05 12 1675 01 Ana Yardımcı Depo Sıra Muadil

Grup Grup Numarası

Aşağıdaki şekil malzeme tanımlama ekranını göstermektedir. Bu ekranda malzemeye ilişkin satınalma kodu, bütçe düzeyleri, finans düzeyi, depo bilgisi ve ilgili malzemenin jenerik kodu yer almaktadır.

Şekil 24: Malzeme Tanımlama Ekranı

13 haneden oluşan satınalma kodu malzeme yönetimi birimi tarafından oluşturulmakta, sonrasında depo sorumluları tarafından oluşturulan depo kodlarıyla eşleştirilmektedir. Hastane genelinde kullanılan depo kodlarının genel olarak bir sistematiği olmamasına rağmen her deponun kendi içinde bir kod sistematiği vardır. Satınalma kodunun ilk hanesi -A ile –E arasında değişirken bu hane malzemenin finans düzeyini göstermektedir. Pareto analizinin 2 kırılım daha genişletilmesiyle oluşturulan bu sistemde her depo için malzemenin finans düzey aralığı farklı belirlenmiştir. Örneğin tıbbi sarf depo için 1-20 $ arasında bir aylık tüketimi olan malzeme –E grubu malzeme iken tıbbi malzeme depoda bu aralık genişlemektedir. Ana gruplar her depo için özeldir. Örneğin 01 – 08 aralığı tıbbi sarf depo için kullanılmaktadır. Ana gruplar tıbbi sarf depo için, pamuklu grubu, laboratuar grubu, ameliyat grubu, kimyasallar gibi genellenmekle beraber eczane depoda endokrin sistem ilaçları, antibiyotikler, haricen kullanılanlar gibi gruplandırılmıştır. Her ana

grubun altında birden çok alt grup bulunmaktadır. Örneğin pamuklular ana grubunun altında gaz tamponlar, gazlı bez gibi gruplar yer almaktadır. Kodun üçüncü iki hanesi malzemenin deposunu göstermektedir. Örneğin -12 eczane depoyu gösterirken -07 tıbbi malzeme deposunu, -08 tıbbi sarf malzeme deposunu göstermektedir. Daha sonraki dört hane sistemden alınan sıra numarasını, son iki hane ise ürünün muadilliğini göstermektedir. Daha çok eczane depoda kullanılan son iki hane jenerik bir kodla alınabilecek birden fazla ilacın tanımlanmasını sağlamakta, kodun ilk 11 hanesi ise jenerik kodu tanımlamaktadır. Jenerik kodlar şekil 25’de gösterilen ayrı bir ekranda oluşturulmakta, oluşturulan bu kod şekil 24’deki ilgili kısıma yazılmaktadır.

Şekil 25: Malzeme Tanımlama (Jenerik) Ekranı

Tıbbi malzeme deposu ve eczane depo dışında kalan diğer depolar hastane çalışma sermayesine dolaylı olarak katkı sağlarken tıbbi anlamda incelenmesi gereken diğer iki depo merkez laboratuarı deposu ve tıbbi sarf malzeme deposudur. Merkez laboratuarı deposunda bu laboratuarlarda yapılan tetkik ve analizlerde kullanılan kit/kimyasallar bulunurken tıbbi sarf malzeme deposunda basit sıhhi malzemeler bulunmaktadır. Örneğin pamuk, tahta abeslang, alkol, gazlı bez,

spekulum, flaster tıbbi sarf deposu malzemelerindendir. Bölüm 3.3.2’de anlatıldığı üzere bu depoya ilişkin kriterler doğrulanmadıkça malzeme alımı yapılamamaktadır. Bu depolarda yer alan her bir malzemeye ilişkin stok hareketleri takip edilmekte, kota sistemiyle çalışan tıbbi sarf depo malzemeleri için kotasyonlar bu hareketlere göre belirlenmektedir.

Şekil 26: Servis Malzeme Sınırlama Raporu Ekranı

Herhangi bir birimden kullanılan sarf malzemeye ilişkin bir miktar artırım talebi geldiğinde ilgili birimin o malzemeye ilişkin analizleri yapılmaktadır. Kullanılan malzeme kota miktarları için de şekil 26’da görülen servis malzeme sınırlama raporu ekranından yararlanılmaktadır. Raporu tek bir servis ve tek bir malzeme için çalıştırmak mümkün olduğu gibi birden çok servis ve birden çok malzeme içinde çalıştırmak mümkündür.

Depoların merkezi olarak konumlandırılmasına rağmen işleyiş ve çeşitlilikten kaynaklanan sorunları ortadan kaldırmak adına tıbbi malzeme deposuna ek olarak 7 ayrı alt depo (radyoloji anjiyo, koroner anjiyo, tüp bebek, ameliyathane, anestezi, hemodiyaliz, acil servis) oluşturulmuştur. İşleyiş olarak ana depoya bağlı bu

depoların kontrolü tıbbi malzeme depo sorumlusu ve malzeme yönetimi birimi çalışanları tarafından yapılmaktadır. Bu depoların oluşturulmasında ki temel neden kullanılan malzeme çeşitliliğinin çokluğu ve hangi malzemenin kullanılacağının ancak vaka esnasında netlik kazanmasıdır. Radyoloji ve koroner anjiyo birimleri bunun en güzel örneğidir. Acil servis’in ise ayrı bir depo olarak konumlandırılması malzeme ihtiyacının aciliyeti ve hasta bazlı malzeme çekmenin kaybettireceği zamanın ortadan kaldırılması gereğidir. Rutinde servislerden sorumlu hemşirelerin sistem üzerinden hasta adına malzeme istemlerinin depocular tarafından onaylanarak ilgili malzemenin hasta kartına işlenmesi ve malzemenin aynı miktarda stoktan otomatik olarak düşmesiyle sağlanan döngü alt depolarda vaka sonrası birim sekreterlerinin kullanılan malzemeleri hasta kartına işlemesi ile son bulmaktadır.

Hasta üzerine malzeme çekilmesindeki sistemde olduğu gibi alt depolar da ana depodan malzemeyi servis bazlı olarak çekmekte, dolayısıyla bu alt depo stokuna geçen malzeme miktarınca ana depo stoku azalmaktadır. Kullanılan malzemenin hasta kartına işlenmesi ile de alt depo stoku hareket görmüş olmaktadır.

İhtiyaç planlaması dönemlerinde alt depo stokları da şekil 27’de görülen ekrandan kontrol edilerek raf ve depo stokunun uyumluluğuna bakılmaktadır. Rapor ekranına öncelikle servis kodu (40–Radyoloji, 95–Ameliyathane, 47–Hemodiyaliz v.b.) girilmekte daha sonra analize tabii tutulacak malzeme ya da malzeme aralığı yazılmaktadır.

Merkez depoya bağlı olmalarına rağmen alt depo sayılarının optimumda tutulması gerekmektedir. Aksi taktirde oluşan alt depoların kontrolü güçleşecek, kayıp ve kaçakların meydana gelme olasılığı artacaktır.

Şekil 27: Servis Tıbbi Malzeme Stok Raporu Ekranı

2001 yılında başlatılan ve açık bir sistem olarak kurgulanan malzeme yönetimi sistemi her geçen yıl gelişmiş, ortaya koyduğu finansal verilerle de bu savı ispatlamıştır. Malzeme giriş ve onay raporlarından alınan verilerinden oluşan tablolar 2002 – 2005 yılları arasındaki finansal bilgileri içermektedir. Bir kamu kurumu olan üniversite hastanesi, vergi mükellefi olmamasından dolayı malzeme ve hizmet alımlarında KDV ödemesine rağmen hasta faturalarında yer alan ilaç, tıbbi malzeme ve tetkik bedellerine KDV ilave etmemektedir. Tablo 9’da görüldüğü üzere malzeme portföyünü yıllar geçtikçe daha da artırarak çeşitlendiren hastane, sağlık hizmeti sunduğu gerçek kişilerin tüm ihtiyaçlarını karşılayarak, reçete yoluyla alınan malzeme ve ilaç miktarını minimuma indirmeye çalışmaktadır.

Tablo 9: 2002 – 2005 Yılları Depo Malzeme Miktarları

2002 2003 2004 2005

Tıbbı Malzeme Depo 1.265 2.152 2.830 3.250

Tıbbi Sarf Depo 450 735 825 1.048

Eczane Depo 1.120 1.450 1.980 2.363

Merkez Laboratuarı Depo 1.206 1.471 1.550 1.791

Kaynak: D.E.Ü Hastanesi Malzeme Yönetimi Birimi

2005 yılı itibariyle 396 çeşit malzemenin bulunduğu EK–5/A listesinin dışına çıkarak tıbbi malzeme deposunda 3.250 çeşit malzeme bulunduran hastane malzeme karşılama oranını %97’ye yükseltmiştir. Tıbbi malzeme deposunda hareket gören malzemelerin %50’si EK–5/A listesinde yer alan malzemelerden oluşurken geriye kalan malzemelerin %30’u Emekli Sandığı protokollerince fiyatlandırılmakta, %20’si ise Bütçe Uygulama Talimatı 20.2. maddesi uyarınca KDV dahil alış fiyatı üzerine %15 işletme gideri ilave edilerek fiyatlandırılmaktadır. Malzeme dağılımı içerisinde bu grubun % olarak artış göstermesi hastanenin aldığı riski de aynı oranda artırmaktadır. Bu malzemelerin sınırlarının net olarak çizilmemesi sağlık hizmeti sunan ve sağlık hizmetini finanse eden kurumları zor durumda bırakmaktadır. Ödeyici kurumların hastanelerden alış faturası talep ettiği bu grup malzemelerin sorun olmaktan çıkması ve alış faturasının ibraz edilebiliyor olması ancak doğru bir bilgi sistemiyle sağlanabilecektir.

Depo malzeme artış oranlarına paralel olarak cirosunu da artıran hastane yalnızca tıbbi malzeme depo ve eczane deposundan doğrudan gelir elde etmekte diğer depolar hastane çalışma sermayesine dolaylı katkı sağlamaktadır. Dolayısıyla tıbbi sarf depo ve merkez laboratuarı depolarında görülen ciro sütunları satış anlamında cirodan uzak olup malzeme çıkış tutarlarını göstermektedir. 2002 ve 2003 yıllarında tıbbi sarf depodaki çıkış tutarının giriş tutarında daha küçük olması mali yıl içerisinde alınan malzemelerin tamamının kullanıma sunulmadığı, küçük oranlarda da olsa bir miktar malzemenin dönem sonu stoku olarak bir sonraki döneme dönem başı stok olarak aktarıldığını göstermektedir. Mali yılbaşlarında malzeme temininde yaşanan güçlükler ve olağan dışı durumlar için bulundurulması gereken emniyet stoku kavramı bu durumu doğrulamaktadır.

Tablo 10: 2002 – 2003 Yılı Depo Giriş ve Ciro Tutarları (YTL)

2002 2003