Belge ve Cetveller

Taşınır işlemlerinde, işlem türüne göre aşağıda belirtilen belge ve cetveller kullanılır (TMY, md. 10):

- Taşınır Đşlem Fişi (TĐF): Đlgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere 5 örnek numaralı Taşınır Đşlem Fişi düzenlenir. Müze ve kütüphanelerdeki eserler için ise 5/A örnek numaralı Taşınır Đşlem Fişi kullanılır. Taşınır Đşlem Fişleri en az üç nüsha olarak düzenlenir ve her malî yıl başında “1”den başlamak üzere bir sıra numarası verilir. Fiş, dayanağını oluşturan

89

belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz. Taşınır Đşlem Fişinin elektronik ortamda düzenlenemediği hallerde, seri ve sıra numaralı olarak bastırılmış fişler kullanılır.

Düzenlenen Taşınır Đşlem Fişlerinin nüshaları hakkında Yönetmeliğin ilgili maddelerine göre işlem yapılır (TMY, md. 10).

Yönetmeliğe göre taşınır giriş ve çıkış kayıtları için TĐF düzenlenmektedir. En az üç nüsha halinde düzenlenen TĐF’ler, her mali yıl için 1’den başlanarak numaralandırılır. Düzenlenen TĐF’lerin bir nüshası muhasebe birimine verilir.

Đhtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan ya da arşivlenenler ile süreli yayınlardan ciltletilmiş olanlar hariç olmak üzere aşağıda sayılan hallerde Taşınır Đşlem Fişi düzenlenmez (TMY, md. 10).

i. Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri maddeler,

Dağıtım şebekeleri tarafından temin edilen su, doğalgaz vb. tüketim malzemelerinin doğrudan tüketime verildiği ve depolanması mümkün olmadığı durumlar için TĐF düzenlenmez.

ii. Makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar,

Yedek parçalar, akaryakıt, likit gaz ve yağlar satın alındıktan sonra depolanıyorsa bunlar için TĐF düzenlenmelidir.

iii. Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumları,

iv. Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri.

Aşağıdaki hallerde TĐF’in düzenlenmesi zorunludur ( Yılmazer, 2007: 75).

1- Satın alma veya satma,

90

2- Dayanıklı taşınırların herhangi birisinde değerini artıracak şekilde niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilavelerde (değer artırıcı harcamalar), 3- Kamu idareleri arasında bedelsiz olarak devir alma veya verme,

4- Kamu idaresinin birimleri arasında devir alma veya verme ya da aynı harcama biriminin bir ambarından diğer ambarına taşınır verme veya alma, 5- Bağış veya hibe olarak alma veya verme,

6- Tüketme, 7- Hurdaya ayırma,

8- Sayım sonucunda fazla veya noksan bulma, 9- Fire verme,

10- Canlı demirbaşın ölümü.

- Zimmet Fişi: Dayanıklı taşınırların kullanım amacıyla taşınırın zimmetlenerek kullanıcıya verilmesi sırasında düzenlenir. Kara taşıtları ve iş makinelerinin personele verilmesinde 6 örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenir.

Vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için işyerindeki yöneticiye Zimmet Fişi düzenlenir. Dayanıklı taşınırlarda taşıtlar hariç demirbaş, makine ve cihazların kullanım amacıyla personele verilmesi durumunda ise 6/A örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenir (Örnek 6, 6A).

Zimmet Fişi iki nüsha olarak düzenlenir. Bir nüshası ilgili taşınırı kullanacak olan personele verilir, diğer nüsha ise taşınırın dosyasında saklanır.

- Taşınır Đstek Belgesi: Kurumda kullanılmak amacıyla ihtiyaç olunan taşınırın ambardan talep edildiğinde kullanılır. Bu belgede istek yapan birim amirine ait isim-soyisim, unvan bilgileri ve imzasının yer alması gerekir. Taşınır istek belgesinde istekte bulunulan taşınırın kodu, adı, ölçü birimi ile talep edilen miktarın yer alması

91

gerekir. Taşınır kayıt kontrol yetkilisi bu belgede talep edilen miktar ile ambardaki mevcut miktarları karşılaştırdıktan sonra uygun görülen miktarı karşılar. (Örnek 7).

- Dayanıklı Taşınırlar Listesi: Kurumdaki oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilen dayanıklı taşınırlar için iki nüsha olarak düzenlenir. Listenin bir nüshası taşınırın bulunduğu yerde asılı bulundurulur. Diğer nüshası ise taşınır kayıt kontrol yetkilisince ilgili taşınırın dosyasında saklanır. Ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar için de bu liste düzenlenmektedir. Bir nevi zimmet verme gibi kullanılır. Ortak kullanım alanında bulunan bir personel tarafından imzalanarak ilgili taşınırların sorumluluğu devredilmiş olunur. Bu liste taşınırların bulunduğu yerde asılı olarak bulunmak zorundadır. (Örnek 8).

- Taşınır Geçici Alındısı: Muayene ve kabul işlemi yapılmadan taşınırın ambara girişi söz konusu olmadığı durumlarda ilgili taşınırlar için bu belge düzenlenir.

Bu belge düzenlendikten sonra teslim alınan taşınır muayene işlemi gerçekleşene kadar koruma altına alınır. Belgenin bir nüshası taşınırı teslim edene verilir. Đlgili işlemler tamamlandıktan sonra ise Taşınır Đşlem Fişi düzenlenir. TĐF’ne ait bilgiler (tarih ve no) diğer nüsha üzerine kaydedilir(Örnek 9).

- Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı: Taşınırın kaybolma, çalınma, fire, yıpranma, kırılma veya bozulma, hurdaya ayrılması ve canlı taşınırların ölmesi gibi herhangi bir nedenle kayıtlardan düşülmesini gerektiren durumlarda düzenlenir. Oluşturulan komisyon kararına göre ilgili tutanak üç nüsha halinde düzenlenir. Taşınır kayıt kontrol yetkilisince düzenlenen bu tutanağın bir nüshası, çıkış işlemlerinde düzenlenen Taşınır Đşlem Fişine, ikinci nüshası muhasebe birimine gönderilecek Taşınır Đşlem Fişine eklenir. Diğer nüshası ise ilgili taşınırın dosyasında saklanır (Örnek 10).

- Ambar Devir ve Teslim Tutanağı: Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri herhangi bir sebeple görevlerini başka bir taşınır kayıt kontrol yetkilisine devredebilir.

Bu gibi durumlarda ilgili tutanak düzenlenir. Kayıtlarda var olan taşınırlar ile ambar sayımı sonucu var olan taşınırlar tespit edilir, eksik veya fazlalık söz konusu ise bunlar

92

belirtilir. Üç nüsha halinde düzenlenen tutanağın bir nüshası ambarı devredene diğer nüshası devralana verilir. Üçüncü nüsha ise dosyada saklanır (Örnek 11).

- Sayım Tutanağı: Taşınırların sayımı sonucunda bu tutanak kullanılır.

Taşınır II. düzey detay kodu itibarıyla düzenlenir. Taşınırlar tutanağa taşınır kodu düzeyinde kaydedilir (Örnek 12).

Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalık ve noksanlıklar tutanakta yer alır.

Noksanlık varsa çıkış işlemi için düzenlenen TĐF’ne tutanak eklenir. Aynı şekilde fazlalıklara ait giriş işlemi için düzenlenen TĐF’ne de ilgili tutanak eklenir. Eğer ki doğal nedenler sonucu bir fire söz konusu ise bunun için bir sorumluluk aranması söz konusu değildir. Fire sayım tutanağında ayrıca gösterilir.

Tutanağın bir nüshası giriş-çıkış için düzenlenen TĐF’ne eklenirken diğer nüshası da muhasebe birimine yollanacak olan TĐF’ne eklenir.

- Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli: TMY’nin 32. maddesi gereğince taşınır kayıtları ile sayım sonuçları karşılaştırılıp uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulunca düzenlenir. Taşınır I. düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için ayrı olarak düzenlenir. Taşınırlar bu cetvele taşınır II. düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir (Örnek 13).

13 örnek numaralı cetvelde "Gelecek Yıla Devir" sütununda yer alan miktar ile, yıl sonundaki sayım tutanaklarının "Sayımda Bulunan Miktar" sütununda yer alan miktara eşit olması gerekir.

- Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli: Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince her bir harcama birimi adına düzenlenir. Sayım ve döküm cetvellerinde yer alan veriler kullanılır. Taşınır I. düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır için düzenlenir ve taşınırlar cetvele taşınır II. düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir (Örnek 14).

- Taşınır Hesap Cetveli: Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli ilçe, il, bölge ve merkez bazında ilgili yerdeki konsolide görevlisi tarafından konsolide edilerek düzenlenmektedir. Her bir harcama birimine ait yönetim hesabındaki veriler

93

kullanılarak yapılan konsolidasyon sonucu ilçe, il,bölge ve merkez bazında kurumun hesabı oluşturulmuş olunur. Taşınır konsolide görevlisi taşınırları cetvele II. düzey detay kodu düzeyinde kaydeder. (Örnek 15).

- Taşınır Kesin Hesap Cetveli: Kamu kurumuna ait taşınırların kesin hesabının oluşturulması için, merkezdeki taşınır konsolide görevlisi tarafından merkezdeki harcama birimleri, ilçe, il ve bölgedeki konsolide görevlilence hazırlanan Taşınır Hesap Cetvelindeki veriler kullanılarak hazırlanır. Đlgili veriler merkezdeki taşınır konsolide görevlisince konsolide edilir. Taşınır Hesap Cetvelinde taşınır I. düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar cetvele taşınır II. düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir (Örnek 16).

- Taşınır Kesin Hesap Đcmal Cetveli: Kamu kurumundaki strateji geliştirme birimlerince, merkez taşınır konsolide görevlisinin hazırlamış olduğu taşınır kesin hesap cetvelindeki her hesap için ayrı ayrı düzenlenir. Taşınırlar cetvele taşınır I.

düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir (Örnek 17).

- Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli: Harcama birimi taşınır hesap cetveli yerine düzenlenen bu cetvel, kütüphanelerde bulunan yazma ve basma eserler, müzelerdeki tarihi ve sanat değeri olan taşınırlar için düzenlenir (Örnek 18).

4.1.3.3. Kamu Đdarelerince Yapılabilecek Düzenlemeler ile Defter ve