A Universidade de Cape Town (UCT), fundada em 1829 – formalmente instituída em 1918 - cuja missão é “ser uma universidade de excelência no ensino e na pesquisa, educando para a vida e direcionada aos desafios que a [sociedade sul-africana] enfrenta”, tem 6 faculdades e cerca de 60 cursos, de acordo com o Audit report on the University of Cape Town (CHE, 2006, p. 10). Ainda em conformidade com o documento, em 2004, a Universidade estava com cerca de 22.300 estudantes e perto de 2.510 funcionários em regime permanente.
Do ponto de vista organizacional, a UCT conta com o Reitor/Chancellor, um vice-chancellor principal, quatro Pró-Reitores (Deputy Vice-Chancellor), diretores das faculdades e dos centros educativos, além dos diretores executivos, grupo ao qual o sistema de bibliotecas pertence, como órgão suplementar.
O Sistema de Bibliotecas da UCT (UCT Libraries), criado em 1960, é constituído por 9 bibliotecas “satélites” e uma principal, que faz a sua coordenação. Nesse caso, o Diretor da Biblioteca Principal é quem o dirige e presta contas diretamente ao Reitor ou ao Vice- Chancellor.
Incluindo o acervo de coleções especiais, o UCT Libraries (UCTLib) tem cerca de 900.000 títulos de monografias, 26.000 títulos de periódicos (dos quais 5.730 são correntes), e mais de 50.000 de outros recursos em formato eletrônico. Grande parte do seu acervo está na Biblioteca Principal e a outra parte, evidentemente, encontra-se nas bibliotecas “satélites”, próximas aos respectivos cursos.
A Biblioteca Principal funciona também como uma espécie de Central. Ou seja, ela incorpora algumas semi-bibliotecas (especialidades), tais como a biblioteca de Estudos Africanos, a de Humanidades, a de Comércio e a de Ciência e Engenharia, cada uma delas com pelo menos um bibliotecário responsável por ela. Nesse espaço, além das divisões com atividades específicas da biblioteca, uma divisão que vale também destacar é a denominada Knowledge Commons. Nessa divisão
[...] atualmente com cerca de 105 computadores de última geração, três impressoras gigantes, os estudantes podem pesquisar, escrever, usar vários software disponíveis ou trabalhar em projetos acadêmicos, com o suporte, a tempo inteiro, de profissionais da biblioteca. No contexto sul-africano, esta sala conta com pessoal com habilidades para dar suporte em outras línguas nacionais [entre as 11 oficiais] para aqueles cujo inglês é a segunda ou terceira língua. Aqui os estudantes têm a extensão de todos os outros serviços online oferecidos pela biblioteca. Podem também carregar seus cartões (em moeda corrente) e imprimir pessoalmente os seus trabalhos. Entre os computadores existentes na sala, cinco são para trabalhos rápidos: usuários que apenas querem imprimir, por exemplo...(IT do Sistema da UCT).
O Sistema tem 181 funcionários, dos quais 156 são efetivos. Ou seja, “[...] os qualificados, com educação significativa, na nossa biblioteca, são cerca de 38% do staff. O Sistema tem cerca de 156 pessoas permanentes e o restante, perto de 25, são assistentes temporários. O contrato é de um ano” (dirigente sul-africana).
Quanto à estrutura interna, o UCTLib, além da Direção (constituída pelo Diretor executivo e pelo Vice-Diretor), está dividido em vários departamentos/divisões, entre eles, o de Acesso Bibliográfico, o de Serviços (Circulação, Gestão de Estoque, Empréstimo de curta duração, etc.), o das Tecnologias de Informação, além das bibliotecas “satélite”, que, neste caso – como sistema centralizado - cada uma delas tem o estatuto de departamento.
Executive Director Bibliographic Acess Acess Services Sciences Humanities IT Department Circulation Short Loan Stock Management Interlibrary Loan Dep. Executive Director
Figura 2 – Estrutura Organizacional do Sistema da UCT220
Como sistema centralizado, a Biblioteca Principal e as “satélites” formam um único organismo, separado fisicamente apenas pela atividade de Referência:
O serviço nesta biblioteca [“satélite”] é, basicamente, emprestar e receber (devolução) livros; treinar como pesquisar nas bases de dados; assistir os usuários na pesquisa para os seus projetos... (dirigente sul-africana).
As bibliotecas do UCTLib não têm dupla subordinação. Desse modo, portanto, as bibliotecas “satélites” fazem parte da estrutura interna da biblioteca principal, a quem devem recorrer para quaisquer eventos que fogem à rotina previamente estabelecida, desde os relacionados aos materiais, em geral, aos relacionados aos recursos humanos.
Ainda a respeito da estrutura organizacional, importa mencionar que o Sistema de Bibliotecas da UCT beneficiou-se de uma reestruturação geral, iniciada em 1999, com a renovação do espaço da Biblioteca Principal, particularmente, e que culminou com a reorganização da estrutura organizacional e das atividades e alocação do pessoal. Além disso, teve ampliado o seu nível de penetração na própria universidade com representantes bibliotecários em comissões e conselhos consultivos, tanto no nível da própria universidade quanto no das faculdades, tanto na área acadêmica quanto na pesquisa, como ilustram os relatos que se seguem:
A renovação do espaço na biblioteca principal (1999-2000) possibilitou não só o aumento de serviços para os usuários, mas também a oportunidade de ampliá-los. Os serviços diretos aos usuários foram estrategicamente pensados, associados à estratégica re-alocação do staff, particularmente o profissional sênior, que foi retirado dos serviços
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de suporte para os serviços de referência. Isso foi possível graças a uma revisão completa das operações e da estrutura organizacional, com forte orientação para o usuário. Como suporte deste foco, a biblioteca começou a dar muita ênfase na ampliação das habilidades do staff. Isso incluiu viagens para alguns lugares para perceberem outras experiências.
Em 2000, todas as atividades da biblioteca foram reorganizadas de acordo com a nova estrutura das faculdades [...] O maior aspecto da reorganização da Biblioteca Principal inclui o estabelecimento de áreas separadas (mas contíguas) para as coleções e serviços de cada faculdade [das especialidades presentes na Biblioteca Principal]...
Pelo menos um bibliotecário está no Conselho de Faculdade (Board), no Comitê da Biblioteca da Faculdade e no Senado da Biblioteca (Grupo de Trabalho) com representantes de todas as faculdades e da pesquisa. O diretor executivo das bibliotecas é membro sênior do Grupo Sênior de Liderança (Sênior Leadership Group) do Senado, do Comitê Executivo do Senado, da Área para os Estudos da Graduação, do Comitê do Planejamento Acadêmico, do Comitê de Pesquisa da Universidade, do Grupo de Trabalho de Qualidade [Quality Assurence Working Group], e do Comitê de Tecnologias de Informação e Comunicação da Universidade. Através dessas linhas formais, ligada a estrutura organizacional e de encontros anuais, faz-se a revisão do acervo com vista a modificações que se fizerem necessárias de acordo com as prioridades acadêmicas... (dirigente sul-africana).
Tecnicamente, o Sistema da UCT usa o MARC21, como formato padronizado de registro bibliográfico; usa a CDD para a classificação e o Library of Congress Subject Index para a indexação. Como sistema centralizado, vale salientar que praticamente todo o processamento técnico é feito pela biblioteca principal. Do ponto de vista tecnológico, esse sistema usa o software Aleph (fabricação israelita); isso depois da transição feita em 1994/95, do Bookplus (software comprado e fabricação australiana), de pequeno porte, para o Aleph, portanto.
É importante ressaltar que a UCT está entre as universidades que mais financiamento recebem na África do Sul, como se depreende dos autores Darch, Rapp e Underwood (1999). Ou seja:
In South Africa the differences are much more remarkable, and many spring from factors external to institutions. A stark difference that cuts across all institutions, even the best-resourced, is that the scale of financial support among tertiary institutions is quite different. For example, the University of Cape Town (UCT) and the University of the Witwatersrand (Wits) are both English-language institutions with many world- renowned scholars and significant research agendas. UCT’s annual acquisitions budget is about 12.5 million SA Rands; that of Wits is about 9.5 million SA Rands. These budgets are the current equivalent of about 2.0 million US dollars and 1.5 million US dollars respectively (ibdem, p. 27)221.
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Na África do Sul, as diferenças são mais evidentes, e a maior parte são derivadas de fatores exteriores às instituições. Um aspecto desolador que afeta todas as instituições, mesmo as financeiramente bem providas, é o fato de haver assimetrias na escala de suporte financeiro entre as instituições de ensino superior. Por exemplo, as Universidades de Cape Town e a Universidade de Witwatersrand (Wits) são instituições de língua inglesa, ambas com acadêmicos de renome internacional e considerável agenda de pesquisa. O orçamento anual para as aquisições da UCT é de 12.5 milhões de rands enquanto que o da Wits é de 9.5 milhões de rands, o que corresponde a cerca de USD 2 milhões e USD 1.5 milhões, respectivamente – Tradução nossa.
Sabe-se também que o Sistema de Bibliotecas da UCT é uma das maiores entre os quatro membros do CALICO, especialmente em serviços, como também atesta a entrevista a seguir:
Entre as instituições membros do CALICO, a Biblioteca da UCT é uma das maiores, especialmente em serviços. As estatísticas de 2003 mostram que esta Biblioteca supriu 60% de todas as instituições em materiais e emprestou 72% dos materiais no âmbito do acordo. A Biblioteca da UCT supre em 95% dos materiais emprestados dentro de quatro dias, enquanto as outras suprem 56%, dentro de sete dias... (dirigente sul-africana).