Turizm işletmesi mal ve hizmet üretimini sürdürebilmek için aynı zamanda çeşitli mal ve hizmetleri de tüketmek zorundadır. Harcama (yada “gider”) gerektiren bu tür eylemler arasında; bina kiralamak, elektrik,su ve hammadde yada kulanım yada tüketim malı tüketimi yapmak ve iş gücü çalıştırmak gibi örnekler sayılabilir. Diğer bütün işletmelerde olduğu gibi, otel işletmeleri de varlıklarını ve gelirlerini sürdürebilmek için bu mal ve hizmetlerin tüketiminde kaçınamazlar.
Bu yaklaşımla gider;”işletmelerin varlıklarını ve işlevlerini sürdürebilmek ve gelir elde edebilmek için, beli bir hesap döneminde kullandıkları ve /yada tükettikleri mal ve hizmetlerin parasal değeri” biçiminde tanımlanabilir29. Böylece,”gider” sözcüğünün anlamı “harcama” sözcüğünün anlamı ile örtüşmektedir. Ne var ki, “gider” ; işletmenin varlığını ve işlevini sürdürmesi için olduğu kadar üretiminde gereği olarak yapılan harcamaları kapsarken, “maliyet”; yalnızca üretim giderleriyle sınırlı bir kavramdır. Sözgelimi, restorandaki masanın kırılan bacağının onarılması için olduğu kadar, bir yiyecek kaleminin hammaddesi için de gerekecek harcama “gider” sayılırken;yiyecek hammaddesi için yapılan harcama bir “maliyet”oluşturur.
Öte yandan, genel bir “gider” kavramı kapsamında yapılan harcamaları maliyetlerle ilgileri açısından da ayırarak ele almak gerekmektedir. Buna göre de,
maliyet oluşturan giderler “maliyet giderleri” adını alırken; maliyetlere katılmayan giderler de “genel giderler” olarak adlandırılmaktadır. Ancak; otel işletmeleri için gider /maliyet değerlendirmesi diğer işletmelere kıyasla daha fazla sorun yaratmaktadır. Çünkü, bir çok alanda ve bir çok aşamada ortaya çıkan harcamaların bu açıdan ayırt edilmesi kolay değildir.
Bu durumu şöyle açıklayabiliriz. Örneğin büyük otel işletmelerindeki güvenlik bölümlerinde çalışan işgörenler yalnızca otel işletmesinin asıl etkinliklerini sürdürmesini ve (daha da önemlisi) gelir elde etmesini sağlayacak ve sürdürecek dolaylı-yardımcı hizmet sunmaktadırlar. Diğer bir değişle, güvenlik hizmeti bir üretimin sonucu olarak otel işletmesine doğrudan gelir getirmemektedir. Dolayısı ile, yukarıdaki açıklamalar ışığında güvenlik hizmeti için yapılacak harcamaları “genel gider” faslına sokmak gerekecektir30.
Ancak, bir otel işletmesinde “güvenlik gereksinimi” somut ve vazgeçilmez bir gereksinimdir. Diğer bir değişle, konaklama ürününün bir parçasıdır. Bu yüzden bu gereksinimi karşılamak için yapılabilecek ödemeler büyük bir olasılıkla “oda maliyetlerine” katılacaklardır. Bir başka deyişle, otel işletmesindeki nakit çıkışlarının ya da nakit çıkışı gerektireceği kesinleşmiş olan (tahakkuk etmiş olan) giderlerin önemli bir bölümü eninde sonunda maliyete dönüşür ve dolayısı ile fiyatlara yansır. Ancak, bazı giderleri yine de maliyetlere katma olanağı yoktur. Örneğin, mermerlerin cilalanması, otelin ilaçlanması ya da elektrik ya da su donatımının onarılması ile oluşan maliyetleri tüketicilere yansıtmak olanaksızdır. Bu nedenle, bunları da “genel gider” adı ile ayırmak daha doğru olacaktır.
Maliyet konusunda ise tanımlar çeşitlenmektedir. Bu çeşitliliğin nedeni hiç kuşkusuz, maliyet kavramı ile ilgili farklı yaklaşımlardır.
Belirli bir amaca ulaşmak için katlanılan özverilerin özdeksel ifadesine “maliyet” adı verilir.
İkinci aşamada işletme kavramına uyarlanmış bir maliyet kavramını ise; “bir mal ve / veya hizmet üretebilmek için katlanılan ve yapılan tüketimlerin parasal ifadesi” biçiminde tanımlamak gerekecektir.
30 Alparslan Usal ve Osman Avşar Kurgun, Turizm İşletmelerinde Maliyet Analizleri, (Ankara: Detay
Turizm işletmeleri kapsamındaki birim maliyetleri hesaplamak, bu endüstrideki maliyet birimlerinin ciddi ve ayrıntılı biçimde tanımlanmasını da gerektirmektedir. Bu kaçınılmazlık, maliyet muhasebecisini yeniden turizm endüstrisi kavramının özelliklerine eğilmeye zorlamaktadır. Çünkü, birim maliyet oluşturan her turistik ürün gerçekte bir mal ve hizmetler yumağıdır. Üstelik bu yumağı oluşturan birimlerin saptanmasında bile çoğu kez güçlüklerle karşılaşılır. Sözgelimi “Martini” kadehindeki zeytin tanesinin “Cin- Tonik” bardağındaki limon diliminin nitelik ve rengi ile sunuş biçimi (garson becerisi ve kullanılan servis malzemesi), hesaba katılması gereken maliyet birimleridir.
Taze ya da uygun biçimde kızarmış bir dilim ekmek, otel odasına ve/ya da restorandaki masaya yerleştirilecek taze bir çiçek, garson siparişi gereğinden fazla hızlı biçimde mutfağa bildirmesi ya da hiç sipariş edilmeyen (tüketilmeden kalan) yiyecekler, işletmenin beklenen ve /ya da beklenmedik durumlarda başka işletmelere ödemek zorunda kaldığı komisyonlar, genellikle işe yaramadan kalan önlemler çoğu kez gözden kaçan maliyet birimleridir.
Bu durumda, işletmenin belli bir departmanının ürettiği turistik ürünün gerçek birim maliyetini bulmak ciddi bir sorun oluşturur. Birim maliyetinin bazen el yordamı ile bulunmasının bir nedeni de budur.
Aynı güçlük, aynı nedenle, işletmenin herhangi bir bölümünde oluşan toplam maliyetleri izlemekte de görülmektedir.
Bununla beraber, belli bir bölümde oluşan maliyetleri yalnızca o bölümün maliyet birimlerine dağıtmakla yetinmek de olanaksızdır. Turizm işletmelerindeki bütünlük nedeniyle, işletmenin o belli bölüm ile doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkili olan başka bölümlerindeki maliyet unsurlarını da söz konusu birimi maliyete katmak gerekecektir. Bu durumda maliyetlerin dağıtımından da öncelikle ele alınmayı gerektiren bir başka zorunluluk belirmektedir. Bu zorunluluk her şeyden önce maliyetlerin saptanmasıdır. Maliyetlerin saptanması için ise daha önce maliyetlerin tanımlanması gerekmektedir31. Bu nedenle aşağıda farklı bakış açılarına göre yapılmış olan değişik sınıflandırmalara yer verilmiştir.
31 Kullervo Louhi, İdari Muhasebe ve Kontrol, Çev.:Asil Gezen, (İzmir: Karınca Matbaacılık),1966,