EBYS KULLANILABİLİRLİĞİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER

Bu çalışma kapsamında gerçekleştirilen kullanılabilirlik testleri bulgularına göre EBYS kullanılabilirliğini etkileyen en önemli faktörler, belge yaratma ekranlarının sadelikten uzak olması ve yönlendirici olmaması, belge arama işleminin etkili olmaması, işlemleri gerçekleştirmek için gerekli bilgilere erişimin zor olması, dolaşım yeteneklerinin yetersizliği nedeniyle sistemde kaybolma hissi yaşanması, yönlendirici ve öğretici olmayan hata mesajları ve standart dışı işlem yapmaya müsaade eden yazılım tasarımıdır.

Şekil 27. EBYS Kullanıcılarını En Çok Zorlayan Konular

Belge Yaratma

Kullanıcı testlerinde az deneyimli/deneyimsiz kullanıcıların en çok zorlandığı konu belge yaratmada işe nereden başlayacaklarını bilememeleri ve hangi alanların zorunlu

olduğunu anlayamamaları olmuştur. 2. bölümde detaylı olarak anlatılan 13298 Standartlarına göre resmi bir belge aşağıdaki bilgi alanlarından oluşmaktadır:

Tablo 33. 13298 Standartlarına Göre Resmi Belgedeki Alanlar 1. Yazı alanı 2. Logo 3. Başlık 4. Sayı 5. Tarih 6. Konu 7. Muhatap 8. İlgi 9. Metin 10. İmza 11. Ek 12. Dağıtım 13. Olur 14. Paraf 15. Koordinasyon 16. İletişim bilgileri 17. Gizlilik derecesi 18. Süreli yazışma

Listede görülen alanlar resmi yazışma kuralları ile ortaya konan bilgi alanlarıdır. Bu alanlar kurumların iş süreçlerinde yaptıkları işlemleri belgeleme, denetleme, delil oluşturma vb. mevzuat gereklilikleri sonucunda yıllar içinde oluşmuştur. Çok sayıda bilgi türü içeren resmî belgeleri yaratma işleminde veri girişi, basitten detaya doğru ve olabildiğince sade bir ara yüz ile gerçekleştirilmelidir. Kullanıcının zorunlu bilgileri, adımlar halinde ve mantıklı gruplar içinde, sırası ile doldurmasını sağlayacak bir tasarım ile hem kullanıcıya yol gösterilmiş olacak hem de iş kuralları kullanıcının inisiyatifine veya yetkinliğine bırakılmayarak standartlara uygun iş yaptırılması sağlanmış olacaktır. Kullanıcı Testleri sonrasında yapılan görüşmelerde Standart Dosya Planına uyulmadığı, rastgele dosyalama yapıldığı anlaşılmış, Sezgisel Değerlendirme sonucunda da sistemin kullanıcıyı Standart Dosya Planını kullanmaya zorlamadığı görülmüştür. Sistemde mevcut dosyalanmış belgelerin içerik ve dosya planı bilgisi kullanılarak, sisteme yeni gelen bir belgenin Standart Dosya Planına göre hangi dosyaya kaldırılacağını tespit edilerek kullanıcıya dosya önermek günümüz teknolojisi ile rahatça geliştirilebilecek bir yapay zekâ çözümüdür.

Belge Arama

Belge arama EBYS’lerin en temel ve önemli işlevlerinden biridir. H.Ü. EBYS belge arama ekranlarında hem filtreleme bölümünde hem de listeleme bölümünde kullanılabilirliğe aykırı, aranan belgelerin bulunmasını zorlaştıran unsurlar tespit edilmiş, sunucu log analizinde en çok zaman harcanan sayfaların belge arama sayfaları olduğu görülmüş ve kullanıcı testlerinde de arama görevi başarı oranı en fazla %80’de kalmıştır. Oysa EBYS’lerin en önemli işlevi belgeye hızlı erişim olmalıdır. Belge aramada anahtar

kelime ile tüm bilgi alanlarında arama yapabilme özelliği olası zaman kaybını önleyecektir. Arama sonucu dönen listelerde başlığa göre sıralama imkânı sunulmalı, listelenen toplam belge sayısı bilgisi kullanıcıya gösterilmelidir. Uzun listeler için gösterilen sayfalar arası gezinmeyi sağlayan butonlar rahatça tıklanabilir boyutta olmalı ve belli bir sayfaya gitmeye imkân tanımalıdır. Sorgulama ekranlarında aynı tarihte oluşturulmuş belgeleri sıralamak/ayırt etmek açısından tarih bilgisi yanında saat bilgisi de sunulmalıdır. Üzerinde en son çalışılan belli sayıdaki belgeye erişimi kolaylaştırmak için kısa yol imkanı sunulması bilgiye erişimi kolaylaştıracaktır.

Gerekli / İlgili Bilgiye Erişim Maliyeti

EBYS’de yapılan işlem ile ilişkili bilgilere erişimde, bilgiler kullanıcıya en özet şekilde ve en kısa yoldan ulaştırılmalıdır. Örneğin H.Ü. EBYS’sinde dağıtım için Birim Seçme penceresi açıldığında birimlerin otomatik listelenmemesi, kullanıcıdan “sorgula” butonuna tıklanmasının beklenmesi gereksiz ve kafa karıştırıcı bir tasarımdır.

Hızlı Veri Girişine Engel Tasarım

Formlar veri girişini kolaylaştıracak şekilde tasarlanmalı, kısa yol/tab tuşlarının kullanımı mümkün kılınmalıdır. Gereksiz/Yetki dışı sayfa öğeleri kullanıcı rolüne göre saklanmalı, sayfa tasarımı olabildiğince sade olmalıdır. Örneğin dağıtım birimi seçme penceresinde listelenen birimler sadece kullanıcının yetkisi dâhilindeki birimler olmalıdır. Böylece hem yanlış birime dağıtım yapılmasına en baştan engel olunacak hem de uzun birim listesi yerine daha kısa bir birim listesinden seçim yapılabilecektir. Yardım menüsü kolayca görülebilir bir yerde olmalıdır.

Kaybolma Hissi

EBYS’de dolaşımın esnek olması kullanıcının kaybolma hissi yaşamasını engeller. Her sayfada o sayfaya hangi menüden ulaşıldığını gösteren yer göstericiler bulunmalı, kullanıcıya önceki sayfaya dönüş imkânı sunulmalıdır. Ekrandaki öğeler okunaklı ve rahatça görülebilecek büyüklükte olmalıdır. Tasarımda kullanılan ikonların üzerindeki resimler işlevin anlamını ifade edecek şekilde tasarlanmalıdır. Aynı işlevi yerine getiren sayfa öğelerinin tasarımı da aynı olmalıdır. Böylece kullanıcıların kullanımı hatırlamaları daha kolay hale gelecektir. Aktif ve pasif sayfa öğelerinin görünümü, farkı yansıtacak şekilde tasarlanmalıdır.

Yönlendirici Olmayan Hata Mesajları

Beklenmeyen, istisnai durumlar ve hatalar için özel hata sayfası kullanılmalı, kullanıcıya yol gösterilmelidir. Kayıt silme, formdan çıkış gibi veri kaybı yaşanabilecek durumları önlemek için kullanıcı, uyarı ve bilgi mesajları ile yaptığı işlemin sonucu hakkında bilgilendirilmelidir. Form doğrulama işleminde hatalı/eksik veri giriş alanları direkt işaret edilmeli, "Alanları kontrol ediniz" şeklinde genel uyarı mesajlarından kaçınılmalıdır.

EBYS Standardına Aykırı Tasarım

Sayfalardaki öğeler kullanıcıları doğru yönlendirecek şekilde düzenlenmeli ve kullanıcının TS 13298'e aykırı işlemler yapmasını engelleyecek tedbirler alınmalıdır. Örneğin H.Ü. EBYS’sinde tespit edildiği gibi sistem, gelen evrak teslim alınmadan ve dosyalanmadan evrakı dağıtmaya/arşivlemeye izin vermemelidir. Standart Dosya Planı dışında dosyalamaya imkân verilmemelidir.