uyarlanmış ve yönetim anlayışı olarak "Sürekli İyileştirme Projesi" başlığı ile yürütülmekte olup, farklı alanlarda iyileştirme çalışmaları sürmektedir. Bu sistemin en önemli getirisi süreçlerle yönetimi (Malzeme Yönetim Süreci, Faturalama Süreci v.b.) anlayışının benimsenmesi olmuştur. Ayrıca bu tarihte ilk stratejik planlama yapılmış ve uygun aralıklarla gözden geçirilmeye başlanmıştır. Bu bağlamda hastane belirlenmiş misyonu, vizyonu, hedefleri ve bu hedefleri gerçekleştirmek için hazırlanmış planı olan bir kurum durumuna gelmiştir.
3.2. DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA HASTANESİ MALZEME YÖNETİMİ PROJESİ
Bilgi çağı, bilgi ve enformasyon ekonomisi gibi tanımları da beraberinde getiren ve rekabet koşullarında avantaj yaratabilmenin ilk unsuru olan bilgi devrimi, Türkiye gibi gelişmekte olan ülkelerde artık kaçınılmaz yönetsel bir sorumluluktur.
Bu yönetsel sorumluluğun bilincinde olan hastane, kendi bünyesinde gerçekleştirdiği ve tüm sistem fonksiyonlarını içine alan yeni bir yapılanma sürecini 2001 yılında hayata geçirmiştir. Tüm sistemi dolayısıyla alt sistemleri de etkileyen bu yeni süreç özellikle malzeme yönetimi sisteminde yoğunluk kazanmıştır.
Sağlık hizmetleri salt insan faktörüne dayalı tek başına bir hizmet değildir. Tanıı tedavi ve takip aşamalarının tümünde tıbbi ve tıbbi olmayan birçok sarf ve demirbaş malzeme kullanımının önemi yadsınamayacak boyutta olmakla beraber bu değer hastane giderlerinin yaklaşık % 40‘ını temsil etmektedir. İlaç maliyetleri ile birlikte bu oran yaklaşık % 50’ye ulaşmaktadır.
Kaynak kullanımı, gelir - gider dengesinin sağlanabilmesi, her türlü orta ve uzun vadeli planların yapılabilmesi ancak etkin bir malzeme yönetimi ile gerçekleştirilebilir.
Ülkemizde sağlık hizmetlerinin %90‘ının Kamu tarafından verildiği dikkate alınırsa, verimlilik çalışmalarının özellikle kamu hastanelerinde ön plana çıkması gerekmektedir. Hastanelerin giderlerinin yaklaşık % 40’ını oluşturan malzemeler için özel bir yönetim anlayışının benimsenerek belirli standartların oluşturulması kaçınılmaz olmaktadır
Dokuz Eylül Üniversitesi Hastanesi MYS (Malzeme Yönetimi Sistemi) projesinde hastane giderlerinin %35 - 40‘ının sarf ve demirbaş malzemelerden oluşmasını göz önüne alarak, belirli parametrelerle çalışmayı zorunlu kılan ABC analiz yöntemini esas almıştır. ABC analizi stoklanan tüm malzeme kalemlerinin yıllık parasal hacmine göre sınıflandırılması ve derecelendirilmesi ile başlamaktadır. Geçmiş yıllardaki malzeme alım miktarları ve fiyatlarına göre belirli öngörüler
yapılmasını olanaklı kılan bu yöntem, stoklama ve satın alma politikalarının rasyonel bir şekilde planlanmasını mümkün kılmaktadır.
MYS genel olarak algılandığı gibi salt “stok yönetimi” anlayışı değildir. En geniş anlamıyla; malzeme yönetim sistemi, gelecekteki dönemler için hangi malzemenin ne kadarının ne zaman temin edilmesi gerektiğinin belirlendiği ve bu malzemelerin depo stok kontrollerinin, diğer tüm aşamalarda olduğu gibi bilgisayar tabanlı bir yapıda izlendiği ve yönetildiği bir sistemdir. Minimum stok ve maksimum stok devir hızını, minimum stok yatırım maliyeti ve yüksek hizmet düzeyini optimum bir seviyede kesiştirmeyi amaçlayan MYS, sağlık hizmeti sunan kurumlarda, yönetim ve/veya yöneticiler için güvenilir bir girdi, takip ve kontrol sistemidir.186
Şu anda hastane bünyesinde kullanılan sarf ve tüketim malzemelerinin (19421 adet) hepsi hastane otomasyon sisteminde kayıtlı olup, planlanma ve yönetim işlemleri otomasyon sistemi üzerinden yürütülmektedir. Her bir malzemeye ait;
• ortalama tüketim miktarları (şekil 14) • birim fiyatları
• stok maliyetleri • satınalma maliyetleri • ürün teknik şartnameleri
• kritik ve emniyet stok miktarları (şekil 14) • hareket görmeyen malzeme tutarları
• hareket görmeyen malzemelerin depo toplamına oranı • stok devir hızları
gibi yönetim parametreleri hastane otomasyon sistemi içinde değerlendirilerek, kaynak planlama, satın alma planlama ve depo planlama süreçleri etkin bir şekilde gerçekleştirilmektedir.
186 SIRÇACI Özgür, v.d., “Dokuz Eylül Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi’nde Malzeme
Yönetimi Sistemi Uygulaması (Sözlü Bildiri)”, 5. Sağlık Kuruluşları ve Hastane Yönetimi
Sempozyum Kitabı, Eskişehir, 2002, s. 188.
Şekil 14: Stok Kart Görüntüleme Ekranı
Şu an hastanede 10 farklı depo anlayışı içerisinde ürünler ayrıştırılmış ve her bir depo için farklı stok politikaları standartlaştırılmıştır. Depolardaki mevcut malzeme kalemleri (2006 Şubat itibariyle);
Tıbbi Sarf Malzeme Depo 1048 Adet (%5) Merkez Laboratuarı Depo 1791 Adet (%9) Kırtasiye Depo 594 Adet (%3) Temizlik Depo 191 Adet (%1)
İaşe Depo 198 Adet (%1)
Eczane Depo 2363 Adet (%12)
Tıbbi Malzeme Depo 3250 Adet (%17)
Teknik Depo 8175 Adet (%42)
Terzihane Depo 145 Adet (%1) Demirbaş Depo 1666 Adet (%9)
Nitelik ve nicelikleri gereği ayrı birer yönetim politikası gerektiren on binlerce malzeme, sağlık hizmetinin verimliliği ve sürekliliği için esas teşkil etmektedir.
Sözü edilen “Malzeme Yönetimi Projesi”ni 5 yıldır istikrarlı ve titiz bir çalışma ile sürdüren D.E.Ü Hastanesi, ülke genelinde yaşanan ekonomik dalgalanmalara ve sektörün iyileştirilmesi adına yapılan yasal düzenlemelere hızla adapte olabilmiştir.
“Ölçemediğini yönetemezsin” felsefesini benimseyen kurum anlayışı, özellikle tıbbi malzemelerin alım, stoklama ve hasta kullanımına sunma konularında geliştirdiği organizasyonlar ve veri kayıt sistemleri ile anlamlı bir fark yaratmıştır. İlaçlar ve tıbbi malzemeler depolardan adet bazında ve doğrudan hasta üzerine işlenmektedir.
Hastanelerin genelinde yaşanan kontrol edilemeyen kaçaklar, gereksiz stoklama ile kaynakların etkin olmayan kullanımı ve buna bağlı olarak kullanım süresi geçen malzemelerin yarattığı maliyet hastaneleri olduğu kadar ülke ekonomisini de ciddi bir dar boğaza sürüklemektedir. Sağlık sektöründe yer alan her bir işletme ve kurum bu sıkıntıları ve olumsuzlukları ortadan kaldırabilmek için kendi bünyelerinde yapacakları sistem revizyonları ile çözümün bir parçası olmak zorundadır.
Kısacası hastaneler, sağlık hizmetlerinin yönetiminde profesyonel ve ekonomist bir yaklaşımı yönetim felsefesi olarak benimsemeli ve uygulamaya geçirmelidir.
Yönetsel kararlarını alan ve uygulayan hastanenin bir takım verilerine göz atıldığında, çözümün bir parçası olma yolundaki çabalarının sonuçları açıkça görülmektedir.
Hastalara sunulan tıbbi malzemelerin karşılanma oranı % 97 Tıbbi sarf ve tıbbi malzemelerin stok devir hızı % 0,9 Teknik şartnameli ürün alım yüzdesi % 95 Hareket görmeyen tıbbi ve tıbbi olmayan sarf malzeme oranı % 4