MALİ DENETİM SONUÇLARI Sayıştay Denetimi

2013 ve 2014 yılında üniversitemiz, 21 Temmuz- 8 Ağustos 2014 ve 22 Aralık 2014- 23 Ocak 2015 tarihleri arasında Sayıştay denetimine tabi tutulmakla beraber denetime ilişkin bulgular açıklanmamıştır.

İÇ DENETİM

Denetim Programı Gerçekleşme Durumu

İç denetim programı gereğince 2014 yılı içerisinde denetlenen süreçler, yapılan danışmanlık faaliyetleri ve ilgili birimler aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

Sıra

No Süreç İlgili Birim

1 Kitap ve Dokümantasyon İşlemleri Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

2 Öğrenci Kayıt Kabul ve Kimlik İşlemleri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

3 Gelir İşlemleri Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı

4 Personel Ödeme İşlemleri

Fen Edebiyat Fakültesi Mühendislik Fakültesi

Zonguldak Sağlık Yüksekokulu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

5

Muhasebe ve Bütçe Yazılımı Programının Alım ve Bakım Bedellerinin Piyasa

Rayiçlerine Uygun Olup Olmadığı Hakkında Yapılan İnceleme ve Araştırma

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

“Satın Alma İşlemleri” sürecine ait denetim görevi ile “Birim Yönergesinin Revize Edilmesi” danışmanlık görevi 2014 yılı programında yer almalarına rağmen, 2013 yılından kalan denetim süreçleri olması, danışmanlık görevlerinin uzaması ve İç Denetim yazılımına geçme çalışmaları nedenleriyle, sonraki plan ve program dönemlerine bırakılmıştır.

Program Dışı Denetim ve Danışmanlık Faaliyetleri

Konusu İlgili Birim

Sağlık kampüsü kantininin kiraya verilmesi sürecinde ortaya çıkan iddiaların incelenmesi

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı

Ayrıca, 2014 yılında iç denetçilerimiz tarafından bazı konularda sözlü olarak da danışmanlık hizmeti verilmeye devam edilmiştir.

İç Denetçiler Göreve Başladığı Tarih Sertifika

Derecesi Hizmet Yılı

Mehmet USTA 07.03.2007 A2 24

Osman GÜRELİ 13.08.2012 A1 19

Tespit ve Önerilerin Bazıları

İç denetçilerimiz 2014 yılında gerçekleştirdikleri denetim faaliyetleri sonucunda yaptıkları tespit ve önerilerini Rektörlük Makamına raporlamış ve denetim raporlarının bir nüshasını da Kurula göndermişlerdir. Bu çerçevede, idaremizde gerçekleştirilen iç denetim faaliyetleri sonucunda yapılan tespit ve önerilerin bazılarına aşağıdaki tabloda yer verilmiştir.

Sıra

No Tespitler Öneriler

1

Dayanıklı taşınır hesap koduyla kaydedilen kitapların sayımının yapılmaması.

Komisyon marifetiyle sayım yapılması ve sayımda mümkün olduğunca teknolojik imkânlardan yararlanılması.

2

Kütüphane faaliyetleriyle ilgili politika ve prosedürlerin yazılı bir belgeyle

Sosyal tesislerde diğer kurum personeli konaklama ücretinin yanlış belirlenmesi.

Konaklama ücretlerinin “Kamu Sosyal Tesislerine İlişkin Tebliğ’e uygun biçimde belirlenmesi.

4

Bazı birimlerde mevzuatın yanlış

yorumlanması ve/veya hatalı beyan verilmesi nedeniyle ek ders ve sınav ücretlerinin fazladan ödenmesi.

Konu ile ilgili yönerge hazırlanarak mevzuatın daha anlaşılır ve açık hale getirilmesi, kontrollerin daha dikkatli yapılarak fazla ödemelerin tahsil edilmesi.

5

Bazı birimlerde öğretim elemanlarının izinli, raporlu veya görevli oldukları günler için de ek ders beyanı vermesi ve bu günlere ait kontrol yapılmadan kendilerine ek ders ücreti ödenmesi.

Kontrollerin daha dikkatli yapılması, öğretim elemanlarının uyarılması, fazla ödemelerin tahsil edilmesi.

İzleme Faaliyetleri

Denetim ve danışmanlık raporlarında belirtilen öneriler, bu öneriler doğrultusunda sorumlu birimlerce gerçekleştirilmesi taahhüt edilen ve bir takvime bağlanan eylemlerin gerçekleşme düzeyi bir sonraki izleme periyodunda kapsama alınacak olup, izleme sonuçları birleştirilerek dönemsel raporlama kapsamında üst yöneticiye sunulacaktır. Ayrıca, Kamu İç Denetim Rehberine uygun izleme sonuçları tabloları da düzenlenerek İDKK’ya iletilecektir.

Denetim Planı Gerçekleşme Durumu

Birimimizce denetlenecek birim ve süreçlerin belirlenmesinde İç Denetim Koordinasyon Kurulunca yayımlanan “Kamu İç Denetiminde Risk Değerlendirme Rehberi” ile “Kamu İç Denetim Rehberi” esas alınmıştır. Yönetimce bir risk yönetimi sürecinin oluşturulmaması nedeniyle, çalışmalarımızda öncelikle Üniversitemizin faaliyet alanına ilişkin risk faktörleri tanımlanmış, risk seviyeleri ölçülmüş ve yüksek risk içeren alan ve konulara denetim önceliği verilerek “2014–2016 Dönemi İç Denetim Planı” hazırlanmış olup, Rektörlük Makamının 21.05.2014 tarihli onayı ile yürürlüğe konulmuştur.

Bu doğrultuda, 2014-2016 Dönemi İç Denetim Planında risk düzeyi yüksek olarak değerlendirilen 4 alan, risk düzeyi orta olarak değerlendirilen 7 alan ve risk düzeyi düşük olarak değerlendirilen 4 alan olmak üzere, toplamda 15 alanın denetlenmesi öngörülmüş olup,

danışmanlık görevlerinin uzaması, İç Denetim yazılımına geçme çalışmaları nedenleriyle bu plan dönemine ait 2014 yılı programında denetlenmesi öngörülen 3 alandan 2 tanesinin denetimi tamamlanabilmiştir.

Denetim Evreni

Plan hazırlanırken, İç Denetim Birimimizce Üniversitemiz faaliyetlerine etki eden yedi yapısal risk kriteri tanımlanmıştır. Bunlar;

 Karmaşıklık

 Yapısal Değişiklikler

 Bilgi Teknolojilerinin Kullanımı

 İşlem Hacmi

 Mali Etkiler

 İtibar Etkisi

 Usulsüzlük ve Yolsuzluk

Denetim evreninin, Üniversitemizin ilgili mevzuatı kapsamında tüm birimleri tarafından yürütülen faaliyet, süreç, proje vb. alanlarının tamamını kapsayacak şekilde hazırlanmasına dikkat edilmiş ve denetim evreninde yer alan tüm faaliyetler/süreçler/projeler planlama sürecinde risk değerlendirmesine tabi tutulmuştur.

Üniversitemizin organizasyon yapısı içinde yer alan birimlerin, görev, yetki ve sorumluluklarının anlaşılabilmesi için, birimlerin faaliyet alanlarını düzenleyen mevzuat, hizmet envanteri ve varsa tanımlanmış süreçler ile iş akışları gözden geçirilmiştir. Birimler tarafından fiilen yürütülmekle birlikte, mevzuatta karşılığı bulunmayan faaliyetlerin belirlenebilmesi için, bu birimlere özgü plan, program ve raporların incelenmesinin yanı sıra, ilgili yöneticiler ve personelle görüşmeler de yapılmıştır.

Denetim evreninin hazırlanmasında süreç bazlı yaklaşım esas alınmış olup, bu doğrultuda kurumun stratejik planı ekinde yer alan görev tanımlarından ve hizmet envanterlerinden de yararlanılarak denetim evreninin doğru tanımlanmasına çalışılmıştır.

Denetimlerin daha yönetilebilir ve maliyet etkin olması, denetimlerden anlamlı sonuçlar elde edilebilmesi bakımından faaliyet, süreç veya projelerin ikinci düzeyde detaylandırıldığı bir denetim evreni tercih edilmiştir.

Planlamada yüksek riskli süreçlerin her yıl, orta riskli süreçlerin iki yılda bir, düşük riskli süreçlerin ise üç yılda bir denetlenmesi ve en yüksek riskli alanlara öncelik verilmesi esas alınmış olmakla birlikte, iç denetçi sayımızın yetersizliği ve denetim alanlarının çokluğu nedeniyle, önemli kabul edilen bazı süreçler ile daha önce denetlenmeyen bazı birimler iç denetim planına dâhil edilmiştir.

Dış Değerlendirme Sonuçları

Kalite Güvence ve Geliştirme Programı kapsamında, Kurulca birimimizin bu mahiyette bir programa henüz tabi tutulmaması nedeniyle raporumuzda bu konudaki değerlendirmelere yer verilememiş olup, dış değerlendirmenin birimimizde ne zaman gerçekleştirileceğine ilişkin İDKK tarafından henüz yazılı bir bildirim de yapılmamıştır.