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O produto gerado pela atividade da avaliação da comissão é a tabela de temporalidade, que é um instrumento de grande importância na gestão de documentos de uma instituição. Para o Arquivo Nacional, “o processo de avaliação segue procedimentos que visam a alcançar resultados mais amplos com a elaboração de uma tabela de temporalidade.” (ARQUIVO NACIONAL, 1995, p. 23).

Para Bernardes “A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é o instrumento resultante da atividade de avaliação documental.” (BERNARDES, 2008, p. 34). Ela é a representação, de maneira esquematizada, do código de classificação de documentos, após o processo de avaliação. Nesse sentido:

É o registro esquematizado do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborado após a análise da documentação e aprovado por autoridade competente. A tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. (ARQUIVO NACIONAL, 1995, p. 24).

A tabela de temporalidade é, ainda, a configuração esquematizada da teoria das três idades em um plano temporal. Sob essa perspectiva, a tabela pode ser entendida, conforme ensina Bernanrdes, como:

Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente) define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação. (BERNARDES, 1998, p. 22).

Uma das funções da tabela de temporalidade é prever quais os documentos serão de guarda permanente e quais serão eliminados. A eliminação de documentos públicos deve ser precedida da observância de alguns preceitos legais.

A função da tabela de temporalidade e destinação dos documentos como instrumento arquivístico é singular, pela capacidade de orientar os técnicos na tarefa de seleção dos documentos a serem eliminados, após cumprirem os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, ou serem preservados como de guarda permanente. (INDOLFO, 2012, p. 22)

Abaixo, tem-se um fluxograma de Bernardes (2008), que representa a relação entre as atividades de um programa de gestão documental, quais sejam a avaliação e a classificação; o produto delas, que é o plano de classificação; e a tabela de temporalidade de documentos, que tem como subprodutos o conjunto de requisitos para um sistema informatizado de gestão de documentos.

Figura 7 – Instrumentos de Gestão de Documentos

Fonte: BERNARDES, 2008, p. 11

A correta aplicação de um programa de gestão de documentos, por meio de suas ferramentas (plano de classificação e tabela de temporalidade), viabiliza a utilização de ferramentas ligadas à informatização de sistemas, como o Sistema Informatizado de Gestão de Documentos (SIGAD). Para o Conselho Nacional de Arquivos:

O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 10).

A Lei no 8.159, de 1991, apregoa, em seu art. 9º, que a eliminação de documentos de caráter público deve ser precedida de procedimento específico. Na disciplina de Bernardes:

De acordo com a legislação em vigor, nenhum documento público poderá ser eliminado se não tiver sido submetido à avaliação e se não constar da Tabela de Temporalidade do órgão, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada. Mesmo os documentos microfilmados não poderão ser eliminados antes de se definir sua destinação final. (BERNARDES, 1998, p. 28).

Para Indolfo (2012, p. 22) “não há dúvida de que as práticas arquivísticas da classificação e avaliação fundamentam as atividades de gestão de documentos.” A inobservância desses instrumentos e de preceitos legais pode acarretar a aplicação de penalidades ao agente público que eliminar documentos sem as devidas formalidades. O Código Penal prevê:

Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor:

Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular. (BRASIL, 1940)

Segundo o Arquivo Nacional (1995), um programa de gestão de documentos pode ter vários níveis de aplicação, que, segundo a UNESCO, podem ir do nível mínimo ao máximo de aplicação. São eles:

 nível mínimo: prevê que as instituições tenham a aplicação dos instrumentos de gestão nas três fases de um programa de gestão documental;

 nível mínimo ampliado: é a complementação do nível mínimo com um depósito ou “centro de arquivamento intermediário”;

 nível intermediário: compreende os dois primeiros com a adoção de um sistema de arquivos; e

 nível máximo: inclui todas as outras, complementadas com recursos de gestão de diretrizes e de automação. (ARQUIVO NACIONAL, 1995).

Independente do nível de aplicação, um programa de gestão de documentos traz relevantes vantagens para a Administração, principalmente em relação à tomada de decisão e ao acesso às informações. Para Bernardes:

[...] a implantação de um programa de gestão documental garante aos órgãos públicos e empresas privadas o controle sobre as informações que produzem ou recebem, uma significativa economia de recursos com a redução da massa documental ao mínimo essencial, a otimização e

racionalização dos espaços físicos de guarda de documentos e agilidade na recuperação das informações. (BERNARDES, 2008, p. 7).

Jardim relaciona as diversas maneiras com as quais a gestão de documentos contribui para as funções arquivisticas, nos seguintes termos:

A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos:

 ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente;

 ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente;

 ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente;

 ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;

 ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida, segundo a Unesco. (JARDIM, 1987, p. 2).

Para o Arquivo Nacional (1995), a partir da gestão de documentos, o administrador poderá controlar e coordenar os recursos físicos, humanos e financeiros da melhor maneira possível, graças à simplificação que um programa de gestão de documentos promove na instituição.

A preservação da memória é outra vantagem para a implementação de um programa de gestão de documentos dentro de uma instituição. De acordo com o Arquivo Nacional (1995, p.15), um programa de gestão de documentos “contribui para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda permanente por seus valores históricos e científico.”

Nesse sentido, Bernardes descreve que:

Ao fazer gestão documental não estamos nos preocupando somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas estamos nos assegurando que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados. Aliado ao direito à informação está o direito à memória. (BERNARDES, 2008, p. 7).

Pode-se assinalar, de acordo com Jardim, que, para a correta aplicação de um programa de gestão de documentos, os responsáveis pela atividade devem se ater a uma série de fatores, que propiciam o comprometimento dos trabalhos, quais sejam:

 a inexistência de normas internas que garantam a aplicação das diretrizes de um programa de gestão;

 a cultura administrativa tradicionalista, que inibe uma mudança mais profunda; e

 a cultura do arquivo como depósito de documentos do passado “arquivo morto” . (JARDIM, 1987).

Esses exemplos tornam a aplicação de um programa de gestão de documentos inviável, pois sem a cooperação de todos da organização, principalmente daqueles responsáveis pela alta gerência dos órgãos, a atividade poderá ter um fim não desejável ou mesmo não ser implantado.

Nesse contexto, Bernardes (2008) demonstra que a ausência de um programa de gestão de documentos torna o arquivo um deposito de massa documental desorganizada e sem controle.

a ausência da política de gestão conduz a uma pluralidade, heterogeneidade e, por vezes, ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho nos serviços de protocolo e arquivo dos órgãos da administração pública, que vêm dificultando o acesso às informações, bem como provocando o acúmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depósitos empoeirados de papéis. (BERNARDES, 2008, p. 6).

A gestão de documentos é uma ação que cabe aos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos implementar. Apesar de ser uma atividade ligada diretamente a uma instituição, a política de difusão das bases metodológicas da gestão de documentos deveria ser encarada como uma política pública pelos órgãos centrais de arquivos.

Na esfera federal, há o Sistema de Gestão de Arquivos da Administração Pública Federal (SIGA), nos estados, existem ações pontuais, como a do Estado de Minas Gerais, no qual o Arquivo Público Mineiro, por meio da Diretoria de Gestão de Documentos, coordena as atividades de gestão de documentos junto aos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado.

Na maioria dos municípios, em que faltam pessoal especializado e recursos financeiros, indaga-se como será implantada um programa de gestão de documentos. Segundo Bernardes (2008), a gestão de documentos deve ser encarada como política pública, a saber:

A implantação de políticas públicas de gestão documental em esfera municipal é condição indispensável para que as administrações municipais

possam assegurar o acesso à informação, o controle das finanças públicas e a transparência administrativa, bem como agregar qualidade aos seus serviços, de maneira a atender às crescentes demandas das sociedades modernas. (BERNARDES, 2007, p. 11).

A aplicação correta das ferramentas de gestão de documentos garante a eficiência e eficácia da produção documental, a preservação da memória da instituição e da sociedade e o fiel cumprimento do direito de acesso à informação.