Freight Forwarder İşletmelerde Taşıma Organizasyonu

Freight Forwarder işletmeler, taşıyıcılar ile yük sahibi ve acenteler arasındaki iş alışverişini ve taşıma organizasyonunu gerçekleştiren bir nevi taşıma organizatörleri olmalarından dolayı, piyasada yük bulmak ve taşınacak yüklerin en uygun şekilde alıcılara ulaştırılabilmesi gerektiğinde kombine taşımacılık kombinasyonu oluşturmak ve tüm taşıyıcılar ilegerektiğinde yük paylaşımı yapmak zorunda olmaktadırlar. Freight Forwarderlar, araca yük, yüke araç bulan taraf olmaktadırlar. Freight Forwarder işletmelerin en önemli özellikleri çoklu taşıma seçeneklerini çok iyi organize edebilen işletmeler olmalarıdır. Uçak, gemi, tır, tren ya da birbiri ardına birden fazla taşıma modunu kullanarak kombine taşımaları gerçekleştirmektedirler. Ayrıca gerektiğinde özel taşımalar için servisi çoğu zaman sadece Freight Forwarder işletmeleri sağlayabilmektedir.130

Taşımacılık ve lojistik ile ilgili faaliyetler, ulusal alanlarda yapıldığı gibi uluslararası alanlarda da bu faaliyetler yapılmaktadır. Bu yüzden taşımacılık ve lojistik faaliyetleri ticari alanlarda stratejik bir öneme sahiptir. Uluslararası ticarete konu olan ürünlerin taşıma organizasyonu ulusal pazarlardan daha farklı bir yapıdadır ve ulusal pazarlardan daha farklı bazı özelliklere sahiptir. Uluslararası ticarette taşıma organizasyonunda iki önemli karar vardır. Bunlardan ilki taşıma türünün belirlenmesidir. Taşıma türünün belirlenmesi için bazı kriterler vardır. Bu kriterler; 131

• Taşımanın güvenli olması,

130 _{Doğrucu, a.g.e., s. 7.} 131 _{Koraltürk, a.g.e., s.28.}

58 • Hizmet verilen yerlerin çeşitli olması,

• Taşınmaya konu olan ürünün taşıma türüne uygun gerçekleştirilmesi, • Malın dikkatli ambalajlanarak hasara karşı dayanaklı hale getirilmesi, • Teslimatın hızlı gerçekleşmesi,

• Taşıma maliyetleri,

• Hizmet verilen noktaların sayısı ve çeşidi,

• Mala ilişkin diğer bilgiler( değeri, hacmi, ağırlığı, büyüklüğü, raf ömrü vd.). • Taşınacak malın değeridir.

Taşıma türünün belirlenmesinden sonraki ikinci en önemli kriter ise taşıyıcı seçimidir. Taşıma türünün seçilmesi ile birlikte eş zamanlı olarak düşünülmesi ve çalışılması gereken bir konudur. Freight Forwarderlar, taşıyıcı seçimlerinde bazı kriterleri göz önünde bulundurmalıdır. Bu kriterler; 132

• Taşıma maliyetleri ve fiyatlandırma,

• Teslimatının hızı ve verilen zaman vaadinin gerçekleşmesi, • Taşıyıcı araçların nitelikleri,

• Taşıyıcı araçların teknik olarak donanımlı olması, • Programlama esnekliği,

• Etkili bir müşteri hizmeti,

• Taşıma yapacak olan işletmenin finansal yeterliliği, • İşletmenin piyasada var olan saygınlığı ve tecrübesi, • Taşıma sorumluluğu, risklere karşı sigorta,

• Taşıma sürecinin güvenli gerçekleşmesidir.

Dış kaynak kullanımına yönelme, dünyanın her yerinde gelişmiş bir yöntem olup, bu alana olan eğilim giderek artmaktadır. Uluslararası pazarlarda etkin bir şekilde ürün pazarlayabilme, uluslararası lojistik işletmelerle ortaklığı ve mevcut ilişkileri gerektirmektedir. Dünyadaki büyük işletmelerin rekabet koşullarına bakıldığında sadece ucuz ürün üretmeye değil bu ürünleri hızlı ve güvenli şekilde teslimata yoğunlaştığını görmekteyiz. Bu durum onları küresel lojistik stratejilerini uygulamaya koymaya zorunlu hale getirmiştir. Fortune dergisinin 500 işletme üzerinde yaptığı Northeastern Üniversitesi ve Accenture tarafından uygulanan bu çalışmada, işletmelerin %83 gibi büyük bir oranda 3PL hizmet sağlayıcılardan yararlandıkları görülmüştür. Ernst & Young’ın bin işletme üzerinde yaptığı araştırmaya göre ABD’ de yer alan tüm

59

işletmelerin lojistik bütçelerin %49’unu 3PL’ler harcarken, Avrupa’da bu durum %65 seviyelerinde seyretmiştir.133

Orta ve küçük ölçekli işletmelerin lojistik faaliyetlerini kendi öz yetenekleriyle gerçekleştirebilmesi, büyük ölçekli işletmelere göre daha zordur. Dünyada yer alan işletmelerin büyük bir çoğunluğunun da küçük ve orta ölçekli işletmeler olduğu göz önüne alındığında dış kaynak kullanımının işletmeler açısından oldukça önemli olduğu görülmektedir.134

İşletmelerin ulusallaşması ve ticaret yaptıkları ülkedeki bilgi birikim ve altyapı hakkında deneyime sahip olmaması işletmelerin, Freight Forwarder işletmelere yönelmesine neden olmuştur. İşletmeler bilmedikleri pazarlarda uzun vadeli yatırımlar yapmaktansa, bu pazarlarda bir Freight Forwarderın kaynaklarından yararlanıp kullandıkları hizmetler kadar ödeme yapması riski minimize etmesine yardımcı olmaktadır.135

Taşıma organizasyonunun belirlenmesinde Freight Forwarder işletmenin genel iş akışı oldukça önemli olmaktadır. Çünkü taşıma organizasyonunun yapılması için diğer faaliyetler ile koordineli bir çalışma sürdürülmesi gerekmektedir. Freight Forwarder işletmeler bu aşamalı faaliyetleri iyi planlamalı ve koordine etmelidir. Aksi takdirde süreçlerde aksaklıklar oluşacak ve bu aksaklıklar birbirini olumsuz yönde etkileyecektir. 3. taraf lojistik hizmetlerde maksimum faydayı sağlayabilmek için çalışmaların kusursuz ve titizlikle yapılması gerekmektedir. Bu çalışmaların yapılması dört aşamaya ayrılmıştır. Birinci safhada gereksinimlerin kapsamının belirlenmesi gelmektedir. Bu safhada öncelikle dış kaynaktan hangi hizmetlerin alınacağı mutlaka tanımlanmalıdır. Coğrafi bölgeler, müşteriler ve lojistik faaliyete konu olacak mallar iyi tanınmalıdır. Bu süreçte müşterinin başarılı ve başarısız yanlarının analizi yardımcı olacaktır. Analizler yapıldıktan sonra ona uygun teklif hazırlanmalıdır. Teklif istem belgesinde hangi dış kaynaklardan yararlanılacağı açıkça belirtilmelidir. Ayrıca dış kaynak işletmesinden beklentilerde bu belgede yer almalıdır. İkinci safhada ise hizmet sağlayıcılar seçilmelidir. Bu safha, dış kaynaklardan sağlanacak işlevlerin tanımlanmasını içerir. Potansiyel hizmet sağlayıcıların isimleri ve iletişim bilgileri ticari kuruluşlardan veya web sitelerinden bulunabilir. Üçüncü safha ise sözleşmenin hazırlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi safhası olmaktadır. Bu aşama son sözleşmeyi içerdiğinden dikkatle hazırlanmalıdır. Sözleşmede fiyat, ödeme şekilleri, süre vb. maddeler mutlaka

133 _{Kayabaşı, a.g.e., s. 115.} 134 _{Koban, Keser, a.g.e., s.71} 135 _{Babacan, a.g.e., s. 12.}

60

belirtilmelidir. Varsa tarafların özel şartları sözleşmeye eklenmelidir. İşletme tarafından Freight Forwarder işletmesine verilecek desteğin boyutu açıkça sözleşmede belirtilmelidir. Dördüncü ve son safha ise planlanan kaynak kullanımının yönetimi ve izlenmesidir. Bu aşama, hizmet sağlayıcı Freight Forwarderın performansını ölçmek açısından çok önemlidir. Performansı belirleme denetimleri, raporlar veya resmi görüşmeler ile yapılabilir. Dış kaynak kullanımı yapan işletmenin hizmeti veren Freight Forwarder işletme ile takım çalışması yapması önemli olmaktadır. Bu çalışmalar bir sonraki çalışmalar içinde referans niteliği oluşturmaktadır. Oluşacak herhangi aksaklıkta sağlıksız bir ilişki ortaya konulacak ve bu durum sözleşmenin feshine kadar gideblecektir.136 _{Freight Forwarder işletmelerin genel iş akışı;} 137

• Müşteriden ücret talebi,

• Müşteriden çalışma yapabilmek için gerekli bilgilerin talebi,

• Aracı kuruluşlardan alınacak hizmetler için pazar araştırma yapmak,

• Pazar araştırma yaptıktan sonra alınan fiyatların değerlendirilmesi ve hangi hizmetin hangi işletmeden alınacağının kararlaştırılması,

• Müşteri tarafından teklif kabul edildikten sonra yapılacak olan faaliyetler ile ilgili detaylı bir operasyon dosyasının oluşturulması,

• Yüklemenin organize edilmesi,

• Müşteriye yükleme ile ilgili bilgilerin iletilmesi, • Müşterilerden gümrük ile ilgili belgelerin alınması,

• Gümrükçü ve müşteri ile koordineli çalışılmalı, gerekli bilgileri aktarmalı, • Gümrük ile ilgili belgelerin teslim edildiğine dair teyit alınmalı,

• Yüklemeler tamamlandıktan sonraki teslimata kadar olan sürecin takip edilmesi,

• Müşteriden, gümrükçüden ve acenteden teyidin alınması,

• Müşterilerden yabancı fatura ve çeki listelerinin kopyasının alınması, • Faturanın kesilip müşteriye iletilmesi,

• Ödemelerin takibinin yapılaması,

• Bütün işlemler yapıldıktan sonra dosyanın kar-zarar raporunun hazırlanması, • Hazırlanan detaylı raporun müşteriye aktarılması,

• Yapılan iş ile ilgili dosyanın arşivlenip kapatılmasıdır.

136 _{Acar, Köseoğlu, a.g.e., s. 342-343.} 137 _{Çancı, Metin, a.g.e., 98.}

61

2.1.4. Freight Forwarder İşletmelerin Tercih Edilme Sebepleri ve