azaltır.
1.1.7. İnsan Kaynakları Planlamasının Önemi
Son yıllarda insan kaynakları planlamasına karşı duyulan ilgi artmış ve bunun hem ulusal hem de örgütsel düzeyde arz ettiği önem daha yakından takdir edilmeye başlanmıştır. 1960’ların başında edinilen deneyimler, piyasa güçlerinin yeter nitelikte elemanın istenilen yerde hazır bulundurulması konusunda etkili olmadığını göstermiştir. Piyasa güçlerinin bu yetersizliği insan kaynakları sorunuyla daha yakından ilgilenme zorunluluğunu doğurmuştur. 90
Etkili bir insan kaynakları planı, organizasyonun başarısının temel taşı olarak görülmektedir. Organizasyonlar amaçlarını elde etmek isterlerse, girdilere ihtiyaç duyacaklardır. Örneğin, finansal kaynaklar (para ve kredi gibi) fiziksel kaynaklar (bina ve teçhizat gibi) ve insan. Çoğu kere yöneticiler, bu üçüncü faktörün ne kadar önemli olduğunu unuturlar. 91
90 Can ve diğerleri, s. 86.
91 David De Cenzo and Stephen P. Robbins, Personnel Human Resource Management, Prentice
33 Gelişmiş batılı ülkelerde insan kaynakları planlamasına 1970’li yıllara kadar gereken önemin verilmediği görülmektedir. Örneğin 1960 yılında Amerika Birleşik Devletlerindeki işletmelerin yalnız %5’i insan kaynakları planlaması yaparken, 1975’te bu oran %85’e ulaşmıştır. Ülkemizde de 1960’lı yıllarda insan kaynakları planlaması yapan işletme hemen hemen hiç yokken, 1980’li yıllarda özellikle büyük işletmelerin planlama faaliyetine başladıkları gözlemlenmektedir. Bu değişikliğin en önemli nedeni değişen çevresel koşullardır. 92
Birçok işletmede üretim, satış, reklâm gibi konularda ayrıntılı planlar yapılır. Bir organizasyonun nihai başarısı, stratejik bir yaklaşımla yapılan insan kaynakları planının da bu diğer planlara eklenmesine bağlıdır. Şirket aniden, belli becerilere sahip insanlara ihtiyacı olduğunu ya da gereğinden fazla eleman bulunduğu için kısa süre önce işe alıp büyük masraflarla eğittiği bazı insanları işten çıkarması gerektiğini veya organizasyonun iyi işlemesi için yeterli sayıda nitelikli elemana sahip olmadığını fark edebilir. Önceden görünmeyen bir eleman fazlalığının ya da eksikliğinin gerektirdiği önlemlerin acele bir şekilde alınması önemli masraflara, gecikmelere, çalışanların huzursuz olmasına ve organizasyonun çalışmasına sekteye uğratan başka sonuçlara yol açabilir. İnsan kaynakları planlaması yapıldığında ise, organizasyonun o andaki ve gelecekteki eleman ihtiyacı saptanıp, gereksiz zaman ve para israfından kaçınılabilinir. 93
Etkili bir insan kaynakları planlaması, organizasyonun verimliliği, karlılığı ve dolayısıyla başarısı için temel öğelerden bir tanesidir. En basit ifadesi ile organizasyonun amaçlarına ulaşabilmek için ihtiyaç duyduğu insan kaynaklarının nitelik ve nicelik yönünden belirlenmesi şeklinde tanımlayabileceğimiz insan kaynakları planlaması, organizasyon için aşağıdaki nedenlerden dolayı çok önemlidir. 94
İnsan kaynakları planlaması, insan kaynakları yönetiminin diğer süreçlerinin tasarlanması ve yerine getirilmesi için gerekli temel bilgileri sağlamaktadır.
Organizasyonların insan kaynaklarına yaptıkları yatırımların giderek daha da önemli hale gelmesi ve artması nedeniyle bu yöndeki maliyetlerin yükselmesi ve insan kaynakları planlamasının iyi yapılması durumunda maliyetlerin çok yüksek
92 Aldemir ve diğerleri, s. 39. 93 Palmer and Winters, s. 32. 94 Can ve diğerleri, s. 90.
34 düzeylere fırlayabilmesi nedeniyle insan kaynakları planlaması çok önemli hale gelmiştir.
İnsan kaynakları planlaması, örgütler açısından verimliliği, dolayısıyla karlılığı etkileyen ve belirleyen temel öğelerden sayılır. Çünkü planlama, buradaki anlamıyla, yalnız personel sayısından tasarrufu gerçekleştirecek bir gider düşürücü rol oynamaz, aynı zamanda işin niteliğine göre uygun personel seçiminin ve istihdamının da gerçekleştirilmesiyle etkin üretim oluşturulmasında temel rol oynar. Bu olgu ise, uygulamada örgüt açısından verim artışı, dolayısıyla kar artışı getirecektir. 95
İnsan kaynakları planlaması, örgütün mevcut ve gelecekteki insan kaynağı potansiyelinin etkili, verimli ve rasyonel kullanılmasını sağlayan araçlardan birisi olması dolaysıyla örgüt için büyük önem taşır. İnsan kaynakları planlamasını yapmayan bir örgütün, sahip olduğu insan kaynağını gelişi güzel kullanması söz konusu olduğu gibi, personel alımı, terfi, nakil ve işe son verme gibi bir örgütün hayati faaliyetleri olarak nitelendirilebilecek işlerin de tamamen keyfi ve duygusal esaslara göre yapacağı düşünülebilinir. Böyle bir durumda olan örgütlerin nitelikli mal veya hizmet üretmeleri beklenmeyeceği gibi, rekabet ortamında veya kamuoyunun nitelikli hizmet beklentilerinin giderek arttığı günümüzde bu tür örgütlerin, uzun dönemde varlıklarını sürdürmeleri de mümkün olmayacaktır. 96
İnsan kaynakları planlaması; örgütteki beceri düzeylerinin belirlenmesini, emeklilik, işten uzaklaştırma, nakil, terfi, hastalık gibi ayrılmalarla devamsızlık ya da diğer nedenlere ilişkin şimdiki ve beklenen boşalmalar, hâlihazırda veya gelecekte beklenen genişletme ya da daraltmalarla ilgili bir öngörüyü içermektedir. Son dakikaya kalmış personel alımlarının doğurduğu sakıncalardan kurtulmak ve önemli bir maliyet unsuru olmasından dolayı örgütte gereğinden az veya gereğinden çok sayıda personel bulundurmamak için bazı tahmin ve planların yapılması gerekir. Bu yapılmadığı takdirde, üretim aksayabilir ve müşteri siparişleri zamanında yerine getirilmeyebilir. Bunun yanı sıra özellikle gereğinden fazla personel istihdam edilirse işçilik giderleri yükselir ve gizli işsizlik söz konusu olur. Bu bakımdan yapılacak tahminler ve planlar, belirli zaman ve yerde en uygun sayıda ve nitelikte personelin
95 Kaynak, s. 7. 96 Kaynak, s. 7.
35 örgüt amaçlarını gerçekleştirecek bir ortamda çalışmasını sağlayacaktır. İşte bu insan kaynakları planlamasının ana amaçlarından biridir. 97
Ayrıca insan kaynakları planlamasının amaçları arasında sayılan, gelecekteki personel ihtiyacının nitelik ve nicelik yönünden belirlenmesi, örgütsel değişimin yönlendirilmesi, yüksek bilgi ve beceri düzeyine sahip personelin temini ve örgütte tutulması gibi hususların örgüt için ne kadar önemli olduğu bilinmektedir. Bu amaçların gerçekleşmesi, örgütün amaçlarına ulaşmada olumlu katkı sağlayacak bir özellik taşımaktadır. Öte yandan, insan kaynakları planlamasının örgüte sağladığı yararlar dikkate alınacak olursa, bunun önemi daha kolay anlaşılabilinir. 98
Günümüzde organizasyon içinde yer alan İnsan kaynaklarının sürekli ve sistemli bir biçimde gözden geçirilmesi, gerekliliğin ötesinde zorunluluk halini almıştır. Ağırlıklı olarak sanayi devriminden önce ve hatta sanayi devriminden sonra bir çalışanın bütün iş hayatı boyunca aynı işi, aynı biçimde yapması çok sık rastlanan bir durumdur. Ancak günümüzde 2-3 yılda bir bilgi iki katına ulaşmaktadır. Bu hızlı bilgi artışı aynı biçimde hızlı bilgi eskimesine de neden olduğundan bir mesleğin ya da işin yapılması için gerekli bilgi ve beceriler de hızla değişmektedir. Söz konusu değişim, insan kaynaklarının bilgilenme ihtiyacının artmasına neden olmuş ve çoğu çalışanın kısa sürede işinde yetersiz olmasına yol açmıştır. İnsan kaynakları konusundaki etkin bir planlama, kurumun ihtiyaç duyduğu insan kaynağının sağlanması ve geliştirilmesine ilişkin çalışmalar yapmakdır. Bu çalışmalar, örgütün içindeki gelişmeler kadar dışındaki gelişmeleri de içermektedir. İnsan kaynaklarının planlanması çerçevesinde kurumdaki mevcut çalışanlara ilişkin detaylı bilgilerin toplanması, iş analizi, görev tanımları, statü ve unvan bilgileri, performans değerlendirmeleri, eğitim programları, ücret ve ödül sistemleri ve benzeri çalışmaların yapılması gereklidir. Süreçlerin birçok yeni uygulamaları gerektirmesi, karar veren çalışanlara duyulan ihtiyacın çoğalması, birçok işlevin tek iş çatısında birleşmesi, kontrol ve denetimin azaldığı, yerel yapılanmalara ihtiyacın çoğaldığı günümüz iş dünyasında tüm bu yeni yönelimlere cevap verecek organizasyon yapılarına ihtiyaç da büyümektedir. Bu organizasyon yapılanmasına insan kaynağının en verimli biçimde planlanması ile ulaşılabileceği unutulmamalıdır.
97 Bingöl, s. 103. 98 Aykaç, s. 103.
36 İnsan kaynaklarını planlamanın diğer bir gereği, çalışanların ihtiyaçlarının saptanıp karşılanmasıdır. Özellikle eğitim ve gelişme ihtiyacı planlamanın önemli bir bileşkesini oluşturur. Diğer yandan kurumun istihdam politikasının oluşturulması da insan kaynaklarına yönelik planlamanın sonucudur.
Plansızlık her etkinlikte olduğu gibi insan kaynakları yönetiminde de sorunlara ve başarısızlığa yol açar. Öyle ki plansız bir İnsan kaynakları kurumunda belirli birimlerde yığılmalara, iletişim sorunlarına, bazı birimlerde insan kaynakları sıkıntısına, sonuçta hantal bir kurumsal yapıya neden olabilir. 99
İnsan kaynaklan planlaması, üst düzey yöneticilerin örgüt stratejilerini belirlemelerini gerektirmesi, örgütün şu andaki durumunun saptanması, geleceğe yönelik düşüncelerinin neler olduğunun ortaya konulması bakımından da önem taşımaktadır. İnsan kaynakları planlaması, aynı zamanda, organizasyonu etkileyebilen teknolojik değişimleri ve faaliyetlerde meydana gelebilecek genişleme ve daralmaları tahmin etmeye çalışır. İnsan kaynakları planlaması, örgütsel planlama sürecinin bir parçasıdır. Bu nedenle, insan kaynakları planlaması yaşamsal bir öneme sahiptir. 100
1.1.8. Örgütlerde İnsan Kaynakları Planlamasının Kapsamı
İnsan kaynakları planlaması, insan kaynağı ihtiyacının sayısal olarak belirlenmesinin yanı sıra çok yönlü bir içeriğe sahip bulunmaktadır. Dar anlamda insan kaynakları yönetiminin planlama fonksiyonu, uzun, orta ve kısa dönemde ihtiyaç duyulan personelin kaynağının belirlenmesi, örgüt içinden ve dışından personelin temin edilmesi ve işe yerleştirilmesini içerir. 101
Geniş anlamda insan kaynakları planlaması ise ayrıntılı bir süreç olup, insan kaynakları ihtiyacının tespitinden personelin işe yerleştirilmesine kadarki süreci, mevcut çalışanlardan en iyi şekilde istifade edebilmek için çalışanların becerilerini, işteki verimini artıracak faaliyetlerin planlanması çalışmalarını ve işten ayırma/ayrılma konularını içerir. İnsan kaynakları planlamasının temel amacı
99
Fındıkçı, ss. 128–129.
100 Bingöl, s. 80.
101 John B. Hanna, “Assessing Your People Potential”, Managing People, Ed. A. Dale Timpe, Kend
37 gelecekte gereksinim duyulacak insan kaynaklarının büyüklüğünü ve bileşimini planlamaktır. İnsan kaynakları planlama süreci, doğru sayıda ve uygun nitelikteki insanların doğru yerde, doğru zamanda yapacakları işlerle organizasyona katkıda bulunmalarını sağlar. Yönetimin etkili olması mevcut insan kaynaklarına bağlıdır ve sistematik insan kaynakları planlaması olmaksızın yönetim fonksiyonu işe etkin olarak yansıtılamaz. Çok yönlü bir boyuta sahip olan insan kaynakları planlamasının kapsamına giren konular aşağıda açıklamalı olarak yer almaktadır.
1.1.8.1 İnsan Kaynakları İhtiyacının Planlanması
İnsan kaynaklan planlamasının en belirgin unsuru, örgütün bugün ve gelecekte ihtiyaç duyacağı personelin sayı ve niteliklerinin tespitidir. İnsan kaynağı ihtiyacının belirlenmesinin amacı örgütün gereğinden fazla insan kaynaklarının çalıştırılıp çalıştırılmadığının saptanması, ayrıca; yeterli sayı ve nitelikte insan kaynaklarının belli zamanda elde bulundurulmasını sağlamaktır. Bu anlamda insan kaynakları planlamasının yapılması, gelecekte yapılması planlanan üretim veya hizmet talebinin gerektirdiği insan kaynakları talebi tahminiyle olur.102
İnsan kaynakları ihtiyacının planlanması su sorulara cevap vermeyi gerektirir: