Kalkınma ajansları, Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine tabidir. AB ve diğer yurtdışı kaynaklardan sağlanan fonların kullanımı ve muhasebeleştirilmesi, uluslararası mevzuat hükümlerinin saklı kalması koşuluyla bu yönetmelik hükümlerine tabi bulunmaktadır Kalkınma ajanslarının bütçelerinin hazırlanması, bütçe içeriğinin belirlenmesi, bütçenin kabulü gelirlerin tahsili, giderlerin yapılması, bunlara ait varlıkların yönetiminin yapılmasını sağlar. (Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, Md. 2).
Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 35. Maddesine göre, "Kalkınma Ajansı Muhasebesi, 03.05.2005 tarihli ve 2005/8844 sayılı
Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin ikinci bölümünde belirlenen ve muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan temel muhasebe kavramları ile faaliyet sonuçları tablosu, bütçe uygulama sonuçları tablosu, nazımı hesaplara ilişkin ilkeler ve varlıklar,
bölümünde belirlenen muhasebe standartları, kurallar ve uygulamalara ilişkin hükümler çerçevesinde yürütülmektedir” denilmektedir.
Kalkınma ajanslarının bütçelerinin hazırlanması, içeriğinin belirlenmesi, kabulü, gelirlerinin tahsilatı, giderlerinin yapılması, bunlara ait varlıkların yönetimi, bu işlemlere ilişkin hesap ve kayıtların muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ve bütçe ilkeleri ile ilgili mevzuata ve uluslararası standartlara uygun olarak tutulması ve bunların şeffaf ve anlaşılır şekilde kamuoyuna duyurulması, Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile düzenlenmiştir (Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, 2006: md 33).
Kalkınma ajansı, AB’nin ve diğer yurt dışı kaynaklardan sağlanan fonların kullanımı ve muhasebeleştirilmesi, uluslararası mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla, yönetmelik hükümlerine tabidir. Kalkınma ajanslarında, Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği gereğince; yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı hesap defterleri kullanılmaktadır. Dolayısıyla, kalkınma ajansları muhasebe düzeninde, işletme hesabı esasına göre defter tutulmayacak olup tüm işlemler bilanço esasına göre tutulacak defterlerde izlenilecektir (Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, 2006: md 33).
Defterler çift yanlı kayıt yöntemine göre tutulur. Çift yanlı kayıt yöntemi ile hesapların karşılıklı kontrolü ve hataların görülmesi kolaylaştığı gibi hesaplarla ilgili sürekli olarak ayrıntılı bilgiler sağlanabilir (Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, 2006: md 33). Kalkınma ajanslarının muhasebe kayıtları, 10.03.2006 tarihli ve 26104 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekinde belirlenmiş olan belgelerden, yürütülen malî iş ve işlemlere uygun olanlar kullanılır. Söz konusu belgeler Tablo 2.1.’de sıralanmaktadır.
Tablo 2. 1: Kalkınma Ajansları İçin Muhasebeleştirme Tabloları
Mizan
Bilanço
Faaliyet sonuçları tablosu
Bütçe uygulama sonuçları
tablosu
Nakit akım tablosu
Mali varlık ve yükümlülükler değişim tablosu
İç borç değişim tablosu
Dış borç değişim tablosu
Şarta bağlı varlık ve yükümlülükler tablosu
Gelirlerin ekonomik sınıflandırılması tablosu
Giderlerin fonksiyonel sınıflandırılması tablosu
Bütçe gelirlerinin ekonomik sınıflandırılması tablosu
Bütçe giderlerinin kurumsal sınıflandırılması tablosu
Bütçe giderlerinin fonksiyonel sınıflandırılması tablosu
Bütçe giderlerinin finansal sınıflandırılması tablosu
Bütçe giderlerinin ekonomik sınıflandırılması tablosu
Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu
Temel muhasebe kavramları ve ilkeleri ile genel yönetim muhasebe standartları, kuralları ve uygulanması kapsamında, ajans muhasebesi, 03.05.2005 tarihli ve 2005/8844 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin ikinci bölümünde belirlenen ve muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan temel muhasebe kavramları ile faaliyet sonuçları tablosu, bütçe uygulama sonuçları tablosu, nazım hesaplara ilişkin ilkeler ve varlıklar, yabancı kaynaklar ve öz kaynaklar ilkelerinden oluşan bilanço ilkeleri ile üçüncü bölümünde belirtilen muhasebe standartları, kurallar ve uygulamalara ilişkin hükümler çerçevesinde yürütülür. Buna göre kalkınma ajansı muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan kavramlar aşağıda yer aldığı gibidir (Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, 2005: md 5).
Süreklilik: Bu kavram gereğince faaliyetler, herhangi bir zaman
sınırlamasına tabi olmaksızın sürdürülür.
Dönemsellik: Faaliyetler, belirli dönemlerde raporlanır ve her dönemin faaliyet sonuçları diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanır.
Parayla Ölçülme: Bu kavram gereğince parayla ölçülebilen ekonomik olay ve işlemlere ilişkin muhasebe kayıtları, ortak ölçü olarak ulusal para birimi ile yapılır.
Maliyet Esası: Para mevcudu, alacaklar ve maliyetinin belirlenmesi
mümkün veya uygun olmayan kalemler hariç, kamu idareleri tarafından edinilen varlık ve hizmetler, bunların elde edilme maliyet bedelleriyle muhasebeleştirilir. Maliyet bedeli tespit edilemeyen varlık ve kaynakların değerlemesine ilişkin hükümler saklıdır.
Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılmalıdır.
Tutarlılık: Bu kavram gereğince muhasebe uygulamalarının, faaliyet ve bütçe uygulama sonuçlarının ve bunlara ilişkin yorumların birbirini izleyen dönemlerde tutarlı bir şekilde karşılaştırılmasını sağlanmaktadır. Uygulanan muhasebe politikalarının değişmesi durumunda, değişikliklerin ve mali etkilerinin mali tablo dipnotlarında açıklanması zorunludur.
Tam Açıklama: Bu kavram gereğince mali tablolar, bu tablolardan
yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır şekilde düzenlenir.
Önemlilik: Bu kavram gereğince bir hesap kalemi veya mali bir olayın nispi
ağırlık ve değerinin, mali tablolarda yer verilecek önemde olması esastır.
İhtiyatlılık: Bu kavram gereğince muhasebe uygulamasında muhtemel
risklere ve olaylara karşı yönetmelikte belirtilen durumlarda (tahsili şüpheli hale gelen alacaklar) karşılık ayrılır. Faaliyet sonucunu değiştirmeye yönelik olarak gizli yedekler ya da gereğinden fazla karşılık ayrılamaz.
Kanıtlayıcı belgeler, yapılacak ödemelerin, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belge, ücret bordrosu gibi belgelere dayandırılması esas olup, bunun dışında Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri uygulanır. Yapılacak ödemelere ilişkin belgeler, gerektiğinde ajansın denetimi ile görevli denetçiye verilmek üzere, muhasebe yetkilisi tarafından düzenli bir şekilde
muhafaza edilir (Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, 2006: md. 89).
Ajanslar, yıllık çalışma programı ve bütçeye uygun olarak hazırlayacakları faaliyet raporlarında aşağıdaki temel raporlama ilkelerine uymak zorundadır. Bunlar (Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, 2006: md. 89):
Faaliyet raporları mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırlanır.
Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olması zorunludur.
Faaliyet raporları, ilgili tarafların ve kamuoyunun bilgi sahibi olmasını sağlamak üzere açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanılarak hazırlanır.
Raporlarda teknik terim ve kısaltmaların kullanılması durumunda bunlar ayrıca tanımlanır.
Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin eksiksiz olması, faaliyet sonuçlarını tüm yönleriyle açıklaması gerekir.
Ajansın faaliyetleriyle ilgisi olmayan hususlara, faaliyet raporlarında yer verilmez.
Faaliyet sonuçlarının gösterilmesi ve değerlendirilmesinde aynı yöntemler kullanılır. Yöntem değişiklikleri olması durumunda, bu değişiklikler raporda açıklanır.
Faaliyet raporları yıllar itibarıyla karşılaştırmaya imkân verecek biçimde hazırlanır,
Faaliyet raporları, bir mali yılın faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde hazırlanır.
Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan ajans faaliyet raporu, altı aylık ara rapor ve yıllık faaliyet raporu şeklinde düzenlenir. Altı aylık ara rapor Eylül ayı sonuna kadar, yıllık rapor ise izleyen malî yılın en geç Mart ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanır. Bu raporların birer örneği aynı süre içinde İçişleri Bakanlığına ve Müsteşarlığa gönderilir ve ayrıca ilk Kalkınma Kurulu toplantısında görüşülmek üzere Kalkınma Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulu, ajans faaliyet raporlarının içeriğinden ve raporlarda yer alan bilgilerin doğruluğundan sorumludur (Kalkınma Ajansları Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, 2006: 191). Ajans faaliyet raporunun içeriği, faaliyet sonucunu gösterecek şekilde düzenlenmelidir.