Resmi Gazetenin 31.07.2009 tarih ve 27305 sayısında yayınlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara ĠliĢkin Yönetmelik ile Kamu
Ġdareleri tarafından kamu hizmetlerinin hızlı, kaliteli, basitleĢtirilĢmiĢ ve düĢük maliyetli bir Ģekilde yerine getirilmesini sağlamak üzere, Kamu Hizmet Envanteri Tablosu ve Kamu Hizmet Standartları Tablolarının belirtilen Ģekilde hazırlanması ve kamuoyu ile paylaĢılması istenmiĢti(RG, 2009: 27305).
Yönetmeliğin hizmet standartları oluĢturma baĢlıklı 5/2 maddesinde, kamu hizmetlerinin envanterinin belirtilen Ek-1‟e göre oluĢturulacağı, belirtilen Ek -2‟de yer alan örneğe göre de hizmet standartlarının oluĢturulacağı belirtilmiĢtir. Bunun yanında Ek-3‟te belirtilen açıklamalara göre oluĢturulan hizmet standartları tablosunda; hizmetin adı, baĢvuruda istenen belgeler gibi bilgilerin yer alacağı düzenlenmiĢtir .
Bahsedilen tabloların mevzuatta belirtildiği Ģekilde hazırlanabilmesi için aĢağıda belirtilen hususlara yer verilmesi gerekmektedir.
3.5.1. Kamu Hizmet Envanteri Tablosuna ĠliĢkin Hususlar
Kamu idareleri, sunduğu tüm hizmetlerin envanterini Ek-1‟e göre oluĢturarak kurumsal internet sayfasında ve e-devlet kapısında en güzel Ģekliyle yayınlamak zorundadır. Bu tablonun hazırlaması neticesinde birimin toplam iĢ yükü ortaya çıkacaktır. Tam ve doğru olarak hazırlanan tablolar ile birim çalıĢanları hizmetlerin nasıl verileceğini, hizmetten yararlananlar ise bu hizmeti nasıl olacaklarını tamamen netleĢtireceklerdir.
Sıra No: Bu kısımda birimlerde yürütülen hizmetlere birden baĢlayarak sıra numarası verilecektir.
Kurum Kodu ve Standart Dosya Planı Kodu: Kamu Hizmet Envanteri Tablosunun doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususların ikinci ve üçüncü maddesinde; BaĢbakanlık Genelgesi ile oluĢturulan kodların kullanılacağı yer alır.
Hizmetin Adı: “Bu bölümde idarenin yürütüldüğü bütün hizmetler açık ve anlaĢılır Ģekilde yazılacaktır” denilmekte ve genel ifadeler kullanılmaması istenmektedir.
Hizmetin Tanımı: Hizmetin mahiyetini belirten kısa bir tanım yapılacaktır.
Hizmetin Dayanağı Mevzuatın Adı ve Madde Numarası: Kamu Ġdarelerinin yürütülen hizmete dayanarak teĢkil eden kanun, Kanun Hükmünde Kararname, tüzük, yönetmelik, Bakanlar Kurulu Kararı, genelge, tebliğ ve benzeri düzenlemelerin adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır.
Hizmetten Yararlananlar ve Hizmeti Sunmakla Görevli/ Yetkili Kurumların/ Birimlerin Adı: VatandaĢ, sivil toplum kuruluĢu, özel sektör, kamu kurumları gibi kurumun sunduğu hizmetten yararlananlar ve söz konusu hizmeti sunmakla görevli, yetkili veya sorumlu idarelerin adı yazılacaktır. Yerine getiren idare, bu bölümde yer alan Merkezi Ġdare; TaĢra Birimleri; Mahalli Ġdare; Diğer (Özel Sektör vb.) baĢlıklarının altında ismen yer alacaktır.
BaĢvuruda Ġstenen Belgeler ve Ġlk BaĢvuru Makamı: Yazılı bir baĢvuru sonucu verilen hizmetlerde istenecek belgeler ve bu belgelerin dayandığı mevzuatın adı ve madde numarasının yazılması istenmektedir. Bunun dıĢında birimlerce rutin olarak yürütülen iĢ ve iĢlemlerde baĢvuruya gerek olmadığından herhangi bir belge istenmeyecek ve baĢvuruda istenen belgeler kısmına (-) iĢareti konulacaktır. BaĢvurulu hizmetlerde hizmet talebinde bulunanın ilk müracaatını nereye ve hangi makama yapması gerektiği mevzuat adı ve ilgili madde numarası ile birlikte açıkça yazılacaktır.
Paraf Listesi: Hizmetlerde baĢvuruyu alandan veya ilk iĢlemi baĢlatandan nihai anayı veren kiĢiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar sıralı olarak yazılacaktır.
Kurumun Varsa Yapması Gereken Ġç ve DıĢ YazıĢmalar: Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken kurum içi ve kurum dıĢı yazıĢmaların hangi birimle ne amaçla yapıldığı, mevzuat dayanağı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır.
Mevzuatta Belirtilen Hizmetin Tamamlanması Süresi ve Hizmetin Ortalama Tamamlanma Süresi: Mevzuatta hizmetin tamamlanması için herhangi bir süre öngörüĢmüĢ ise bu süre açıkça yazılmalıdır. Mevzuatta baĢka süre belirtilmiĢ olsa bile hizmetin fiili olarak ortalama ne kadar sürede tamamlandığı yazılacaktır.
Yıllık ĠĢlem Sayısı ve Hizmetin Elektronik Olarak Sunulup sunulmadığı: Hizmetin yılda kaç defa sunulduğunun yazılması gerekmektedir. Hizmet elektronik olarak sunuluyor ise ilgili internet sayfası adresinin, sunulmuyor ise buna ait ifadenin bulunması Ģarttır. 3.5.2. Kamu Hizmet Standartları Tablosuna ĠliĢkin Hususlar
Kamu Hizmet Standartları Tablosu Doldurulurken, öncelikle dikkat edilmesi gereken husus Kamu Hizmet Envanteri Tablosunda belirtilen hizmetlerin tamamı değil sadece baĢvuruya dayalı olan hizmetlere bu tabloda yer verileceğidir. Kamu Hizmet Standartları Tablosunda tablonun biçim ve içeriğine yönelik hususlar bulunmaktadır ( Ek:2).
Tablonun içeriği ile ilgili hususlar; anlamaya yönelik önem arz etmektedir. Hizmeti doğrudan sunan idarenin adının yer aldığı baĢlık kısmı, idarenin gerçek veya tüzel kiĢilere baĢvuru üzerine yaptığı hizmetin adı, idare tarafından hizmetin sunumu için gerçek veya tüzel kiĢilerden istenen belgelerin yer aldığı istenen belgeler kısmı idarenin hizmeti ne kadar sürede bitirmeyi taahhüt ettiğinin belirtildiği ve idarenin taahhüdü sayılan hizmetin tamamlanma süresi (en geç) kısmı ile Kamu Hizmet Standartları Tablosunda belirtilenlerin dıĢında belge istenmesi, eksiksiz belge ile baĢvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya tabloda bazı hizmetlerin bulunmamasının tespiti durumunda müracaat edilecek ilk ve hizmeti doğrudan veren idarenin bağlı olduğu hiyerarĢik üst olan ikinci müracaat yeri kısmı bulunur ( Ek:2).
Tablo-1:Ġlk Ve Ġkinci Derece Müracaat Yerleri Örneği
HĠZMETĠN ADI ĠLK MÜRACAAT YERĠ ĠKĠNCĠ MÜRAACAT
YERĠ Okul Müdürlüğünce
Yürütülen Hizmetler Okul Müdürü Ġlçe/ Ġl Müdürü Ġlçe Müdürlüklerince Yürütülen Hizmetler Ġlçe Müdürü Kaymakam Ġl Müdürlüğünce Yürütülen Hizmetler Ġl Müdürü Vali/Vali Yardımcısı Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlarca Yürütülen Hizmetler
Grup BaĢkanı/ Daire BaĢkanı
BaĢkan
Müstakil BaĢkanlık/ Genel Müdürlükçe Yürütülen Hizmetler
Daire BaĢkanı BaĢkan/ Genel Müdür
MüsteĢarlıkça Yürütülen Hizmetler
Daire BaĢkanı/ genel Müdür
MüsteĢar Yardımcısı
Bakanlık Daire
BaĢkanlığınca Yürütülen Hizmetler
Daire BaĢkanı Genel Müdür
Bakanlık Müstakil Daire BaĢkanlığı/ BaĢkanlık/ Genel Müdürlükçe Yürütülen Hizmetler
Daire BaĢkanı/ BaĢkan/ Genel Müdür
MüsteĢar Yardımcısı
Konsolosluklar Konsolos BaĢkonsolos/Elçi-
MüstaĢar/Büyükelçi Kaynak: RG, 2009: 10.