9.6.1 Genel
Müşterinin yönetim sistemi standardının şartlarını tatmin edici düzeyde karşılamaya devam ettiğinin kanıtlanması şartıyla belgelendirme sürdürülebilir.
Aşağıdaki hususlar sağlandığı sürece tetkik ekibi liderinin olumlu sonuç bildirmesine dayanarak belgelendirme ileri bir bağımsız gözden geçirme ve karara gerek olmaksızın sürdürülebilir:
a) Herhangi bir majör uygunsuzluk veya belgenin askıya alınması veya geri çekilmesine sebep olabilecek bir durumda, belgelendirme
kuruluşunun belgelendirmenin sürdürülüp sürdürülmeyeceğini belirlemek üzere tetkiki gerçekleştirenden farklı yeterli personel (bk.
Madde 7.2.8) tarafından bir gözden geçirmeyi başlatması ihtiyacını tetkik ekibi liderinin belgelendirme kuruluşuna rapor etmesini
gerektiren bir sisteme sahip olması,
b) Belgelendirme faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirildiğini teyit etmek için belgelendirme kuruluşunun, tetkikçilerin raporlarının izlenmesini içeren, kendi gözetim faaliyetlerini izleyebilmesi için yeterli personel 9.6.2.1 Genel
9.6.2.1.1 BK, gözetim faaliyetlerini, yönetim sisteminin kapsamındaki alanların ve fonksiyonların düzenli bir şekilde tetkik edilmesini sağlayacak şekilde geliştirmelidir ve bu esnada belgelendirilmiş müşteri ve yönetim sisteminde olan bütün değişiklikler göz önüne almalıdır. (Bkz.Tetkik programı ve planı)
9.6.2.1.2 Gözetim faaliyetleri :
OLMALI (MUTLAKA): Saha tetkikleri (On-site), verilen belgelendirmenin esas alındığı standartla ilgili belirli şartları yerine getirildiğinin değerlendirilmesi,
OLABİLİR (BELKİ):
a)belgeli müşteriye belgelendirme ile ilgili hususlar hakkında sorular sorulması,
b)müşterinin operasyonları ile ilgili beyanlarının gözden geçirilmesi (Web sitesi, yayınlar ve promosyon malzemeleri vb.),
c)müşteriden kayıtlarını ve dokümanlarını temin etmesinin istenmesi (kağıt veya elektronik ortamda),
d)müşterinin performansının diğer yollarla izlenmesi.
30/39 9.6.2.2 Gözetim tetkiki Sistemin tümüyle tetkikini
gerektirmez .
Diğer gözetim faaliyetleri ile birlikte planlanmalıdır. BK belgeli Yön. Sis.nin Std.
Şartlarını karşılandığına olan güvenini sürdürebilmelidir.
İlgili yönetim sistemi standardı için her Gözetim Tetkiki en azından aşağıdakileri içermelidir:
a) İç tetkik ve YGG,
b)Önceki tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesi,
c) Şikayetlerin ele alınması,
d) Müşterinin amaçları ve ilgili yönetim sistemlerinin tasarlanan sonuçları
bakımından Sistemin Etkinliği,
e) Sürekli iyileştirmede amaçlanan Planlı Faaliyetlerdeki Gelişmeler
f) Sürdürülen operasyonel kontrol,
g) Sistemdeki her değişikliğin gözden geçirilmesi,
h) Marka kullanımı/belgelendirmeye yapılan atıflar,
Belgelendirilmiş müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi
9.6.3 Yeniden Belgelendirme
9.6.3.1 Yeniden belgelendirme tetkikinin planlaması
9.6.3.1.1 Yeniden belgelendirme tetkiki ilgili yönetim sistemi standardı ve diğer normatif dokümanın bütün şartlarının
karşılandığını değerlendirmek üzere planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir.
Yeniden belgelendirme tetkiki, yenilemeye olanak sağlamak için
zamanında (belgelendirme bitiş tarihinden önce) planlanmalı ve
gerçekleştirilmelidir. (eklendi) Amaç:
- Bir bütün olarak YS’nin etkinliğinin ve uygunluğunun sürdürüldüğünün
ve
- Belgelendirme kapsamıyla ilintili olduğunun ve uygulanabilirliğin devam
ettirildiğinin teyit edilmesidir
9.6.3.1.2 Bu tetkik, son belgelendirme periyodu boyunca YS’nin performansını dikkate almalı ve önceki gözetim tetkiki raporlarının gözden geçirilmesini kapsamalıdır.
9.6.3.1.3 YS, müşteri şartları, YS’nin işletildiği bağlam kapsamında (Örn: mevzuat değişikliği) önemli değişiklikler olması durumunda aşama 1 ‘in yapılması gerekebilir.
geçirilmesine her zaman gerek var mıdır? HAYIR
NOT: – Böyle değişiklikler belgelendirme çevrimi süresince herhangi bir zamanda meydana gelebilir ve BK, iki aşamadan oluşan veya oluşmayan özel bir tetkik gerçekleştirmeye ihtiyaç duyabilir (Bk. 9.6.4)
9.6.3.2.1 Yeniden Belg.Saha Tetkiki aşağıdaki hususları içermelidir:
a) İç ve dış kaynaklı değişiklikler ışığında, kendi bütünlüğü içerisinde YS’nin etkinliği, YS etkinliğinin belgelendirme kapsamıyla sürdürüle gelen ilgisi ve buna uygulanabilirliği,
b)Toplam performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkinliği ve iyileştirilmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş taahhüdü, c)YS’nin işletilmesinin organizasyonun politika ve hedeflerine Belgelendirilmiş müşterinin hedefleri ve ilgili yönetim sistemlerinin tasarlanan sonuçlarına ulaşılması bakımından yönetim sisteminin etkinliği.
9.6.3.2.2 Majör uygunsuzlukların bulunduğudurumlarda, BK düzeltme ve düzeltici faaliyetler için süre limitlerini tanımlamalıdır.
Bu faaliyetler, belge geçerlilik süresi dolmadan önce uygulanmalı ve doğrulanmalıdır
9.6.3.2.3 Var olan belgelendirmenin süresi sona ermeden yeniden belgelendirme faaliyetleri başarı ile sonuçlandığında, yeniden belgelendirmenin geçerlilik süresi için var olan belgelendirmenin geçerlilik süresi esas alınabilir. Yeni belgenin düzenleme tarihi, yeniden belgelendirme karar tarihi veya sonraki bir tarih olabilir.
9.6.3.2.4 BK, belgelendirmenin süresi dolmadan önce yeniden belgelendirme tetkikini tamamlamamışsa veya herhangi bir major uygunsuzluğa ilişkin düzeltmeler ve düzeltici faaliyetlerin uygulandığını doğrulayamamışsa (bkz.9.5.2.1), bu durumda yeniden belgelendirme tavsiye edilmemeli ve belgelendirmenin geçerliliği uzatılmamalıdır.
Müşteri bu konuda bilgilendirilmeli ve sonuçları açıklanmalıdır
9.6.3.2.5 BK, yeniden belgelendirme faaliyetlerinin tamamlanması koşuluyla belgelendirme süresinin dolmasından sonra 6 ay içerisinde belgelendirmeyi aktif (restore) hale getirebilir;
aksi taktirde en azından bir Aşama 2
yürütülmelidir. Belge üzerindeki yürürlük tarihi, belgelendirme kararının alındığı tarih veya sonrasındaki bir tarih olmalıdır ve belgenin sona
32/39 9.6.4 Özel Tetkikler
9.6.4.1 Kapsam Genişletme
Kapsam Genişletme başvurusu olması durumunda
-Gerekli tetkik faaliyetlerinin belirlenmesi için başvurunun gözden geçirilmesi,
-Gözetim tetkikleri ile birlikte gerçekleştirilebilir.
9.6.4.2 Kısa süreli tetkikler
Şikayetleri soruşturmak veya değişiklikleri (örn:Yön. Sistemi Std. veya BK kurallarında) ele almak, askıdan indirme amaçlı takip için kısa süre önceden haber verilerek veya habersiz gerçekleştirilebilir.
a) Bu tetkikin şartları tanımlanmalı ve belgeli müşteri önceden bilgilendirilmelidir. (Bkz. 8.5.1) b) Tetkik ekibinin oluşturulmasında azami hassasiyet gösterilmelidir. Çünkü belgeli müşterinin ekibe itiraz etmesi için yeterli zamanı bulunmayabilir. (reddetme hakkı)
9.6.5 Askıya Alma, Geri Çekme veya Kapsam Daraltma (yaptırımlar)
9.6.5.1 Bu yaptırımlar için BK, politika ve dokümante prosedürlere sahip olmalıdır. BK, müteakip faaliyetlerini (her bir yaptırım için) tanımlamalıdır.
9.6.5.2 BK aşağıdaki örnek durumlarda belgeyi askıya almalıdır:
-Belgelendirilmiş yönetim sisteminin, yönetim sistemi etkinlik
şartları dahil olmak üzere, belgelendirme şartlarını
karşılamada devamlı veya ciddi şekilde başarısız olması,
-Müşterinin gerekli sıklıkta gözetim veya belge yenileme
tetkiklerinin yapılmasını kabul etmemesi
*Müşterinin sözleşme hükümlerini yerine getirmemesi
(örn: ödeme, marka kullanımı vb.)
-Müşteri talebi (bu durumda maksimum periyod ne olmalıdır?
9.6.5.3 eski 9.6.3) Askıya Almanın Sonuçları: Belge geçici olarak
geçersizdir.
9.6.5.4 Askıya alma ile ilgili sorunların
çözümlenmesinde başarılı olunursa BK, askıda bulunan belgelendirmeyi askıdan indirmeli, verilen süre içerisinde başarısızlık durumunda ise belgelendirmenin geri çekilmesi veya
daraltılmasıyla sonuçlanmalıdır. (askının kaldırılması için şartlar açık bir şekilde belirlenmelidir.)
Not- Çoğu durumda askı süresi 6 ayı aşmamalıdır
9.6.5.5 Kapsamın bir kısmı için sistem şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterildiğinde, BK müşterisinin belgelendirme kapsamını, şartları karşılamayan
kısmı dışarıda olacak şekilde daraltmalıdır.
9.7 İtirazlar
9.7.1 BK, itirazları alma, değerlendirme ve bunlar hakkında karar vermek için dokümante edilmiş prosese sahip olmalıdır.
9.7.2 BK, itirazları ele almanın tüm seviyelerindeki bütün kararlardan sorumlu olmalıdır.
İtirazın ele alınmasıyla ilgili görevlendirilen kişiler tetkiki gerçekleştirenler ve karar alıcılardan farklı olmalıdır.
9.7.3 İtirazların kabulü, soruşturulması ve kararı, itiraz edene karşı ayrımcı herhangi bir eylemle sonuçlanmamalıdır.
9.7.4 İtiraz ele alma prosesi en azından aşağıdaki unsurları ve metodları içermelidir:
a) Önceki benzer itirazlar dikkate alınarak, itirazları; alma, geçerli kılma ve soruşturma ile bunlara cevap olarak yapılacak faaliyetlere karar vermeye yönelik prosesin ana hatlarını,
b) İtirazları çözümlemek için yapılan faaliyetler dahil olmak üzere, itirazların takip edilmesi ve kayıt altına alınması,
c)Uygun bir düzeltmenin ve düzeltici faaliyetin gerçekleştirildiğinin garanti altına alınması.
9.7.5 İtirazı alan BK, itirazı geçerli kılmak için gerekli olan tüm bilgilerin toplanması ve doğrulanmasından sorumlu olmalıdır.
9.7.6 BK, itirazın alındığını ve ilerleme raporları ile sonucu itiraz sahibine bildirmelidir.
9.7.7 İtiraz sahibine iletilecek olan karar, itiraza konu olan hususlara dahil olmayan kişi(ler) tarafından verilmeli veya gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır.
9.7.8 BK, itirazı ele alma prosesi sonucunun resmi bildirimini itiraz sahibine yapmalıdır.
9.8 Şikayetler
9.8.1 BK, şikayetleri ele alma sürecinin tüm
seviyelerindeki, kararların tamamından sorumlu olmalıdır
9.8.2 Şikayetlerin kabulü, soruşturması ve kararı, şikayet edene karşı ayrımcı herhangi bir eylemle sonuçlanmamalıdır.
9.8.3 (eski 9.8.2) Şikayetin alınması üzerine, BK şikayetin kendisinin
sorumlu olduğu belgelendirme faaliyetleriyle ilgili olup olmadığını
teyit etmelidir. Şikayet, belgelendirilmiş bir müşteriyle ilgiliyse
şikayetin sorgulanmasında belgelendirilmiş yönetim sisteminin
34/39 9.8.4 Geçerli şikayet, BK tarafından sözü edilen
belgelendirilmiş müşteriye uygun bir süre zarfında yönlendirilmelidir.
9.8.5 BK, şikayetleri alma, değerlendirme ve hakkında karar vermek için dokümante edilmiş bir prosese sahip olmalıdır. Bu proses şikayetçi ve şikayet konusunda gizlilikle ilgili şartlara tabi olmalıdır.
9.8.6 Proses en azından aşağıdakileri içermelidir : a) Şikayeti alma, geçerli kılma ve soruşturma ile bunlara cevap olarak yapılacak faaliyetlere karar vermek için gereken prosesin ana hatlarını, b) Şikayete mukabil yapılan faaliyetler dahil olmak üzere, şikayetin takip edilmesi ve kayıt altına alınması,
c) Uygun bir düzeltmenin ve düzeltici faaliyetin gerçekleştirildiğinin garanti altına alınması.
9.8.7 Şikayeti alan belgelendirme kuruluşu şikayeti geçerli kılmak için gerekli olan bütün bilgilerin toplanmasından ve doğrulanmasından sorumlu olmalıdır.
9.8.8 BK, mümkün olan durumlarda, şikayet sahibine şikayetin alındığını bildirmeli ve ilerleme raporlarını ve sonucu iletmelidir.
9.8.9 Şikayet sahibine iletilecek olan karar şikayete konu olan hususlara dahil olmayan kişiler tarafından verilmeli veya gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır.
9.8.10 BK, mümkün olan durumlarda şikayeti ele alma prosesi sonucunun resmi bildirimini şikayet sahibine yapmalıdır.
9.8.11 BK, müşterisi ve şikayet sahibi ile birlikte şikayetin konusu ve çözümünün kamuya açılıp açılmamasına ve eğer açılacaksa hangi
mertebede açılacağına karar vermelidir.