Güllük Limanı ve Solon Port Bilgi Sistemi Uygulaması

2006 yılında sistemin kurulum çalışmalarına başlanmış yine aynı sene içerisinde sistemin kurulumu kısa sürede bitirilmiş ve bütün liman operasyonlarını, bilgisayar ortamında SolonPort Liman Otomasyonu ile takip etmeye başlanmıştır.Daha önceleri dökümantasyon işleri ofis programları ve türlü istatistik programları ile yapılmaktaydı. Yüklerin takibi , müşteriler ile ilgili yazışmalar ve muhasebe finansman departmanındaki operasyonlar daha basit veri toplama prgoramları ile yerine getirlilmekteydi.

Solonport Liman Otomasyon Sistemi’nin uygulamaya geçirilmesi 3 evrede gerçekleştirilmiştir. Bunlar uyarlama, eğitim ve uygulama sonrası olarak belirtilebilir.

● Uyarlama süreci: Uyarlama süreci kullanılan bilgi sistemi yazılımının limana adapte edilmesi işlemlerini kapsamaktadır. Uyarlama sürecinde liman bilgi sistemi yazılımına limanın tüm alt yapı, üst yapı ve ekipmanları tanıtılır. Bu süreç aşağı yukarı 2 ay sürmüştür. Bu dönemde limandaki var olan iş süreçleri operasyon süreçleri ve fonksiyonlar belirlenmiş bu aşamalara ilişkin düzeltmeler yapılmış ve Solonport Sistemine uyarlanması gerçekleştirilmiştir.

● Eğitim süreci: Eğitim süreci limanda kullanılan yazılımın, liman personeli tarafından kullanılabilir hale getirilmesi amacıyla personelin eğitilmesine yönelik faaliyetlerdir. Bu süreç 1 ay sürmüştür. Bu evrede sistemi kullanacak olan çalışanlara kullanıma yönelik bilgiler verilmiş, denemeler yapılmış ve yetkili

personelin yeni çalışma alışkanlıkları edinmelerine çalışılmıştır.

● Uygulama sonrası: Liman bilgi sistemi yazılımı limana uyarlandıkta ve personel eğitildikten sonra limanda uygulanmaya başlanmıştır. Bu süreç de yaklaşık 4 ay sürmüştür. Bu evrede sistemin gerçek kullanımına Temmuz 2006’da geçilmiştir. Sistemin ve yazılımın uygulanması uzman kişiler tarafından denetlenmiş ve izlenmiş; aksayan noktalarda gerekli düzeltmeler yapılmıştır.

SolonPort projelerinin tahmin edilen sürede ve projeye ayrılan tahminin bütçeye sadık kalınarak tamamlanması birer kazanım ölçütü oluşturmaktadır. Güllük limanı SolonPort sisteminin bir yıldan kısa süre içerisinde kurulmuştur. Projeye ayrılan bütçe ise önceden tahmin edilen değerler içinde kalmıştır. Giderlerin % 60’ını yazılım geri kalan % 40’ını ise ekipman, eğitim ve danışmanlık için kullanıldığını belirtmiştir.

Güllük limanı bir dökme yük limanı olduğu için konteyner yönetim sistemi konteyner istif planı ve bu gibi yüklere ilişkilin ekipman tahsisi gibi fonksiyonlar kullanılmamaktadır.

Yazılımın Güllük liman işletmesine sağladığı faydalar ise şu şekildedir; • Gemi bay planlama, gemi planlama: Gemiye yüklenen yükün

tahliye limanlarına göre planlanması içerir. Yük limana kapıdan girerken limana teslim edilen yük bilgilerini içeren standart formlar, liman personeli tarafından liman yazılımına yüklenir (İş süreç sistemi).

• İskele planlama: Gelen geminin özelliklerine göre iskelenin faydalı kullanılması için iskele atamasıyla ilgili faaliyetleri içer. Terminal yöneticisi temrinlin alt yapısını göz önüne alarak gemi gelmeden bu planlamayı yapar.

• Müşteri hizmetleri: Pazarlama departmanının sorumluluğundadır. Pazarlama departmanında çalışan personel müşteri ihtiyaçlarını

karşılamakla yükümlüdür. Özellikle yük takip sistemleri ile müşteriler artık bir çok işlemi internet üzerinden yapabilmektedir.

• Kapı ve gümrük muhafaza kontrol: Barkod, el terminalleri gibi yardımcı sistemler sayesinde kapı personeli limana giren ve limandan çıkan tüm araçlar ve taşıdıkları yükler hakkında sisteme veri girişi yapmaktadır (İş süreç sistemi).

• Kargo takibi: Yükün liman içindeki hareketlerinin izlenebildiği uzman sistemidir. Puantör ya da saha personeli el terminallerine veri girişi yaparak yükün yerini sisteme tanıtmaktadır.

• Dijital kantar kontrol ve puantaj: İş süreç sistemi dahilinde bu faaliyetler ile yükün ağırlık kontrolü ve puantajı yapılmaktadır.

• Ekipman iş emirleri ve takip: Operatörler vinçler ve araçlarda bulunan ekranlar sayesinde iş emirlerini almakta ve uygulamaktadır. • Gümrüklü saha kapalı depolama sistemi: Bu yazılım sayesinde

gümrüklü saha kapalı depolama faaliyetleri izlenmektedir.

• Dış saha antrepo sistemi: Bu yazılım sayesinde dış saha antrepo faaliyetleri izlenmektedir.

• Merkezi planlama ve izleme: Liman yöneticileri bu sistem sayesinde terminal faaliyetlerini izleyebilmektedir. Bu yazılım bir yönetici destek sistemi uygulamasıdır.

• Liman oto kontrol: Liman yöneticileri bu sistem sayesinde terminal faaliyetlerini kontrol edebilmektedir. Bu yazılım bir yönetici destek sistemi uygulamasıdır.

Sistem bu işlevleri yerine getirirken personelin girdiği gerçek zmanalı verileri kullanmaktadır.Bir konteyner ya da yük kamyonu limana girdiği anda yüke yüke ilişkin tüm bilgiler operatör tarafından sisteme girilmektedir.Sistem bu bilgileri kendi yazılımını da kullanarak enformasyona ve bilgiye dönüştürmektediri.

Görüldüğü gibi yazılım sayesinde operasyona yönelik hizmetlerin otomasyonu kolayca yapılmaktadır. Bundan başka;

• Geçici depolama yerinin sağlanması, • Giriş/çıkış defterleri yazımı,

• Gümrük muhafaza,

• İhracat/ithalat defterleri yazımı

da yazılım sayesinde yapılabilmektedir. Sistem önemli ve gerekli bilgileri depoladıktan sonra güvenlik altına almakta ve yedeklemektedir. Böylece veri kayıplarına bağlı aksaklıkların önüne geçilmiş olunmaktadır.

Sistem rıhtım operasyonları ve limanın fonksiyonları dışında mali tabloların ve hesaplamaların yapılmasına, amortisman değerlendirmesine, iç hizmet takibine, iç yazışmaların yapılmasına da yardımcı olmaktadır. Genel yönetim muhasebesi, ücret bordrosu, ödemeler plan ve kontrolü, bütçe ve otokontrol çalışmaları gibi finansal işlevlerin elektronik ortamda hatasız ve hızlı yapılması limanın operasyon verimliliği kadar idari ve finansal verimliliğini de olumlu etkilemektedir. Limanı bütün bir işletme olarak gördüğümüzü var sayarsak elbette bu işlevlerinde ne kadar önemli olduğu aşikardır.

SolonPort Liman Otomasyon sistemi de diğer bilgi sistemleri gibi veri girişine dayalı bir sistemdir. İlgili verilerin günlük olarak girilmesi ve ilk süreçlerin tanımlanmasında elbette bir iş yükü yoğunluğu oluşmuştur ancak zaman içerisinde personelin etkililiğinin artması ve sisteme alışması ile diğer artılarının gölgesinde kalmıştır.

Sistemin oturuşması ile liman verimliliğinde artış olmuştur. Liman çalışanları, müşterilerine tam zamanlı güvenilir veriler sağlama olanağına yazılım sayesinde sahiptir. Bundan başka operasyonel ve idari fonksiyonlarını daha hızlı ve hatasız şekilde gerçekleştirmeye başlanılmıştır.