejik plan iş takviminde belirtilmiştir. (Bkz.
Ek 1)
Stratejik plan çalışmaları Ek 1’ de yer alan Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Stratejik Planlama Takvimine göre yürütülecektir. Hazırlık Programında ve zaman planında yapılacak değişikliklerin nasıl yapılacağı Genelge 2’de açıkça ifade edilecektir.
12 EK 1. Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Stratejik Planlama Takvimi (Zaman
Planı)
TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU STRATEJİK PLANLAMA TAKVİMİ
STRATEJİK PLANLAMA İŞ ADIMLARI 2016
HAZİRAN TEMMUZ AĞUSTOS EYLÜL EKİM KASIM ARALIK
1
STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ
● İç Genelge İle Çalışmaların Başlatıldığının Duyurulması
● Stratejik Planlama Ekibi ve Stratejik Planlama Yönlendirme Kurulunun Oluşturulması
● Stratejik Planlama Ekibine ve İdarecilere Bilgilendirme Toplantılarının Yapılması
● Eğitim ve Danışmanlık İhtiyacının Analizi
● Zaman Planı
● Hazırlık Programının Hazırlanması ve Onaylanması
● Hazırlık Programını İçeren Genelge 2'nin Yayımlanması
2
DURUM ANALİZİ
● Kurumsal Tarihçe
● Uygulanmakta Olan Stratejik Planın Değerlendirilmesi
● Mevzuat Analizi
● Üst Politika Belgelerinin Analizi
● Faaliyet Alanları İle ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi
● Paydaş Analizi
● PESTLE Analizi (Politik, Ekonomik, Sosyal, Teknolojik, Yasal ve Çevresel)
● GZFT analizi (Güçlü, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler)
● Tespit ve İhtiyaçların Belirlenmesi
● Durum Analizi Raporlarının Hazırlanması
7 TASLAĞIN KALKINMA BAKANLIĞI VE BAKANLIĞIMIZ İLE BAĞLI KURULUŞLARINA GÖNDERİLMESİ
8 DÜZELTME, ONAY VE YAYIM