Dokümantasyon Şartları (4.2)

Tüm dokümanlar elektronik ortamda, herhangi bir doküman formunda veya ortam tipinde olabilirler.

6.4.1.2. KYS (Kalite Yönetim Sistemi) El Kitabı (4.2.2) :

KYS El Kitabı, liman işletmesinin hizmet kalitesini sürekli kılmak ve iyileştirmek, çalışanların, müşterilerin ve 3. şahısların sağlığı ve emniyetini sağlamak, malzeme emniyetini sağlamak ve çevreye etkiyi minimuma indirmek için yöntem tarif etmek amacıyla, temel bir kaynak olarak hazırlanmaktadır.

• Liman işletmesi, ürün ya da hizmet tasarımı yapmadığından ISO 9001:2000 standardının 7.3 maddesinden muaf tutulmuştur.

• Ayrıca, liman işletmesi, mal üretimi yapmadığından ve hizmetin korunması söz konusu olamayacağından ISO 9001:2000 standardının 7.5.5 maddesinden muaf tutulmuştur.

OHSAS 18001 ve ISO 14001:2004 standartları, liman işletmesinin faaliyetlerini yürüttüğü tüm terminaller ve liman işletmesinin faaliyet gösterdiği tesisler ve aktiviteler için de geçerlidir.

Yönetim sistemleri karşılaştırma tabloları kalite el kitabı içerisinde ek olarak yayınlanır ve aşağıdaki gibidir. Bunlar;

Yönetim Sistemleri Çapraz Tablosu (Çizelge A.1)

ISO9001-OHSAS18001 Karşılaştırma Tablosu (Çizelge A.2) ISO9001&ISO14001 Karşılaştırma Tablosu (Çizelge A.3) ISO9001&Prosedür Karşılaştırma Tablosu

OHSAS 18001 & Prosedür Karşılaştırma Tablosu (Çizelge 6.1) ISO14001 & Prosedür Karşılaştırma Tablosu (Çizelge 6.2)

6.4.1.3 Dokümanların Kontrolü (4.2.3)

Liman İşletmesi, Kalite Yönetim Sistemine ait dokümantasyon sisteminin kontrol altında tutulması için Doküman Kayıt Kontrol Prosedürü hazırlanmış olup Şekil 6.2 dokümanların kontrolü ve dağıtımı kullanılan program üzerinden gerçekleştirilebilecektir.

6.4.1.4. Kayıtların Kontrolü (4.2.4)

Liman İşletmesi, Kalite Yönetim Sistemi için gerekli olan kayıtları oluşturmuş ve uygulamaya koymuş olmalıdır. Bunun kontrolünü sağlamak için Şekil 6.2’de gösterilen dokümante edilmiş Döküman Kayıt Kontrol Prosedürü uygulanmaktadır. 6.4.2. Yönetimin Sorumluluğu (5.0)

6.4.3. Yönetimin Kararlılığı (5.1)

Liman İşletmesi Üst Yönetimi, Kalite Yönetim Sistemini geliştirme, iyileştirme ve etkinliliğini sağlamak için Kalite, İş Sağlığı, İş Emniyeti ve Çevre politikalarını oluşturmuş, hedeflerin oluşturulmasını ve gerekli kaynakların teminini sağlamıştır.

6.4.4. Müşteri Odaklılık (5.2)

Liman işletmesi için müşteri memnuniyeti öncelikli konudur. Her müşterinin verilen hizmetle ilgili olarak tüm ihtiyaçlarının tespit edilmesi ve yerine getirilmesini sağlamak için koordineli olarak çalışır ve sürekli müşteri odaklı olarak faaliyetlerini gerçekleştirmesi gerekmektedir.

6.4.5. Politika (5.3)

Liman İşletmesi Üst Yönetimi, liman işletmesi amacına uygun olarak hazırladığı Kalite, İş Sağlığı, İş Emniyeti ve Çevre politikalarının etkililiği ve süreçsel iyileştirilmesini sağlar. Liman işletmesinin her kademesine iletilmesi ve anlaşılmasını sağlamalıdır. Uygunluğunun devamlılığı için yıllık olarak gözden geçirilmelidir. Şirket politikaları kalite el kitabında ek olarak dokümante edilmiştir, kullanılan yazılım üzerinden kontrollü doküman olarak yayınlanmaktadır. Ayrıca şirket internet ve intranet sayfalarında yayınlanarak da duyurulması sağlanmaktadır. 6.4.6. Planlama (5.4)

6.4.6.1. Hedefler (5.4.1)

Hizmet kalitesinin iyileştirilmesi, müşteri memnuniyetinin artırılması, insan sağlığı ve malzemeye gelecek zararların azaltılması, çevreye zararlı etkilerin azaltılması için birimler bazında hedefler belirlenir ve belirlenen hedefler, her yılın ilk ayında yapılacak olan Yönetim Gözden Geçirme toplantısında incelenir, uygun bulunanlar bu toplantı raporunda kayıt altına alınır. Hedefler belirlenirken, ölçülebilir olması, yasa, tüzük ve yönetmelikler, teknolojik seçenekler, işletmenin finansal durumu ve KYS politikaları göz önünde bulundurur.

Hedeflerin belirlenmesinde, yapılan Risk Değerlendirme çalışmalarının sonuçları önemli girdiler sağlar. Yapılan risk değerlendirmeleri sonucunda, yüksek veya orta seviyedeki risklerin bertaraf veya minimize edilmesi, İş Emniyeti Mühendisinin önerisi ile, ilgili departman yöneticileri tarafından hedef olarak belirlenebilir. Yapılan aylık iş sağlığı ve iş emniyeti ve çevre koordinasyon toplantılarında da, amaçlar ve hedefler değerlendirilerek, gelişmeler izlenir. Üst Yönetim kalite, iş sağlığı, iş emniyeti ve çevre hedeflerinin ölçülebilir ve beyan edilmiş politika ile tutarlı olmasını sağlar. Hedefler, tüm çalışanlara ilan edilir. Toplantı öncesi ilgili yöneticiler hedef tekliflerini ilgili süreç bazında Süreç Yöneticilerine ileteceklerdir. Süreç

Şekil 6.2 : Doküman Kayıt Kontrol Prosedürü Şeması KYS EL KİTABI

Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve Genel Müdür onayıyla yayınlanır.

PROSEDURLER VE SÜREÇ AKIŞ ŞEMALARI

Liman bünyesindeki temel süreçler ve destek süreçler olarak belirlenmiş ve ilgili bölümler tarafından bu süreç ve alt süreçler için prosedürler talimat ve destek dokümanlar ve formlarla ilişkilendirilmiş, Genel Müdür tarafından

onaylanarak yayınlanır.

TALİMATLAR

Talimatlar, herhangi bir ana faaliyete ait spesifik (sadece bir kişi ya da bir grup tarafından) bir işin nasıl, nerde, kimin tarafından, ne zaman yapıldığını belirten detay dokümanlardır. Talimatlarda mümkün olduğunca spesifik ifadeler kullanılır.

DESTEK DÖKÜMANLAR DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR: Ulusal yönetmelik ve holding prosedürleri

KAYITLAR: Sistem yasal gereklilikler açısından tutulan evraklar, bilgisayar ortamındaki veriler bilgisayar ortamında dolan form ve listeler. Hardcopy tutulan kayıtlar

Görev(Misyon), Hedef(Vizyon), Politika, Görev tanımları, Organizasyon şeması

Seviye 1

Seviye 2

Seviye 3

Seviye 4

6.4.2 Dokümantasyon Şartları

Dokümanlar 4 seviyeden oluşmuştur.

İLGİLİ SÜREÇLER:

Yöneticilerine ileteceklerdir. Süreç yöneticilerinin uygun buldukları, derledikleri hedefler, toplantıda tartışılarak Genel Müdür onayıyla kararlaştırılır. Yıl sonu toplantısında hedeflere ulaşma seviyesi değerlendirilir ve negatif sapmalar kök analizleri yapılarak iyileştirme çalışmaları başlatılır.

Bu çalışmaların takibi ve kritik süreç belirlenmesine dair yöntemler Süreç Yönetimi Prosedüründe detaylandırılmıştır.

6.4.6.2. Kalite Yönetim Sistemi Planlaması (5.4.2)

Kalite yönetim sistemini etkileyecek değişikler için Değişiklik Yönetimi prosedürüne uygun olarak çalışmalar yönetim temsilcisi gözetiminde planlanır. Aksiyon yönetim modülü kullanılarak ilgili kişilere aksiyonların atanması, süre ve sonuçlarını kaydetmesi ile Değişiklik Yönetimi dosyaları oluşturulur.

İş Sağlığı, İş Emniyeti ve Çevre çalışmaları için İş Emniyeti Mühendisi tarafından bir Yönetim programı oluşturulur ve SEÇ Koordinasyon toplantı katılımcılarına sunularak görüşler alınır. Genel Müdür tarafından onaylanan Yönetim Programı, yöntemi, sorumluları, gerçekleşme süresini ve kaynakları kapsar.

Ayrıca, İş Sağlığı, İş Emniyeti ve Çevre Yönetim programı, koordinasyon toplantılarında izlenir. Yönetim programının sonuçları, Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısında görüşülür.

6.4.7. Sorumluluk, Yetki ve İletişim (5.5)