Cennet

Segundo a lição de Deming, é muito importante, na avaliação do processo, distinguir, na variabilidade dos processos, as causas comuns e as especiais. Por comuns, entenda-se o mesmo fato a afetar sistematicamente o processo; já a causa especial tem caráter de excepcionalidade. O controle deve ser exercido sobre as causas comuns.

A causa comum tem por característica a sistemática ocorrência: erros no cumprimento porque os servidores não foram treinados; demora no atendimento em razão da escala insuficiente ou inexperiente;

falta de padrão na publicação das intimações, que pode provocar maior fluxo de público em determinados dias ou turnos;

ausência de procedimento operacional padrão para a prática de atos idênticos, pelo que a produtividade varia de acordo com o operador (cada um executa de uma maneira);

aumento do fluxo de processos em razão de demanda reprimida em outro setor (o gargalo ou restrição do sistema provoca represamento que poderá, uma vez liberado, fazer com que o número de processos a cumprir seja acima do habitual (o gargalo não pode ser considerado causa especial porque é previsível e passível de controle).

Já a causa especial diz com a ocorrência imprevisível: queda do sistema em virtude de parada não programada; diminuição na equipe em razão de licenças;

alteração da legislação processual;

instituição de novo sistema ou programa para a rede da organização.

Sobre as causas comuns, há possibilidade à intervenção corretiva, plano de melhoria e instituição de sistema de controle. Portanto, na avaliação das hipóteses, ainda no “P” do PDCA, é necessária sua detecção.

O mapeamento permite, através de marcadores temporais comuns, verificar a tramitação a cada circulação entre operadores – incluindo o Juiz.

A primeira circulação é a da remessa do processo pelo Cartório da Distribuição (a ação foi distribuída) ao Cartório Judicial (onde ocorrerá seu processamento): da distribuição até a autuação. Cuida-se de um sub-processo bastante simples e que, em tese, é realizado com grande brevidade.

A vantagem do sistema está na fácil visualização e identificação das restrições ou gargalos na tramitação do processo.

A partir dos dados coletados, é possível fazer a análise:

Figura 42: Dispersão no tempo total de tramitação das ações.

Há que se ter presente a diferença das hipóteses:

a) se, mapeados os processos, a demora no cumprimento é um traço comum, a causa provavelmente o será e, portanto, é passível de intervenção e melhoria através do uso das ferramentas da qualidade e de planejamento pelo ciclo PDCA;

b) se, ao contrário, a causa é especial (v.g. substituição de servidores ou falta temporária destes), tratar-se-á de situação excepcional e imprevisível, mesmo que o processo esteja sob controle.

O gráfico a seguir retrata duas movimentações cartorárias bastante características: a juntada de documentos aos autos (normalmente, petições das partes) e a separação dos autos para a remessa ao gabinete do juiz (conclusão dos autos). Ambas devem ser alimentadas de forma contínua, caso as rotinas de trabalho estejam sob controle, gerando um fluxo quase linear da atividade.

Figura 43: Gráfico comparativo das movimentações cartorárias “juntada” e “aguarda conclusão”.

Como se pode notar, não é o que está acontecendo na medição apresentada, onde a conseqüência desaguará na atividade seguinte, que passa a receber um fluxo descontínuo de processos.

O gráfico de controle a seguir, mais uma vez, estampa a variabilidade, desta vez em relação ao comportamento comparativo entre diversos Cartórios, cujas “entradas” são numericamente semelhantes e, no entanto, durante o processamento, restam afetadas por acentuada variabilidade, fruto da ausência do gerenciamento de suas rotinas:

juntada 17/02/05 28/05/05 05/09/05 14/12/05 24/03/06 02/07/06 10/10/06 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 juntada ag. conclusão

Figura 44: Variabilidade do fluxo das conclusões ao gabinete.

As ferramentas utilizadas – inseridas no desdobramento e aplicação do PDCA – apóiam tanto o diagnóstico quanto o acompanhamento das fases e posterior controle.

Nas hipóteses demonstradas, a grande variabilidade no fluxo dos processos encaminhados ao gabinete prejudicam o ritmo, o desempenho e a produtividade do magistrado. Evidenciam, outrossim, ausência de gestão das rotinas cartorárias.

No já citado sistema de gerenciamento desenvolvido pela Comarca de Casca/RS, iniciado o ciclo do PDCA, foi ajustado o iter procedimental a adotar, para cada um dos processos eleitos.

A tramitação, envolvendo a ação, da sua distribuição até a sentença, restou especificada na própria folha de verificação, objetivando:

a) permitir a visualização (em fluxograma), por todos os operadores e setores intervenientes, dos passos a seguir;

b) delimitar e especificar as responsabilidades, a fim de que cada um soubesse o que lhe estava sendo demandado no respectivo momento processual (através do 5W1H);

c) possibilitar o detalhamento ou remissão a sub-processos, procedimentos operacionais padrão e itens de verificação;

d) destacar as atividades preponderantes ou críticas (onde o erro pode acarretar nulidade, retrabalho, dentre outras falhas em potencial), estabelecendo método de prevenção (através de check-list);

e) estabelecer prazos à execução das tarefas, para prévio controle da meta fixada como tempo total de tramitação.

Feita a implantação do plano de ação concebido (com a fixação da meta e do método, além de cronograma), na verificação (“C” do PDCA), os resultados foram os seguintes:

nas ações cíveis de ingresso massivo (interesses individuais homogêneos postulados através de ações igualmente individuais), a média de tramitação era de 124 dias; a meta estabelecida era a redução para 87 dias; o resultado obtido foi a tramitação, da distribuição até a sentença, em 69 dias (média aritmética alcançada na primeira avaliação após a implantação, consistente na medição dos processos sentenciados no período);

nas ações contra o Estado, a duração média era de 252 dias; após a instituição do método, caiu para 108 dias (obtida pela mesma sistemática de conferência).

Figura 45: Folha de verificação para acompanhamento da tramitação.

Fonte: BORDASCH, Rosane WS. apud VIEIRA, Jose Luís Leal Vieira, Modelo de Gestão Compartilhada na Comarca de Casca, Trabalho apresentado na VII Mostra Nacional da Qualidade no Judiciário, setembro/2006.