Desde a invenção da imprensa, os acervos de Bibliotecas e das livrarias precisavam ter uma organização. As instituições ligadas à documentação sempre estiveram preocupadas com as técnicas para facilitar o acesso das pessoas às informações organizadas, mesmo em diferentes épocas e de acordo com as reais condições de materiais existentes. Sendo assim, organizar a informação sempre foi
um desafio. No entendimento de McGarry (1999),
No passado (e no presente) as bibliotecas eram organizadas com base na localização absoluta. Os livros não eram classificados, mas marcados segundo uma ‘localização fixa’, o que não diferia do modo como a gente organiza os livros em casa. ‘Três livros à direita, duas prateleiras abaixo’: um método de localização ainda adotado em acervos muito grandes. Assim como os geógrafos do século XIX, o conhecimento técnico do bibliotecário era posicional, baseado no princípio do onde está o quê. A rapidez da recuperação era o máximo da competência. Os leitores eram mantidos longe das estantes. O advento da classificação introduziu um pouco de relativismo. [...] A localização pressupôs um raciocínio relacional por parte dos usuários, aproximando-os das estantes, se não dos bibliotecários. (MCGARRY, 1999, p.92, grifo do autor).
O sentido da palavra organização pode estar relacionado a uma entidade que reúne pessoas que desenvolvem um trabalho de acordo com as metas e objetivos pré-estabelecidos ou que pode se referir à ideia de método, ordem ou sistematização. Diante dessas concepções, tomemos a segunda concepção como formulação norteadora para o estudo da função técnica de organização da informação. Sob tal ótica, constitui como elemento subsidiador para a realização desse estudo as formulações de Souza (2008) que define o sentido de organizar como: estabelecer as bases de; arrumar de determinado modo e colocar em certa ordem.
Assim, é preciso compreender que a dimensão de organização deve ser realizada em função de critérios e regras. Guinchat e Menou (1994) apontam que durante o controle e registro material do documento, acontece o tratamento intelectual do documento, seguindo as etapas da descrição bibliográfica (catalogação de suas características formais, como autor, título, fonte, formato) e a descrição do conteúdo (tradução das informações para uma linguagem documental, de acordo com os interesses da unidade e de seus usuários, permitindo a classificação, indexação, resumo ou extração de dados). Portanto:
No desempenho profissional do tratamento e organização de informação, visando-se à intermediação entre documentos e usuários, arquivistas, bibliotecários, museólogos e demais profissionais da informação desenvolvem desse modo diferentes tipos de representações, envolvendo a substituição da informação primária por registros específicos a ela relativos, com vistas a uma recuperação posterior. Nos catálogos e bases de dados que compõem sistemas e serviços de informação documental, a informação primária textual, sonora ou icônica encontra-se representada por novos conjuntos de informações. No processamento técnico tradicional, o documento vem sendo representado por um conjunto de informações relativas à sua descrição física e pontos de acesso (índices) pertinentes, representação esta preparada e armazenada em um contexto físico independente do documento primário. (ALVARENGA, 2003, p.6).
Segundo Vilan Filho (1994), são comuns as práticas de organizar índices, criar catálogos e referências cruzadas para facilitar o acesso à informação. Como exemplos, destacamos os catálogos telefônicos e catálogos de bibliotecas. Nesse contexto, é preciso considerar que diversos tipos de estruturas são utilizados na organização da informação, dentre eles, aqueles que: se organizam a partir da
utilização de termos como os arquivos de autoridade, glossários e dicionários; se organizam com a classificação e a criação de categorias como os cabeçalhos de assunto e os esquemas de classificação (ou taxonomias); se organizam a partir de conceitos e de seus relacionamentos como, por exemplo, as ontologias7, o tesauro8 e
as redes semânticas9 (VILAN FILHO, 1994).
Um aporte importante à visão de Vilan Filho (1994) e Alvarenga (2003), como aponta Nascimento (2007), é que:
Para atender a essa premente necessidade de organizar a informação em contextos digitais, os pesquisadores buscam identificar técnicas e metodologias que possam integrar tanto a representação do conhecimento quanto a recuperação da informação. Dentre essas ferramentas estão o uso de metadados10 e as ontologias (NASCIMENTO, 2007, p. 891).
Ainda, e de forma abrangente, é importante atentar para um problema que se faz presente na técnica de organização da informação: a tendência a ignorar os vários tipos de usuários e as diferentes necessidades que apresentam. Para Tobias, (citado por DIAS, 2001), é possível perceber as diferenças de comportamento de uso e busca de informação entre o público em geral. Esses são alguns pontos que deveriam estar sendo mais bem aproveitados e que, por conseguinte, poderiam auxiliar nos procedimentos específicos de tratamento da informação haja vista que as bibliotecas dos dias de hoje, ainda precisam adequar-se rapidamente com as mudanças da realidade provocadas pelo desenvolvimento tecnológico.
De forma concreta evidencia-se que precisam fazê-lo no intuito de cumprir com a sua finalidade de contribuir para o progresso e para o melhoramento da humanidade e em atendimento aos objetivos de atualizar e comunicar conhecimentos de forma justa, com a formação de uma teoria cultural baseada nas exigências econômicas, educativas e intelectuais da sociedade.
7 O termo tem um sentido especial em organização da informação, diferente daquele tradicionalmente
adotado na filosofia com o objetivo de distinguir o estudo do ser como tal. Uma das definições mais conhecidas para ontologias é apresentada por Gruber (1996) (citado por CORAZZON, 2002):
Uma ontologia é uma especificação explícita de uma conceitualização. [...] Em tal ontologia, definições associam nomes de entidades no universo do discurso (por exemplo, classes, relações, funções etc. com textos que descrevem o que os nomes significam e os axiomas formais que restringem a interpretação e o uso desses termos) [...] (GRUBER, T., 1996 citado por CORAZZON, 2002, p. 1).
8
Que segundo o Programa UNISIST (DIRETRIZES, 1993, p. 6) define o termo para a área de Ciência da Informação sob dois aspectos: estrutura como “um vocabulário controlado e dinâmico de termos relacionados semântica e genericamente cobrindo um domínio específico do conhecimento” e função como “dispositivo de controle terminológico usado na tradução de linguagem natural dos documentos, dos indexadores ou dos usuários numa linguagem do sistema”.
9 É uma maneira de se organizar a World Wide Web (WWW), levando em consideração à semântica dos
muitos documentos que a integram.
10
“A breve definição de metadados como “dado sobre dado” já não expressa as grandes necessidades atuais. No novo contexto, metadado refere-se a alguma estrutura descritiva da informação sobre outra informação ou conhecimento, auxiliando na identificação, descrição, localização e gerenciamento desse recurso” (ABREU, 2008).
Nessa perspectiva, evidenciam-se aqui alguns aspectos da organização da informação que merecem ser pontuados:
Descrição do conteúdo informacional útil ao usuário;
Definição dos formatos de documentos que devem ser disponibilizados;
Organização das informações em categorias alfabéticas, por ordem de datas, por ordem geográfica, por assunto, pelas ações do usuário;
Esquematização dirigida a metáforas;
Planejamento, construção e operacionalização das páginas na Web entre outros aspectos.
Nesse contexto, busca-se por meio do quadro “Atividade técnica de organização”, ver Apêndice C, identificar as categorias presentes nessa função, no intuito de identificar alguns eixos tradicionais da dimensão de organização, presentes na Biblioteconomia, que possam servir como elementos para identificação e análise dos processos e estratégias de como organizar a informação em equipe de produção na Educação a Distância (EAD).
Em termos das categorias fundamentais da função técnica de organização da informação e suas concepções descritas acima, a partir da análise dos teóricos, consolida-se uma proposta com os principais eixos de centralidade, seus objetivos e ações da técnica de organização da informação (ver Apêndice G). Prosseguindo, apresenta-se, no subtópico abaixo, a função de tratamento da informação.