Balkan İttifakının Ortaya Çıkması

Em maio de 2013, com o intuito de avançar com as ações de reestruturação organizacional, iniciou-se o processo de implantação gestão multicampi da ProAd, com a criação dos Departamentos de Contabilidade, Orçamento e Finanças, Compras, Contratos, Abastecimento e Patrimônio no Campus de Sorocaba e a criação do Departamento e Administração, Seções de Compras, Contratos, Patrimônio e Orçamento e Finanças no Campus de Araras.

Com a implantação da gestão multicampi, parte das atividades de Contabilidade, Orçamento e Finanças-COF, passaram a ser desenvolvidas no campus de Araras e no campus de Sorocaba. Já no recém-criado campus de Lagoa do Sino, essas atividades foram iniciadas posteriormente.

A seguir apresentamos o processo de criação das unidades de Contabilidade, Orçamento e Finanças nos campi de Sorocaba e Araras.

4.3.1 Criação do Departamento de Orçamento, Finanças e Contabilidade no Campus de Sorocaba

A criação do Departamento de Orçamento Finanças e Contabilidade – DeOFC- S no campus de Sorocaba foi realizada através da Portaria GR nº 212, de 14 de maio de 2013, que instituiu no campus a implantação de unidades multicampi da Pró-Reitoria de Administração.

De acordo com a Portaria, entre as diversas unidades criadas, em consonância com o Inciso I do Artigo 1º da portaria, foi criado o Departamento de Orçamento, Finanças e Contabilidade de Sorocaba – DeOFC-S, cujas atribuições estão previstas no Anexo 1 da Portaria GR nº 212/2013, tais como: manutenção do controle orçamentário, contábil e financeiro do campus, integrado com a ProAd, suporte às SAF`s (Secretarias de Administração Financeira), emissão e controle dos empenhos emitidos para as unidades do campus, geração de relatórios diversos, a fim de prestar informações sobre a execução da despesa, tanto para as unidades internas quanto para a ProAd e possíveis solicitações de Auditorias (Portaria GR nº 212, de 14 de maio de 2013).

4.3.1.1 Processo de Execução Orçamentária e Financeira no campus de Sorocaba

A execução orçamentária e financeira no campus de Sorocaba é realizada a partir do controle orçamentário, que é função da Divisão de Orçamento. Este controle é gerenciado através de planilhas eletrônicas, onde os dados são registrados de acordo com as solicitações de emissão de empenhos, que funciona quando o campus solicita a liberação orçamentária à divisão de orçamento em São Carlos para emissão dos empenhos.

Após a sua emissão, os empenhos são encaminhados para o campus de São Carlos para assinatura do ordenador de despesa e do gestor financeiro. Já com as devidas assinaturas, os empenhos são arquivados no departamento de contabilidade aguardando a chegada da nota fiscal referente ao empenho emitido em Sorocaba. Após a emissão dos empenhos, os processos licitatórios são encaminhados para o departamento financeiro no campus de São Carlos, onde ficam arquivados aguardando o seu encerramento.

As notas fiscais recebidas no campus de Sorocaba referentes à aquisição de bens e serviços são certificadas e encaminhadas para o campus de São Carlos, onde são entregues no departamento de contabilidade, para que se proceda a análise documental. Após a realização deste processo, as notas são encaminhadas ao departamento financeiro para que sejam liquidadas e posteriormente pagas.

4.3.2 Criação da Seção de Contabilidade, Orçamento e Finanças no Campus de Araras

A criação da unidade COF no campus de Araras foi instituída através da Portaria GR nº 48 de 03 de maio de 2013, com as seguintes atribuições:

[...] manter as atividades de controle orçamentário, contábil e financeiro do campus, sempre com integração com a ProAd, de forma a garantir suporte às SAF`s das unidades acadêmicas, bem como emissão e acompanhamento dos empenhos pertencentes ao campus, geração de relatórios diversos, a fim de prestar informações sobre a execução da despesa, tanto para as unidades internas quanto para a ProAd e possíveis solicitações de Auditorias.

No campus de Araras, o serviço de controle orçamentário e financeiro está centralizado na Seção de Orçamento e Finanças – SeOF-AR, onde há apenas um servidor para a execução dos serviços pertinentes ao setor.

4.3.2.1 Processo de Execução Orçamentária e Financeira no campus de Araras

A execução orçamentária e Financeira no campus de Araras é realizada a partir do controle orçamentário que é realizado na Divisão de Orçamento no campus de São Carlos. Este controle é gerenciado através de planilhas eletrônicas, onde os dados são registrados de acordo com as solicitações de emissão de empenhos. O campus solicita a liberação orçamentária à divisão de orçamento em São Carlos para emissão dos empenhos.

Após a sua emissão, os empenhos são encaminhados para o campus de São Carlos para assinatura do ordenador de despesa e do gestor financeiro. Já com as devidas assinaturas, os empenhos são arquivados no departamento de contabilidade aguardando a chegada a nota fiscal.

Os processos licitatórios que deram origem aos empenhos são encaminhados para o departamento financeiro no campus de São Carlos, onde ficam arquivados aguardando o seu encerramento.

As notas fiscais decorrentes da aquisição de bens ou serviços e demais documentos para a realização da liquidação e pagamento, recebidas no campus de Araras, são certificadas e encaminhadas para o campus de São Carlos, onde são entregues no departamento de contabilidade, para que se proceda a análise documental. Após a realização deste processo, as notas são encaminhadas ao departamento financeiro para que sejam liquidadas e posteriormente pagas.

4.3.3 Unidade de Controle Orçamentário e Finanças no Campus de Lagoa do Sino

No processo de implantação da gestão multicampi da ProAd, o campus de Lagoa do Sino não foi contemplado com a criação da Unidade de Controle Orçamentário e Financeiro. Apesar disso, o processo de emissão de empenhos já foi iniciado, estando vinculado ao Departamento de Administração do campus e obedece aos mesmos procedimentos utilizados nos campi de Sorocaba e Araras para a emissão de empenhos.

4.3.3.1 Processo de Execução Orçamentária e Financeira no campus de Lagoa do Sino

A execução orçamentária e Financeira no campus de Lagoa do Sino é realizada a partir do controle orçamentário, que é realizado pela Divisão de Orçamento no campus de São Carlos. Este controle é gerenciado através de planilhas eletrônicas, onde os dados são registrados de acordo com as solicitações de emissão de empenhos. O campus solicita a liberação orçamentária à divisão de orçamento em São Carlos para emissão dos empenhos.

Após a sua emissão, os empenhos são encaminhados para o campus de São Carlos para assinatura do ordenador de despesa e do gestor financeiro. Já com as devidas assinaturas, os empenhos são arquivados no departamento de contabilidade aguardando a chegada a nota fiscal referente ao empenho emitido em Sorocaba.

Os processos licitatórios geradores dos empenhos são encaminhados para o departamento financeiro no campus de São Carlos, onde ficam arquivados aguardando o seu encerramento.

As notas fiscais recebidas no campus de Lagoa do Sino são certificadas e encaminhadas para o campus de São Carlos, onde são entregues no departamento de contabilidade, para que se proceda a análise documental e cálculo dos tributos a serem deduzidos ou não. Após a realização deste processo, as notas são encaminhadas ao departamento financeiro para que sejam liquidadas e posteriormente pagas.

4.3.4 PEOF: relação campus São Carlos e demais campi

Quando os campi externos necessitam de alguma informação sobre o processo ou mesmo sobre o andamento do pagamento das notas, essas informações muitas vezes são solicitadas ao campus de São Carlos porque, apesar de terem acesso aos SIAFI, nem sempre é possível saberem a posição dos pagamentos.

A partir da emissão e envio do empenho para o campus de São Carlos, os demais campi não possuem o conhecimento prático de como se processa os demais passos do processo de execução orçamentária, ou seja, a análise contábil e documental, a liquidação e o pagamento. A partir das informações que lhes são repassadas, os servidores replicam as informações recebidas para as unidades do campus, bem como para os fornecedores. Dessa forma, é possível afirmar que há desconhecimento na prática como se dá a continuação e o fechamento do processo da execução orçamentária e financeira como um todo.

A seguir, apresentamos um quadro onde detalhamos a realização do Processo de Execução Orçamentária e Financeira da UFSCar.

Quadro 3 – PEOF/UFSCAR CAMPUS EMISSÃO DE EMPENHOS ANÁLISE CONTÁBIL E DOCUMENTAL LIQUIDAÇÃO DA DESPESA PAGAMENTO DA DESPESA

S. CARLOS S. Carlos S. Carlos S. Carlos S. Carlos

SOROCABA Sorocaba/S. Carlos S. Carlos S. Carlos S. Carlos

ARARAS Araras/S. Carlos S. Carlos S. Carlos S. Carlos

L. SINO L. Sino/S. Carlos S. Carlos S. Carlos S. Carlos

Fonte: Elaborado pela autora

No quadro 3 apresentado acima, observamos que o campus de São Carlos tem condições de executar todos os quatro processos que compõem o PEOF. Entretanto, embora São Carlos, no momento da execução desta pesquisa, executasse boa parte dos processos de outros campi, havia processos, como emissão de empenhos, que já estavam sendo executados nos outros campi, como mostra o referido quadro.