Eğitim planlama, kariyer geliĢim ve yetenek yönetim sistemi

Ġnsan Kaynakları yönetiminde bilgi çağına geçiĢin gerektirdiği dönüĢümün sağlanmasında eğitim ve geliĢim iĢlevinin belirleyici bir rolü vardır. Eğitimin çıktısı; daha bilgili, daha becerikli, amaçlanan davranıĢları sergileyen, kısaca daha nitelikli personeldir (Sabuncuoğlu, 2000).

Bir iĢletmede Ġnsan Kaynakları alanında uygulanan eğitim ve geliĢtirme iĢlevlerinin kapsamında değerlendirilen önemli bir çalıĢma da kariyer planlamasıdır. Kariyer

planlaması, çalıĢanın sahip olduğu bilgi, yetenek, beceri ve güdülerin geliĢtirilmesi ile, çalıĢmakta olduğu organizasyon içindeki ilerleyiĢinin veya somut olarak yükselmesinin planlanmasıdır (Aytaç, 1997).

ĠĢ örgütleri ağır rekabet koĢulları ve hızlı teknolojik geliĢmeler karĢısında ekonomik varlıklarını korumak için sahibi oldukları insan kaynaklarını güncel bilgiler ile donatmak zorundadırlar. Bu durum ise, örgütlerin eğitim faaliyetlerini dikkatli bir biçimde ele almalarını ve sistematik uygulamalara yönelmelerini gerektirecektir. ĠKBS‟i eğitim ile geliĢtirme faaliyetlerine çeĢitli katkılarda bulunur. Sistem, çalıĢanların eğitim durumlarına dönük değiĢik nitelikteki bilgileri içerir. Sistemdeki mevcut olan bu bilgiler doğrultusunda personelin mevcut iĢi ile geleceğe dönük kariyerleri için hangi konularda eğitilip geliĢtirilmeleri gereği ortaya çıkacaktır (Kaynak, 1997). Özellikle son yıllarda yaĢanan yazılım programlarındaki artıĢ ile geliĢmeler insan kaynakları enformasyon sistemi yardımı ile eğitim ve geliĢtirme uygulamalarını gündeme getirmiĢtir. ĠĢ örgütleri ĠKBS yardımı ile gerçekleĢtirecekleri eğitim ve geliĢtirme programlarından Ģu yararları sağlayabileceklerdir (Ceriello ve Freeman, 1992):

ÇalıĢanların ihtiyacı olan uygun eğitimi almaları sağlamak, Eğitim programları ve içerikleri saptamak,

Eğitim ve geliĢtirme programına alınacak olanlar kolaylıkla belirlenmek, ÇalıĢanlara bugüne kadar verilen eğitimleri listelemek,

Uygulanan eğitim ve geliĢtirme programları neticesinde yapılan değerlendirme çalıĢmalarında eğitime katılanlar hakkında çok daha doğru bilgilere sahip olunabilecektir.

ġekil 4.7 : Eğitim Yönetim Süreci

Performans değerlendirme, kariyer planlama gibi birbiri ile iliĢkili olan Ġnsan Kaynakları süreçlerinin bir çıktısı da çalıĢanların geliĢim ihtiyaçlarının

belirlenmesidir. Ġhtiyaçların geliĢim planlama üzerinde toplanması ile geliĢim ihtiyacı olan çalıĢanların tespit edilmesi ve gerekli eğitimlerin önerilerek kolayca atanması sağlanır. Eğitim planlamaları yapılırken bir taraftan da eğitim bütçesi oluĢturulur ve gerçekleĢen eğitimlerin oluĢturduğu maliyetler ile kıyaslanarak anlık bütçe kontrolü yapılabilir. Eğitim ile ilgili çalıĢanın planını, katıldığı eğitimlerini, eğitim ihtiyaçlarını, taleplerini ve bütçe durumu bilgilerini çalıĢanın kendisi, yöneticisi ve Ġnsan Kaynakları takip edebilmektedirler. ÇalıĢanları sisteme dahil ederek eğitim planlamalarını ve geçmiĢ eğitimlerdeki durumlarını izleyip, kendi geliĢimleri konusunda daha fazla sorumluluk almalarını sağlar. Eğitim bütçe planlaması ile gerçekleĢen maliyetlerin anlık karĢılaĢtırılması sayesinde, bütçe kullanım durumunun takibi gerçekleĢtirilir (ġekil 4.7).

Performans ve Kariyer Planlama gibi diğer Ġnsan Kaynakları süreçlerini tamamlayarak etkinliklerini arttırır. Performans değerlendirme süreçlerini takiben belli alanlara yönelik geliĢim ihtiyacı olan çalıĢanlara yönelik etkin planlama kolaylığı sunar. Eğitim firması, eğitmen ve eğitimin yeri gibi konularda kıyaslamalı değerlendirmeler yapılarak etkin tedarikçi yönetimi sağlar. Ġnsan Kaynakları ekiplerinin topluluk ve Ģirket geliĢim planlarını tek bir platformda etkin yönetebilmesini kolaylaĢtırır.

ġekil 4.8 : Kariyer GeliĢim Süreci

Kariyer Planlama Sistemi ile belirlenen kriterlere bağlı olarak üst mevkiler için potansiyel çalıĢanlar tespit edebilir, onay süreci ile değerlendirme merkezlerine katılacak adaylar belirlenebilir. Değerlendirme merkezi öncesinde gerçekleĢtirilecek olan 360 derece değerlendirme, performans ve kiĢilik envanter sonuçlarının kayıt altında tutulabilmesi gibi değerlendirme merkezi sonucunda yapılan analizler ve raporlar da sisteme; ortaya çıkan geliĢim ihtiyaçları da GeliĢim Planlama sistemine aktarılabilmektedir. Değerlendirme merkezlerinin yanı sıra kurum bünyesinde

gerçekleĢtirilen kariyer toplantıları da sistem üzerinde organize edilebilmektedir. Kariyer planlama dönemleri için kıdem, kademe, performans gibi kriterler belirlenerek, potansiyel yönetici için adaylık koĢulları belirlenir. Ayrıca toplantı yeri, tedarikçi firma ve danıĢman tanımlamaları, katılımcılara davet gönderme ve süreç değerlendirme anketleri sayesinde etkin toplantı organizasyonu sağlar (ġekil 4.8). Performans değerlendirmeleri, yapılan iĢe alma sınav ve mülakatları, katılınan eğitimlerin sonuçlarında kiĢilerin mevcut pozisyonlarında, kariyer yolları ve yedekleme planlamaları doğrultusunda kiĢilerin hangi eğitimlere ve geliĢim aktivitelerine katılmaları gerektiği belirlenmektedir. Katılımcıların eğitim kayıtları ilgili yöneticileri ve kendileri tarafından Self Servis Ġnsan Kaynakları kullanılarak yapılabilmektedir. OluĢan boĢ pozisyonlara ait yetkinliklerin yöneticiler ve çalıĢanlar tarafından görüntülenmesi ve uygun boĢ pozisyonlara baĢvurmaları kendi yetkinlik ve becerilerini güncellemelerine de olanak tanımaktadır. ĠK birimi dıĢında çalıĢan yöneticilerin kendilerine bağlı çalıĢan elemanların yetkinliklerini güncellemeleri, özel yedekleme planları oluĢturmaları, terfi ve tayinlere yönelik sorgulamalar gerçekleĢtirerek çalıĢanlarının hangi iĢlerde daha verimli olarak çalıĢtırabileceklerine yönelik araĢtırmaları yapmaları sağlanmaktadır.

Kariyer.net‟in yaptığı anket çalıĢmasında “Mülakatlarda firmanın size nasıl bir kariyer planı sunacağını soruyor musunuz?” sorusuna cevaplayanların %61‟i evet cevabı vermiĢ, %39 ise hayır olarak belirtmiĢtir. Diğer merka edilen konu “BaĢvurduğunuz firmanın yetenek geliĢtirme programı olması sizin için önemli mi?” diye sorgulanmıĢtır. %91‟i evet olarak cevaplamıĢ, %9‟da hayır cevabını vermiĢtir. Örgüte baĢvurmuĢ tüm adayların ve çalıĢanların yetkinlik profillerinin, katıldıkları tüm eğitimler, gerçekleĢtirilen performans değerlendirmeleri sonucunda güncel olarak kiĢilerin mevcut durumlarının ve tarihsel bazda yetkinlik geliĢimlerini izlemek mümkündür. ĠĢ, görev ve örgüt birimleri için tanımlanan yetkinliklerin kiĢilerin sahip oldukları yetkinliklerle karĢılaĢtırılması ile doğru kiĢilerin doğru göreve yerleĢtirilmesi sağlanır. Göreve atanabilecek adayların ve aynı görevde çalıĢan kiĢilerin gerekli yetkinliklerinin karĢılaĢtırılması ile iĢe en uygun kiĢi belirlenir. Aynı kapsamda ataması yapılacak bir aday ve ya çalıĢanın da mevcut iĢlere ait yetkinlikler ile karĢılaĢtırılması ve kiĢi için uygun görevin seçilmesi de sağlanabilmektedir. Belirlenen yetkinlik gerekliliklerinin zorunlu ve tercih sebebi olarak ayrılması ile

kiĢilerin bu yetkinliklerin hangilerinde ne derece uygunluk gösterdikleri de saptanabilmekte ve grafiksel karĢılaĢtırmalar yapılabilmektedir.

Örgüt için bir yetkinlik envanteri ve standart ölçümler oluĢturulabilir, tanımlanan yetkinlikler tüm iĢ, görev ve kiĢi bilgileri ile iliĢkilendirilebilir. Böylece kiĢilerin geliĢimleri takip edilir, hem de kariyer planlama, yedek planlama ve performans değerlendirme için yetkinliğe dayalı bir temel oluĢturulur. Yetkinlik bilgilerinde yetkinlik, yetkinlik düzeyi, statü, yetkinliğin kazanıldığı tarih aralığı, yetkinliğin kazanıldığı yöntem (sertifikasyon, sınav tarihi,vb.), kazanılan etkinliğin bir sonraki değerlendirileceği zaman bilgileri tutulmaktadır.

2005 yılında Ivergard ve diğ. tarafından yapılan araĢtırmada Ģirketler yetkin çalıĢanlar ile iĢlerini sürdürmeye odaklandığını ve çalıĢanların bilgi ve becerilerini güncel tutmak, yetkinliklerini geliĢtirmek için çaba gösterdiklerini bir kez daha dile getirmektedirler. Ancak yoğun çalıĢma temposundan dolayı çalıĢanlar bu eğitim ve geliĢim sürecinden maruz kalmaktadır. Bu kapsamda iĢten minimum uzaklaĢıp, bilgi ve becerilerini maksimum geliĢtirmek için web tabanlı sisteme ihtiyaç duyulduğu saptanmaktadır. Esneklik sağlayan ve bu soruna çözüm olacak e-learning sisteminin kullanılması önerilmektedir. ĠĢ hayatındaki değiĢime paralel olarak insan sermayesinin de geliĢtirilmesi gerekmektedir. ĠĢ – Eğitim dengesinin sağlanması gerekmektedir.

2010 da karieyer.net tarafından yapılan ankette “Daha önce hiç e-eğitim aldınız mı?” sorusu sorulmuĢtur. %37‟si evet cevabı verirken, %63 daha önce almadığını belirtmiĢtir.

Web tabanlı Eğitim Yönetimi Modülü ile örgütte verilmekte olan sınıf içi ve uzaktan olmak üzere tüm eğitimler planlanır ve iĢ, görev, örgüt ve tanımlamak istenilen diğer kategorilerle iliĢkilendirilir. Örgütte verilecek olan eğitimler kategoriler bazında gruplanabilmekte böylece oluĢturulacak eğitim kataloğu içerisinde eriĢim kolaylaĢtırılmaktadır. Her bir kategorinin içerisinde eğitimi verilecek konular, kurslar Ģeklinde tanımlanmaktadır. Sunulan eğitimler ile aynı konunun farklı yollar ile sunulması ancak her durumda kiĢilerin aynı becerileri kazanması tanımlanabilmektedir. Sunulan eğitimin bir sınıf eğitimi olması durumunda ise eğitimin verileceği sınıflar tarihleri ve mekanları ile tanımlanabilmektedir.

Sınıf tanımlamaları yapılırken, eğitimin adı, amacı, katılımcı grupları, süresi, maksimum ve minimum katılımcı sayıları, eğitimde kullanılacak kaynaklar ve eğitim sonunda kiĢilerin sahip olacakları yetkinlikler gibi bilgiler yer alır. ÇeĢitli raporlama araçları kullanılarak oluĢturulacak etkinliklerin planlanan ve gerçekleĢen bütçeleri karĢılaĢtırılabilir, gerçekleĢtirilen etkinliklerin verimlilikleri değerlendirilebilir. Eğitimler tanımlanırken sunulan eğitimlerde tanımlanan bilgiler temel alınarak, tarihlerini saptanacak sınıf eğitimleri kolaylıkla oluĢturulabilir. Bu eğitimlere istenilen statülerde kiĢi kayıtları yapılabilir. Eğitimler için tanımlanan en fazla ve en az katılımcı sayılarına bağlı olarak otomatik uyarılar ile kayıtlar kontrol edilir, gerekli düzenlemelerin yapılması için zemin hazırlanabilir. Eğitimler iliĢkilendirilen kategorilere uymayan katılımcıların kaydedilmeye çalıĢılması durumunda hatalı kayıtları engellemek amacıyla sistem otomatik olarak uyarı verecektir.

Eğitim en kısa anlatımla bir değiĢim sürecidir. BiliĢim toplumunda ĠK‟nın ele aldığı, Toplam Kalite Yönetimi, öğrenen örgütler, kurumsal imaj gibi konuların çıkıĢı eğitim etiği ve evrenselliğini, toplumsal ve küresel konuma taĢımaktadır. E-Eğitim tasarım faktörleri, toplumun politik, etik, ekonomik, sosyal yapı farklılığı, çok kültürlü ve çok yönlü etkileĢimi sağlayan öğrenen merkezli ortamlarını tasarlayıp iĢletmek zorundadırlar. E-Eğitimin sağladığı yararlar (Aydın, 2007);

Mekandan ve zamandan bağımsız olarak esnek bir öğrenme ortamı Sınırsız sınıf kapasitesi

Eğitilenin kontrolü Sınırsız kullanım hakkı

EtkileĢimli uygulamalarda %50‟den fazla hatırlanma oranı Daha eğlenceli ve etkili eğitim süreci

Uzun vadede maliyet etkin sunum olanağı

Merkezi ölçümlerle insan kaynakları yönetimine sağlanan girdi Sürekli güncel bilgiye eriĢim olanağı

Eğitim geliĢtirmede çeĢitli kapasite ve format olanakları olarak değerlendirilmiĢtir.