FUARA KATILMA MAL Đ YETLER Đ

Fuar katılım hazırlıkları kapsamlı bir bütçe çalışması yapılmadan

tamamlanmış sayılmaz. Bir fuara ilk kez katılım söz konusu ise, tüm fuar

masraflarının tahmininde güçlükler ile karşılaşılması doğaldır. Bu nedenle, fuar

bütçesinin hazırlanabilmesi için ayrıntıları ile tüm fuar gider kalemleri üzerinde

çalışmak gerekecektir. Fuarın kazançlarının değerlendirilmesi için de fuarın

kapanmasından itibaren 6 ay ila 1 yıl içerisindeki getirilerin hangilerinin fuardan

kaynaklanmış olduğu incelenmelidir. Fuara katılımla ilgili masraflar bireysel

katılım veya milli düzeyde katılınan fuarlara bir organizatör aracılığıyla katılım

durumlarına göre farklılık gösterir. Organizatör aracılığıyla katılınan fuarlarda

fuarla ilgili prosedürlerin büyük çoğunluğu organizatör tarafından yerine getirilir

ve katılımcılara verilecek hizmetler için m

bazında hazırlanmış katılım ücreti

alınır. Bu ücreti, katılmak istenen m

’yi birim fiyat ile çarparak bulmak

mümkündür. Genellikle minimum stand büyüklükleri 9 m

ve 12 m

olarak

belirlenmiştir. Fuara bireysel katılım durumunda bütün organizasyon işlerinin

katılımcı tarafından yürütülmesi söz konusudur ve her bir iş dikkatle planlanmalı

ve bütçe hazırlanmalıdır

.

Bireysel katılım bütçesi katılımcılara ve fuara göre değişiklik arz etmekle

birlikte ana hatlarıyla aşağıdaki kalemlerden oluşur;

• Temel maliyetler

• Stand konstrüksiyon, tasarım, montaj ve demontaj maliyetleri

• Stand hizmetleri ve tanıtım maliyetleri

• Nakliye, sigortalama ve gümrük vb. maliyetler

• Personel/seyahat maliyetleri

• Diğer maliyetler

57 _{Sevgin Utlulig, Fuar Katılım Maliyetleri ve Bütçeleme,}

Temel maliyetlerden olan stand yer kirası fuar idaresi tarafından firmaya

ayrılan stand alanı için ödenen tutardır. Genelde uluslararası nitelikte bir fuar

için toplam fuar katılım maliyetinin %20-25’lik bölümünü oluşturmaktadır.

Fuarlarda yer kirası metrik sistem kullanan ülkelerde metrekare bazında,

ABD gibi metrik sistem kullanmayan ülkelerde “square feet” olarak verilir ve

stand tiplerine göre değişiklik gösterebilir. Katılım için en küçük standart stand

boyu idare tarafından açıklanır. Ancak, bireysel katılım durumunda fuara göre

değişiklik göstermekle birlikte ana hatları ile temel maliyetler, yer kirası/katılım

bedeli, kayıt ücreti, giriş kartları ve park kartlarından oluşmaktadır.

Fuarlara katılımda en önemli harcama kalemlerinden birini de stand

konstrüksiyon malzemelerinin üretimi için yapılacak giderler oluşturmaktadır.

Sergilenecek ürünlerin nakliyesi, kurma-sökme giderleri de fuar bütçesinde

önemli yer tutmaktadır. Sürekli fuar katılımları düşünüldüğünde, sergilenen

ürünlerin birden fazla fuarda kullanılabilmeye olanak veren malzemelerden

üretilmesi uzun vadede firmaya maliyet avantajı sağlayabilmektedir. Ancak,

denizaşırı ülkelerdeki nakliye masrafları bazen aynı standın kullanılmasını

dezavantajlı kılabilmekte, bu durumda kiralık standlar ya da çok hafif

malzemeden üretilip bir defa kullanılabilecek standlar daha ekonomik

olabilmektedir. Bunun dışında; numunelerin maliyeti, ambalaj, nakliye, depolama

ücreti, gümrükleme masrafları, sigorta masrafları ve gümrük vergileri de

maliyetler arasındadır.

Nakliye ve sigortalama maliyeti, sergi mallarının fuar alanına kadar

taşınması, fuar alanında depolanması, fuar alanı içinde taşıma hizmetleri ve boş

sandıkların depolanması, ilgili ülke gümrüklerinde işlemlerin yapılması, sergi

mallarının sigortalanması maliyetleri, fuarın uzaklığı, yakınlığı, taşımanın

yöntemi gibi faktörlere de dayanarak toplam maliyetin yaklaşık %15-20’lik

kısmına karşılık gelmektedir.

Bir fuar katılımının en kritik operasyonlarından birisi de sergi mallarının

fuar alanına zamanında, hasarsız ve eksiksiz biçimde ulaştırılmasıdır. Yükleme-

boşaltma ve nakliye işlerinin dikkatle planlanması, gerek işgücünün verimli

kullanılması ve gerekse olabilecek zararları önleme açısından önemlidir. Fuarın

açılış gününde boş bir stand ve sergileyecek hiçbir

şeyleri olmayan firma

temsilcilerinin ürünlerinin hala yolda olması, taşıma esnasında zarar görmesi,

gümrükleme işlerinin tamamlanmamış olması veya kaybolması olasıdır. Böyle bir

durum fuara katılan firma için prestij kaybı oluşturabilir. Bu tür olaylar nakliye

konusunda dikkatli bir hazırlık yapmanın önemini göstermektedir. Bu nedenle,

tecrübeli ve güvenilir bir uluslararası firmadan profesyonel hizmet sağlamak

yarar sağlayacaktır.

Fuara gönderilen malların elleçleme (material handling) işlemleri, gümrük

işlemleri ve fuar sonunda dönüş işlemleri için fuar bölgesinde iyi bir acentenin

seçilmesi gerekmektedir. Fuar idareleri genellikle hem resmi nakliyeci hem de bu

tür acenteleri belirler ve fuar el kitabında (exhibitor manuel) duyurur. Eğer

belirlenmemiş ise fuarın yapıldığı ülkedeki ticaret müşavirlerinden yardım

istenebilir.

Fuar malzemelerinin geri gelip gelmeyeceği ve gidilecek ülkenin gümrük

mevzuatı ise gümrük işlemlerinizin ne şekilde gerçekleşmesi gerektiğini; ATA

karnesi, geçici ihracat ya da kesin ihracat yöntemlerinin kullanılması gerektiğini

ortaya koymaktadır.

Fuar malzemelerinin ana hatlarıyla nakliye ve gümrüklenmesinde

gerçekleştirilen işlemler aşağıdaki gibidir:

• Yurt içi gümrük çıkış işlemleri

• Fuar alanına nakliye

• Yurt dışı gümrük giriş işlemleri

• Fuar alanı içindeki nakliyesi, depolanması vb. hizmetler

• Yurt dışı gümrük çıkış işlemleri

• Fuar alanından firmaya nakliyesi

• Yurt içi gümrük giriş işlemleri

Malların gidilecek ülkenin alt yapı ve hizmet sektörlerinin gelişmişliği ile

ilgili olarak genelde fuar başlamadan bir hafta öncesinde fuar alanında olacak

şekilde nakliyesi planlanmalıdır

.

Yukarıda sözü edildiği gibi bir firmanın başka bir ülkedeki fuara katılması

zahmetli ve maliyetli bir olaydır. Fuara katılmanın çeşitli maliyetleri vardır ve fuar

öncesi bu gider kalemlerinin incelenmesi sağlıklı bir bütçeleme yapılması fuara

katılımın başarıyla sonuçlanması bakımından önemlidir.

58 _{Sevgin Utlulig, Fuar Katılım Maliyetleri ve Bütçeleme,}