Eğitim kayıt penceresinden eğitim kaydına ilişkin genel bilgiler yanında, eğitim bilgileri, eğitim planları, eğitim masrafları bilgileri kaydedilir.
Kayıt No Eğitim kayıt numarasıdır. Kayıt numarası alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Eğitim kayıtları numaralarına göre sıralıdır.
Başlangıç ve bitiş tarihleri Eğitim kaydı başlangıç ve bitiş tarihidir.
Özel Kod Eğitim kayıtlarını gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır.
10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, eğitim kayıtlarını kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter
uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır.
Eğitim Tanımı Eğitim kaydının ait olduğu eğitim tanımının kodudur. Kayıtlı eğitim tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Eğitim Adı Eğitim kaydının ait olduğu eğitim tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Eğitim tanım kodu girildiğinde açıklaması alana gelir. Ancak bu alanda da kayıtlı eğitim tanımlarına ulaşılarak seçim ya da yeni tanım yapılabilir.
Eğitim Kurumu Eğitimin hangi eğitim kurumundan alınacağını belirtir. Kayıtlı Eğitim Kurumları listelenir ve ilgili kurum seçilir.
Eğitim kayıtlarına ait detay bilgiler kayıt penceresindeki; eğitmenler tarafından verileceğine ait bilgilerdir. Eğitimin süresine göre, her gün için eğitim detay bilgileri ayrı ayrı belirtilir. Eğitim tanımlarında eğitim planına ait bilgileri girmeniz durumunda bunlar eğitim planları penceresine otomatik olarak yansır. Eğitim detaylarında gün bilgisinde verilen gün sayısına göre ilk satırda eğitim kaydının başlangıç tarihi olacak şekilde günler listelenir. Örneğin : Eğitim tanımlarında detay ilk satırında eğitimin üç süreceği belirtilmişse, eğitim kaydı oluşturulduğunda eğitim başlangıç tarihi 12 / 02 /2006 ise eğitim planları satırında 12 /02 /2006, 13/02/2006ve 14 / 02 / 2006 tarihli satırlar oluşacaktır.
Eğitim tanımları detaylarındaki gün, süre, birim, başlama saati, bitiş saati ve açıklama kolonları eğitim planlarına aktarılır.
Eğitim planı penceresinden şu bilgiler kaydedilir:
Gün Eğitim verilecek günün tarihidir.
Süre Eğitimin ne kadar süreceği bu alanda belirtilir.
Birim Sürenin birimi bu alanda belirtilir.
Başlama Saati/Bitiş Saati
Eğitimin belirtilen gündeki başlama ve bitiş saatidir. Başlama ve bitiş saatleri verildiğinde eğitim tanımında seçili birim ne ise süre de bu birime göre hesaplanır. O nedenle başlama ve bitiş saatleri birbirleri ile tutarlı olmalıdır.
Bitiş Saati Eğitimin belirtilen gündeki bitiş saatidir.
Ders Kodu ve Açıklaması
Eğitimde verilecek derslerin belirlenmesinde kullanılır. Kayıtlı ders tanımları listelenir ve ilgili kayıt seçilir.
Eğitmen Adı ve Soyadı
Eğitimi verecek eğitmenin belirlendiği alanlardır. Kayıtlı eğitmenler listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Eğitim Yeri Eğitim verileceği yeri belirtir. Kayıtlı eğitim yerleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir.
Açıklama Eğitim planı satırına ait açıklayıcı bilginin kaydedildiği alandır.
Eğitmen/eğitim yerlerinin ve eğitime katılan kişilerin çakışması durumu Eğitim planları satırlarında eğitmen, eğitim yeri, başlangıç ve bitiş saatleri, gün kolonlar her değiştirildiğinde kontrol edilir.
Eğitmen ve eğitim yerinin aynı gün için başka bir kaydı yok ise kaydetme işlemi engellenmez.
Eğitim Masrafları
Eğitim kaydında belirtilen eğitim için yapılacak masraflar Eğitim Kaydı üzerinde Eğitim Masrafları seçeneği ile kaydedilir.
Eğitim masrafları eğitim kayıtları sırasında ya da eğitim tanımında kaydedilir. Eğitim için gerekli olacak harcamalar eğitim tanımı yapılırken kaydedilmişse Eğitim masrafları penceresine aktarılır. Masraf bilgileri penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
Eğitim masrafları eğitim kayıtları sırasında ya da eğitim tanımında kaydedilir. Eğitim için gerekli olacak harcamaları eğitim tanımında belirtmeniz durumunda bu bilgiler eğitim kaydına otomatik olarak aktarılır.
Masraf bilgileri penceresinden kaydedeceğiniz bilgiler şunlardır:
İşlem tarihi Masraf kaydının kayıt tarihidir.
Grup Yapılan masrafın ilgili olduğu grubu belirtir. Tanımlı masraf grupları listelenir ve ilgili grup seçilir. Eğitim Gereksinim Grupları Ayarlar program bölümünde Eğitim
Gereksinim Grupları seçeneği ile kaydedilir.
Tip Faturalanmış masrafın izleneceği eğitim gereksinim tipidir. Kayıtlı gereksinim tipleri listelenir ve ilgili tip seçilir.
Açıklama Faturalanmış harcama ile ilgili satır açıklamasıdır.
Fatura No Masraf satırları ile satınalma faturalarının arasındaki bağlantıyı sağlamak için kullanılır. Fatura No alanından düğmesi ile Satınalma Faturaları Listesine ulaşılır. Eğitim Kaydı ekranında Eğitim Kurumu girilmiş ve bu eğitim kaydı ile ilişkili
faturasının seçilmesi ile, masraf satırında yer alan fatura ile ilişkili alanlar fatura kaydından masraf satırına aktarılır. Faturadan aktarılan bilgiler istenildiğinde değiştirilir.
Masraf satırında yer alan “Fatura Tarihi”, “Belge No”, “KDV Hariç Tutar”, “Toplam Tutar” ve “Para Birimi” alanları satınalma faturasından masraf satırına aktarılır.
Fatura Tarihi Harcamaya ait faturanın tarihidir.
Belge Numarası Harcamaya ait faturanın belge numarasıdır.
KDV Hariç Tutar KDV hariç fatura tutarıdır.
Toplam Tutar Fatura toplam tutarıdır. Faturalanmış maliyetlerin toplamı alınırken burada girilen tutar dikkate alınır.
Para Birimi Dövizli kullanım sözkonusu ise yapılan harcamanın para birimini belirtir.
Analiz Boyutu Masrafın ilgili olduğu analiz boyutudur. Kayıtlı analiz boyutları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Analiz boyutları Genel Muhasebe program bölümünde tanımlanır.
Eğitim Kayıtları ve Durum Değişiklikleri
Eğitim kaydının onaylanması ve durum değişiklikleri, Eğitim Kayıtları listesinde “Durumunu Değiştir” seçeneği ile kaydedilir.
Seçili olan eğitim kaydına ait;
Kayıt No
Tanım Adı
Başlangıç Tarihi
Bitiş Tarihi
Durumu
Bilgileri, bu alanlara doğrudan gelir.
Yeni Durum alanı;
Yürürlükte
Tamamlandı
İptal
Seçeneklerini içermektedir.
Gerçekleşmeme Nedeni: Bu alan, Yeni Durum alanında “İptal” seçiminin yapılmasıyla birlikte aktif duruma geçer. Bu alanda yer alan seçenekler, Sistem Ayarları -> Türler -> Eğitim Yönetimi -> Eğitimin Gerçekleşmeme Nedenleri menü seçeneği ile tanımlanır.