BÖLÜM 4
HASTANELERDE MALZEME TEKNİKLERİNİN
Araştırmanın Problem Cümlesi
‘’Hastanelerde malzeme yönetim teknikleri ile stokların hastane bütçesine etkisi var mıdır?’’ Sorusu araştırmanın temel problemidir.
Araştırmaya etki eden alt problemler şunlardır.
Hastane organizasyon yapısı içinde malzeme yönetimi biriminin bir yeri var mıdır?
Hastanelerde malzeme ihtiyacının tespitinden sorumlu departman belirlenmiş midir ve ihtiyacın tespiti bilimsel esaslara dayandırılmakta mıdır?
Hastanelerde kullanılan malzemeler sayı olarak belli midir ve her malzeme kodlanarak sınıflandırılmış mıdır?
Hastanelerde stok kontrol çalışmaları için gerekli olan bilgi, belge ve kartlar, toplanmakta ve tutulmakta mıdır?
Hastane satınalımlarında kullanılan yöntemler, hastanenin mali çıkarlarını yeterince gözetebilmekte midir?
4.2. ARAŞTIRMANIN VARSAYIMLARI
Araştırmada veri kaynağı olarak kullanılan mali, tıbbı kayıt ve istatistikler doğru olup, gerçek durumu yansıtmaktadır.
4.3.ARAŞTIRMANIN KAPSAMI
İstanbul ili Üsküdar ilçesinde bulunan Özel Hospital Türk Hastanesi malzeme yönetimi süreci ve kullanılan malzemeler araştırmanın evrenini oluşturmaktadır.
4.4. ARAŞTIRMANIN METODOLOJİSİ
Araştırmaya konu olan hastanelerde malzeme yönetim tekniklerinin hastane bütçesine yansıması ve örnek uygulaması, doğrudan hastanelerle ilgilidir. Daha önce belirtilen araştırma probleminin çözümü için gereken verilerin toplanması birincil kaynak olan kurumdan elde edilebilir niteliktedir.
Örneklerin seçilmesinde yargısal örnekleme metodu kullanılmıştır. Yargısal örnekleme metodunda, “eldeki bilgilere göre ana kütleyi en iyi temsil edeceğine karar verilen veya inanılan bir alt grup örnek olarak seçilir. Bu grup üzerinde yapılan gözlemlerden elde edilen sonuçlar ise daha sonra tüm kütleye genelleştirilir.”
( Seyidoğlu, 1997, s. 41)
Bu bilgilerin toplanması için seçilen Özel Üsküdar Hospital Türk hastanesi ile yüz yüze görüşme yöntemiyle veriler birincil kaynaktan temin edilmiştir.
Araştırmanın yürütüldüğü hastaneden alınan 2006 yılı ilaç ve tıbbi malzemeler örneklem kapsamına alınmıştır.
4.5. ARAŞTIRMA PROBLEMİNİN ÇÖZÜMÜ İÇİN GEREKEN BİLGİLER VE BİLGİ TOPLAMA YÖNTEMİ
Araştırma yapılırken malzeme yönetim süreci içerisinde yer alan malzeme yönetimi politikası, ihtiyacın tespiti, satınalma, nakliye, depolama, dağıtım, stok kontrol ve malzeme hareketlerinin denetimiyle ilgili hizmetlerin nasıl yürütüldüğü ile ilgili bilgiler mevzuat incelemelerine, gözlem ve uzman görüşlerine başvurularak elde edilmiştir.
Veri kaynakları;
—Aylık envanter kayıtları
—Aylık hesap kontrol çizelgeleri
—Ambar kayıt defteri
— Çıkış belgeleri
—Depo kayıt defteri
—Eczane kayıt defteri
—Satınalma karar defteri
—Gelen siparişler dosyası’dır.
4.6. VERİLERİN KULLANIMI VE ANALİZİ
4.6.1. Araştırma Kapsamında Görüşülen hastane Hakkında Tanımlayıcı Bilgiler
Özel Üsküdar Hospital Türk Hastanesi 1998 yılında altı ortaklı olarak 900.000 YTL sermaye ile İstanbul ili Üsküdar ilçesinde kurulmuştur. Şu anda 104 personeli ile ameliyathane,servis ve poliklinik hizmetlerini vermektedir. Yatak kapasitesi otuz olup ameliyathane sayısı ikidir. Yine bununla birlikte iki adet doğumhane mevcuttur. Hastane bünyesinde dört yataklı erişkin yoğun bakım ve ondört yataklı yenidoğan yoğun bakım servisleri hizmet vermektedir.
Özel Hospital Türk Hastanesi’nin hizmet branşları;
Çocuk servisi, Kadın doğum Servisi, Genel cerrahi Servisi, Göz Polikliniği, Ortopedi Servisi, Dahiliye Servisi, Üroloji Servisi, Nöroloji Polikliniği Radyoloji Polikliniği Kardiyoloji Servis’leridir.
4.6.2. ÖRNEK OLAY UYGULAMASI
4.6.2.1.Üsküdar Hospital Türk Malzeme Yönetimi Organizasyonu
Şekil 4.1.: Üsküdar Hospital Türk Organizasyon Şeması
Üsküdar Hospital Türk malzeme yönetimi fonksiyonlarını yerine getiren organ ve görevlerini kısaca şöyle özetleyebiliriz.
a.Satınalma Takımı: Hastanenin her türlü sıhhi , tıbbi ve sarf malzemelerinin satın alınmasından ve ilgili birimlere dağıtılmasından sorumludur.
a.1.Depo : Satın alınan malzemelerin kabul edilmesinden , özelliklerine göre depolanmasından, ihtiyaç merkezlerine dağıtılmasından ve malzemelerin korunmasından sorumludur.
b. Eczane : İlaç, serum ve aşıların alınmasından ve ilgili birimlere dağıtılmasından sorumludur.
Genel Müdür Yardımcısı
Satınalma Takımı Eczane Laboratuar Muhasebe
Genel Müdür Yardımcısı
Depo
Genel Müdür
c. Laboratuar : Laboratuar çalışmalarıyla ilgili kimyasal malzemelerin alımı ve dağıtımından sorumludur.
d. Muhasebe : Satın alma işlemlerinde üzerine düşen görevleri yerine getirmektedir.
4.6.2.2. Üsküdar Hospital Türk Hastanesi’nde Malzeme Akışı
Her bölüm ihtiyacı olan malzemeyi ilgili bölümden istek yapar. (Örneğin ilaçlar, serumlar, aşılar eczaneden; kimyasal laboratuar malzemeleri laboratuar bölümünden; diğer malzemelerle, tıbbi malzemeler ise satın alma deposundan) Gerekli malzemeler depoda varsa ilgili yerlere dağıtılır. Yoksa gerekli malzemelerin temini yoluna gidilir. Her bölüm ( eczane, laboratuar, satın alma ) kendi birimini ilgilendiren malzemeleri satın alır. Satın alınacak malzemelerin markaları ve diğer ilgili şartları önceden bellidir. Toplam kalite yönetimi satın alma prosedürlerine göre satın alma işlemleri gerçekleştirilir. Malzemeyi teslim almakla görevli olan kişiler bu prosedürlerdeki kurallara uygun olarak malzemeyi teslim alırlar. Eczane kendi malzemesini, laboratuar kendi malzemesini ve satın alma kendi malzemesini teslim alır.
4.6.2.3. Üsküdar Hospital Türk Hastanesi Malzeme Yönetim Sürecinin İşleyişi
A. Hastane Malzeme Yönetimi Politikası
• Toplam kalite yönetiminin genel satın alma prosedürlerinden faydalanılmaktadır
• Hastane malzeme yönetimi takip edilecek politikalar veya ilkeler yoktur.
• Malzemelerle ilgili kişilerin görev tanımlarını ve yapılan işleri anlatan bir çizelge vardır.
B. Hastane Malzeme İhtiyacının Tespiti
• İhtiyaç tespitleri günlük yapılmaktadır.
• İhtiyaç planlaması malzemenin niteliğine göre değişmektedir.
• Toplam malzeme ihtiyacının tespitinden satın alma ve eczane sorumludur.
• Tüm tıbbi malzeme ihtiyaçları satın alma ve satın almanın kontrolündeki ilgili birimler tarafından belirlenir.
C. Stok Yönetimi
• Kullanılan malzeme sayısı 1278 kalem maldan oluşmaktadır.
• Malzeme kataloğu vardır.
• Malzeme hareketlerini takip için stok kontrol kartları vardır.
• Sipariş tarihinin belirlenmesinde satın alma eczane ve labaratuar sorumludur.
• Malzeme çıkışlarında FIFO (First in First out) yöntemi kullanılır.
• Yılda iki defa sayım yapılmaktadır.
• Malzemenin takibinde bilgisayar programı kullanılmaktadır.
• Malzemeler kodlandırılmıştır.
• Tıbbi malzmelerin stok kontrol hizmeti satınalma tarafından yürütülmektedir.
• Malzemenin sarf hızları tespit edilmiştir
• Asgari tok ve azami stok seviyeleri tespit edilmiştir.
• Tutulan stok kartlarında malzeme mevcudnu görmek mümkündür.
D. Satınalma
• Satınalma işlemleri toplam kalite yöntemi prosedürlerine göre yapılmaktadır.
• Satınalma işlemlerini satın alma takımı yürütmektedir.
• Satın alınan malzemenin kalite kontrolünden satınalma sonucunda depo sorumluları sorumludur.
• Kullanılan malzemeler için belirli standartlar vardır.
E. Depolama
• Malzemeler iki ayrı depoda depolanmaktadır.
• Raf sistemi kullanılmaktadır.
• Yer bulma kartlarına gerek görülmemiştir.
• Açık depo uygulanmamaktadır.
• Depolanacak malzemenin önceden nereye yerleştirileceği bellidir.
• Depolarda yangın ve del konusundan tedbirler alınmıştır.
• Depolarda merkezi ısıtma sistemi kullanılmaktadır.
• Depolar hastanenin içindedir.
• Depolar için gerekli fiziksel koşullar önceden belirlenmiştir.
• Servislere verilen tüm malzemeler belgelere dayandırılmaktadır.
• Her malzeme için stok kontrol numarası verilmiştir.
• Depolanmış malzemelerin bakımı ve korunması ile ilgili eğitim gerekli personele verilmiştir.
F. Dağıtım
• Tıbbi malzemelerin servislere dağıtımından eczaneler, labaratuar ve satınalma sorumludur.
• Çıkışlar günlük hatta anlık yapılmaktadır.
• İstek belgelerine göre çıkış yapılmaktadır.
G. Malzeme Hareketlerinin Denetimi
• Malzeme hareketlerinin denetiminden satınalma takımı sorumludur.
• Kontrol amacıyla yılda iki defa sayım yapılmaktadır.
• Malzeme le ilgili kayıtların düzeltilmesi daha uygun daha iyi yapılabilmesi için yeni gelişmeler takip edilip yenilikler konusunda çaba gösterilmektedir.
Ekler bölümünde Özel Üsküdar Hospital Türk Hastanesi’nin satın alma departmanında bir kontrol mekanizması olarak da kullanılan listede; malzemenin Stok Id’si, grup adı, stok adı, üst birimi, alt birimi, aylık alt birimden kullanım adetleri ve parekende satış fiyatlarıyla elde edilen toplam tutarlar yer almaktadır. Bu tablo hem muhasebe departmanı hem de satın alma departmanın ortak kullanımı içindir. Muhasebe departmanı satışların incelenmesi ve değerlendirilmesinde, satın alma departmanı ise malzemenin sayımı ve stok kontrolünde bu tablodan yararlanmaktadır.
İşletmenin malzeme yönetiminden elde ettiği kar/ zarar işletmenin malzeme yönetimindeki başarısını ve bunun işletme bütçesine etkisini gösterir.
Bunu görebilmemiz için basit bir formül uygulanır. S= Y-Z
Z: Malzemenin üretilen hizmetin içindeki payı.
Y: Malzemenin satılan hizmet karşılığı elde edilen gelirin içindeki payı.
S:İşletmenin malzeme yönetiminden elde ettiği kar/ zarar