Kazanılmış Değer Analizi Uygulama Süreci

KDA sürekli proje kontrolü gerektiren bir yönetim sürecidir. Süreç, yürütülecek projenin planlanması ile başlar v Planlanan Değer, Kazanılan Değer ve Gerçek Maliyet değişkenlerinin takibi ile devam eder. Takip sürecinde sürekli olarak güncel proje sapmaları incelenir. Mevcut sapmalar doğrultusunda hesaplanan indeksler yardımıyla muhtemel olarak gerçekleşecek proje projeksiyonları oluşturulur. Proje projeksiyonları ile hedefler karşılaştırılarak düzeltici faaliyetler uygulanmaya konulur. Şekil 25’de KDA sürecinin basitleştirilmiş bir şeması yer almaktadır (Chen, 2008: 3).

Şekil 25. Basitleştirilmiş KDA Süreci

KDA’nin bir proje performans ölçüm aracı olarak kullanılması için 8 adımlık bir süreçten oluşmaktadır. Bu adımlar sırasıyla aşağıda ele alınmıştır.

2.4.7.1. İş Dağılım Ağacının Kurulması

İDA, KDA kontrol sistemi kurulmasının ilk aşamasıdır. İDA, çok katmanlı bir projeyi analiz etmede ayrıntıları çeşitli derecede irdelemeyi sağlayan bir araçtır. Daha yalın bir anlatımla, projeyi parçalarına ayıran bir araç olduğu söylenebilir.

69

Bir projenin parçalara ayrılması işlemlerinde, her parça açık ve kontrol edilebilir şekilde olmalıdır. Bununla beraber İDA’nın oluşturulmasında projenin gerektirdiği ayrıntıya kadar proje parçaları detaylandırılmalıdır. Ayrıca her parçadan sorumlu olan kişiler belirtilmeli, tüm proje faaliyetleri alt faaliyet grupları ile birlikte proje yöneticileri arasında paylaştırılmalıdır. Böylece tüm projeyi kapsayan bir İDA oluşturulmuş olacaktır.

İDA, genel olarak hiyerarşik bir yapıdadır. En küçük seviyedeki bir unsur bir üst basamaktakinin ögesi halindedir. Bu düzen sisteminde İDA’nin en üst basamağı, projenin temel aktivitelerini ifade etmelidir. İDA’da yer alan her unsur, kendine özgü bir iş olup, gereklerine göre tanımlanmalıdır.

İDA oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli husus, projenin tüm faaliyetlerinin gereken detayda parçalanmasıdır (Raby, 2000: 8).

2.4.7.2. Maliyetlerin Tahsis Edilmesi

KDA kontrol sistemi kurmanın ikinci adımı maliyetlerin tahsis edilmesidir. Bu adımın genel işleyişi İDA ile belirlenmiş her bir faaliyet için harcanacak ücretlerin belirlenerek tahsis edilmesi şeklindedir.

Bu adımın temel niteliği, masrafların sadece işçilik maliyeti üzerine mi kurulması gerektiği yoksa tüm malzeme masraflarının mı planlanması gerektiği konusunda karar vermeyi sağlamaktır. Çünkü faaliyetler belirli bir süreç gerektirmektedir ve bu süreç içerisinde faaliyet için gerekli olan ticari mallardan daha fazlasını tüketebilmektedir.

Bu doğrultuda uzun vadeli faaliyetler için maliyet tahsisatı yapılırken kesin olan malzeme giderlerinin yanı sıra zamana karşı doğrusal olmayan giderleri de tahsis etmek daha doğru olacaktır (Raby, 2000: 8).

2.4.7.3. Faaliyet Çizelgesinin Oluşturulması

Üçüncü adım, faaliyetlerin planlanmasıdır. Bu adım genellikle proje süresince gerçekleşen faaliyetlere kaynakların yayılmasını sağlar. Böylece PD eğrisi elde edilir. Bu eğri çoğunlukla geleneksel S-eğrisi şeklinde karşımıza çıkmaktadır (Raby, 2000: 8).

70

2.4.7.4. Detaylı Planın Onaylanması

Bu adımın çalışmaları, daha önceden elde edilen bilgileri ve ardından analiz edilmiş ayrıntılı planın sonuçları olan bilgileri sıraya koymak ve bunların grafiğini çizmek, bilgilerin uygulanabilirliğini kontrol etme işlemlerinden oluşur. Aslında bu adımda yapılmak istenen proje için “Kontrol Hesap Planı (KHP)” olarak da adlandırılan performans temelli planının oluşturulmasıdır. Oluşturulan bu planın en önemli özelliği, proje hedeflerini ortaya koymanın yanı sıra proje performans takibinin temelini de oluşturmasıdır.

2.4.7.5. Plana Karşı Performansının Ölçülmesi

Bu adımdan itibaren oluşturulan planlar ölçülmeye başlanır. Bu adımda temel faaliyet, planlanan proje çizelgesiyle gerçekleşen proje çizelgesinin karşılaştırılmasıdır. Bu doğrultuda proje ilerledikçe planlanan (çizelgelenen) iş miktarı ile yapılmış iş miktarı arasındaki ilişki somutlaştırılmaya çalışılır.

Performans ölçülürken dikkat edilmesi gereken en önemli husus, ölçüm anında her faaliyetin tamamlanmamış olabileceğidir. Bu nedenle ölçüm raporları hazırlanırken bitmemiş faaliyetler, tamamlanma yüzdeleri ile ifade edilmelidir. Eğer proje tek bir faaliyetten oluşuyor ise; proje performansını ölçmek için proje faaliyetlerinin yüzdelik olarak dönüm noktalarına (kilometre taşlarına) bölünmesi performans ölçümünü kolaylaştıracaktır. Örneğin, bir grafik hazırlama projesi yürütülüyorsa ilerlemeler aşağıdaki gibi rapor edilebilir;

%10’u başlangıç niteliğindeki araştırmalar tamamlandığında, %30’u ilk taslak tamamlandığında, %40’ı bu ilk taslak değerlendirildiğinde, %60’ı ikinci taslak tamamlandığında, %90’ı tüm taslak tamamlandığında ve %100’ü grafik oluşturulduğunda şeklinde proje tamamlanma yüzdelerine ayrılabilir (Raby, 2000: 8-9).

Ölçüm sonucunda planlanan iş miktarı ile gerçekleşen iş miktarı arasında ortaya çıkan fark daha önce bahsedilen çizelge sapmasını (ÇV) ifade etmektedir. Örneğin negatif bir plan sapması projenin planların gerisinde olduğunu göstermektedir.

2.4.7.6. Maliyet Etkinliğinin Ölçülmesi

Maliyet etkinliği, projenin kazanılan değeri ile bu kazanılan değeri elde edene kadar gerçekleşen maliyet arasındaki ilişkiyi ifade eder. Aslında bu adımda yapılmak

71

istenen, projenin bütçeye ne ölçüde uygun gittiğini ölçmektir. Ölçüm sonucu ortaya çıkan farklar da maliyet sapması (MS) olarak ifade edilir. Eğer yapılan harcamalar kazanılan değerden büyük ise proje planlanan bütçenin üzerinde yürüyor şeklinde düşünülebilir.

Genelde bir projenin %15’inin tamamlanmasından itibaren maliyet sapmaları kararlı bir değer haline gelmeye başlar ve %30-40 noktalarına gelindiğinde bu kararlılık artmış olur (www.primavera-tr.com, 2015).

2.4.7.7. Projenin Bitiş Değerlerinin Tahmin Edilmesi

Plana karşı gerçekleşen performans, proje yöneticilerine iş sonu değerlerinin tahmin edilmesinde büyük yarar sağlamaktadır. Bu adımda proje yöneticileri, gerçekleşen performansı temel alarak iş sonu itibarı ile harcanmış olacak maliyet veya kaynak miktarlarını tahmin ederler.

Bitiş tahminleri elde edilen maliyet performans endeksi (MPE) ve çizelge performans endeksleri (ÇPE) kullanılarak oluşturulur. Unutulmaması gereken nokta tahminin o ana kadar gerçekleşen performansa göre yapıldığıdır. Bu nedenle performansın ölçüldüğü her proje tarihinde endeksler yeniden güncellenerek yeni tahminler geliştirilmelidir.

2.4.7.8. Kontrol Hesap Planı Değişikliklerinin Yönetilmesi

Projeler çeşitli nedenlerle kapsam değişikliği yaşayabilirler. Böyle bir durumda kapsam değişikliklerinin güncel tutulması projenin gerçek performansını yansıtabilmek adına çok önemlidir.

Proje yöneticileri bu adımı tüm proje süresince tekrar tekrar gözden geçirmeli, proje güncellemelerinin gerektirdiği kontrol hesap planı yansımalarını takip etmelidirler.

2.4.8. Proje Performansının Kazanılmış Değer Analizi ile İzlenme