Görev tanımları

HAP Başkanı: Mevcut hastane ve Yeraltı Hastanesi’nin afet ve acil durum planlamasını yapan, afetle mücadeleyi yöneten, sorumlu kişidir.

Yeraltı Hastanesi Afet Planlama Başkanı: Doğrudan HAP Başkanına bağlıdır. Yeraltı Hastanesi’nin afetle mücadele anında yönetim ve destek faaliyetlerinden sorumlu kişidir. Kendisine bağlı personelden aldığı tüm faaliyet raporlarını HAP Başkanı’na aktarır.

Halkla/Basınla İlişkiler Sorumlusu: HAP Başkanı’nın onayı sonrası, afetle mücadele anında yapılan faaliyetlerin açıklanması, Yeraltı Hastanesi’ne getirilen hastalarla ilgili bilgilerin hasta yakınları ile paylaşılması, sayısal verilerin basına iletilmesi çalışmalarını yürütür. Afetle mücadele anında çalışmalarını Basın/Halkla İlişkiler Odası’nda yürütür. Medya mensupları ile bilgi paylaşımını buradan yapar. Kurumlar Arası Koordinasyon Sorumlusu: Afet Yönetim Merkezi Odası’nda görev yapar. Bakanlık, Afet Koordinasyon Merkezi, 112 Komuta Merkezi ile sürekli iletişim halinde olur. AFAD, UMKE ve Kızılay ile koordinasyonu sağlar.

Destek Hizmetleri Sorumlusu: Yeraltı Hastanesi’nin elektrik, mekanik ve altyapı sistemlerinin sorunsuz işlemesinden ve meydana gelecek arızaların giderilmesinden sorumludur. Herhangi bir enfeksiyon riskine karşılık sürekli temizliğin yapılmasını

131 131

ve tıbbi atıkların doğru şekilde uzaklaştırılmasını sağlar. Dış kurum personelinin (112 Acil, AFAD, UMKE personeli gibi) Yardımcı Personel Odaları’nda istirahat etmesi beklemesine yardımcı olur.

Güvenlik Sorumlusu: En kritik görevi güvenliğin sağlanmasıdır. Afet anında yoğun bir yaralı ve yaralı yakını akını olacağından emniyetin sağlanması önemlidir. Yeraltı Hastanesi’nin devreye girmesiyle beraber hemen emniyet güçleriyle irtibata geçer. Emniyet güçleri ile koordine olarak hastane dışının ve Yeraltı Hastanesi’nin tüm bölümlerinin emniyetini sağlar. Yetkisiz insanların hastane içinde dolaşmasının engellenmesini ve hasta yakınlarının da koordineli şekilde yakınlarını ziyaret etmesini sağlar.

Operasyon Sorumlusu: Tıbbi müdahalenin yapıldığı alanlardan sorumlu kişidir. Ayaktan Tedavi ve Triyaj alanlarındaki sistemi koordine eder. Yapılan müdahaleleri, yaralı sayısı ve durumlarını, vaka türlerini takip eder. KBRN ile mücadele halinde Dekontaminasyon Alanı’nı koordine eder.

Lojistik Sorumlusu: İlaç stokunu sürekli kontrol eder. İlaç ihtiyacının karşılanmasından ve sorumludur. Cihazların, araç ve gereçlerin teminini sağlar. Eksilen malzemenin temini için Kurumlar Arası Koordinasyon Sorumlusu ile sürekli irtibat halinde olur.

İnsan Kaynakları Sorumlusu: Yeraltı Hastanesi’nde görev alacak personellerin koordinasyonundan sorumludur. Personellerin çalışma saatlerini programlar. Görevli personellerin çağrılması, istirahat edecek personelin yerine görev yapacak personellerin belirlenmesini sağlar. Dış kurumlardan gelecek personellerle ilgili olarak Kurumlar Arası Koordinasyon Sorumlusu ile sürekli irtibat halinde olur. 5.4.4 Yeraltı hastanesi olay yönetim sistemi

Olay Yönetim Sistemi’nin etkin kullanılması, olaya müdahale anında yönetimin tüm süreci etkin şekilde yönetmesini sağlar. Bunun için de için şu faktörler önemlidir [104];

Yönetim: Öncelikle Olay Yönetim Merkezi’nin kurulmasını sağlar. Tüm olayın ve görevli personelin yönetiminden sorumludur. Yeraltı Hastanesi Acil ve Afet Durumu Planı organizasyon şemasında belirtilen personellerin görev yerlerinde olmalarını sağlar. Dış kurumlarla iletişimin kurulmasına ön ayak olur ve sürekliliğini takip eder.

132 132

Olay ile ilgili tüm departmanlardan gelen raporları analiz eder, varsa aksaklıkların giderilmesi için kararlar alır. Basın ile iletişimin takibini yaparak doğru verilerin paylaşılmasını sağlar. Güvenliğin doğru ve eksiksiz olarak sağlanmasını kontrol ederek kaos ve kargaşanın çıkmasına engel olacak kararlar alır. Olay ile ilgili verilerin doğru, düzenli ve eksiksiz olarak kayıt altına alınmasını sağlar.

Planlama: Olay anında müdahalenin ve sistemin doğru yürütülmesi için planlama kısmı çok önemlidir. Olay anında öngörülen planlamanın dışında bir gelişme olması durumuna karşılık, mevcut planlamanın gözden geçirilerek yeni plan ortaya konacak şekilde bir sistem kurulmalıdır. Bunun için de farklı olaylara karşılık, farklı senaryo hazırlıkları önceden yapılmış olunmalıdır. Bunun için de doğru bilgi akışının sağlanması, verilerin düzenli olarak tutulması, raporlamaların zamanında yapılması ve sürekli bilgilendirme toplantılarının yapılması gerekmektedir.

Operasyon: Olaya müdahalenin ve olayın sonuçlarının en etkin ve kritik belirleyicisidir. Operasyon kısmında meydana gelecek tüm durumlar anında ve doğru şekilde raporlanmalıdır. Operasyondan elde edilecek veriler olaya müdahalenin doğruluğunu, planlamanın etkinliğini, meydana gelebilecek aksaklıklara müdahalesini belirler. Operasyon esnasında kaynak yönetimi, eksik kaynakların belirlenmesi, ilave kaynakların belirlenmesi ve kaynakların temini için bunların anlık olarak iletilmesi çok önemlidir.

Lojistik: Olaya müdahale için kullanılacak tüm kaynakların yönetildiği kısımdır. Bu kısımda ihtiyaç olacak tüm malzemeler, teçhizatlar, araç ve gereçler eksiksiz sağlanır. Tüm depolama alanlarındaki malzemenin sayımı, kontrolü, bu alanların yönetilmesi, eksilen kaynakların yerine yenisinin gelebilmesi için kaynak kontrolü lojistik sorumluluğundadır.

Finans: Müdahale anında ihtiyaç duyulabilecek dış kaynak alımı için finansa sağlanmasını ve bunun kontrolünü sağlar. Bütçe kontrolü yapılarak, finans akışının doğru yapılmasını kontrol eder. Yapılan tüm harcamaların kayıtlarının doğru tutulmasını yönetir.

5.4.5 Yeraltı hastanesi olay yönetim ekibi

OYE’nin görev ve sorumluluk sınırları önceden belirlenerek; Yönetim, Operasyon, Planlama, Lojistik ve Finans fonksiyonları temelinde faaliyet gösterir. Olay Yönetim

133 133

Ekibi idarecileri, görev ve sorumluluklarını kapsayan, raporlama sistemini içeren detaylı bir İş Akış Talimatı hazırlamalıdır. Herhangi bir aksaklığa sebep olmamak için faaliyet öncesi bu talimatın mutlaka tekrar gözden geçirilmesi gerekir. Tüm sorumlu personel, göreve başlamadan önce kendisine bağlı personellerle kısa bir brifing yaparak görev ve sorumlulukları hatırlatılmalıdır. Yapılması gerekenler kısa bir toplantıyla tekrar edilmelidir. Tüm departmanların çalışma sistemi, verimliliği ve yönetilmesi, ilgili idarecinin sorumluluğundadır. 5.4.6 Yeraltı hastanesi olay yönetim araçları

Yeraltı hastanesi Olay Yönetim Araçları’nı şu şekilde tanımlayabiliriz;

Standart Operasyon Prosedürü (SOP): Standart Operasyon Prosedürü (SOP), bir işin doğru olarak yapılabilmesi için oluşturulan organizasyonun işlevini, bu organizasyonun verimli çalışabilmesi için yapılması gereken faaliyetleri detaylıca açıklayan yazılı kurallardır. İlgili personelin neler yapması gerektiğini detaylıca içerir. Elde edilen verilerin nasıl doğru olarak raporlanacağını ve paylaşılacağını da kapsar. Bunun için faaliyet ve rapor zamanlama çizelgesi hazırlanır.

İş Akış Talimatı(İşAT): İş Akış Talimatı, genel anlamıyla, sorumlu olunan bir görevi yerine getirirken izlenecek yol, yapılması gereken işlerin gerçekleştirme adımlarını açıklayan, uygulamaya yönelik faaliyetlerin nasıl yapılması gerektiğini ayrıntılı olarak açıklayan dokümanlardır. Bir afet ve acil durumda işleyişin olağan durumdan çok daha hızlı olması, daha fazla stres ve sorumluluk sebebiyle görevler atlanabilir veya unutulabilir. İşAT’da ilgili personelin görevleri anlaşılır şekilde açık ve net şekilde belirtilir. İlgili personelin, görevini yaparken hangi yolu izleyeceği, yapılması gereken faaliyetlerin ne zaman ve ne ekilde yapılacağı, faaliyet esnasında kiminle iletişime geçilerek koordine edeceği, raporlamanın nasıl yapılacağı anlaşılır şekilde sıralanır. İşAT kişilere göre değil, görev ve sorumluluk pozisyonlarına göre hazırlandığı için genel açıklamalar içerir. Belirtilen talimatlar, olayın gidişatına ve ortaya çıkan sürece göre değiştirilerek güncellenebilir.

Departman/Servis/Birim Müdahale Prosedürü: Bu prosedür mevcutta bulunan Plan, Standart Operasyon Prosedürü ve İş Akış Talimatı’ndan faydalanılarak yazılır. Her bir departmanın sorumluluğu, görev alanı ve görev tanımı birbirinden farklıdır. Yine her bir departmanın alt kollarının da sorumlulukları da birbirinden ayrıdır. Bu

134 134

nedenle her bir departmanın kendine özgü ve genel Hastane Afet ve Acil Durum Planı’na uyumlu bir prosedürü uygulanır.

Görev Yelekleri: Yeraltı Hastanesi Afet ve Acil Durum Planı’nda görevli tüm personelin görevini tanımlayıcı yelek giymesi gerekmektedir. Yeleklerde ön ve arkada personelin fark edilmesini sağlayan reflektör bantlar bulunmalıdır. Yeleklerde Yeraltı Hastanesi ibaresi ve HAP’daki görev ve ünvanı yazılmalıdır. Telsiz, not defteri gibi kullanacağı cihaz ve aksesuarlar için uygun cep yerleri olmalıdır.

Görev yeleklerinin renkleri şu şekilde olmalıdır: • Yönetim Ekibi: Gri/Siyah,

• Operasyon: Kırmızı, • İdari Kısım/Finans: Yeşil, • Planlama: Mavi,

• Lojistik: Sarı.

5.4.7 Yeraltı hastanesi olay yönetim merkezinin konumu ve araçları

Yeraltı Hastanesi Olay Yönetim Merkezi, yeraltı hastanesi alanının merkezi bir noktasına “Afet Yönetim Merkezi” olarak projelendirilmelidir. Afet ve acil durumda iletişim altyapısının zarar görmesi ve iletişimin kopması söz konusu olduğundan, iletişimin sürekliliğinin sağlanması için telsiz ve uydu iletişim altyapısı sağlanmalıdır. Ulusal medyanın takip edilebilmesi için de TV ve projeksiyon altyapısı konulmalıdır. Yoğun bir çalışma ortamına karşılık bilgisayar, fotokopi makinesi vb. için odanın birçok noktasına elektrik prizi, telefon, data, internet altyapısı kurulmalıdır.

135 135