Birim Zamanın Tespiti ve Zaman Eşitlikleri

Birim zaman, üretim departmanında kullanılan maliyet objeleri için yapılan faaliyetlerin ve/veya işlemlerin gerçekleştirilmesi sürecinde tüketilen kapasite anlamına gelmektedir (Berikol ve Güner, 2016). Birim zamanın belirlenmesinde faaliyetlerin birim süre tahminlerinin yapılması gereklidir. Öncelikle üretim için gerekli kaynakların temininde zaman birimi başına maliyet hesaplanmakta, daha sonra yöneticiler tarafından her birim faaliyetin gerçekleştirilmesi için gereken süre, zaman etkenleri aracılığı ile hesaplanmaktadır (Cengiz, 2011).

ZEFTM yönteminde kaynak havuzu birim maliyetlerinin belirlenmesi sonrasında, havuzdaki çoklu faaliyetlerin uygulanması için gerekli birim zaman tespiti yapılmaktadır. Bu tespit, maliyet objeleri bazında değişen kaynak taleplerini gösteren zaman öngörüsüdür. Kaynak taleplerinde değişkenliğe yol açan faktörlerin tespit edilmesi, maliyet sistemleri açısından büyük önem taşımaktadır (Kaplan ve Anderson, 2007). ZEFTM yöntemi maliyet oluşumunu zaman tüketimine dayandırmakta olduğu için güçlü bir hipotez üzerine kurulduğu belirtilmektedir (Wegmann, 2007).

ZEFTM yönteminde kritik bilgi, faaliyetlerin yerine getirilebilmesi için gerekli birim zamanın öngörüsüdür (Polat, 2008). Bu öngörü, FTM yönteminde çalışanlarla hangi faaliyete ne kadar zaman ayırdığını belirlemek üzere yapılan mülakatların yerini tutmaktadır. Zaman öngörüsü oluşturmak üzere, FTM yöntemindeki gibi mülakat yöntemi kullanılabileceği gibi gözlem de yapılabilmektedir. Bu öngörünün yaklaşık bir sonuç olarak elde edilmesi de yeterli olmaktadır (Kaplan ve Anderson, 2003).

ZEFTM yönteminde her ne kadar fiili süreler yerine tahmini veya standart sürelerin kullanıldığı belirtilse de Kaplan ve Anderson (2007: 30) işletmede her tür faaliyetin gerçek zaman tüketimlerinin var olması durumunda, tahmini veya standart süre yerine bu sürelerin de kullanılabileceğini belirtmektedir. Ancak bu sürelerin kullanılmasının her zaman için iyi bir fikir olmadığı da vurgulanmaktadır. Bunun nedeni ise fiili zamanın tahmini veya standart zamandan daha doğru olamayacağı, ZEFTM yönteminin temel amacının gerçek zamanları rapor etmek değil, beklenen veya standart zamanların tahmin edilmesi olduğudur (Kaplan ve Anderson, 2007).

52

Faaliyetin gerçekleşmesi için gereken zamanın belirlendiği değişkenler “zaman etkeni” olarak adlandırılmaktadır. Zaman etkenleri arasındaki ilişkiyi göstermek için her bir faaliyete harcanan zamanın dikkate alınarak oluşturulan formüller ise “zaman eşitlikleri” olarak tanımlanmaktadır. ZEFTM yönteminde zaman denklemlerinin büyük bir önemi bulunmaktadır (Kaplan ve Anderson, 2007).

Geleneksel FTM yönteminde faaliyet maliyetlerinin yüklenmesinde genellikle sipariş sayısı, test sayısı, ayar sayısı gibi işlem sürücüleri kullanılmaktadır. Farklı kaynak tüketimlerinin maliyetlere daha iyi yansıtılabilmesi için ise ayar zamanı, test zamanı gibi süre sürücülerinin kullanılması gerekmektedir. Bunun nedeni, süre sürücülerinin özellikle obje tüketimi değişkenliğini yansıtan faaliyet tüketimine yönelik bilgileri işlem sürücülerinden daha doğru yansıtabilmeleridir. Süre sürücülerinin daha tutarlı sonuç üretmesine karşılık ölçüm maliyetlerinin daha yüksek olması nedeniyle geleneksel FTM yöntemini uygulayanlar, kaynak tüketimini yaklaşık olarak belirleyen işlem sürücülerini mantıklı olduğu sürece öncelikli olarak kullanmaktadırlar (Bruggeman vd., 2005; Polat, 2008).

ERP sistemlerinin gelişmesiyle birlikte geleneksel FTM yönteminde süre sürücüleri daha doğru kaynak tüketimi için kullanılabilmeye başlanmıştır. Geleneksel FTM yönteminde ZEFTM yönteminden farklı olarak, faaliyet maliyetlerinin maliyet objelerine yüklendiği ikinci aşamada süre sürücüleri kullanılmaktadır. Ancak faaliyetlerin zaman yüzdelerine yönelik çalışanlarla yapılan görüşmeler yine devam etmekte, maliyetli ve zaman isteyen görüşme süreçleri ortadan kalkmamaktadır. ZEFTM yönteminde ise zaman kullanımı ile kaynak maliyetleri direkt olarak maliyet objelerine yüklenebilmekte, geleneksel FTM yönteminin ilk aşamasındaki kaynak maliyetlerini faaliyetlere yükleme kısmı tamamen aşılabilmektedir (Kaplan ve Anderson, 2007).

53

Şekil 6. ZEFTM Yönteminin Temel Metodolojisi

Kaynak: Bruggeman, W., Everaert, S., Anderson. R. ve Levent Y. 2005. Modeling Logistics Costs Using Time-Driven ABC: A Case İn a Distribution Company. s. 11.

ZEFTM yönteminde her bir faaliyetin gerçekleşme sürecinde harcanan zamanın tahmini için zaman eşitlikleri kullanılmaktadır. Zaman eşitlikleri, maliyet objelerinin kapasite kullanımını tespit etmek, birçok farklı faaliyetin bir arada bulunduğu sürecin zamanını tespit etmek adına en önemli ve faydalı araç konumundadır (Kaplan ve Anderson, 2007; Bruggeman vd, 2005). Zaman eşitlikleri, faaliyetlerin karmaşık yapısının ve kaynak tüketimlerinin kavranabilmesini sağlamaktadır.

ZEFTM yönteminde faaliyetler ve bunların bütün özellikli durumunun maliyet hesaplamasında, “faaliyetin bağlı olduğu kaynak havuzunun birim maliyeti ile faaliyet ile bütün özellikli durumlar için gereken zamanın çarpılması gereklidir. Her faaliyetin her bir özellikli durumunun gerekli zamanı, özellikli durumun karakteristiğine bağlı olarak zaman eşitlikleri ile hesaplanabilmektedir” (Polat, 2008). Maliyet objesinin toplam maliyetinin hesaplanmasında aşağıdaki eşitlik kullanılmaktadır (Bruggeman vd, 2005; Everaert vd., 2008; Polat, 2008; Berikol ve Güner, 2007).

54

Eşitlikte yer alan ifadelerin anlamları aşağıdaki şekildedir:

Cj : i. kaynak havuzunun birim zaman başına maliyeti Tj.k : j. faaliyetin k. işleminin süresi

tj.k. Ci : j. faaliyeti gerçekleştirirken yapılan her k. işlemin maliyeti

n : Kaynak havuzu sayısı m : Faaliyet sayısı

I : j faaliyetinin tekrarlanma sayısı (j faaliyetinin alt faaliyetlerinin tekrar sayısı)

Bir sürece ait faaliyetin özellikli durumu tarafından tüketilen toplam zaman (tj.k),

“zaman sürücüleri” olarak adlandırılan, farklı özelliklerdeki değişkenleri içeren eşitliklerle ifade edilebilmektedir. Bir j faaliyetinin k. işlem durumu için gereken zamanın, mümkün olan zaman sürücüleri ile gösteren eşitlik aşağıdaki şekilde gösterilmektedir.

Bu eşitlikte yer alan ifadelerin anlamları aşağıdaki şekildedir:

Tj.k : j. faaliyetin k. işleminin yapılması için gereken zaman

/?0 ; j. faaliyet için sabit zaman (k. işlem durumunda bağımsız)

Xt : Zaman sürücüsü 1

/?! : Xı in bir birimi için tüketilen zaman

p : j. faaliyetin meydana gelmesi için gereken zamanı belirleyen sürücü sayısı

55

Zaman sürücüleri, faaliyetlerin yerine getirilmesine yönelik gereken zamanı belirleyen değişkenlerdir. Geleneksel FTM yönteminde bir tek maliyet sürücüsü kullanılabilir iken ZEFTM yönteminden birçok zaman sürücüsü kullanılabilmektedir. ZEFTM yönteminin bir faaliyete yönelik maliyet hesabı yapma aşamasında çoklu zaman sürücülerini birlikte değerlendirebilmesi, geleneksel FTM yöntemine göre önemli bir avantaj sağlamaktadır. Çalışanların yaptıkları işlerin aynı kaynak havuzuna bağlı olmaları kaydı ile zaman sürücü sayısında bir sınırlama bulunmamaktadır. Zaman eşitlikleri, sürücüler arasındaki etkileşimi de değerlendirebilmektedirler (Bruggeman vd, 2005).

Bruggeman vd. (2005: 15) tarafından zaman eşitliği kurulumuna yönelik verilen örnek aşağıdaki gibidir:

Zaman Eşitlisi Örneği (Bruggeman vd. 2005):

Bir işletmede siparişlerin işlenme süreci, müşteri cinsine, veri giriş sayısına ve sipariş cinsine bağlı olduğu varsayılmıştır. Bu durumda sipariş işleme süreci üç zaman sürücüsüne bağlı olmaktadır. Sipariş işlemlerinde gereksinim duyulan süreler şunlardır:

 Genel sipariş bilgilerinin girişi: 3 dk.

 Her bir verinin girişi: 2 dk.

 Yeni müşteri verisi giriş işlemi: 15 dk.

 Acil sipariş işleme: 10 dk.

Bu verilerden hareketle sipariş başına sipariş işleme süresi için aşağıdaki zaman eşitliği kurulmaktadır.

Sipariş başına sipariş işleme süresi = 3 + 2 .

Xx+ 15 . X2 + 10 . X3

Eşitlikte yer alan zaman sürücülerinin açıklamaları şöyledir: Xx : Sipariş işleme sayısı

X2 : Yeni müşteri olması durumunda 1, eski müşterilerde 0

56

Bu eşitlikten hareketle 5 adet acil siparişi olan yeni bir müşterinin işlenmesi için gereken sipariş işleme süresi 3 + 2*5 + 15*l + 10*1 =38dk. Olarak bulunacaktır.

Zaman denklemlerinde yer alan parametreler aşağıdaki şekilde sınıflandırılmaktadır (Polat, 2008):

 ß parametresi: Bu parametre tüketilen süreyi temsil etmekte, temin edilen kaynağa bağlı olarak iki şekilde kendisini gösterebilmektedirler. Bunlardan birincisi “maliyet objesine bağlı süre” olarak ifade edilmekte, doğrudan maliyet objesine bağımlılık veya sürenin maliyet objesine göre belirlenmek istenilmesinde açığa çıkan durumdur. İkincisi ise “faaliyete bağlı süreler” olarak ifade edilmektedir. Bu durum, belirlenen süre maliyet objesinden bağımsız olup doğrudan faaliyete bağımlı ise veya sürenin doğrudan faaliyete göre belirlenmesi istenirse açığa çıkan durumdur.

 X parametresi: Bu parametre ile zaman sürücüleri temsil edilmektedir. Zaman sürücüleri “sürekli”, “ayrık” ve “gösterge” değişkenler olmak üzere üç biçimde kendisini gösterebilmektedir (Bruggemann vd., 2005: 13-14). Sürekli değişkenlere palet ağırlıkları, kilometre türünden mesafe örnekleri verilebilir. Ayrık değişkenler için iş emri sayısı, çek sayısı, fatura sayısı ve sipariş sayısı gibi örnekler sayılabilir. Gösterge değişkenler ise 1 ve 0 değerlerini alabilen değişkenlerdir. Bunlara örnek olarak yeni/eski müşteri, normal/acil sipariş gibi durumlar verilebilir.

Kaplan ve Anderson (2007), ZEFTM yönteminde zaman denklemlerinin öngörülmesine yönelik süreçle ilgili şu önerilerde bulunmaktadır:

 ZEFTM modelinin kurulmasında ilk olarak en çok zaman alan ve en yüksek maliyetli süreçlerden başlanılmalıdır.

 Sürecin içeriği ve kapsamı tam olarak tanımlanmalıdır. “Süreci ne başlatıyor? Süreç ne zaman sona eriyor?” sorularına net yanıtlar verilmelidir.

 Her faaliyet (ve bu faaliyetle ilgili alt faaliyetler için ayrı ayrı olmak üzere) için kaynak zamanını tüketen en etkin ve belirgin faktör (anahtar zaman sürücüsü) belirlenmelidir.

 Kullanıma hazır zaman sürücüleri kullanılmalıdır. ZEFTM sisteminin veri yönünden beslenmesi için yeni veri toplama teknolojilerine gerek yoktur. Tüm

57

değişkenlerin mevcut olmaması durumunda da toplam maliyetlerde ağırlıklı şekilde yer alan anahtar süreç bilgileri varsa yeterlidir. Anahtar süreç bilgilerinin olmaması durumunda yeni veri toplama teknikleri için yatırım yapılmalıdır.

 ZEFTM modelinin kurulmasına basit başlanılmalı, başlangıç aşamasında bir tek zaman sürücüsü kullanılmalıdır. Tutarlılığı artırmak üzere süreç içerisinde gözlemler ve değişkenler artırılmalıdır.

 ZEFTM modelinin kurulum ve sürdürülme süreçlerine yardım edilmesi, modelin geçerliğinin sağlanması için operasyonel çalışanlar sürece katılmalıdır.