Etkin Toplantı Yönetimi

Birden çok bireyin, bir sorun, olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine toplantı denir. Başka bir ifadeyle toplantı, önceden planlanarak bireylerin belirlenen bir zaman ve yerde bilgi alışverişinde bulunmak veya bir karara varabilmek için bir araya gelmesidir (Karaoğlan, 2006:148).

Toplantılar, örgütlerin her kademesinde sıkça uygulanan ve iyi yönetildiğinde etkileri ve yararları fazla olan örgütsel etkinliklerdir. Her düzey yöneticinin sıklıkla yerine getirmek zorunda oldukları en önemli görevlerinden birisidir. Görev dağılımı, yetki ve sorumluluk paylaşımı, karar alma, iletişim kurma, motivasyon, yönetime katılma, yaratıcılığı ortaya çıkarma, yürütülen faaliyetlerle ilgili olarak bilgi alma veya herhangi bir konuyu yüz yüze görüşme ve tartışma amacı ile birçok fonksiyon toplantılar ile yerine getirilir (Yeşil, 2009:37).

Örgütsel kademelerde yukarı gidildikçe toplantıların sayısı artar. Genel müdür, zamanının önemli bir kısmını toplantılarda geçirir. Hatta kimi zaman alt kadro, genel müdürün görevinin, toplantı yapmaktan başka bir şey olmadığını düşünebilir. Yöneticiler de zaman zaman toplantıların yoğunluğundan bunalarak toplantı yaparken, iş yapamaz hale geldiklerinden yakınırlar. Oysa toplantılar, yöneticinin işini bölmez, tam aksine işlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Şu halde sorun toplantı yapmak değil, toplantıların etkinliğini arttırmaktır (Yeşil, 2009:37)

Her ne kadar çalışanların bilgilendirilmesi ve işlerin yürümesi açısından faydalı olsa da, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman, toplantıların akışı kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşılır, kişilerin ilgisi azalır ve en önemlisi zaman boşa harcanmış olur (Karaoğlan, 2006:148)

 Çatışma ya da amaçlarda belirsizlik

 Katılımcıların ve liderlerin hazırlıklı olmamaları ve plansızlık

 Uygun olmayan zamanlama

 Toplantıya gerçekte gereksinim olmaması

 Toplantıda problem çözmeden çok şikâyetler üzerinde durularak fazla zaman ve enerji harcanması

 Katılımcıların isteksizliği

 Katılımcıların toplantı için doğru bireyler olmamaları

 Etkili bir katılım için üyelerin yeterli zamana sahip olmamaları ya da zamanlaması uygun olmayan toplantılardır.

Toplantılar, iyi planlanmamış ve etkili yönetilemiyorsa en büyük zaman tuzaklarından biridir. Bu nedenle etkili bir toplantı yönetimi için toplantı öncesinde, toplantı sırasında ve toplantı sonrasında alınması gereken bazı önlemeler vardır. Bu önlemler aşağıda sıralanmıştır (Yeşil, 2009:38-39, Karaoğlan, 2006:151-152).

Toplantı öncesinde yapılacaklar,

Toplantı yapmadan önce telefon etmek, toplantıyı başka bir toplantı ile birleştirmek, toplantıların gerekliliği, toplantıya temsilcinin gönderilmesi gibi seçenekler üzerinde durarak, toplantıdan başka yollar aranmalı,

 Toplantı yeri daha önceden ziyaret edilmeli ve koşulları gözden geçirilmeli. Böylece ortaya çıkabilecek rahatsız edici koşulların toplantıyı kesintiye uğratarak zaman kaybına yol açmasını önlersiniz.

 Katılanların sayısı sınırlandırılmalı ve sadece katılması gereken kişiler toplantıya çağrılmalı,

 Toplantı için uygun yer ve zaman seçilmeli,

 Toplantı yapmadan önce amacını ve gündemini iyi saptamalı ve katılımcılara toplantıdan önce toplantı gündemi, yeri ve zamanı bildirerek katılımcıların rahat ve hazır bilgilerle katılmaları sağlanmalıdır.

Toplantı sırasında yapılacaklar;

 Toplantıya zamanında başlanmalı, tüm katılımcılar bu konuda uyarılmalı ve toplantının belirlenen zamanda bitmesi sağlanmalı,

 Toplantıda ortam uygunsa toplantı ayakta yapılmalı, bu uzun konuşmaları hızlandırır,

 Toplantıyı aksatacak kesintiler önlenmeli, gerektikçe kesintilere ve dinlenmelere izin verilmeli,

 Toplantıda önemli bölümler yazılı olarak kaydedilmeli,

 Üretken tartışmayı destekleyin. Bu farklı fikirlerin ortaya atılarak en iyiye ulaşılmasını ve katılımcıların toplantıya etkin katılımını sağlamaktadır.

 Toplantı gündemine sadık kalınmalı. Her bir toplantı maddesi için bir süre belirleyip, toplantı anında buna bağlı hareket etmek, zamanın da etkin kullanılmasını sağlayacaktır.

 Toplantı zamanında bitirilmeli ve böylece katılımcıların zamanlarının denetimleri sağlanmalı,

 Kontrol amacıyla, bir toplantı değerlendirme listesi bulundurulmalı. Toplantı sonrasında yapılacaklar,

Toplantı tutanağı en az 24, çok 48 saat içinde hazırlanıp, dağıtılmalı,

 Kararların uygulanmasını ve gelişme raporlarının hazırlanması sağlanmalı kararların sonuçları izlenmeli,

 Kuralların bir envanteri çıkarılmalı, bunların hedeflerine ulaşıp ulaşmadığı kontrol edilmelidir.

İKİNCİ BÖLÜM

HASTANELERDE ZAMAN YÖNETİMİ

2.1. Hastane Kavramı

WHO’nun tanımına göre ise hastane, müşahede, teşhis, tedavi ve rehabilitasyon şeklinde gruplandırılabilecek hizmetleri sunan, hastaların kısa süreli tedavi gördükleri yataklı sağlık kuruluşları olarak tanımlanır (Tengilimoğlu ve ark., 2009:45).

Hastane, her zaman teşhis, tedavi ve tıbbi bakım sunabilen, iyi yetişmiş personel tarafından modern tıp, yönetim ve organizasyon ilkelerine uygun faaliyet gösteren bir kuruluş olarak tanımlanmaktadır. Ayrıca, çeşitli bilimsel ve teknolojik araçları kullanan; tüm tedavi birimleriyle birlikte toplumun sağlığını koruyan, sağlık bilgi ve kültürünü geliştiren; tıbbi araştırma, eğitim, teşhis ve tedavi görevlerini birlikte yürüten karmaşık sosyal organizasyondur (Yiğit, 2004:35).

Hastane, tıbbi tanı ve tedavi amaçlı olarak geliştirilen ileri teknoloji ürünü cihazların, konularının uzmanları tarafından kullanıldığı, yönetim ve organizasyonunda işletme biliminin en son bilgi ve yeniliklerinin uyarlandığı hastanın sonsuz memnuniyetine odaklanarak her türlü değişime her an açık olan, çeşitli sağlık hizmetleri veren ekonomik organizasyonlardır (Yeşil, 2009:40).