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A criação da CPAD - prevista na legislação de arquivo do Estado - foi considerada o primeiro passo a ser seguido por cada órgão participante do projeto.

Esta comissão exerceu o papel de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito de atuação de seus respectivos órgãos. As comissões representaram - ao longo das etapas do Projeto de elaboração de instrumentos de gestão de documentos - o elo entre os órgãos da administração pública e o Arquivo Público Mineiro.

De acordo com o projeto de elaboração dos instrumentos de gestão de documentos, a CPAD teria o dever e obrigação de:

a) acompanhar a constituição e treinamento das equipes de aplicação e validação do instrumento no órgão;

b) acompanhar a definição do acervo a ser trabalhado na validação do plano de classificação de documentos de arquivo;

c) elaborar cronograma de atividades para a aplicação e validação do plano de classificação de documentos de arquivo;

d) acompanhar a validação do plano de classificação de documentos de arquivo pelos funcionários do órgão, orientando na sua aplicação e registros das incongruências identificadas no processo; e

e) encaminhar ao APM o relatório do resultado da aplicação do plano de classificação de documentos e dos pareceres sobre a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo.

Diante das responsabilidades atribuídas às CPAD‟s, consideramos ser este grupo de grande importância na tarefa de descrever o projeto de elaboração dos instrumentos deste estudo de caso.

3 O CAMINHO METODOLÓGICO

Este capítulo descreve os procedimentos adotados para a consecução da pesquisa, tendo em vista seus objetivos descritos acima. Adota-se o estudo de caso com a intenção de avaliar, com maior profundidade, os caminhos percorridos pelo Estado de Minas Gerais, nos últimos anos, em direção à gestão de documentos. De acordo com Gil (1994), o estudo de caso é caraterizado pelo estudo profundo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimento amplo e detalhado do mesmo. Para o autor, “a análise de uma unidade de determinado universo possibilita a compreensão da generalidade do mesmo ou, pelo menos o estabelecimento de bases para uma investigação posterior”. Neste sentido e diante dos objetivos propostos, consideramos o estudo de caso a modalidade de pesquisa mais apropriada.

Trata-se de uma pesquisa qualitativa e descritiva. De acordo com Minayo (1994), a pesquisa qualitativa responde a questões particulares e se preocupa com o nível de realidade que não pode ser quantificado. A pesquisa qualitativa trabalha, portanto, com o universo dos significados, motivos, atitudes, etc. Considerou-se a abordagem qualitativa para a execução da pesquisa por entendê-la como essencial para o alcance do objetivo deste estudo de caso, que é entender o projeto de elaboração dos instrumentos de gestão de documentos através das atitudes dos atores envolvidos. Caracteriza-se como descritiva, por objetivar descrever o projeto, especificamente, e os caminhos percorridos pelo Estado de Minas Gerais rumo à gestão dos documentos públicos. De acordo com Gil (2008), as pesquisas descritivas possuem como objetivo a descrição das características de uma população, fenômeno ou de uma experiência.

Os dados foram coletados através de pesquisa documental, aplicação de questionários e entrevistas. Ainda de acordo com Gil (2002), diferentemente de outras formas de pesquisa, o estudo de caso utiliza sempre mais de uma técnica de coleta de dados, sendo, tal procedimento, um princípio básico dessa modalidade de pesquisa. Os resultados obtidos no estudo de caso devem, de acordo com este autor, ser provenientes da convergência ou da divergência das observações obtidas de diferentes procedimentos. Pode-se dizer que, em termos de coleta de dados, o estudo de caso é o mais completo de todos os delineamentos, pois se vale tanto de dados humanos (através de entrevistas, por exemplo) quanto de dados registrados em documentos (GIL, 2002). Dessa forma, além da entrevista e da aplicação de questionário, que objetivou apontar a percepção dos atores sobre o projeto, fez-se um levantamento das informações geradas durante a

implementação do projeto e anos anteriores (1995-2010), tais como: diagnósticos da massa documental acumulada, recolhimento, eliminação, nomeação dos membros das comissões, assim como produção de atas de reuniões, relatórios de gestão, atos do governo, etc.

Importante ressaltar que dados quantitativos foram coletados, embora tenham sido analisados qualitativamente.

Ao analisar o projeto de gestão de documentos do Estado de Minas Gerais, optou-se por fazê-lo através dos atores envolvidos no processo de execução do mesmo. Considera-se como unidade de análise principal a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD), por ela estar presente em todas as unidades e órgãos participantes do projeto.

O recorte temporal da pesquisa está compreendido entre os anos 1995-2010. As informações relativas ao projeto, especificamente, tem, como marco cronológico inicial o ano de 2007, data de início do projeto e seguiu o cronograma, tendo como data limite o ano de 2010. Este recorte se justifica, pois constitui o período no qual a comissão teve suas atividades intensificadas com as etapas de construção e validação dos instrumentos de gestão de documentos de arquivo para a área finalística.

Na etapa da pesquisa documental, porém, para estabelecer um cenário de ações do Estado em gestão de documentos, foram consultados documentos compreendidos no período de 1995-2010.

Sem a pretensão de estabelecer, de forma rígida, o percurso traçado para o alcance dos objetivos específicos apontados acima, optou-se por seguir o seguinte caminho metodológico:

a) levantamento de informações sobre a implementação do Projeto de elaboração de instrumentos técnicos de gestão de documentos do Estado em suas fases de aplicação;

b) levantamento das ações empreendidas pelo APM, relativas à gestão de documentos nos últimos anos;

c) análise documental de informações referentes aos processos de recolhimento e eliminação de documentos feitos pelo Arquivo Público Mineiro, juntamente com os órgãos da administração pública, dado à competência desse órgão, estabelecida na legislação, de acompanhar esses dois processos;

e) análise dos dados coletados.