Matris Proje Örgütü

Saf ve fonksiyonel proje örgütlerinin güçlü yanlarının bütünleştirilmesi amacıyla geliştirilen bir örgüt yapısıdır. Bu yapıda örgütlenme hem yatay hem de dikey yöndedir. Bu durum matris yapının çok boyutlu olmasından kaynaklanmaktadır.

Matris örgüt yapısı bireylerin hem çoklu projelerde çalışmalarını hem de normal fonksiyonel görevlerini yerine getirmelerini sağlayarak kaynakların optimal bir şekilde kullanılmasına olanak vermektedir (Ersoy, 2010: 40).

Matris organizasyon yapısı, çok sayıda girdi ve eş zamanlı çok sayıda çıktıya sahip karmaşık projelerde uygulanmaktadır. Büyük ve karmaşık projelerde ortaya çıkan karar verme, koordinasyon ve denetleme problemlerinin üstesinden gelmek, proje kapsamında yapılacak işlerin sırasının belirlenmesi için oldukça pratik ve etkin işleyen örgütlenme yapısıdır (Elmas ve Elmas, 2013: 100).

Matris organizasyon yapısının proje türü işlere en uygun yapı olmasının nedeni, bir projede yer alan çok değişik dallara mensup kişilerin bilgi ve yeteneklerini değerlendirebilmesi ve bu kişilerin proje yönetim sürecine iyi bir şekilde entegre edilebilmesine olanak vermesidir.

Matris örgüt yapıları zayıf, dengeli ve güçlü matris proje örgütleri olmak üzere üçe ayrılmaktadır. Aşağıda bu üç yapı hakkında kısaca söz edilmektedir.

1.6.3.1. Zayıf Matris Proje Örgütü

Zayıf matris proje örgütlerinde proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınarak proje çalışanlarına bırakılmıştır. Dolayısıyla örgütte proje yöneticisi ünvanını taşıyan kimse yoktur. Fakat projenin nasıl gittiği konusunu üst yönetime bildiren koordinatörler mevcuttur. Bu tip yapılarda proje yönetiminin çok etkin olmadığı söylenebilir. Zayıf matris proje örgütünü tanımlayan örnek bir hiyerarşi yapısı Şekil 15’de ele alınmıştır.

45

Şekil 15. Zayıf Matris Proje Örgütü 1.6.3.2. Dengeli Matris Proje Örgütü

Bu tip örgüt yapısında proje takımına, zayıf matris proje örgütünün aksine bir proje yöneticisi liderlik eder. Proje yönetim kültürünün benimsendiği işletmelerde etkili bir örgüt sistemi olduğu söylenebilir. Projelerde fonksiyonel grubun işine ihtiyaç duyulduğunda, grubun kendi çalışanlarını projeye aktarması yerine bir fonksiyonel birim biçiminde faaliyet gösterilir. Dengeli matris proje örgütü yapısına sahip bir hiyerarşik yapı Şekil 16’da gösterilmiştir.

Şekil 16. Dengeli Matris Proje Örgütü

Genel Müdür Fonksiyonel Yönetici Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar

Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici

Projenin Koordinasyonu Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Genel Müdür Fonksiyonel Yönetici Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar

Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici

Projenin Koordinasyonu Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Proje Yöneticisi

46

1.6.3.3. Güçlü Matris Proje Örgütü

Bu örgüt tipinde proje yöneticilerinin temel görevi projeleri yönetmektir. Genelde proje yöneticileri proje ofisine bağlı çalışmaktadırlar. Fonksiyonel alanlardan kişiler projeye atanır. Özellikle projelerin hayati önem taşıdığı işletmelerde etkin olarak kullanılmaktadır. Şekil 17’ de güçlü bir matris proje örgüt yapısına örnek verilmiştir.

Şekil 17. Güçlü Matris Proje Örgütü

Proje örgütleri her ne kadar literatürde fonksiyonel proje örgütleri, saf proje örgütleri ve matris yapıdaki proje örgütleri olarak gruplandırılsa da işletmeler, içinde bulundukları koşullara göre daha farklı yapılarda da proje örgütleri oluşturabilmektedirler.

Çalışmanın ilk bölümünde proje ve proje yönetimi kavramları geniş bir perspektif ile incelenmiştir. Çalışmanın bundan sonraki bölümünde ise sırasıyla proje performansı, proje başarısını etkileyen faktörler, proje metrikleri ve kazanılmış değer analizi konuları ele alınacaktır.

Genel Müdür Proje Yöneticilerinin Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Fonksiyonel Yönetici Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Fonksiyonel Yönetici Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Fonksiyonel Yönetici Çalışanlar Çalışanlar Çalışanlar Projenin Koordinasyonu

47

İKİNCİ BÖLÜM

PROJELERDE KAZANILMIŞ DEĞER ANALİZİ SİSTEMİ İLE PERFOMANSIN İZLENMESİ

2.1. PROJE PERFORMANSI

Performans, belirli amaçlara yönelik planlı etkinlikler sonucu nicel ya da nitel olarak değer kazanmış kavramlardır (Eraslan ve Algün, 2005: 95). Bu nedenle bir performanstan söz edebilmek için öncelikle elimizde performans için kıyaslama yapılabilecek bir takım spesifikasyonların var olması gerekmektedir. Projeler için bu spesifikasyonlar projeye başlamadan önce oluşturulmuş iş dağılım ağacı, proje takvimi, proje bütçesi gibi proje planlarıdır. Çünkü her proje kendine özgü amaç ve hedefler doğrultusunda gerçekleştirildiğinden projenin performansını ölçmek için kullanılacak spesifikasyonlar her proje için farklı olmaktadır.

Projelerde performans ölçümü, aslında projenin hedefleri doğrultusunda ne kadar başarılı ilerlediğini ortaya koymaktadır. Geleneksel proje yönetimi açısından başarı, bir projenin yürütülmesinde proje performans göstergelerinin optimal değerde gerçekleştiği zaman elde edilmektedir. Bu bağlamda projelerin başarılı olabilmesi için projenin istenen kalitede, mümkün olan en düşük maliyette ve mümkün olan en kısa sürede tamamlanması gerekmektedir. Bu nedenle bir projenin başarılı olabilmesinin ilk koşulu yönetiminin gerçekçi hedefler doğrultusunda projeyi planlamasıdır (Navon ve Sacks, 2007: 475).

Projelerin gerçek performansını ölçmek gerçekleştirilen proje planlarının yürütülmeye başlaması ile mümkün olmaktadır. Bu kontrol fonksiyonun başlatılması ile gerçekleşen performans ile planlanan performans karşılaştırılır. Karşılaştırma sonucu elde edilen veriler incelendiğinde istenen performansta sapmalar meydana gelmiş ise, bu sapmalar proje yöneticileri için bir uyarı niteliğindedir (Navon ve Sacks, 2007: 475).

Proje performanslarında meydana gelen sapmalar ya projenin gerçekçi olmayan hedeflerinden ya da projenin verimsiz yönetilmesinden kaynaklanır (Navon ve Sacks, 2007: 475). Performansta meydana gelen sapmanın nedeni analiz edildiğinde verimsizlik yönetimden kaynaklanıyorsa proje yöneticisi gerçekleşen performansı mümkün olduğunca istenen performansa yaklaştırmak için gerekli önlemleri almalıdır.

48

Eğer sapma gerçek dışı hedeflerden kaynaklanıyorsa, tarihsel veri tabanı güncellenmelidir.

Proje performansını ölçmekte birçok yöntemin kullanıldığı söylenebilir. Bu yöntemler, proje yöneticilerine ve paydaşlara aşağıdaki gibi soruları cevaplama kabiliyeti sağlamalıdır (Bahar, 2008: 55):

• Zaman ve maliyet açısından projenin şu anki durumu nedir? • Projeyi tamamlamak ne kadara mal olacaktır?

• Proje ne zaman tamamlanacaktır?

• Şimdi belirlenmesi gereken potansiyel problemler var mıdır?

• Zaman ve maliyetin aşılmasına sebep olabilecek faaliyetler nelerdir ve nerededirler?

• Harcanan paralarla neler yapılmıştır?

• Projenin yarı yolunda bir maliyet aşımı olursa, proje tamamlandığındaki bütçe aşımı tahmin edilebilir mi?

• Düzeltilmesi için geç kalınmadan potansiyel problemler tanımlanabilir mi?