görmüş kurallarla ve sözlü olarak tanımlanmış talimatlarda da açık ve net bir uygunsuzluk tanımlanmış olabilir.18
1.2.2.3. FAALİYET DENETİMİ (PERFORMANS DENETİMİ)
Faaliyet Denetimi, işletmenin faaliyetlerinin etkinliğini ve verimliliğini değerlendirmek amacıyla, işletme politikalarını ve bunların sonuçlarını değerleme ve buna ilişkin tavsiyelerde bulunma faaliyetleridir. Uygulama alanı ve kapsamı son derece geniş olan faaliyet denetimi sadece muhasebe işlevleriyle sınırlı olmamakta, aynı zamanda işletmenin diğer tüm işlevleriyle de ilgili olmaktadır. Bunlara, işletmenin organizasyon yapısı, pazarlama, satış ve dağıtım stratejileri örnek gösterilebilir.19
Faaliyet denetiminin geniş bir tanımı şöyledir:20
“Faaliyet denetimi, bir örgütün işletme fonksiyonları, mali kontroller ve destekleme sistemleri dâhil bütün yönlerini kapsayan bağımsız bir incelemedir.
Faaliyet denetimi bir örgütün bütün veya belirli faaliyetlerinin özellikli hedeflere göre sistematik incelenmesidir. Faaliyet denetçisinin genel amacı; kanun ve kurallara uygunluğun, mali raporlamanın güvenilirliğinin ve faaliyetlerin etkenliği ve etkinliğine ilişkin iç kontrollerin kalitesini değerlemektir”.
Yukarıdaki tanımda geçen mali denetim, mali yapıya yönelik iç kontrolleri içerir. Faaliyet kontrolleri ise, varlıklar üzerindeki mali kontroller ile faaliyeti ölçmek için performans göstergelerini içerir. Günümüz işletmelerinde yaygın bir yapısının olması dolayısıyla bilgi sistemleri kontrollerini de faaliyet denetiminin bir türü olarak dikkate almak gerekir.
Faaliyet denetimi, Finansal Tabloların Denetiminden ve Uygunluk Denetiminden daha zordur. Başlıca zorluk, faaliyetlerin etkinlik ve verimliliğinin
18 ERDOĞAN Melih, Denetim, 2.bs., Maliye ve Hukuk Yayınları, Ankara, Şubat 2005, s.4.
19 ÇAKMAK Nezaket, A.g.e, s.10.
20 MOELLER Robert, Brink’s Modern Internal Auditing, John Wiley&Sons Inc., Sixth Edition, New Jersey, 2005, s.21-22.
13
objektif olarak saptanmasıdır; denetçi sonuçların değerlendirilmesinde sübjektif davranabilir. Bunun yanında Faaliyet Denetimi çok kapsamlı olduğundan, bunun türlerini saymak ve tanımlamak da zordur. Ancak faaliyet denetimindeki en büyük zorluk faaliyetlerin etkinlik ve verimliliğinin nesnel olarak saptanmasındadır.21
Faaliyet denetiminde, faaliyet sonuçları verimlilik standartları ile karşılaştırılıp, isletmenin önceden belirlenmiş hedeflere ya da o faaliyet kolu ile ilgili standartlara ulaşıp ulaşmadığı da ölçüldüğünden bu denetim işlemine verimlilik denetimi de denilebilir.
Faaliyet denetimi yapan iç denetçiler, işletme politikası ve belirlenmiş stratejiler ışığında amaçlara ne derece ulaşılmış olduğunu araştırır. Denetçi bölüm yöneticisinin, mevcut kaynaklarla işletmenin amaçlarına ne derece ve nasıl ulaştığı ile ilgilenir.22
Etkinlik, amaçların başarılma derecesini, verimlilik ise bu amaçlara ulaşmak için kullanılan kaynakları ifade etmektedir. Etkinlik fire vermeden kusursuz bir şekilde yapılan üretim, verimlilik ise bu üretimin minimum maliyetle gerçekleştirilmesidir.23 Bu tür denetim çalışmasının yapılışında, temel alınacak standartlar ile belirlenmiş kesin ölçütler yoktur. Denetçi ölçüt olarak bütçeleri, başarı ölçütlerini, oranları ve sektör ortalamalarını kabul edebilmektedir. 24
Verimlilik, rekabetçi çevrede işletmenin ayakta kalabilmesi için kilit noktadır. Bu nedenle her işletme verimlilik bakımından gözden geçirilmelidir.
Verimliliğe değer biçebilmek için denetçi öncelikle işletmenin verimlilikle ilgili hedeflerini bilmelidir. İşletmenin verimlilikle ilgili hedefleri; tekrarlanan işlerin azaltılması, belirli bir sürecin zamanının azaltılması, tahsil edilmemiş alacakların azaltılması, yeni ürünler üretmek veya satış hacmini arttırmak olabilir. Verimlilik
21 GÜREDİN Ersin, A.g.e., s.15.
22 SAWYER Lawrence, B. DITTENHOFER, M. SCHEINER, H. JAMES, Sawyer’s Internal Auditing:The Practice of Modern Internal Auditing, 5.Edt, IIA, 2003, USA., s.301.
23 ARENS Alvin A., James K. LOEBBECKE, A.g.e., s.791.
24 SELİMOĞLU Seval Kardeş, “Faaliyet Denetimi,” Anadolu Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, No: XV, s.194.
14
hedef ve amaçları belirlendikten sonra verimliliğin objektif biçimde değerlendirilebilmesi için “Nerdeyiz?”, “Nerde olmalıyız?”, “Belirlediğimiz hedef ve amaçların neresinde olduğumuzu nasıl anlatırız?” sorularına cevap verilmelidir.
Faaliyet denetiminde denetçiler sadece işletme içerisinde yürütülen faaliyetlerle değil bunun yanında yönetsel kontrollerle de ilgilenir. Faaliyet denetiminde denetçi, işletme politikalarının, iç kontrolün ve işletmenin belirlenmiş amaçlarına ulaşmasını etkileyecek her türlü faaliyetin başarısını ve etkinliğini değerlemektedir. Bu nedenle iç denetçilerin işletme amaçlarının belirlenmesi, politikaların geliştirilmesi gibi işletmenin planlama prensipleri konusunda bilgi sahibi olması gerekmektedir. Denetçiler sorumlulukların belirlenmesi, yetkilerin verilmesi gibi konularda işletme prensiplerini yakından tanımalıdır.25
Faaliyet denetiminin inceleme alanına işletmenin örgüt yapısı, satın alma prensipleri, üretim yöntemleri, pazarlama politikaları, bilgi işlem faaliyetleri girmektedir.Denetçi, bu konulara ilişkin yönetim karar ve politikaları ile faaliyet sonuçlarının uyum içerisinde olup olmadığını araştırır.
Faaliyetlerin etkinliğinin ölçülmesi ve değerlendirilmesi işletmeden işletmeye, hatta işletme içerisinde bölümden bölüme farklılık gösterebilir.
Faaliyet denetimi büyük ölçüde özneldir. Dolayısıyla, faaliyet denetçisi, mevcut başarının ölçülüp raporlanmasından daha çok, bu başarının daha da iyileştirilmesine yönelik önerilirini belirtir nitelikte raporlar sunar. Bundan dolayı faaliyet denetimi, diğer denetim türlerinden farklı olarak “yönetsel danışmanlık”
şeklinde nitelendirilebilmektedir.26
Faaliyet denetimi her tür denetçi tarafından yapılabilirse de, uygulamada bu faaliyetin genellikle iç denetçiler ve devlete bağlı kamusal denetçiler tarafından sürdürüldüğü görülmektedir.
25 SAWYER, Lawrence, A.g.e., s.301-302.
26 GÜREDİN Ersin, A.g.e., s.19.
15
Faaliyet denetiminin yapılmasının temelde üç amacı bulunmaktadır:27 -Faaliyetlerin belirlenmesi,
-Gelişmeler için fırsatların belirlenmesi,
-Gelecek dönemlere ilişkin önerilerin geliştirilmesidir.
Faaliyet denetimine yönetimin ihtiyaçları yön vermektedir. Bunlar:
-Yönetimin hedefleri ile ilgili olarak birimin performansının değerlenmesi,
-Oluşturulan planların (bütçeler, programlar, hedefler, kurallar gibi) uygulama düzeyinin öğrenilmesi,
-Faaliyetlerin plan ve politikalara göre ne ölçüde başarıldığı ile etkinlik, etkenlik ve ekonomik olarak gelişme fırsatları hakkında objektif bilgi sağlanması,
-Özellikle kaynakların yanlış kullanılmasıyla ilgili olarak, faaliyet kontrollerindeki zayıflıklar hakkında bilgi sağlanılması,
-Faaliyet raporlarının gerçek durumu yansıtmasına ilişkin oluşan güvenin güçlendirilmesi,