İşletme Bütçelerinin Temel İlkeleri

“İşletme bütçelerinin ilkeleri olarak ifade edilen temel prensipler, bütçe sisteminin etkinliğinin ve başarısının geliştirilmesinde ön koşullardır.”( Akgün, 2005, s.26) “Bu ilkelerin öngördüğü temeller oluşmadıkça bütçe yönetime etkili bir araç olarak hizmet edemez.”(Haftacı, 2001 , s.5) Bütçenin temel ilkeleri konusunda çeşitli kaynaklarda farklı ifadeler yer almakla birlikte önce iyi bir bütçenin hazırlanması için gerekli koşulların sağlanması önşartı vardır.

Yönetimin Desteği İlkesi; Özellikle üst yönetimin kademelerinden başlayarak tüm yöneticilerin gerekli zamanı ayırarak destek vermeleri başarılı bir bütçe oluşmasında önemli bir temel prensiptir.

Örgütsel Uyum İlkesi; Bütçe, iş tanımlamaları açıkça yapılmış yetki ve sorumlulukların net çizgilerle belirlenmiş olduğu bir örgüt yapısında etkili olabilecektir. Böyle bir düzenin olmaması durumunda uygulayıcıların bütçeyi istenildiği sonuca götürmeleri beklenemez.

Katılımcılık İlkesi; Bütçe hazırlanırken sadece bütçe yöneticisinin ya da üst kademe yönetimin katılımı değil, sistematik bir bütünü oluşturan örgütün tüm sistemleriyle ilgili alt ve orta kademe yöneticilerinde katılımı sağlanarak gerçekleştirilmelidir.

Esneklik İlkesi; Bütçenin hazırlanması sırasında ön görülen koşullar daha sonra iç ve dış etkenler nedeniyle değişiklik gösterebilir. Hazırlanan bütçenin daha sonra gelişen bu şartlara göre yeniden düzenlenebilir olması gerekir.

Sorumluluk Muhasebesi İlkesi; Bütçe hazırlanırken ve denetlenirken elde edilen veriler muhasebe birimi tarafından sağlanan standart verilere göre yapılır. Bütçeyi uygulamaya götüren yöneticilerin buna ne derecede uydukları ve başarıları da yine aynı sistemle denetlenmiş olur.

Gerçekçilik İlkesi; Bütçeler hazırlanırken iş motivasyonunu azaltacak niteliklerden uzak tutulmalıdır. Ne sıkıntı yaratacak kadar tutumlu, ne de aşırılık yaratacak kadar gevşek olmamalıdır. İç ve dış değişkenlerde dikkate alınarak işin gereği için yeterli olan bütçe ayarlaması yapılmalıdır.( Akgün, 2005, s.27-28, Haftacı, 2001, s.7-8)

Tüm bu ilkelere dayanarak hazırlanacak iyi bir bütçe için dikkat edilmesi gereken kurallardan bazıları şöyle sıralanabilir,

* Bütçeler geçmiş dönem sonuçlarından yararlanılarak ileriye yönelik tahmin esasına göre düzenlenir. Bu nedenle bütçe düzenlenirken öncelikle bakılması gereken yer işletmenin mevcut durum'udur.

* Bütçe işletmenin yapısına uygun olarak hazırlanır.

* Bütçeler belirli bir dönem için düzenlenir bu nedenle bütçe düzenlenirken bu zaman sürecine kesinlikle uyulmalıdır.

* Bütçe sistemi ile muhasebe sistemi arasında sağlıklı koordinasyon kurulmalı ve aylık olarak bütçe verileri ile muhasebe verileri kontrol edilmelidir.

* Bütçe kalemleri ilgililer tarafından işletmenin fiili sonuçlarına göre devamlı izlenebilmeye olanak tanıyacak şekilde düzenlenmelidir.

* Bütçe hazırlanırken kaynak araştırarak bütçe dönemi ile ilgili tahmini kur, enflasyon oranı, parite çalışması yapılmalıdır.

* Bütçe hazırlanması genellikle kasım ve aralık ayında başlar. En geç 31/12/...

tarihinde yönetim kurulu onayı alınmış ve temize çekilmiş olarak ilgili birimlere dağıtımı yapılır.

* Muhasebe servisi veya bütçe servisi her ay gerçekleşen ve bütçelenen olarak bütçe karşılaştırmasını yapar. İlgili birimlere dağıtır. Bu birimler aylık olarak yapılan bütçe

toplantısında bütçesi ile ilgili gerekli açıklamasını yapar.

( http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=64) 2.4. İşletme Bütçelerinin Türleri

Örgüt bütçelerini çeşitli şekillerde sınıflandırmak mümkündür. Bu sınıflandırmada üzerinde en çok durulan, işletme bütçelerinin işletme faaliyet seviyesi ile ilişkisine dayandırılan türleridir. Buna göre örgüt bütçeleri ikiye ayrılır.

1. Statik işletme bütçeleri,

2. Değişken (fleksibl, esnek ) örgüt bütçeleri.

Statik örgüt bütçeleri, bir örgütün belli bir döneminin tahmin edilen cari faaliyet seviyesi için düzenlenir. Bu bütçeler o dönemli ilgili bir tek faaliyet hacminin gelir ve giderlerinden oluşur. Buna karşın, değişken örgüt bütçeleri, bir örgütün çeşitli faaliyet seviyelerine ilişkin bir seri statik örgüt bütçelerinden meydana gelmektedir.

Bu örgüt bütçeleri, bütçe tutarlarının fiili faaliyet seviyesine göre düzeltilmesine olanak verdiklerinden, gerçek bütçe kontrolünü mümkün kılarlar. Bu nedenle de, statik örgüt bütçelerinden daha üstün niteliklere sahip bulunmaktadır.

Örgüt bütçelerini, nitelikleri bakımından da ikiye ayırmak mümkündür:

1. Sabit örgüt bütçeleri 2. Hareketli örgüt bütçeleri.

Sabit örgüt bütçeleri belli dönemler için düzenlenir. Örneğin, 1977 yılı veya 1977-1981 dönemi için örgüt bütçeleri hazırlanır. Bu dönemlerin sonuna kadar bu bütçeler uygulanır. Diğer bir deyişle, sabit bütçeler belli bir dönem için kesinlikle bir kere düzenlenir. Hareketli örgüt bütçeleri ise, belli ara dönemler itibariyle örgüt bütçelerinin yeniden düzenlenmesini öngörür. Örneğin, bir yıl için düzenlenen örgüt bütçesi, her ay veya üç ayın sonunda, bu dönemleri izleyen bir yılı kapsayacak şekilde düzenlenir. Hareketli örgüt bütçelerinin uygulandığı örgütlerde, her an bütçe döneminin tümünü kapsayan örgüt bütçelerinin varlığına birinci derecede önem verilmektedir.

Örgüt bütçeleri kapsadıkları zaman boyutuna göre de ikiye ayrılırlar.

1. Kısa dönemli örgüt bütçeleri, 2. Uzun dönemli örgüt bütçeleri.

Kısa dönemli örgüt bütçeleri veya örgüt bütçesi gelecek faaliyet dönemi ve gelecek yıl için düzenlenir. Genel olarak küçük işletmeler buna sürekli değişken girdilerle hizmet üretimi yapan özel hastanelerde dahil olmak üzere kısa dönemli işletme bütçesi hazırlarlar. Gelecek faaliyet dönemi veya bir yılı aşan süreler için düzenlenen örgüt bütçelerine ise uzun dönemli örgüt bütçeleri denir.

Örgüt bütçeleri türlerinin, özellikle gider bütçelerine ilişkin bir ikili sınıflandırılması da şu şekildedir.( Heckert ,Wilson, 1967, s. 73-74)

1. Tahmin tipi örgüt bütçeleri, 2. Ödenek tipi örgüt bütçeleri.

Tahmin tipi bütçelerde, giderler gelecek dönem için planlanan faaliyet seviyelerine göre saptanırlar. Ödenek tipi bütçelerde ise, faaliyet seviyesi ile saptanan giderler arasında direkt bir ilişkisi yoktur. Ödenek tipi bütçelere örnek olarak, reklam

bütçeleri, araştırma ve geliştirme bütçeleri gösterilebilir. Uygulamadaki örgüt bütçeleri, bundan önceki sınıflandırmalardan hangisinin kapsamına girerse girsin, tahmin tipi örgüt bütçeleri ile ödenek tipi örgüt bütçelerinin karışımından oluşurlar.

Yakın zamanlarda örgüt bütçeleri ile ilgili yeni görüşler ortaya sürülmektedir.

Eskiden örgüt bütçelerinin geliştirilmesinden muhasebeciler birinci derecede sorumlu görülürken, yakın zamanlarda örgüt bütçeleri sistemini “bir matematik model”

şeklinde düşünme eğilimi ortaya çıkmıştır.(Welsch, 1971 ,s. 34. 35) Bu eğilime paralel olarak ileri sürülen örgüt bütçeleri türü ise, kâra geçiş bütçeleri ve kâra geçiş bütçe sistemidir. Bu görüşte doğrusal programlamaya dayanarak gelir tablosu bütçesi ile bilânço bütçesinin düzenlenmesi ele alınıyor. Bu yöntemle hazırlanan temel mali tablolara ilişkin bütçeler, geleneksel bütçeleme yoluyla elde edilen örgüt bütçelerinin kontrolü bakımından çok büyük katkıda bulunabilirler.

H.Frederick Wu ise, ek değişikler bütçelerini ve ek değişiklikler bütçe sistemini ileri sürmüştür. Bu görüş, gelecek faaliyet dönemi için, bir önceki bütçe döneminin fiili sonuçlarına nazaran tahmini ek değişikliklerin bütçelemesini öngörür. Bu ek değişiklikler olumlu veya olumsuz olarak tahmin edilebilirler. Bir önceki yılın fiili sonuçları ile ek değişiklikler bütçelerinin birleştirilmesi yoluyla geleneksel örgüt bütçesi elde edilir. Bu kavram, yöneticilerin faaliyetlere ilişkin toplam tutarlar yerine, ek değişiklikler üzerinde durmalarına olanak sağlar. Diğer bir deyişle, ek değişiklikler bütçe sistemi, sadece ek değişikliklerin analizini öngörür. Fakat geleneksel örgüt bütçesinin bir örgüte sağladığı yararları da ortadan kaldırmaz. O halde, ek değişiklikler bütçesi, bir örgütün bir bütçe dönemine ilişkin faaliyetlerdeki, tahmini ek değişikliklerin sayısal ifadesi olarak tanımlanabilir.(Wu,1976, s. 46-48)

Bu konuda ortaya atılan diğer bir görüş ise, Peter A. Pyhrr’ın sıfır-bazlı bütçeleri ve sıfır-bazlı bütçe sistemidir. Bu görüş, örgüt bütçelerinin planlanmasında ve düzenlenmesinde, çoğunlukla cari yıl faaliyetleri baz kabul eden geleneksel bütçeden ayrılır.

Birçok özel sektör ve kamu kuruluşları tarafından uygulandığı ifade edilen bu kavram, bütçenin düzenlenmesinde hem cari yıl faaliyetlerinin, hem de teklif edilen faaliyetlerin dikkatlice değerlendirilmesini ve yönetim tercihlerine göre derecelendirilmesini öngörür.