Değişim yönetiminin açık ve kesin olarak sınırları belirlenmiş bir disiplin olduğu söylenemez. Ancak değişim yönetimi, eğitim ve öğrenim kuramları başta olmak üzere sosyal bilimler disiplinleri ile çocuk ve yetişkin psikolojisi, bilgi ve felsefe kuramlarına dayandırılarak açıklanabilir (Helvacı, 2015).
50
Değişim süreci, gerekli olan ihtiyaçların belirlenmesi, değişimin bir plan dâhilinde yürütülmesi, örgüt çalışanlarının değişimi kabul etmesi ve desteklemesi, değişimin uygulanması ve yapılan değişimin kalıcılığının sağlanmasını içerir. Bu sürecin tüm aşamalarının bir plan dâhilinde yürütülmesi ve uygulanması değişim yönetimi becerilerini gerektirmektedir (Çınar, 2005).
Örgütsel değişim yönetimi dört aşamadan oluşmaktadır. Değişim yönetimi öncelikle var olan durumun gözden geçirilmesi, sonra gelecekte olunmak istenilen durumun hayal edilmesi, daha sonra gelecekte olması arzu edilen bu duruma yönelik hareketin başlaması ve en sonunda da bu yolda alınan yolun gözlemlenmesini ifade eder (İraz ve Şimşek, 2004).
Örgüt üyelerinin değişime yönelik tutumları, örgüt yöneticilerinin değişimi gerçekleştirmesinde ve alınan kararlar üzerinde oldukça önemli bir unsurdur. Ancak, yöneticiler değişimin gerçekleştirilmesinde zorlayıcı bir tutum sergilediğinde çalışanların da bu tutuma karşı nasıl bir tavır ortaya koyacağını tahmin edebilmelidir. Değişim sürecinde yaşanılan sorunlara çözüm üretilmesinde yöneticilerin değişim yönetimi konusundaki hassas tutumu değişimin sürekliliği açısından oldukça önemlidir (Seçkin, Demirel ve Özçınar, 2016).
Değişim bir süreçtir ve bu sürecin yönetilmesi de değişim yönetimi olarak tanımlanabilir. Değişim yönetimi, beş aşamalı bir süreçten oluşur (Erdoğan, 2015):
Şekil 6. Değişim Yönetimi Aşamaları
Kaynak: Erdoğan, İ. (2015). Eğitimde Değişim Yönetimi, s.20.
Değişim yönetimi ile ilgili yukarıda ifade edilen beş aşamalı süreç aşağıda kısaca özetlenmiştir (Erdoğan, 2015):
Değişimi Zorunlu Kılan Etmenlerin İncelenmesi
Değişim Tanısının Konması
Değişimin Programlanması
Değişimin Uygulanması
51
1. Değişimi Zorunlu Kılan Etmenlerin İncelenmesi: Değişimi zorunlu kılan
faktöreler dış faktörler ve iç faktörler ikiye ayrılmaktadır. Bu faktörlerin tetkik edilmesi ile birlikte değişime neden ihtiyaç duyulduğu açıkça ortaya çıkar.
2. Değişim Tanısının Konması: Değişim tanısının konulabilmesi için
değişimin gerek duyulma sebepleri belirlenmelidir. Bu tanı ile birlikte değişim sürecinde olması gerekenler tayin edilir.
3. Değişim Programı: Değişimin tanısı belirlendikten sonra uygulamaya
geçilmeden önce hazırlık aşaması olarak değişimin nasıl gerçekleşeceğine yönelik bir program hazırlanır. Yapılan programda değişimi gerçekleştirecek ve sürdürecek kişi, kimlerin bu görevi üstleneceği ve görevi üstlenen kişilerin hangi alanlarda mesul olacağı belirlenir.
4. Uygulama: Değişimin amaçları, süreci, hangi alanda gerçekleştirileceği,
değişimi gerçekleştirmede sorumlu olan kişiler ve görevleri, ayrılan bütçe gibi konular uygulama aşamasında son kez kontrol edilir. Değişimin amacına uygun bir biçimde gerçekleştirilebilmesi için bir plan oluşturulur ve bu planda kimlerin, ne zaman, ne şekilde hangi etkinliği yürüteceği açıkça ifade edilir.
5. Değerlendirme: Değişim sürecinin son aşamasıdır. Uygulama sonunda elde
edilen sonuçların değerlendirmesi yapılır. Yapılan değerlendirmenin sonucuna göre değişim girişiminin başarılı ya da başarısız olduğu kanaatine varılır. Değişimin sürekliliğini sağlayabilmek için değerlendirme aşaması oldukça önemlidir. Değişim tasarısına göre değerlendirme türü ve yöntemi de farklılık göstermektedir.
Değişim yönetiminde göz önünde bulundurulması gereken örgütsel unsurlar ise üç grupta toplanabilir. Bunlar, örgütün politik ve tarihsel evrimi, yönetim ve organizasyon, işgörenler olarak sıralanmaktadır (Rye, 1996; akt. Terzi, 2000):
• Örgütün politik ve tarihsel evrimi: Değişimin kabul edilmesi ile ilişkilidir. • Yönetim ve organizasyon: Örgütün yapısı, yönetimin rolleri ve yapılacak değişim uygulamaları ile ilgilidir.
• İşgörenler: Değişim gerçekleştirilirken işgörenlerin yaptığı işi de etkiler. Bu nedenle değişimin temeli olan insan unsuru uygulama aşamasında göz ardı edilmemelidir.
52
Değişim planlanırken yukarıda bahsedilen üç örgütsel unsura ek olarak kültürel yapı unsuru da dâhil edilebilir. Örgütsel kültür devamlılık arz eder ve değişimi oldukça güçtür. Bu nedenle kültürel değişimi gerçekleştirmek isteyen yönetim, çalışanların beklentilerini karşılayacağı sürekli gelişen bir çevre oluşturma, çalışanların eğitimini sağlama ve etkili bir değişim yönetimi oluşturma gibi uygulamalar ile örgüt kültürü değişimine hız kazandırabilir ve bu değişimin kalıcı olmasını sağlayabilir (Terzi, 2000).
Değişim yönetiminin amacı uyumdan ziyade değişimi yerine getirmek olmalıdır. Bu nedenle, örgütsel değişim yönetiminde bilinçli ve bilinçsiz olmak üzere iki yaklaşım önerilmektedir (Todnem, 2007):
Şekil 7.Bilinçli ve Bilinçsiz Değişim Yönetimi
Kaynak: Rune Todnem (2007). Ready or not…. Journal of Change Management, s. 9.
Eski yaklaşım sürekli değişime hazır olma durumunu kritik bir başarı faktörü olarak kabul eder. Bu yaklaşım değişim yönetiminin önemini savunuyor olsa da, yönetimin sürekli değişme sürecine hazır olmadığını kabul eder. Bununla birlikte, örgütlerin gerektiğinde değişikliği uygulamaya hazır oldukları çok önemli olarak algılanmaktadır. Sonuç olarak, bu hazırlık, herhangi bir örgüt içindeki değişikliğin başarılı bir şekilde yönetilmesi için temel oluşturmaktadır (Todnem, 2007).
Bilinçli yaklaşım Büyük olasılıkla değişimde başarı Sürekli değişim hazırlığı Değişimi uygulamak ve yönetmek Bilinçsiz yaklaşım Değişimi uygulamak ve yönetmek Büyük olasılıkla değişimde başarısızlık
53