Hali hazırda uygulamakta olduğu satış tekniklerini, örgütsel yapısını, uyguladığı pazarlama ve satış tekniklerini, üretim ve tedarik zincirini, diğer bir değişle işletme kültürünü oluşturan bütün detaylarda değişikliklere gitmesi gerekebilir.
- Organizasyon yapısında gerekli değişiklikleri yapması - İş süreçlerinin dönüşümünün gerçekleştirilmesi
- Müşteri profilinin belirlenmesi
- Şirket çalışanlarının elektronik ticarete geçişe hazırlanması
- B2B tipinde bir yapı hedefleniyorsa, diğer işletmeler ile uyumun sağlanması
- Teknik altyapının hazırlanması - Para akışının belirlenmesi - İşlevlerin belirlenmesi olarak sayabiliriz.58
2.4.1. Organizasyon Yapısında Gerekli Değişikliklerin Yapılması
İşletmeler elektronik ortamı bir ticaret alanı olarak kullanabilmek için öncelikle bu ortama taşınabilir özelliklere sahip olmalıdırlar. Bir başka değişle, yeni bir dükkan açan işletmeci gibi, bir taşınma işlemi gerçekleşmelidir.
Ancak bunun sağlanabilmesi için doğal olarak taşınma öncesinde bazı hazırlıkların tamamlanmış olması gerekmektedir. Örneğin, işletmeler misyon ve vizyonlarını, şirket kültürlerini, iş süreçlerini ve stratejik hedeflerini gerekli uyum süreçlerinden sonra elektronik ticaret ortamına taşımaları gerekmektedir.
Bu durum yeniden yapılanmaları ya da köklü değişiklikleri içerebileceği gibi, aynı zamanda oturmuş bir sistemde belirli değişiklikler yapmak yoluyla da gerçekleşebilir.
2.4.2. İş Süreçlerinin Dönüşümünün Gerçekleşmesi
İşletmeler elektronik ticarete başlamadan evvel belirleyecekleri stratejiler ve planlar doğrultusunda bir hazırlık sürecinden geçerler. Bu süreç içerisinde teknik alt yapı, yapılan bu strateji ve planlara uygun şekilde yapılanır.
58 A. Toygar Abak, “E-Ticaret Uygulamalarına Geçiş İçin Stratejik Adımlar”, Tübitak Marmara Araştırma Merkezi,
Bu yapılanmada iş süreçlerinin hangilerinin elektronik ortama taşınacağının belirlenmesi gerekir. Aynı şekilde bu süreçlerin elektronik ortama taşınması esnasında çıkabilecek aksaklıkları veya uyum sorunlarının da önceden tespit edilip gerekli önlemlerin alınması gerekmektedir. Önceden yapılabilecek tespitler ile gerekiyorsa belirli süreçlerin eski halinde kalması da sağlanabilir.
2.4.3. Müşteri Profilinin Belirlenmesi
İşletmeler için en zor uğraşlardan bir tanesi belirli bir müşteri kitlesi oluşturmaktır. Belirli bir müşteri kitlesine sahip bir işletme eğer bunu genişletmek için elektronik ticarete geçmek istiyorsa öncelikle ciddi bir pazar araştırması ve müşteri profillerini belirlemesi uygun olacaktır.
Bunun nedeni işletmenin her ne kadar sadık bir müşteri kitlesi olursa olsun, bu müşteri kitlesi elektronik ortamdan alışveriş yapmaya eğilimi yoksa, işletme zor durumda kalabilir. Bu nedenle müşteri profilleri elektronik ticarete uygun olmayan işletmelerin eğer müşteri profillerini yönlendirme gibi bir şansı yok ise elektronik ticarete geçişi bir kez daha düşünmesi uygun olacaktır.
2.4.4. Şirket Çalışanlarının Elektronik Ticarete Geçişe Hazırlanması
İşletme bir geçiş süreci yaşarken doğal olarak çalışanlarda aynı süreci yaşayacaklardır. Hatta eğer iş süreçlerinde de bir değişikliğe gidiliyorsa bu durum birincil derece de çalışanları da etkileyecektir.
Çalışanların yeni eğitimler alması, yeni ekiplerin oluşturulması veya varolan ekiplerin dağıtılması gibi durumlar olabilir. Yeni personel alımı ya da personel çıkartılması gerekebilir. Tüm bu durumlar çalışanlar tarafından bir çeşit direnç ile karşılaşmaya yol açabilir. Bu nedenle özellikle çalışanları etkileyecek değişiklikler ile ilgili olarak önceden gerekli önlemlerin alınması çok önemlidir.
2.4.5. B2B Tipinde Bir Yapı Hedefleniyorsa, Diğer İşletmeler İle Uyumun Sağlanması
Şirketler yaşadıkları değişimleri kendi içlerinde bile kabul etmekte zorlanırken, özel bir sistem aracılığıyla başka bir işletmeye bağlanarak beraber çalışmak pek çok problem yaşanmasına neden olabilir. Uyum problemleri yaşanabileceği gibi, alışıla gelmiş iş yapısının değişmesi de pek çok problem yaratabilir.
Dolayısı ile hangi işlemlerin nasıl yürütüleceği ile ilgili olarak dokümanların çıkartılması ve her iki işletmenin de bu dokümanlar üzerinde mutabık kalması sonradan çıkabilecek pek çok anlaşmazlıkta çözüm olacaktır.
Her iki işletmenin de benzer yatırımlar yaparak teknolojik alt yapılarını ihtiyaç seviyesinde tutması ve gerektiğinde de yükseltmeye hazır olması gerekmektedir. Bunun da önceden konuşularak belirlenmesi gerekmektedir.
2.4.6. Teknik Altyapının Hazırlanması
Elektronik ortamda ticaret teknolojinin sağladığı bir imkandır. Ancak bu imkandan yararlanabilmek için yine teknolojinin getirdiği bazı ürünlerin kullanılması gerekmektedir. Bu ürünler en uygun ve optimum şekilde kullanılmadığı taktirde iş süreçlerinde hatta, elektronik ticaret yapılması esnasında çeşitli problemler veya kesintiler yaşanabilir.
Bir müşterinin elektronik ticaret yapacağı işletmeye duyduğu güven bu tip kesinti ve aksaklıklar ile oldukça kolay bir şekilde yıkılabilir. Aynı zamanda teknik yetersizliklerden dolayı doğabilecek hatalar işletmeleri yasal olarak çeşitli sorumlulukların altına sokabilir.
Bu nedenle kusursuz işleyecek bir alt yapının, donanım, yazılım ve güvenlik açısından sağlanmış olması ve bunun müşteri memnuniyetine yönelik bir şekilde görsel olarak hazırlanmış olmalıdır.
Çıkabilecek tüm teknik problemlere yerinde ve zamanında müdahale edilmesi için gereken kadronun kurulması ya da bu hizmet dışardan alınacaksa, hizmetin kapsamlarının belirlenmesi gerekmektedir.
Bunun işletmeye getireceği maddi, yasal ve zamansal yüklerin önceden belirlenip plan ve stratejilerin ona göre yapılması gerekmektedir.
2.4.7. Para Akışının Belirlenmesi
Özellikle ülkemizde kendine has bir para akışı sistemi bulunmaktadır. Bazı sektörler de güvene dayalı bir ödeme sistemi kullanılırken, bazı sektörler de çek, senet ya da daha farklı ödeme ve güvence metotları kullanılmaktadır.
Ancak elektronik ortam bu durumu değiştirmektedir. Ödemelerin bankalar ya da çeşitli finansal çözümler sunan firmalar aracılığıyla gerçekleşmesi elektronik ortamda yapılan ticarette kayıt dışı işlemlerin yapılmasına mani olmaktadır.
Bu şekilde çalışan işletmelerin bu durumu gözden geçirmeleri, aynı şekilde çalışan müşterileri ile ilişkilerinin ne duruma geleceğini önceden düşünmeleri gerekmektedir.
Bankaların sağladıkları sanal pos ve taksitlendirme imkanlarının da gözden geçirilmesi önemlidir. Büyük hacimlerde satışlar yapabilen işletmeler, bankalar ile olan anlaşmaları nedeniyle vade farklı ya da farksız olarak yüksek taksit sayıları verebilmektedir. Bu durumda müşteri açısından tercih sebebi olabilir. Bu tip bir nedenden ötürü müşteri kaybedilmesi istenmiyorsa, bankalar ile görüşülerek, anlaşma sağlanmaya çalışılması gerekmektedir.
2.4.8. İşlevlerin Belirlenmesi
Bu aşamada teknik altyapının hazırlanması esnasında yapılan planlar doğrultusunda alınacak kararlar öne çıkmaktadır. İşletme hangi işlevleri elektronik ortama taşıyacaktır. Kimlerin hangi yetkileri olacağı, elektronik ortamın hangi işlevleri yürüteceğinin belirlenmesi bu süreçte yapılmaktadır.
Pek çok işlev elektronik sistem tarafından yürütülebilir. Örneğin bir sipariş geldiğinde bu sipariş için eğer bir alım yapılacaksa, tedarikçiye mesaj yollanması, faturanın otomatik olarak çıkartılması, müşteri ile kurulan ilişkinin önceden belirlenen özel formattaki mailler sayesinde otomatik olarak yürütülmesi gibi pek çok işlem sistem tarafından yürütülebilir.
Doğal olarak bu işlemlerin hangilerinin sistem tarafından yapılacağı, sistemin tasarımı aşamasında belirlenmesi gerekmektedir. Bunun yapılmaması durumunda, ya da mevcut yapıda değişiklik yapılmak istendiğinde, ve mevcut yapının değişikliklere müsait olmaması durumunda bu tip değişiklikler ya yapılamaz ya da büyük maliyetler ile gerçekleştirilebilir. Bu nedenden ötürü elektronik ticarete geçilmeden KOBİ’nin tüm işlemlerini gözden geçirmesi ve hangilerini sisteme aktaracağına da karar vermesi çok önemlidir. Ancak bu karardan sonra teknik altyapının hazırlanması uygun olacaktır.