Başvurular, bu rehberin ekinde bulunan başvuru formu ve talep edilen diğer belgeler ile birlikte yapılmalıdır.
Başvuru sırasında sunulması gereken asıl belgeler 1. Başvuru Formu EK A
2. Bütçe EK B 3. Mantıksal Çerçeve EK C 4. Özgeçmiş EK D’ dir.
Bu belgeler, Batı Karadeniz Kalkınma Ajansından veya Ajansın Internet adresinden (www.bakka.org.tr) temin edilebilir.
Başvuru Formu ve diğer belgeler bilgisayar ortamında Türkçe olarak en düşük 10 punto yazı karakteri ile A4 boyutunda hazırlanmalıdır.
Belgeler doldurulurken, standart formata bağlı kalınmalı ve mevcut hiçbir metin silinmemeli ya da değiştirilmemelidir.
El yazısı ve daktilo ile yapılan başvurular kabul edilmeyecektir. Aksi takdirde, yapılan başvuru ön inceleme aşamasında değerlendirme dışı kalacaktır.
Başvurularınızın sadece sunmuş olduğunuz belgeler üzerinden değerlendirileceğini dikkate alarak, Başvuru Formunu ve diğer belgeleri lütfen dikkatli ve mümkün olduğunca anlaşılır bir dil ile doldurunuz.
Sizden talep edilen belgeler ve proje başvurunuzda öngördüğünüz çalışmalara bağlı olarak meri mevzuata göre gerekli olan belgeler dışında hiçbir ek belge değerlendirmeye tabi tutulmayacaktır.
Başvuru Formunda yer alan kontrol listesinde belirtilen konularda herhangi bir hata veya Başvuru Formundaki herhangi bir tutarsızlık (Örneğin: Bütçede belirtilen miktarların Başvuru Formunda belirtilenlerle tutarsızlık göstermesi) başvurunun reddine yol açabilir.
Sunulan bilginin açık olmaması ve bu durumun adil bir değerlendirme yapılmasına engel teşkil etmesi durumunda, ek açıklama talep edilecektir.
BaĢvuru Sırasında Sunulması Gereken Destekleyici Belgeler:
Başvuruların, ön inceleme aşamasında kabul edilebilmesi ve projenin mali ve teknik değerlendirme aşamasına alınabilmesi için başvuru formu ve diğer ekler yanında aşağıdaki belgelerle birlikte sunulması zorunludur:
1) Kamu kurum ve kuruluşu olmayan başvuru sahibinin ve varsa her ortak kuruluşun TR 81 Düzey 2 Bölgesinde ( Zonguldak, Karabük ve Bartın İlleri) yer aldığını, kayıtlı olduğunu veya faaliyet gösterdiğini belirten resmi kayıt belgesi (Kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler ve üniversiteler kurumun en üst yetkili amiri tarafından imzalanmış beyanda bulunacaklardır),
2) Kamu kurum ve kuruluşu olmayan başvuru sahibi ve varsa her ortak kuruluşun tüzüğü, vakıf senedi, kuruluş sözleşmesi veya resmi görev tanımlarının yer aldığı onaylı belge (Kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler ve üniversiteler, imzalı ve mühürlü bir sayfada, sadece kuruluş kanunlarına atıfta bulunacaklardır),
3) Başvuru sahibini ve varsa her ortak kuruluşu temsile, ilzama ve proje belgelerini imzalamaya yetkili kişi veya kişilerin belirlendiği, Batı Karadeniz Kalkınma Ajansı’na proje sunulmasına ve başarılı olması durumunda uygulanmasına ilişkin kararın alındığı yetkili yönetim organının kararı12,
4) Kamu kurum ve kuruluşu olmayan başvuru sahibini ve varsa her ortak kuruluşu temsil ve ilzama yetkili kişi(ler)in isim(ler)ini ve imzalarını noter tarafından tasdik eden belge ( Kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler ve üniversiteler için en üst yetkili amir onaylı tatbiki imza),
5) Başvuru sahibinin ve varsa her ortak kuruluşun;
12 1)Kamu kurum ve kuruluşları için en üst yetkili kararı (Vali, Kaymakam, Bölge Müdürü, İl Müdürü vb.), 2)Belediyeler için Belediye Meclisi kararı,
3)İl Özel İdaresi için İl Genel Meclisi kararı,
4)Kamu Kurumu niteliğindeki Meslek kuruluşları ve Sivil Toplum Kuruluşları için Yönetim Kurulu kararı, 5)OSB ve KSS’ler için Yönetim Kurulu kararı,
6) Mahalli İdare Birlikleri için Birlik Meclis kararı, 7)Üniversiteler için Üniversite Yönetim Kurulu kararı,
Bağımsız bir denetim şirketi/yeminli mali müşavir/serbest muhasebeci/mali müşavir veya vergi dairesi tarafından onaylanmış 2010 yılına ait kesin hesapları (bilanço, gelir gider tablosu, mizan cetveli)
Kamu kurumları, yerel yönetimler, üniversiteler ve kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının yetkili kişi, organ ya da kurumlarca onaylanmış 2010 yılına ait kesin hesapları (ödenek miktarını gösterir onaylı tablo, bilanço, gelir tablosu, mizan cetveli),
Bilançosu olmayan kurumların sadece onaylanmış 2010 yılına ait kesin hesapları
Bilançosu olmayan belediyelerin ve diğer yerel yönetimlerin sadece onaylanan 2010 yılına ait bütçeleri,
6) Proje kapsamında 15.000 TL’yi geçen her bir makine-ekipman satın alımı için en az 2 proforma fatura (Proforma faturada alınacak makine ya da teçhizatın marka, model ve teknik özellikleri belirtilecektir.) [Proforma faturaların bütçedeki ilgili kalemlere göre numaralandırılmaları gerekmektedir. Hangi kaleme ait olduğu anlaşılmayan, gruplandırılmamış, ilişkilendirilmemiş proforma faturalar geçersiz sayılacaktır] 13,
7) Kar amacı gütmeyen kooperatiflerin ortaklarına kar dağıtılmasını yasaklayan hükmü içeren tüzük/kuruluş sözleşmesi, (Tüzüklerinde ortaklarına kâr dağıtılmasını yasaklayan hüküm bulunmayan Kooperatifler gelecek 5 (beş) yıl süresince ortaklara kâr dağıtılmayacağı yönünde karar almalı ve bu hükmün yer aldığı Genel Kurul Karar Metnini Ajansa sunmalıdırlar.)
Tüm baĢvuru evraklarının, kuruluĢu temsil ve ilzama yetkili kiĢilerin tamamı tarafından imzalanması zorunludur.
Aşağıdaki belgeler ön inceleme aşamasında projenin kabul edilebilmesi için zorunlu olmayıp başvuru formunda bahsedildiği takdirde, mali ve teknik değerlendirmede ve/veya bütçenin gerçekçiliğinin araştırılması esnasında göz önünde bulundurulmasının faydalı olacağı durumlarda eklenmesi başvuru sahibinin lehine olacaktır. Ancak projenin uygulanması için gerekli olduğu hallerde söz konusu belgelerin sözleşme tarihine kadar temin edilmesinin zorunlu olduğu unutulmamalıdır.
a) Kalite sertifika belgeleri (Başvuru Formu’nda bahsedilmiş ise), b) Gerekli olan hallerde fizibilite çalışması,
c) Gerekli olan hallerde teknik tasarımlar,
13 Bir proforma faturada; faturanın tarihinin, mal/hizmet cinsinin, satıcının ve alıcının isim/unvan, adreslerinin, malların menşeinin, mal veya hizmetin birim fiyatının/miktarının/tutarının, malların ağırlığı ve ebatlarının, nakliye ve montaj bedelinin, mallara ilişkin ambalaj özellikleri, teknik özellikler vb. detaylı açıklamaların ve düzenleyenin imzasının (elle atılmış/ıslak imza) bulunması gereklidir.
d) Gerekli olan hallerde güncel kapasite raporu,
e) Projenin uygulanması için mutlaka gerekli olması ve Ajans tarafından sağlanan mali desteğin %30’unu geçmemesi koşuluyla küçük ölçekli yapım işlerinde, gereken durumlarda, teknik projeler ve keşif özetleri (Malzeme, metraj, keşif listesi vb.).
Projenin hazırlık ve uygulama safhasından doğrudan sorumlu olan başvuru sahibi ve varsa ortakların, projenin uygulanabilmesi için ilgili mevzuat gereğince resmi makamlardan alınması gerekli olan her türlü mülkiyet, kira sözleşmesi, izin, ruhsat, yetki belgesi, lisans gibi belgeleri sözleşme tarihine kadar hazır etmeleri gerekmektedir. Sonuçların açıklanmasından sonra başarılı bulunan proje sahiplerine yapılacak sözleşmeye davet bildiriminin tebliğinden sonra en fazla 10 iĢ günü içerisinde gerekli belgelerin tamamı tedarik edilmiş olarak icabet edilmediği takdirde başvuru sahibi sözleşmeden feragat etmiş sayılacak ve eksik belgelerin temini için kesinlikle ilave süre verilmeyecektir.
Yukarıda belirtilen belgelerden noter tarafından tasdik edilecek olan imza sirküleri/imza beyannameleri dışındaki belgeler başvuru sırasında fotokopi olarak teslim edilebilecektir. Destek almaya hak kazanan başvuru sahiplerinden sözleşme imzalama aşamasında bu belgelerin orijinallerini de sunmaları istenecektir.
2.2.2. BaĢvurular nereye ve nasıl yapılacaktır?
Proje başvuruları, kapalı zarf içinde taahhütlü posta yoluyla, kargo şirketi ile veya elden (elden teslim eden kişiye, imzalı ve tarihli bir alındı belgesi verilir) aşağıdaki adrese yapılır.
T.C. Batı Karadeniz Kalkınma Ajansı Ġncivez Mahallesi Milli Egemenlik Cad. No: 130
Demirpark AlıĢveriĢ Merkezi Ofis Katları 67100 ZONGULDAK/TÜRKĠYE
Başka yollarla (örneğin faks ya da elektronik posta ile) gönderilen ya da başka adreslere teslim edilen proje teklifleri reddedilecektir. Başvuru zarfının üstüne 2011 Yılı Sosyal Kalkınma Mali Destek Programı ve TR81/11-SOSYAL ibareleri, baĢvuru sahibinin adı, soyadı veya unvanı açık bir şekilde yazılmalıdır. Başvuru formu ve diğer eklerin tüm sayfaları yetkili kişi/kişiler tarafından imzalanmalıdır.
BaĢvuru Dosyalarının Teslim Yöntemi
a) BaĢvurular (baĢvuru formu, diğer ekler ve destekleyici belgeler) 1 (bir) asıl ve 2 (iki) suret olarak teslim edilmelidir.
b) Asıl belgeler kırmızı renkli dosyaya, suretler ise mavi renkli dosyalara yerleştirilmelidir.
1.Dosya: Belgelerin asılları bu dosyada bulunmalıdır. Kırmızı renkli olmalıdır.
2.Dosya: Belgelerin suretleri bu dosyada bulunmalıdır. Mavi renkli olmalıdır.
3.Dosya: Belgelerin suretleri bu dosyada bulunmalıdır. Mavi renkli olmalıdır.
c) Belgelerin birbirlerinden kolayca ayırt edilebilmesi için aralarına listedeki numara sırasına göre numaralı ayraç konulmalıdır.
d) Belgeler ortalarından delgeçle delinerek dosyalanmalıdır.
e) Belgeler kesinlikle zımbalanmamalı ve kendi içlerinde ayrıca poşet dosyalara konulmamalıdır.
f) Başvuru formu, bütçe, mantıksal çerçeve, projede yer alan kilit personelin özgeçmişleri zorunlu olarak ve diğer belgelerden mümkün olanlar ayrıca elektronik formatta da (CD/DVD) sunulmalıdır. Elektronik format, matbu versiyonla tam olarak aynı içeriğe sahip olmalıdır.
Bu dosyaların içerisine tüm belgeler aşağıda belirtildiği şekilde ve sırasıyla; yönetimler ve üniversiteler en üst yetkili amiri tarafından imzalanmış beyanda bulunacaklardır).
Ayraç No:5
Kamu kurum ve kuruluşu olmayan başvuru sahibi ve varsa her ortak kuruluşun tüzüğü, vakıf senedi, kuruluş sözleşmesi veya resmi görev tanımlarının yer aldığı onaylı belge (Kamu kurum ve kuruluşları, yerel yönetimler ve üniversiteler, imzalı ve mühürlü bir sayfada, sadece kuruluş kanunlarına atıfta bulunacaklardır) .
Ayraç No:6
Başvuru sahibini ve varsa her ortak kuruluşu temsile, ilzama ve proje belgelerini imzalamaya yetkili kişi veya kişilerin belirlendiği, Batı Karadeniz Kalkınma Ajansı’na proje sunulmasına ve başarılı olması durumunda uygulanmasına ilişkin kararın alındığı yetkili yönetim organının kararı (EK F1 ve F3). onaylı tatbiki imza) (EK F2).
Ayraç No:8
Başvuru sahibinin varsa her ortak kuruluşun
Bağımsız bir denetim şirketi/yeminli mali müşavir/serbest muhasebeci/mali müşavir veya vergi dairesi tarafından onaylanmış 2010 yılına ait kesin hesapları (bilanço, gelir gider tablosu, mizan cetveli)
Kamu kurumları, yerel yönetimler, üniversiteler ve kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının yetkili kişi, organ ya da kurumlarca onaylanmış 2010 yılına ait kesin hesapları
(ödenek miktarını gösterir onaylı tablo, bilanço, gelir tablosu, mizan cetveli),
Bilançosu olmayan kurumların sadece onaylanmış 2010 yılına ait kesin hesapları,
Bilançosu olmayan belediyelerin ve diğer yerel yönetimlerin sadece onaylanan 2010 yılına ait bütçeleri .
Ayraç No:9
Proje kapsamında 15.000 TL’yi geçen her bir makine-ekipman satın alımı için en az 2 proforma fatura (Proforma faturada alınacak makine ya da teçhizatın marka, model ve teknik özellikleri belirtilecektir.) . Ayraç No:10
Kar amacı gütmeyen kooperatiflerin ortaklarına kar dağıtılmasını yasaklayan hükmü içeren tüzük/kuruluş sözleşmesi (Tüzüklerinde ortaklarına kâr dağıtılmasını yasaklayan hüküm bulunmayan Kooperatifler gelecek 5 (beş) yıl süresince ortaklara kâr dağıtılmayacağı yönünde karar almalı ve bu hükmün yer aldığı Genel Kurul Karar Metnini Ajansa sunmalıdırlar.) (EK F-4).
ÖNEMLĠ!!!
Yukarıdaki belgeler 2.2.1 bölümünde ayrıntılı bir Ģekilde açıklanmıĢ olan baĢvuru sırasında sunulması gereken “baĢvuru formu ve diğer belgeler” ve “destekleyici belgelerdir”. Tüm belgeler ilgili bölümde belirtildiği Ģekilde hazırlanmalıdır.
Başvuru sahipleri başvurularının, eksiksiz olup olmadığını başvuru formunda yer alan kontrol listesinden kontrol etmelidirler. Tam olmayan baĢvurular reddedilecektir.
2.2.3. BaĢvuruların alınacağı tarihler
Başvuruların kabulü, ilgili proje teklif çağrısının ilanından on iş günü sonra başlar.
Başvuruların alınması için son tarih 31 Ocak 2012 Salı günü saat 18:00’dir. Son başvuru zamanından sonra alınan başvurular, hiçbir şekilde değerlendirmeye alınmayacaktır.
Posta veya kargo Ģirketine bağlı gecikmeler dikkate alınmayacak, son baĢvuru tarihi ve saatinden sonra Ajans’a ulaĢan baĢvurular değerlendirmeye alınmayacaktır.
2.2.4. Daha fazla bilgi almak için
Sorularınızı, tekliflerin alınması için belirlenen son tarihten 20 gün öncesine (11 Ocak 2012) kadar, teklif çağrısının referans numarasını, açık bir şekilde belirterek, elektronik posta ya da faks ile aşağıdaki adrese veya faks numarasına gönderebilirsiniz.
E-posta adresi: proje@bakka.org.tr Faks : 0 (372) 257 74 72
Soruların yanıtları, Ajans’a ulaşma tarihinden sonra en geç 10 gün içerisinde www.bakka.org.tr adresinde yayınlanacaktır.
Tüm adaylara eşit davranılacak ve bir başvuru sahibine sağlanan bilgi Sıkça Sorulan Sorular (SSS) aracılığıyla diğer başvuru sahiplerine de sunulacaktır.
SSS listesinde ve baĢvuru rehberinde yer almayan hiçbir bilgi baĢvuru sahipleri ve Ajans için bağlayıcı nitelik taĢımamaktadır.
Bu proje teklif çağrısı kapsamında yapılacak tüm resmi açıklamalar ve talep edilen bilgi Ajans tarafından sağlanacaktır.