Bilgi Sistemleri Uygulamaları

Günümüzde, çok sayıda organizasyonun, kaliteyi yükseltmek, maliyeti düşürmek ve gerek üretim gerekse hizmetteki çevrim sürelerini kısaltmak için daha fazla bilgi sistemlerinden yararlandığı gözlemlenmektedir. Çağdaş organizasyonlarda yararlanılan bilgi sistemleri uygulamaları aşağıda tablo halinde gösterilmiştir (Anameriç, 2005a; Ögüt, 2003, s.131; Rainer, Turban ve Potter, 2007).

Tablo 2.2. Organizasyonlarda Bilgi Sistemleri Uygulamaları ve Bilgi Kullanımı

Bilgi Sistemleri Bilgi Kullanımı

Veri İşleme Sistemleri Organizasyon faaliyetlerine ilişkin rutin veriler. Ofis Otomasyon Sistemleri Operasyonel düzey için dijital veriler.

Yönetim Bilgi Sistemleri Genel yönetim düzeyi için, planlama, kontrol, karar verme amaçlı bilgiler.

Karar Destek Sistemleri Tepe yöneticileri için kurum-içi ve kurum-dışı grafiksel bilgiler

Üst düzey Yönetici Bilgi Sistemleri

Etkileşimli destek içeren, analitik bilgiler.

Uzman Sistemler ve Yapay Zeka Spesifik konularda uzmanlık önerileri içeren, yapay zekâ destekli üst bilgiler.

2.3.3.1. Veri İşleme Sistemleri

Veri işleme sistemi, örgütlerde gerçekleşen verileri işleyen sistemlerdir. Veri işleme sistemleri sayesinde elde edilen verilerden yeni bilgiler oluşturulur ve veri tabanında saklanır (Hagg, Cummings ve Dawkins, 1998, s. 48). Veri işleme sistemleri örgüt içerisinde, girdi ve çıktı birimlerinde, stratejik ve taktik planlama süreçlerinde önemli bir rol üstlenmektedir (Lucey, 2005, s.260). Veri işleme sistemi altı boyutta gerçekleşmektedir.

1. Kayıt Etme: Verilerin elektronik ortamda elde edilip kaydedilmesidir.

2. Sınıflama: Kayıt edilen verilerin kullanım alanlarına, türlerine (ses, resim, metin, görüntü), kapsamına, ortak özelliklerine, gereksinimlere göre ayrılmasıdır.

3. Sıralama: Sınıflandırılan verilerin kullanım aşamasına geçilmeden önce gereksinimlere ve taleplere göre öncelik sırasının ve listesinin belirlenmesidir.

4. Hesaplama (İşleme); Verilerin temel matematiksel işlemlerden geçirilmesi, grafikler, tablolar veya istatistiksel sunumların gerçekleştirilmesi.

5. Özetleme: Yöneticiler için verilerin ana noktalann üzerinde durarak yoğunlaştırılması ve kullanıcı için yararlı biçime dönüştürülmesidir.

6. Rapor etme/çıktı; Bilginin organizasyondaki bölümlere dağıtılması ve bölümlerin kendi içlerinde ürettikleri bilgiyi yöneticilere iletme işlemidir (Anameriç, 2005a, s.139-140)

2.3.3.2. Ofis Otomasyon Sistemleri

Ofis otomasyon sistemleri, bireyler, gruplar ve örgütler arasında elektronik mesajların, belgelerin ve diğer iletişim formlarının toplanlamasını, işlenmesini, kayıt edilmesini ve aktarılmasını sağlayan bilgisayar temelli bilgi ve iletişim teknolojileridir (Dirlik, 2008, s. 18). Ofis otomasyon sistemleriyle belge hazırlama (kelime işleme programlarıyla ve masaüstü yayıncılık yazılmalarıyla), tablo ve çizelge hazırlama (tablo hesap programlarıyla), iletişim (e- mail, sesli mesaj, video konferans ve grup yazılımları) işlemleri gerçekleştirilebilir (Rainer, Turban, Potter, 2007, s.12). Kullanılan bu ofis yazılımları ile örgüt içerisinde çalışanların üretkenlikleri artırmaktadır (Laudon ve Laudon, 2003, s.42).

2.3.3.3. Karar Destek Sistemleri

Kişiler günlük hayatlarında nasıl kararlar veriyorsa, örgütler içinde kararları yöneticiler verir (Rainer, Turban, Potter, 2007, s.543). Kararlar sorun çözmek için verilir. Sorunlar çözülürken karar vericiler birçok kararlar verirler. Kararların örgüt için olumlu veya olumsuz sonuçları olabilir (Mcleod ve Schell, 2001, s.259). Karar Destek Sistemleri (KDS), daha

önce karşılaşılmamış durumlarda neler yapılabileceğine yardımcı olan, sorunun çözümüne yönelik modelleme ve veri üreten, kullanıcı dostu, etkileşimli, bilgisayar temelli bir yapıdır. KDS genellikle yapılanmamış ya da yarı yapılanmış durumlarda yöneticilere destek sağlar (Rainer, Turban, Potter, 2007, s.12; Simon, 2001, s.7; Laudon ve Laudon, 2000, s.468; Mcleod ve Schell, 2001, s.262). KDS, yöneticinin getirdiklerini ve BİT’lerinin getirdiklerini birleştirerek aşağıdaki avantajları sağlar.

Tablo 2.3. KDS’nin Yöneticiye Getirdiği Avantajlar Yöneticinin getirdiği

avantajlar

KDS’nin getirdiği avantajları

BİT in getirdiği avantajlar

Deneyim Verimliliği artırma Hız

Sezgi Kavrama gücünü artırma Enformasyon

Muhakeme Hızı Artırma Süreç yeterlilikleri

Üst bilgi Esnekliği artırma

Problem zorluğunu azaltma Maliyeti Düşürme

Karar destek sistemlerinde bilgisayar sistemi, daha çok yapısal nitelikteki problemlerin çözümünü destekler, yöneticiler ise, kendi muhakeme güçleri ve sezgileri yardımıyla yapılan analizleri yönlendirerek yapısal nitelik taşımayan problemleri çözmeden sorumludurlar KDS bu iki unsurun amaçlarını birleştirerek iyi, doğru ve zamanlı karar almaya yardımcı olurlar. Bu sistemler, karar vericinin yerini almaktan çok onun kararlarının etkinliğini ve verimliliğini artıran sistemlerdir (Anameriç, 2005a, s. 159).

2.3.3.4. Üst düzey Yönetici Bilgi Sistemleri

Üst Düzey Yönetici Bilgi Sistemleri (ÜYBS), KDS nin özel formu olarak düşünülebilir (Simon, 2001, s.7). ÜYBS, çok fazla karşılaşılmayan özel sorunların çözümünde kullanılan bir yapıyken, KDS özel sorunların çözümü için tasarlanmış bir yapı değildir. ÜYBS, gelişmiş teknolojik alt yapısını değişken bir dizi sorunun çözümünde kullanır (Laudon ve Laudon, 2003, s.45). ÜYBS, organizasyon tepe yönetiminin gereksinim duyduğu kritik bilgileri, uygun, zaman dilimi içinde, istenilen biçimde, kurum içinden ya da dışından sağlayan bilgi sistemleridir. ÜYBS, üst düzey yöneticilerin yapısal nitelikte olmayan kararlarına, ileri grafik ve iletişim teknolojileri aracılığıyla stratejik destek sağlamak amacıyla geliştirilmiştir (Ögüt, 2003, s.135).

ÜYBS’nin başlıca özellikleri şu şekilde sıralanabilir:  Çoğunlukla yönetici olan kullanıcılara uyarlanmıştır;  Kritik verileri özetler;

 Geniş kapsamlı iç ve dış kaynaklı verileri bütünleştirir;  Kullanımı kolay ve çabuk öğrenilebilen bir sistemdir;

 Herhangi bir aracı olmadan doğrudan doğruya üst kademe yöneticiler tarafından kullanılan bir sistemdir;

 Bilgileri grafikler ve listeler yardımıyla sunar (Özgen ve Yalçın, 1992, s.260-261; Sarıhan, 1998, s.199).

2.3.3.5. Uzman Sistemler ve Yapay Zekâ (Expert System and Artificial Intelligence)

Uzman sistemler (US), yapay zekâ çalışmalarının alt alanını oluşturmaktadır (Turban, Mclean, Wetherbe, 2004, s.559). Yapay zekâ yazılımları insan zekâsı gibi düşünebilen ve muhakeme edebilen yapılardır. Robot teknolojisi kendini tekrar eden ve tehlikeli görevlerde kullanılan bir yapay zekâ formudur (Simon, 2001, s.130). Yapay zekâ deneyimler sonucu öğrenme veya anlama gerçekleştirir ve bu deneyimleri yeni bir durum karşısında hızlı ve başarılı çözümler üretmek için kullanır (Turban, Mclean, Wetherbe, 2004, s.561). US’ler, karar destek sistemlerine benzer bir mantık ile çalışırlar. Bu sistemler, yöneticilere sorun çözme ve etkili kararlar almada yardımcı olan bilgisayar destekli sistemlerdir. Ancak uzman sistemleri karar destek sistemlerinden ayrılan en önemli fark, belirli bir konuda uzman bir kişinin bilgisayara kendi yeteneklerini aktararak, bilgisayara doğrudan sorulan sorulara yanıt veren, öneriler sunabilen, açıklamalar yapabilen bir sistem oluşturmasıdır (Anameriç, 2005a, s. 160). Bu sistemlerin önemli karakteristikleri şunlardır (Dirlik, 2008, s. 18).

 Uzman sistem uzmanların bilgilerini ve problem çözme yeteneklerini tutan bir yazılım programıdır.

 Uzman sistemler herhangi bir yönetim düzeyine odaklanmamışlardır.

 Uzman sistemler ideal olarak bilgi, sezgi ve yargı gerektiren problemlere uygundur.

 Uzman sistemler, KDS ve ÜDYS’den farklı olarak karar vericilerin yerini alabilir.

2.3.3.6. Yönetim Bilgi Sistemleri

Sistem kavramı birçok parçanın ortak bir amaç için birlikte çalışması olarak tanımlanmaktadır. Bir sistem birçok alt sistemden oluşmaktadır. Bu alt sistemlerin her biri kendi başına bir sistem olmakla beraber sistem bütünlüğünü sağlamak için beraber çalışmaktadır (Simon, 2001, s.7). Okullarda birçok alt sisteme sahip örgütlerdir. 20. yüzyılın ortasından itibaren, okullarda ve eğitim örgütlerinde yönetim bilgi sistemlerinin (YBS) etkisi görülmeye başlanmıştır (Telem, 2001, s.345). Bilgisayarların örgütlerde daha etkili olabilmeleri için aralarında bir iletişim ağının kurulması gerekir. Böylece bilgisayar bir sistem biçiminde tümleştirilerek veri aktarımı yapabilme, veri bankalarına ulaşabilme gibi yetenekler kazanır. Bunun sonucu olarak yönetimin iş ve eylemlerini destekleyen bilgi teknolojilerine dayalı "yönetim bilgi sistemi" ortaya çıkar (Çınar, 1997, s.290). YBS bilginin elde edilmesinde kullanılmasında önemli araçlardan biridir (Wolstenholme, Henderson ve Gavine, 1993, s.4). Yönetim bilgi sistemleri örgüt için gerekli bilgilerin nasıl seçileceği, kaydedileceği ve etkin kararlar alınması için yöneticilerin nasıl besleneceğine cevap veren bilgisayar tabanlı bütünleşik bir sistemdir (Özbakış, 2009, s.10). Yöneticilerin zamanlarının büyük kısmını bilgi toplama, işleme ve analize harcadığı söylenebilir. Bu faaliyetlerin hızlandırılması yöneticilerin daha rahat çalışmalarını sağlayacaktır. İşte bu amaca hizmet eden sistemlerden birisi de yönetim bilgi sistemleridir. Bu sistem her şeyden önce yöneticiden karar vermeleri için gerekli olan örgüt içi ve örgüt dışı bilgileri istedikleri anda sağlayabilme olanağı getirmiştir (Özgen ve Yalçın,1992, s.249). YBS, organizasyonun yönetim seviyesinde hizmet verir, yöneticilere raporlar sunarak ve bazı durumlarda organizasyonun en son performansına ve tarihsel kayıtlarına anlık erişim imkanı verir (Karahoca ve Karahoca, 1998, s.29).

YBS; bir örgütteki tüm gerekli bilgi akışını sağlayan, iç ve dış çevreden verileri bütünleştirip, bilgi ve işleme desteği veren, gerektiği zaman yönetime karar almasını kolaylaştıracak bilgileri zamanında ve anlamlı bir biçimde sunan, bilgisayar destekli bir sistemdir (Gümüştekin, 2004, s.128). YBS, bir örgütün yönetimiyle ilgili veri kaynaklarını bir dizge bütünlüğü içinde toplayıp örgütün gündelik işlerine bilgi işlem desteği sağlayan, özellikle türlü düzeylerdeki yönetim katlarına taktik ve stratejik kararlarını başarılı kılacak nitelikte sürekli bilgi akıtmayı amaçlayan bilişim dizgesidir (Çınar, 2002, s.17). Yönetim bilgi sistemleri, "karar alma süreçlerine katkı yapan bilgileri, en uygun zaman dilimi içinde, ekonomik ve doğru biçimde yönetime katkı sağlayan "bütünleşik insan-makine sistemleri”dir. YBSyapısal ve işlevsel açıdan karmaşıklaşan bilgi çağı organizasyonlarını etkinleştirme ve işlemleri basitleştirme açısından önemli sayılmaktadır. YBS, organizasyonlarda bilgi

teknolojileri kullanımının yönetsel boyutuna önem vermesi ve bilgi sistemleri uygulamalarında sistem yaklaşımını benimsemesinden dolayı, günümüz organizasyonlarının kurumsal etkinlik ve hizmet kalitesi düzeylerinin yükseltilmesinde yaşamsal bir faktör olarak değerlendirilmektedir (Ögüt, 2003, s.131).

Günümüzde yöneticiler, genellikle bilgi yokluğundan (non-information) değil, bilgi çokluğundan (information overload) kaynaklanan sorunlar yaşamaktadırlar. Bu bağlamda, yöne- ticilere gereksiz ve ilintisiz bilgi setleri sunan bilgi sistemleri, "management misinformation systems" biçiminde nitelendirilmektedir. Bir organizasyonun amaçlarına ulaşması, iç ve dış çevredeki değişimlere karşı sağladığı uyum ve ortaya çıkan değişimler karşısında yönetimin gereksinim duyduğu doğru, zamanlı ve anlamlı bilgileri sağlayarak, etkin karar alma faaliyetini gerçekleştirmesiyle yakından ve doğrudan ilgili olduğu düşünülürse, YBS'nin bilgi çağı organizasyonları açısından taşıdığı önem daha iyi anlaşılacaktır (Öğüt, 2003, s.125).

Yönetim Bilgi Sistemine ilişkin bazı özellikleri şu biçimde sıralanabilir (Gümüştekin, 2004, s.130-131).

1.) Yönetim Bilgi Sistemi, bütünleşik bir sistemdir.

2.) Yönetim Bilgi Sistemi, bilgisayar temeline dayanan insan-makine sistemidir. 3.) Yönetim Bilgi Sistemi, bilgi desteği sağlayan bir sistemdir

4.) Yönetim Bilgi Sistemi, karar sürecine bir destektir.

Bilgi teknolojisinin yönetimde yoğun olarak kullanılması, yönetim biliminde bir alt disiplinin ortaya çıkmasına neden olmuştur: Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS). YBS; bilgisayar bilimleri, mühendislik, yöneylem araştırmaları, sosyoloji, yönetim bilimleri, siyasal bilimler ve psikoloji arasında yer alan ve bu bilimlerin bulgularından yararlanan, teknolojik ve davranışsal yönü bulunan disiplinler arası bir bilim dalı haline gelmiştir (Çınar, 1997, s.291).