Denetim Sistemi

Yönetimin her kademesinde yapılan iş ve işlemler, hiyerarşik yapıdan dolayı bir üst otoriteye bağımlıdır. Bu bağımlılık idareye en üst düzeyde yön veren ve yapılacak işleri ve hedefleri belirleyen siyasi otoriteye kadar uzanmaktadır. Üst otorite konumundaki yönetim, kendisine bağlı olarak yürütülen hizmetlerin öngörülen ve gerçekleşmesi istenen duruma uygunluk derecesini denetim yoluyla araştırır ve varsa sapmaları tespit eder (Örnek, 1994’den aktaran, Mil,2013: 14). Denetim işlevi, söz konusu bu tespitlerle birlikte yönetimin işleyişindeki eksiklik ve hataları ve bunların nedenlerini ortaya koyar.

Genel olarak denetim, “Yönetimin amaçları doğrultusunda planlanan ve yapılması istenen faaliyetlerin yapılıp yapılmadığı, yapılmış ise ne kadar doğru, etkin ve verimli yapıldığını, yapılmamış ise neden yapılmadığını görmek ve öğrenmektir” (Aydın;2011: 68). Denetim sayesinde planlardan herhangi bir sapma olup olmadığı tespit edilebilir, eğer bir sapma olmuşsa düzeltici ve uyarıcı işlemlerle bu sapmalar giderilmeye çalışılır (Ergun;2004: 113). Kısacası, denetim bir tespit, değerlendirme, düzeltme ve geliştirme sürecidir.

Denetim sisteminin özelliklerini şu şekilde sıralanabilir : (Boztepe;2012: 35).  Denetim, bir süreçtir ve birbirini izleyen evrelerden oluşmaktadır.

 Denetim, işletmenin iddiası niteliğindeki finansal tabloları önceden saptanmış ölçütlerle karşılaştırarak, bu ölçütlere göre doğruluk ve güvenilirliğine karar verir.

 Denetim, konu ile alakalı yazılı, sözlü belgelerin elde edilerek incelendiği yöntemi benimsemektedir.

 Denetim, konu ile alakalı bilirkişilerin ve söz konusu konuyu savunan kişilerin bir araya gelmesiyle eyleme geçirilmektedir.

 Denetim çalışmalarının tümü sonuç raporlarının oluşturularak sunulmasıyla son bulmaktadır.

2.1.5.1.Denetim Kavramı

Denetim, bir olay ya da olay örgüsünün gerçekleşmesine ait zaman diliminin ve elde edilen sonuçların önceden beklenilen sonuçlar ile karşılaştırılması yapılarak uygunluk ölçümleri tespit edilmesi, sonuçların taraf seçmeden topluma duyurulması konusunda çalışma gösteren alandır (Yıldız;2013: 5).

Denetim kavramı, bir geri besleme (feedback) hareketi olup, süreç ve sonuçlarıyla doğrudan yönetimin merkezine vurgu yapar. Yönetim veya bir alt başlık olarak kamu yönetiminin kalitesi denetimin kalitesi ile doğru orantılıdır. Bu ikisi birleşik kaplar gibidir, bir türlü birbirine bağlantılıdır. Örgütsel işleyişte, denetim hayati öneme sahiptir. Bir örgüt yönetiminde gerçekleştirilen iş ve işlemler ile ortaya çıkan gelişmelerin arasındaki oranın ölçülmesi zorunludur (Mil;2013: 15).

Denetim, denetimi yapılacak ögelerin önceden belirlenmiş kurallara bağlı olarak incelenmesi, bu incelemenin ardından delil toplanması ve elde edilen bulguların derlenip raporlanması faaliyetlerinden oluşan sistematik bir süreçtir (Karaca, 2013:1).

Denetim, daha geniş bir tanımlama ile ifade etmek gerekirse, “gerçekleşmiş sonuçlar üzerinde önceden belirlenen amaç, kriter ve standartlar temelinde analiz yapmak ve ölçmek suretiyle kanıtlara dayanarak değerlendirmede bulunmak, olabilecek hataların önlenmesine yardımcı olmak, kişi ve kuruluşların gelişimine, mali yönetim ve kontrol sistemlerinin güvenilir, geçerli ve tutarlı olmasına katkıda bulunmak, verimlilik, tutumluluk ve etkinliğin sağlanmasına rehberlik etmek ve elde edilen sonuç ve bulguları ilgililere duyurmak için uygulanan sistemli, planlı, programlı bir süreç” olarak ifade edilmektedir (Demirol;2011: 15).

Denetimin temel amacı, herhangi bir örgütün güçlü ve zayıf yönlerini tespit ederek ortaya çıkarmak ve bu bağlamda olanı olması gerekene yaklaştırmaktır (Odyakmaz vd;2013: 1).

Denetim sonucunda düzenlenen raporlar şeffaf olmalı ve kamuoyunun bilgisine sunulmalıdır. Kamuoyu bu raporlara istediği zaman herhangi bir engelle karşılaşmadan elde edebilmelidir. Denetim sonucunda elde edilen bilgiler ışığında

hukuka aykırı işlem ve eylemlerin varlığı halinde veya herhangi bir yolsuzluğun tespit edilmesi durumunda ilgili kişi ya da kurumlara yönelik yaptırım uygulamasına gidilmesi, denetimin etkinliğini ve başarısını etkileyen en önemli faktör olarak ortaya çıkmaktadır (Eryılmaz;2014: 379-380).

2.1.5.1.1.Denetimin Tarihsel Gelişimi

Denetim kavramının ortaya çıkması M.Ö. 3500 yıllarına kadar uzanmaktadır. Bu kavram ile ilgili ilk kanıtlara Mezopotamya topraklarında rastlanmaktadır. (Aydın;2011: 7). Denetim sistemine benzeyen ve Antik Roma da, uygulanan soruşturma sistemi bunun kanıtlardandır. Soruşturma sistemi memurların kendine ait olan kayıtlar ile başka memurlara ait kayıtları karşılaştırdığı bir hesap sorgusudur. Bu sistem sonucunda denetim anlamına gelen ‘Audit’ kavramı kullanılmaya başlanmıştır. Denetimin ilk örneklerine Mısır medeniyetinde rastlanmaktadır (Bayramin;2010: 10). Bu dönemde firavunlara teslim edilecek olan vergi miktarının belirlenmesi ve incelenmesi amacıyla konu hakkında özel yetiştirilen kişiler tarafından bu denetimler yapılmaktaydı. Daha sonraki yıllarda ise Atina’da maliyede görev yapan kişilerin tahsil defterlerini inceleyerek yolsuzlukların nedenini ortaya çıkaran kuruluşların olduğu görülmektedir (Aydın;2011: 7).

Denetleme alanında yapılan ilk örgütlenme yapı 1581’de Venedik’te kurulmuştur. Avrupa’da günümüzde ki muhasebe sistemi gibi kayıtların incelenmesi, dosyaların oluşturulması ve denetim süreçlerini barındıran sistemler oluşturulmaya başlanmıştır. Bu sistemin kullanımı daha sonra yaygınlaşarak Kuzey Amerika’ya kadar ilerlemiştir. 1850’li yılların başında ‘İskoçya Fermanlı Muhasebeciler Enstitüsü’ muhasebenin yazılı olarak ilk kaynağını oluşturmuştur. 1886 yılında İngiltere’den Amerika’ya gitmek zorunda kalan zamanın muhasebecileri New York’ta Diplomalı Kamu Muhasipleri Kanununu çıkarmışlardır (Özdemir, 2015).

Yirminci yüzyılın başlarında küresel gelişimleri takip eden birçok işletme ortaya çıkmıştır. İşletme sayısının artmasıyla birlikte denetim alanında yaşanılan gelişimlerde de artma gözlemlenmiştir. Bu durumun sonucunda uluslararası alanda denetim fonksiyonunun önemi artmış ve gelişimi sürmüştür.

2.1.5.1.2.Denetimin Aşamaları, Amaçları ve Kapsamı

İşletme içerisinde denetim eyleminin gerçekleşebilmesi için üç ana etmen gerekmektedir. İlk etmen olarak ele alınan koşul, geçerliliği onaylanmış plan veya projenin olmasıdır. İkinci etmen ise geçerliliği onaylanmış plan veya programın yürütülmesi ve sonucunda başarı elde edilmesi için gerekli faaliyet alanının var olması gerekmektedir. İlk iki etmenin mevcut olması halinde aranacak olan son etmen ise söz konusu denetim eylemini gerçekleştirerek sonuçlandıracak olan bireyin ya da personelin aktif olarak çalışıyor olmasıdır. Aynı zamanda da denetim eyleminin gerçekleşebilmesi için belli çalışma programlarının var olması, yürütülen işlerin takibini yapan personellerin bulunması ve uygun çalışma alanının mevcut durumda olması gerekmektedir (Boztepe;2012: 38; Akkoca;2013: 10)

Denetimlerde esas gaye, grup hedeflerinin başarılı olma düzeyleri tespit edilerek, faaliyet alanının etki boyutunu arttırmak ve diğer faaliyetler için gelişimlerini sağlamaktır (Sağlam;2012: 2). Denetimin, kurumun amaç ve politikasına ayna tutmak, amaca ulaşmada ilgililere yol göstermek ve rehberlik etmek, yapılan çalışmaların halkın gereksinimlerini sağlayacak bir şekilde kalkınmasına olanak oluşturacak, işletmeyle ilgili değişimler ve gelişmelerin uygunluğu yönünden yönetime önemli katkılar sağlamak gibi amaçları da vardır (Savaşkan;2015: 8).

Denetimin kapsamını; denetimi oluşturacak olan konu, kimlerin kimi denetleyeceği hangi amaçlarla denetleneceği gibi kavramlar oluşturmaktadır. İşyeri seçimi, yerleşim planının oluşturulması, zamanın kullanımı gibi konular denetim kapsamında değerlendirilen diğer kavramlar olmaktadır (Yılman;2017: 25).

2.1.5.1.3.Denetimin Etkileri ve Denetim Çevresi

Denetimin etkisi iki türlü olmaktadır. İlk etki kamu çalışanlarının üzerinde varlığını hissettirmesi ve onların davranışlarını düzeltmesini sağlamasıdır. Denetimin şekli ve yaptırıma yönelik olması ikinci etkiyi oluşturmaktadır. Bu etki yapılan denetimin sonrasında oluşan raporlarda ve bunların sonuçlarında görülmektedir (Ertekin;1998: 497).

Denetimde ortaya çıkan sorunlardan biri örgüt yapılarının büyümesi, kişi sayısında gelen artışla birlikte yöneticilerin yaptığı denetimlerde güçlük çekmeleridir. Denetim

çevresi ya da denetim alanı olarak ifade edilen bu durum yönetsel hiyerarşinin tüm kademelerinde karşımıza çıkmaktadır (Akkoca;2013: 13).

2.1.5.1.4.Denetimin İlkeleri

Denetim etkinliğinin gerçekleştirileceği yönetim birimine ve yapılacak olan denetimin konusuna göre bazı özel denetim ilke ve yasaları söz konusu olmaktadır. İlke ve yasalar haricinde ilk olarak denetim eyleminin gerçekleştirilmesinde uyulması, yapılması gereken başlıca kurallar yer almaktadır. Bahsedilen kurallar bağımsızlık, yasallık, nesnellik ve dürüstlüktür (Akkoca;2013: 15).

Bağımsızlık ilkesi: Yapılacak denetimde denetleyicinin uyması gereken en önemli

ilke bağımsızlıktır. Bağımsızlık denetim elemanlarının yanı sıra denetlenenler için de geçerli bir ilkedir. Bağımsızlığın olmadığı bir denetim sürecinde objektif sonuçlar elde etmek mümkün değildir. (Savaşkan;2015: 11).

Yasallık ilkesi: Yasallık denetlemesi yapan kişi ya da kurumlar gerek yetki ve

sorumluluklarını yerine getirirken gerekse eylem ve işlemleri sırasında yasalarla belirlenmiş sınırlar dâhilinde kalmak zorundadırlar. Denetçilerin şartları ve durumları anayasa ve yasalar çerçevesinde belirlendiğinden yasallık ilkesi de yasalara yani hukuka uygunluğu kapsamaktadır. Denetçiler denetim görevlerini yerine getirirken hukuka uygun hareket etmelidirler. Aksi takdirde denetimin amacından sapmalar olabilir ve denetimin etkinliği ortadan kaybolarak denetim siyasi amaçlara alet edilebilir (Demirol;2011: 21).

Nesnellik İlkesi: Denetimde nesnellik ilkesi; denetim elemanının sadece olan biteni

göz önünde bulundurarak gerçekte olması gereken ile karşılaştırmasıdır. Denetim elemanının elde ettiği belge ve bilgileri değerlendirirken taraf tutmaması, herhangi bir etki altında kalmadan veya duyguları bir kenara bırakarak takdir yetkisini kullanmasıdır (Mil,2013; Savaşkan,2015).

Dürüstlük ilkesi: Denetçilerin görevlerini yürütürken uymak zorunda oldukları bir

diğer ilke dürüstlüktür. Dürüstlük, denetçilerin görevlerini yürütürken bağımsız ve tarafsız kalmaları, meslekleri gereği yüksek standartlı davranış biçimlerine bağlı kalmayı ve kamusal çıkarları en üst seviyede tutmaları anlamına gelmektedir (Demirol;2011: 21).